Rückfragen und Beleganforderung für den Mandanten als todo

[#1]

Als Bearbeiter der Buchführung möchte ich dem Mandanten strukturiert Rückfragen und Beleganforderungen zu der Buchführung als Aufgabe zuweisen und den jeweiligen Status der Aufgabe überwachen bzw. auch für den Mandanten nachvollziehbar und übersichtlich z.B. im Cockpit darstellen.

[#2]

Das kann kanzlei.land. 

[#3]

Tja und eigentlich sollte das auch der Mandantendialog können, 

aber hier verweise ich gerne auf die vielen langen Posts von @blum , der sich hier offensichtlich im Gegensatz zu mir vorzüglich auskennt. 

[#4]

Ja wir haben das über den Mandantendialog (MaDi) bei uns gelöst (Schwerpunkt ist aber bei uns nicht die Fibu und die Löhne, sondern Jahresabschlusserstellung und Wirtschaftsprüfung).

Was DATEV für eine gute Frage- und Antwortfunktion für die Online-Belege (leider nicht in einem DMSOnline verwaltbar sondern auf verschiedenen Ablageorte) Steuererklärungen und die Fibu (über DUO) noch fehlt sind (eigene Wortschöpfung):

• DATEV Link: Jedes Dokument, jedes Eingabefeld und jede Information hat eine eineindeutige ID [nach meiner Information ist das schon so, aber uns Anwender wird hier keine Syntax an die Hand gegeben) und kann per Link an/mit jegliches anderes Dokument jedem Eingabefeld verknüpft werden!

Dann könnte man per drag and drop zu jeder Frage einen Beleg von DUO oder Meine Steuern verknüpfen (alle arbeiten auf dem gleichen Beleg und nicht auf einer Kopie). 

Über den work flow für Arme (DMS) könnten wir die Dokumente in der Kanzlei weiterleiten, zu anderen Aufträgen verknüpfen und auch Mitarbeiter zur Kenntnis setzen sowie Notizen dazu hinterlegen.

• DATEV Onlineaufgaben: Jedem Dokument, jedem Eingabefeld und jede Information in den Plattformanwendungen muss es möglich sein, eine Aufgabe/Wiedervorlage einzurichten, die dann über DATEV Mitteilungen an die Aufgabe erinnert.

• DATEV Texterkennung: In jeder Datei und Dokument erfolgt vollautomatisch eine OCR Erkennung und in jedem Suchschlitz jedes Plattformprogrammes werden die anhängenden Dateien im Volltext mitdurchsucht (inkl. den Meta-Dateien aus DATEV Link)

@beerm : So lange es das nicht bei der DATEV gibt, nutzen wir den DATEV Holzweg/Umweg (keine Sackgasse!) über den MaDi ohne diese Funktionen. Erste Infos über die Funktion des MaDi können Sie hier nachlesen:

• MaDi Tipps und Tricks: Was ist der Mandantendialog - DATEV-Community - 347030
• MaDi: Tipps und Tricks: Arbeitspapier für Fibu-Fr... - DATEV-Community - 350761

Oder übergreifend hier: Themen mit Beschriftung: Mandantendialog Jahresabschluss - DATEV-Community

Gruß Ralf Blum

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter (Der Spock des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud) nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich (ist somit deutlich mehr als das stille zentrale Anforderungsmanagement der DATEV) auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen. Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Zitat von Altbundeskanzler Helmut Kohl: "Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten". Ihr jungen DATEV Wilden lernt von den alten Hasen (auch von den alten DATEV Programmen).

[#5]

Wir haben dies mit Digitastic umgesetzt. Der Mandant kann nun benachrichtigt werden, wenn ein Beleg fehlt. Der Benutzer erhält dann diese Benachrichtigung auf seinem Handy und kann sie als Aufgabe behandeln. Er kann ein Bild machen, Kommentare hinzufügen oder melden, dass kein Beleg vorhanden ist.

[#6]

Im Optimalfall muss ich als Sachbearbeiter gar nichts machen, weil der Mandant automatisch benachrichtigt wird, sobald ich einen Sachverhalt auf ein bestimmtes Konto mit entsprechendem Buchungstext gebucht habe. 
Als Beispiel habe ich eine Zahlungsausgang, den ich zu keiner Verbindlichkeit zuordnen kann. Jedoch kann ich in der Überweisung sehr viele Daten (Lieferant, Rechnungsnummer usw.) sehen, die ich in einer Buchung auf Konto „1371 Rückfragen“ erfassen kann. Sobald ich die Buchung auf das Konto erfasst habe, bekommt der Mandant in Unternehmen Online eine Benachrichtigung, dass eine neue Aufgabe erledigt werden soll.
Der Mandant kann nun die fehlenden Belege in UO zu den einzelnen Sachverhalten per Drag and Drop hochladen usw.

Mir wurde berichtet, dass Milia eine Funktion dergleichen anbietet. Jedoch hätten wir hier wieder das Problem mit zwei Plattformen, außerhalb der DATEV Welt, …

[#7]

---

@314159 schrieb:

Jedoch hätten wir hier wieder das Problem mit zwei Plattformen, außerhalb der DATEV Welt, …

---

Mit dieser Einstellung oder Beschränkung wirst Du aber in Zukunft kläglich scheitern 😇. DATEV selbst hebt das Ökosystem stärker denn je hervor und oftmals kommen wirklich geile Anwendungen und Lösungen meist nicht (mehr) von DATEV. DATEV hinkt mehr und mehr hinterher. Du selbst schreibst schon von Automatisierung. Das ist hier und da ein Gedanke bei DATEV aber nicht in der Masse. Wie oft fordern wir hier auch von neuen Lösungen: ja, und jetzt bitte automatisieren. Und dann ist DATEV schon beim nächsten pain point, weil man funktional noch nicht so weit war. 

Den Anbieter von Strom, Gas und Wasser sucht man sich auch nach dem Preis aus. Da sagt man auch nicht: ich will nur Vattenfall für alles, oder? 😉 Oder Telefon und Internet: die Telekom als Marktführer ist zwar schön aber schön teuer und intransparent. Statt 80 EUR zahle ich nun nur noch 40 EUR im Monat. Ist eine Frage: was brauche ich, was will ich, was bin ich bereit zu zahlen. 

[#8]

Im Optimalfall muss ich als Sachbearbeiter gar nichts machen, weil der Mandant automatisch benachrichtigt wird, sobald ich einen Sachverhalt auf ein bestimmtes Konto mit entsprechendem Buchungstext gebucht habe. 

Den "Optimalfall" sehe ich nicht darin, ggf. 20 Positionen auf 1371/1465 (unklare Posten) oder ein ähnliches "Interimskonto" zu buchen, und mit jeder Buchung eine Benachrichtigung zu senden; das ist Nonsens, mit Verlaub.

Für alles und jeden soll neuerdings eine Benachrichtigung erfolgen und wenn hier neben der Buchführung noch Abschluss, Steuererklärungen oder ggf. noch Zusatzaufträge erledigt werden, wird der Mandant mit Benachrichtigungen "zugebellallert"; da geht erfahrungsgemäß dann gar nichts mehr und der Mandant ignoriert irgendwann alle E-Mails vom Steuerberater. Man sollte sich hier auf das Notwendige und Wichtige beschränken.

Das 1371/1465-System (Unklare Posten) fahren wir schon seit Längerem. Die Buchführung wird dann auch unvollständig abgeschlossen, soweit vertretbar. Der Mandant erhält einen einfachen Nachweis aus einer "E-Mail-Konserve" mit dem Konto im Anhang und der "Aufforderung" (nicht Bitte), die fehlenden Belege/Infos nachzuliefern.

Ferner erhält der Mandant klar die Auskunft in selbiger E-Mail, dass Positionen, die zur Jahresabschlusserstellung, was für gewöhnlich mindestens ein halbes Jahr nach der Dezemberbuchführung erfolgt, entsprechend zu Ungunsten umgebucht werden.

Habenposten als steuerpflichtige Erlöse, Aufwandsposten als Privat/nicht abziehbare Betriebsausgaben.

Das Interimskonto wird somit laufend abgearbeitet. Sollte es zum Jahresende doch noch einen wesentlichen Posten enthalten, wird dieser ggf. nochmals explizit abgefragt; ansonsten "tabularasa".

Die Idee, hier eine Aufgabenleiste an den Mandanten zu etablieren, erachte ich nicht als zielführend. Wir wollen unsere Mandanten ent- und nicht belasten.

Wir sehen uns in der Tat noch als Servicedienstleister, der versucht unsere Mandanten maximal zu entlasten und nicht mit betriebsfremden Prozessen mehr als nötig zu belasten.

Es ist wirtschaftlich uninteressant, bspw. eine Rechnung von 150 € mit Nachdruck nachzufordern, wenn hierfür auch nur eine Stunde Suche bzw. Aufwand (zusätzlich) zwangsweise investiert werden muss. Wenn der Mandant diese nicht suchen will oder kann, lässt er es und ist mit dem o.g. Vorgehen einverstanden.

Wir haben bei übernommenen Mandanten die abstrusesten Belegnachforderungen gesehen, die höchst aufwandsintensiv und offensichtlich unwirtschaftlich sind. Insbesondere sehe ich damit einen hohen, wenn ggf. auch nur versehentliches Missbrauchspotential, dass unverhältnismäßige (automatische) Anforderungen durch Mitarbeiter gestellt werden.

Mit o.g. monatlicher E-Mail-Benachrichtigung, die auch gut in den Rechnungsversand integriert werden kann, ist eine verwaltungsoptimierte Lösung geschaffen, wodurch auch der Steuerberater haftungsfrei gestellt ist.

Selbstverständlich wird auch wieder das Argument angeführt, diese Erinnerung automatisch, manuell oder bei zehn beleglosen Buchungen usw. optional anzubieten, was m.E. technisch sehr aufwändig ist, der Nutzen aber marginal.

[#9]

---

@blum schrieb:
[...]

• DATEV Link:Jedes Dokument, jedes Eingabefeld und jede Information hat eine eineindeutige ID [nach meiner Information ist das schon so, aber uns Anwender wird hier keine Syntax an die Hand gegeben) und kann per Link an/mit jegliches anderes Dokument jedem Eingabefeld verknüpft werden!

Dann könnte man per drag and drop zu jeder Frage einen Beleg von DUO oder Meine Steuern verknüpfen (alle arbeiten auf dem gleichen Beleg und nicht auf einer Kopie).[...]

... diese Idee finde ich sehr interessant ... und sie erscheint mir technisch auch gut realisierbar, falls man von Datev-Seite nur wollte bzw. falls man sich auf Datev-Seite gedanklich auch mal in die Lage der Nachrichten-Versender und Nachrichten-Empfänger versetzten wollte/könnte/würde

... ich hasse nämlich auch die ständige Nachrichten-Hin-und-Her-Schickeria ... ähm ... die Nachrichten-Hin-und-Her-Schickerei

... und schickt man nicht genug Nachrichten, ist der Ärger auch vorprogrammiert

Diese Redundanz ist nervend, äußerst zeitaufwändig und fehlerträchtig.

Sich immer jeweils auf ein ganz bestimmtes 'einmaliges' Original-Dokument beziehen zu können, anstatt mit Nachrichten à la "RE:AW:Kopie:AW:Nachtrag:RE ........" arbeiten zu müssen, hätte enorme Vorteile bei der Bewältigung und Kanalisierung der täglichen Informationsflut (sowohl in der Kanzlei als auch auf Mandanten-Seite)

---

[#10]

 20 Positionen auf 1371/1465 (unklare Posten)

Da stimme ich zu, dass bei der Menge grundsätzlich etwas falsch läuft. Dafür würde ich die Funktion nicht nutzen. Es geht m.E. um eine deutlich geringere Anzahl an Rückfragen mit hoher Relevanz.

mit jeder Buchung eine Benachrichtigung zu senden

Ich wollte mit meinem Beitrag nicht ins Detail gehen, da es sonst den Rahmen gesprengt hätte.

Es ließe sich technisch umsetzen, dass der Mandant nicht zu jedem Buchungssatz eine Benachrichtigung erhält, sondern gesammelt in einer E-Mail, sodass es folgender Vorgehensweise sehr nahe kommt:

Der Mandant erhält einen einfachen Nachweis aus einer "E-Mail-Konserve" mit dem Konto im Anhang und der "Aufforderung" (nicht Bitte), die fehlenden Belege/Infos nachzuliefern.

Insbesondere sehe ich damit einen hohen, wenn ggf. auch nur versehentliches Missbrauchspotential, dass unverhältnismäßige (automatische) Anforderungen durch Mitarbeiter gestellt werden.

Hier ist eine klare Vorgehensweise wichtig. Bei der Beleganforderung per E-Mail mit dem Konto im Anhang ist es nicht relevant wie viele Buchungen auf dem Konto 1371/1465 sind. Somit besteht das Missbrauchspotenzial ohne klare Anweisung auch bei dem Versand per E-Mail.

[#11]

@314159 : Das ist ist natürlich richtig, weshalb je Mandant einmalig festgelegt wird, welche Belege nach Art und/oder Höhe überhaupt den Weg in die 1371/1465 finden oder ob diese ohne Beleg noch gem. §160 AO verbucht bzw. gleich neutral ausgebucht werden; insbesondere wenn für Letztgenanntes der Anschein für "privat" spricht.

Bei 20 fehlenden Belegen muss nicht "grundlegend" etwas falsch laufen, wenn das Verhältnis zum gesamten Volumen betrachtet wird.

Einer automatischen Anfrage bspw. aus dem 1371/1465 nach Abschluss der Buchführung (bspw. mit Festschreibung/Versendung ans RZ) wäre hilfreich, ja sogar ideal, da sie insbesondere den "menschlichen Faktor" ersetzen und den Arbeitsablauf sicherer gestalten könnte; "Automatisierung". Dies darf niemals zu einem Mehraufwand beim Mandanten führen !

Sobald ich die Buchung auf das Konto erfasst habe, bekommt der Mandant in Unternehmen Online eine Benachrichtigung, dass eine neue Aufgabe erledigt werden soll...

...Im Optimalfall muss ich als Sachbearbeiter gar nichts machen, weil der Mandant automatisch benachrichtigt wird, sobald ich einen Sachverhalt auf ein bestimmtes Konto mit entsprechendem Buchungstext gebucht habe. 

Darauf ging ich letztlich ein und hatte dies als kaum zielführend bezeichnet.

Milia ist im Prinzip ja nichts weiter als ein Kommunikationskanal mit "task-management" und wie schon zutreffend erwähnt, müssen sie damit wieder gesonderten Aufwand betreiben. Die DATEV könnte hier den "Mandantendialog" mal endlich mit höchster Priorität fertigstellen und wir hätten sämtliche Leistungen von kanzlei.land, milia & Co. in der Tasche. Warum hier alles so schleppende geht kann ich nur damit begründen, dass man generell in der Entwiclung den Marktplatzpartnern, hier kanzlei.land, nicht offen in die Suppe spucken möchte.

Mir persönlich geht diese Belegverwaltung mit einzelner Aufgabenplanung und Einzelverwaltung viel zu weit und bläht m.E. einen Wasserkopf für eine partielle Belegverwaltung auf; dem Mandanten geht dies definitiv zu weit, weil dieser sein operatives Geschäft und nicht unsere Wunschvorstellungen bedienen will.

Die letzte Dekade UO haben schon reichlich Spuren in unseren Arbeitsabläufen hinterlassen, womit ich denke, dass keiner unserer Mandanten dieses gesonderte, Beleganfrage-und-Erledigungs-System nutzen würde.

. . . das Konto 1371/1465 vom Bildschirm abfotografieren und per Whattsapp zusenden, könnte durchaus erfolgreicher sein 😉

[#12]

Diese Idee ist bereits vorhanden: To Do-Liste für Nacharbeiten Fibu an Mandant 

Bitte voten und diskutieren Sie dort weiter 🙂