Belegfreigabe online - Heften von Belegen

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Unser Mandant möchte in DATEV Belegfreigabe online den gleichen technischen Hintergrund nutzen können wie in DATEV Belege online, speziell das Thema Belege heften.

Einige Rechnungen lassen sich in der Belegfreigabe online nicht heften, in Belege online später dann aber schon.

Gemeinsamer Nenner der Rechnungen ist, das die Original-Datei schreibgeschützt vom Lieferanten per Mail kommt. Dok.-Nr.: 1027630 ist bekannt

Wir erhielten folgende Info von der DATEV zu dem Problem, auf das unser Mandant immer wieder stößt und über Umwege zum gewünschten Ziel kommt:

In DATEV Belegfreigabe online und in DATEV Upload online wird aus 2 einzelnen Belegen eine komplett neue Datei mit 2 Seiten generiert. Wenn jetzt einer der beiden Belege ein nicht zusammenfügbares Format besitzt (z.B. PDF-A, Formate), lassen sich die Belege nicht zusammenfügen.

In DATEV Belege online dagegen wird eine ältere Technik genutzt. Hier werden beim Heften die einzelnen Dateien beibehalten und technisch eine Klammer um diese beiden Dateien gesetzt, so dass sie als eine Datei dargestellt werden.

Zukünftig wird die neuere Technik von DATEV Belegfreigabe online maßgebend sein, d.h. Belege in einem nicht zusammenfügbaren Format können nicht mehr geheftet werden.

Unser Mandant würde sich wünschen, dass die "Alte" Technik erhalten bleibt und in Belegfreigabe online durch die Neue Technik ersetzt wird.

Mit freundlichen Grüßen

CarolinTh

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Hat aber rechtliche Gründe warum ein PDF A für Archivierungszwecke nicht verändert werden darf. 

Stellen Sie doch gleich auf ZUGFeRD 2.X um und Sie sind für die Zukunft sicher aufgestellt.

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Gerne schließe ich mich hier der Kollegin Mayer an. Nicht selten werden für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen seitens des Absenders begleitende Unterlagen (Lieferscheine, Zeitnachweise etc.) gemeinsam per E-Mail übermittelt, die nach der Übermittlung per Upload Mail auch weiterhin zusammenhängend dargestellt bleiben müssen.

Das die Dateien als solches (PDF/A oder ZUGFeRD) nicht veränderbar sein dürfen, stellt hier auch sicher niemand in Abrede, allerdings ist die Aussage gemäß Info-Dokument 1027630 "Wenden Sie sich bei Bedarf an den Ersteller der PDF-Datei..." etwas widersprüchlich, vor Allem wenn es ja bereits die "in Belege Online verwendete ältere Technik" gibt die genau diesem Anspruch berücksichtigen kann.

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Das Problem ist, dass die Digitalisierung bei vielen jetzt so langsam startet.

Rechnungen werden per Mail versendet. Die jeweiligen Softwareanbieter wollen natürlich auch alle Richtlinen erfüllen, sodass sämtliche Belege per PDF/A versendet werden. Was diese auch erst gar nicht erlauben dies durch den Kunden wieder ändern zu lassen.

Zumindest das Anheften der dazugehörigen Belege oder eine anderweitige Verknüpfung muss es geben, damit man in Jahren noch hinterherkommt. Vorallem bei monatlicher Abrechnung mit mehreren Lieferscheinen ist dies sehr nervig. Dass die Büroklammer bei in der Belegfreigabe zusammengeführten Belegen fehlt ist ebenfalls nervig.

Die Freitext OCR funktioniert ja auch nicht. Da könnte man ja wenigsten nach den entsprechenden Artikeln/ Begriffen/ Stichpunkten suchen.

Haben von einem uralten Offline-Archivsystem umgestellt und finden eigentlich nur Probleme.

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Da gibt es ja Lösungen zu @ChristianSchroeder. Die kommen nur nicht von DATEV aber Deinen Anwendungsfall haben andere Softwarehersteller schon jahrelang erkannt und passend so programmiert. Für mehr Informationen bitte eine PN.