E-Rechnung aus DATEV Programmen mit anpassbarem Layout und mitsendbarem Leistungsnachweis

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Als Projektverantwortlicher für das Thema "E-Rechnung" bei uns in der Kanzlei möchte ich zu dieser Thematik mal die Fragen stellen, die aktuell bei uns bestehen und beschreiben, was das konkret bei uns bedeutet.

Wieso können unsere Mandanten mit DATEV Auftragswesen next - heute schon - ihr Layout bei den E-Rechnungen individuell anpassen und mit Logo versehen, wir als Steuerberater (und direkte Kunden der DATEV) haben aber nur dieses fürchterliche Erscheinungsbild zur Auswahl?

Warum kann kein Leistungsnachweis bei einer E-Rechnung mitgeschickt werden? Das ist wirklich klasse, wenn bei jeder zweiten Rechnung, die nach Zeit abgerechnet wurde, der Mandant anruft und man 5-10 Minuten erklären muss, wie sich die Stunden zusammensetzen oder man einen Zeitnachweis mit einer separaten E-Mail senden muss. Das ist wirklich kontraproduktiv und sorgt für einen nicht tragbaren Mehraufwand.

Wir werden ohne eine annehmbare Lösung der DATEV (wohl oder übel) noch beim alten System der pdf-Rechnungen bleiben. 

Aus Sicht des Projektverantwortlichen ist mein Frust enorm, wenn ich unseren Mandanten verkaufen soll, dass sie auf die E-Rechnung umstellen sollen und selbst verschicken wir noch keine. Das ist jetzt nicht gerade das authentischste Verkaufsargument.

Ich hoffe hier auf eine baldige Stellungnahme der DATEV, mit Zeitplan, für eine moderne Lösung, mit einfacher Einrichtungsmöglichkeit für die kein einstündiger Beratungstermin mit einem EO Comfort Spezialist nötig ist.

Zum Schluss soll ich noch einen Nutzen schreiben. Ich fasse wie folgt zusammen:

1. Optisch ansprechend - die meisten Mandanten schauen ja noch mit ihren Augen auf die Rechnung ihres Steuerberaters und lesen diese nicht einfach ein und bezahlen "blind". 

2. Leistungsnachweis - um Mehraufwand durch Rückfragen und Diskussionen zu vermeiden

3. Authentizität - Ich kaufe auch kein E-Auto von einem Verkäufer, der einen V8 Verbrenner fährt, warum soll ich also die E-Rechnung jetzt schon implementieren, wenn mein Steuerberater das auch noch nicht macht...

Ich freue mich auf Rückmeldungen, Ergänzungen und Lösungsvorschläge.

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@JonathanLindner schrieb:

Wieso können unsere Mandanten mit DATEV Auftragswesen next - heute schon - ihr Layout bei den E-Rechnungen individuell anpassen und mit Logo versehen, wir als Steuerberater (und direkte Kunden der DATEV) haben aber nur dieses fürchterliche Erscheinungsbild zur Auswahl?

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Weil AW next technisch aus 202X kommt und daher sich so anfühlt, wie es andere Partner aus dem Ökosystem heute auch schon tun. Namen darf ich nicht nennen. Erst heute ein Webinar gehabt, wo man als Unternehmer sogar XRechnung v2 und v3 und ZUGFeRD nach v2 und v2.2 auswählen konnte.  

Mit EOcomfort setzt man auf Technik aus 199X, wo Word die Grundlage für alle Vorlage bildet. Das ist eben sehr oldschool. 

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@JonathanLindner schrieb:

Warum kann kein Leistungsnachweis bei einer E-Rechnung mitgeschickt werden?

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Da ist DATEV meine ich dran. Bis 2025 ist noch Zeit und eine E-Rechnung schreiben muss man nach Gesetz §§§ erst ab 2028. Ab 2025 muss man sie nur empfangen können, was DUO kann. Also: keine Panik. 

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@JonathanLindner schrieb:

Das ist wirklich kontraproduktiv und sorgt für einen nicht tragbaren Mehraufwand.

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Deshalb rechnet die megra und viele andere Berater nicht mehr nach Zeit ab, sondern nach Paketen. Dann muss man nur schauen, dass der Paketpreis nicht geringer als die erbrachte Leistung ist. Andernfalls den Paketpreis erhöhen, fertig. Damit hat der Mandant auch übers Jahr planbare Kosten und sieht sich nicht plötzlich mit einer hohen Rechnung konfrontiert. 

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@JonathanLindner schrieb:

Wir werden ohne eine annehmbare Lösung der DATEV (wohl oder übel) noch beim alten System der pdf-Rechnungen bleiben. 

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Ist ja rechtlich erlaubt.  

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@JonathanLindner schrieb:

Aus Sicht des Projektverantwortlichen ist mein Frust enorm, wenn ich unseren Mandanten verkaufen soll, dass sie auf die E-Rechnung umstellen sollen und selbst verschicken wir noch keine. Das ist jetzt nicht gerade das authentischste Verkaufsargument.

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Wenn die Mandanten heute nicht mehr mit Word / Excel die Rechnungen schreiben, sehe ich das entspannt. Dann muss diese Lösung, wenn sie nicht aus annotuk ist ein Update bereitstellen. Mit DATEV Lösungen und jenen aus dem Ökosystem hat man schon gut vorgesorgt. Alles weitere dann ab 2025. 

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@JonathanLindner schrieb:

für eine moderne Lösung, mit einfacher Einrichtungsmöglichkeit für die kein einstündiger Beratungstermin mit einem EO Comfort Spezialist nötig ist.

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Deshalb gibt es Kanzleien, die die oben erwähnten Paketpreise über eine Lösung vom Marktplatz realisieren. Dank wiederkehrender Rechnungen schreiben sich Rechnungen dann vollautomatisch. Andernfalls wird Deine Hoffnung zuletzt sterben 😊. EOcomfort und das "Rechnungsschreibungsprogramm" tauscht man nicht von heute auf morgen aus. 

Viel eher kommt vielleicht KMnext und löst EO ab. 

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@JonathanLindner schrieb:

3. Authentizität - Ich kaufe auch kein E-Auto von einem Verkäufer, der einen V8 Verbrenner fährt, warum soll ich also die E-Rechnung jetzt schon implementieren, wenn mein Steuerberater das auch noch nicht macht...

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Das Problem hast Du ja in vielen Bereichen der DATEV auf eine ähnliche Art. Auftragswesen next ist auch eher der Verbrenner, wenn man weiß, was technologisch heute schon möglich ist.  

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Hallo Jonathan, 

ich denke, das Thema ist zwar in Nürnberg bekannt, es wird aber ganz viel Energie darauf verwendet, dieses auszusitzen (zumindest wird mir sehr erfolgreich dieser Eindruck vermittelt). Das Marketing für die E-Rechnungen funktioniert auf jeden Fall besser, als die Lösungen für uns.. Ich versuche das seit Jahren anzubringen, aber selbst in den Gremien stößt man nicht überall auf Gehör. 
…wenn dann mal KM Next läuft, wird ja alles besser. Ich denke aber, dass dann ein nicht unerheblicher Teil der Verantwortlichen im Ruhestand sein werden. 
schön aber, wenn das Thema auch hier angesprochen wird. 

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Nachtrag:

Unser DATEV KV hat mir die folgende Information mitgeteilt, mit dem expliziten Hinweis auf das markierte Wörtchen:

"Lt. Rückmeldung eines Fachkollegen soll die Logo-Einbindung im ZUGFeRD-Format mit der Programm-Version 18 (ab August 2024) zur Verfügung stehen."

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Ein zusätzliches Logo macht das Layout aber auch nicht besser. Das das Logo ab August kommen soll, wird aber auch schon länger von der DATEV so kommuniziert.

Durch die E-Rechnung wird das Layout in den nächsten Jahren m.E. immer weiter in den Hintergrund treten.

In meinen 30 Jahren im Beruf habe ich schon verschiedene Kanzleien durch. Keine von diesen hat Zeitnachweise zu den Stundenabrechnungen verschickt und habe auch nie Nachfragen dazu erhalten. Wer eine bestimmte Stundenzahl abrechnen will, wird auch für einen entsprechenden Stundennachweis sorgen können, also sehe ich darin keinen besonderen Beweiswert für die Arbeit, die man abgeliefert hat.

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Ich sehe das Thema Layout ähnlich wie @wwinkelhausen.

Wir haben bei uns zwei EOc-Experten im Team die sich sehr darauf freuen, wenn das Thema Rechnungsmuster und Layout endlich der Vergangenheit angehört und man den DATEV Musterdokumenteditor nie nie wieder öffnen muss.

Aus meiner Sicht sollte es allen DATEV Kanzleien hier ähnlich gehen, da diese hier sehr viel Zeit und Geld "verbrennen".

Der Leistungsnachweis MUSS kommen. Das gehört zu einer transparenten Honorarpolitik und ist durch den Wandel von Datenerfassung hin zu aktiven Beratung der Mandanten unverzichtbar. 

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Ich bin für ein bisschen Layout in der Rechnung - ja ein Logo darf es dann doch sein!

Versendung direkt - ohne einen neuen supertollen und "meist" funktionierenden Datev Dienst!

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@wwinkelhausen 

Durch die E-Rechnung wird das Layout in den nächsten Jahren m.E. immer weiter in den Hintergrund treten.

Gerade für den B2C-Mandanten ist das aber durchaus noch interessant. Die Privatpersonen als Mandanten sehen ja nur das PDF und lesen die Rechnung maximal ins Online-Banking ein.

Wenn ich unsere Marketingfachmenschen fragen würde, dann werden die mir sagen, dass eine Rechnung auch Teil des Außenauftritts ist und dem CD entsprechen muss.

Der Leistungsnachweis als E-Mail-Anlage ist für uns ein Muss. Wir verschicken schon immer den Leistungsnachweis mit und wenn wir den jetzt (oder ab 2025) weglassen würden (oder nur in irgendeiner PDF-Anlage, wofür man Acrobat zum lesen braucht, würden wir massenhaft nachfragen bekommen.

@d_z_ 

Versendung direkt - ohne einen neuen supertollen und "meist" funktionierenden Datev Dienst!

Das denke ich mir auch. Gerade unsere juristischen Mandate, welche keine Ahnung von DATEV haben, werden sich wundern, wenn Sie unsere Rechnung plötzlich von der DATEV in einer DATEV-gestylten Mail bekommen. Und wir möchten auch einfach nicht unsere Rechnungen über die DATEV verschicken. Und wenn, dann so, dass es für den Empfänger nicht sichtbar ist und nur unsere Kanzleinamen und unsere E-Mail-Adresse verwendet wird.

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@JensMetschkoll Das mag der Ist-Zustand sein. Aber die Zeiten ändern sich und wie mir jüngere Community-Mitglieder immer wieder erklären, sollte man im Rahmen der Digitalisierung nicht schauen, wie man analoge Prozesse 1:1 umsetzt, sondern den digitalen Prozess neu denken. Dies hat die DATEV hier gemacht und geschaut, wie es zukünftig laufen soll: Austausch der Rechnungen über Portale. Um den Prozess nicht in voraussichtlich vier Jahren neu aufbauen zu müssen, setzt die DATEV jetzt schon auf den Versand über ein Portal. Ob jetzt die starre Vorgabe des Layouts wirklich sein muss, ist diskussionswürdig. Allerdings bin ich dankbar, dass ich mich nicht schon wieder durch einen dieser komischen Layoutdesigner der DATEV kämpfen muss.

Wenn ich mir die Rechnungen bzw. Gutschriften von großen Konzernen, z.B. Rewe an Großhändler anschaue, hat das auch so gar nichts mit CD zu tun. Und was teilweise die Rechnungen von Notaren, die hinten am Schriftsatz drangeflanscht sind, mit CD zu tun haben, weiß ich auch nicht. 

Die angehängten Leistungsnachweise finde ich ehrlich gesagt überflüssig, wenn ich mir in meinen bisherigen Kanzleien die Zeiterfassung anschaue. Nachprüfen kann die doch eh keiner im Gegensatz zu den Handwerkern, die sich zum Schluss ihre Stunden vom Kunden abzeichnen lassen. Alle anderen Aufstellungen muss ich glauben, dann kann ich auch der Stundenzahl in der Rechnung glauben. 

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Das Logo kann ich jetzt einbinden, check. Den Leistungsnachweis kann ich jetzt mitsenden, check.

Aber wo im Workflow kann ich mir jetzt den Leistungsnachweis anzeigen lassen? In DUO bin ich noch nicht fündig geworden.

Die einzige Möglichkeit, die ich jetzt finden konnte, ist, dass ich das PDF aus DUO herunterlade und mit dem hoffentlich installierten Adobe Reader die Anlage ansehen kann.

Über Microsoft Edge und der darin enthalten PDF-Ansicht, werden beispielsweise die Anlagen nicht angezeigt.

Davon ab, würde ich gerne für Unternehmen, die mit DUO arbeiten wollen/sollen, einen durchgehenden Prozess in DUO selbst sehen wollen. Das ist vermutlich noch nicht umgesetzt? Soll es noch umgesetzt werden?

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@KaMaOn Die Aussage unterschreibe ich so zu 100%

Ich habe das Hilfecenter-Dokument E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0) einrichten und versenden in ... - DATEV Hilfe-Center zur Hand genommen (Punkt 3.4 enthält das Thema Leistungsnachweis)

Nach dem Test im Live-Betrieb habe ich mir genau dieselbe Frage gestellt - ich kann jetzt den Leistungsnachweis mit der Rechnung senden, aber im Vorfeld kann ich diesen nicht anschauen und prüfen. Außerdem ist dieser, meiner subjektiven Meinung nach, zwar funktionell, aber so hässlich, dass ich mich fast schäme den mitzusenden. Hier mal ein Exemplar meines Tests:

 

Und für den Mandanten, der in wirtschaftlich turbulenten Zeiten seine Rechnungen genauer prüft, wirkt der Nachweis an der aktuellen Stelle möglicherweise als absichtlich versteckt, als wolle man ihn gar nicht mitschicken, weil man ja Gewinn gemacht hat...

Und das gerade ein DUO-Anwender erst die PDF runterladen muss um den Nachweis sehen zu können ist - nennen wir es mal ganz nett unkomfortabel...

Genug geschimpft!

Ich bin jetzt auf jeden Fall erstmal dankbar darüber, dass das Logo jetzt funktioniert und der Leistungsnachweis überhaupt mitgeht und bin gespannt was sich noch tut.

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Und für den Mandanten, der in wirtschaftlich turbulenten Zeiten seine Rechnungen genauer prüft, wirkt der Nachweis an der aktuellen Stelle möglicherweise als absichtlich versteckt, als wolle man ihn gar nicht mitschicken, weil man ja Gewinn gemacht hat...

Und das gerade ein DUO-Anwender erst die PDF runterladen muss um den Nachweis sehen zu können ist - nennen wir es mal ganz nett unkomfortabel...

@JonathanLindner Sehen wir genauso. Es gibt keinen Grund die ZMA nicht einfach als weitere Anlage in der Mail oder im DUO mitzusenden. Gerne auch zusätzlich zur Anlage im PDF-Dokument. Aber Anhänge im PDF-Dokument sind zwar standardisiert, aber z.B. iOS unterstützt diese nicht.

Zumindest sollte die Rechnung einen Text beinhalten, wenn eine ZMA mitgeschickt wird, der erklärt wie man an die ZMA rankommt.

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Ich habe heute durch Zufall Folgendes im Auftrag unter Rechnungslayout gefunden (aber noch nicht getestet):

Wäre für den Leistungsnachweis zwar nicht komfortabel, wenn ich ihn erst über Auswertungen generieren müsste, als Pdf im DMS speichern ... und dann hier anhängen. 

Wir haben/sehen auch das Problem mit der Ansicht des Leistungsnachweises in DUO ... im E-RG-Portal wird es super angezeigt ... aber in DUO nicht. Das verstehe ich nicht. 

Ich hoffe darauf, dass DATEV hier bald Abhilfe schafft.