Dubletten prüfen beim Hochladen

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Als Anwender möchte ich dass alle hochgeladenen Belege gegen die bereits vorhandenen auf mehrfaches Hochladen (Dubletten) geprüft werden, um zu verhindern dass diese mehrfach gebucht werden.

Die Verdachtsfälle sollten dann auf der Startseite angezeigt werden und zur Klärung aufgefordert werden. Evtl wäre auch ein Hinweis beim digitalen Belegbuchen hilfreich.

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Diese Nischenlösung als Umsetzung zu bezeichnen, gerade noch mit den Einschränkungen, finde ich frech.

@wwinkelhausen👍

Damit sind Sie nicht alleine... Die Nummer hier ist fast so gut wie gedrehte Belege müssen gedreht bleiben.

@Nina_Naßler Welcher Personenkreis trifft die Entscheidung ob eine IDEA erledigt ist oder nicht? --> Gefühlt werden diese wohl in Bierseeliger Stimmung gefällt. So Das Bayrische "Passt schon". Wusste gar nicht, dass es das bis Franken geschafft hat. 🤗

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@metalposaunist  schrieb:

Mühsam ernährt sich das grüne Eichhörnchen 

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Stellt sich die Frage, warum das Eichhörnchen so grün im Gesicht ist. Vielleicht weil ihm das K*tzen kam, als es gesehen hat, dass es Entwickler gibt, die bei dieser Funktionalität keine Hashwertprüfung vornehmen...

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Nein @cwes, so ist's nicht, weil der DATEV Prozess bis heute beim Scannen 🖨 beginnt 😉. Schicke das gleiche Dokument 10x über den Scanner und man erhält 4 verschiedene Hashes?! Oder ist auch da die Technik derart krass gut, dass da nur 1 Hash bei errechnet wird? Selbst 2 wäre 1 zu viel, damit's funktioniert. 

Dass der Prozess hoffentlich bei digitalen Belegen anfängt, ist bei DATEV noch nicht ganz angekommen, weil DATEV / viele Berater da nicht an die Ursache rangeht und nicht noch mehr das Problem bei der Wurzel packt: das Scannen. Schritt 1: soweit möglich alle Belege auf digitalen Belegzugang umstellen - no more post 🚫. Erst dann kann man sich Gedanken zum Schritt 2 im Prozess machen.  

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@metalposaunist das ist wohl wahr, dass man die Mehrfachscans damit nicht erlegt. Aber die 5x vom AMZN heruntergeladenen und in UO 5x hochgeladenen Rechnungen, die wäre man los (außer natürlich, wenn die "zur Sicherheit" nochmal ausgedruckt und wieder eingescannt werden).

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Bei hochgeladenen Standard- Amazon- Belegen wäre es supercool, Klasse, Perfekt, wenn die KI den Namen des Verkäufers bei der Kreditor- Neuanlage auslesen könnte. Ja, die Kreditoren müssen wegen der UST- ID- Nummer separat behandelt werden und da geht nichts mit einem Sammel- Kreditor, oder?

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@martinkolberg verschiedene USt-IDs auf einem Sammelkreditor sind möglich: Kreditor keine USt-ID geben, bei Buchung "EU-Sachverhalt erfassen" (oder so ähnlich, Rechtsklick auf den gelben Bereich um die Buchungsfelder), dort die USt-ID für diese Buchung eingeben.

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Sorry, bitte nicht "eingeben", solange ein Copy &Paste der UST. ID- Nummer aus dem Beleg ncicht möglich
ist. 
Aktuell:
- Beleg wird angezeigt.
- Neuer Kreditor: "S" ... Alle Chinesen beginnen irgendwie mit "S" 
- Die UST - ID- Nummer "PL..." ist gefüllt, aber leider nicht der Name.
- die automatisch gefüllte Buchungszeile zeigt regelmäßig die deutsche UST an.
-> Hier besteht viel Test- und Korrekturbedarf mit Standard- amazon- Belegen.!!!

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Selbst mit der Belegfreigabe ist es nicht wirklich umgesetzt. Wir nutzen die, weil wir mal wissen wollten was das ist (falls uns ein Mandant fragt), von unseren Mandanten nutzt sie keiner.

Normalerweise werden die Rechnungen per Mail geschickt und somit automatisch ins DUO hochgeladen. Jetzt kommt es aber immer mal wieder vor, dass zusätzlich vom Lieferanten eine per Post geschickt wird. Die wird dann natürlich vom Sekretariat eingescannt und hochgeladen und siehe da... keine Prüfung und Erkennung des doppelten Belegs, weil natürlich vom Scanner ein anderer Dateiname vergeben wird. Für mich ist dieser Punkt absolut unerfüllt, selbst mit der Belegfreigabe.

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Hallo zusammen,

@metalposaunist schrieb: 

Heißt, lade ich eine Telekom Rechnung unter XX.pdf hoch und die gleiche PDF unter ZZ.pdf, greift die Dublettenerkennung nicht? Obwohl Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Co. identisch sind? Liegt das Problem dann an der OCR? 

Ja so ist es. Bei unterschiedlichen Dateinamen greift die Dublettenerkennung nicht. Das liegt nicht an der OCR. Denn die Dublettenerkennung greift schon, bevor die OCR über den Beleg läuft.

@fruchtzwerg schrieb:

warum nur für die Belegfreigabe, warum nicht für den normalen Upload plus OCR?

Die Entscheidung ist technisch getrieben. Die Belegfreigabe ist der Grundstein für ein neues Unternehmen online. Sie setzt auf einer neuen technischen Basis auf. Die Dublettenerkennung setzt auch auf dieser Basis auf. Weil alle Bestandsanwendungen sukzessiv ebenfalls modernisiert werden sollen (alles weitere dazu lesen Sie hier: Ausblick), macht eine Investition in beide Welten ressourcentechnisch keinen Sinn. 

Freundliche Grüße und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Nina Naßler

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Da kann ich @wwinkelhausen nur zustimmen. Diese Idee als "umgesetzt" zu bezeichnen, ist hart an der Grenze zum Serviervorschlag.

Sie schreiben ja selbst @Nina_Naßler 

Weil alle Bestandsanwendungen sukzessiv ebenfalls modernisiert werden sollen..., macht eine Investition in beide Welten ressourcentechnisch keinen Sinn. 

Was ja nichts anderes ist, als ein verklausuliertes "doch nicht wie gewünscht umgesetzt".

Gab es seitens DATEV irgendwelche Zielvorgaben zum Jahresende, daß Ideen um jeden Preis noch vor 2024 auf erledigt gesetzt werden sollten? Anders kann ich mir diese "nicht-einmal-halb-Umsetzungen" wie bei "mIDentity  compact im Shop anbieten" (was ja jetzt sogar von "Umgesetzt" auf "Abgelehnt" gestellt wurde) oder hier im Thread, nicht erklären.

Dieser Logik zufolge würde diese Idee hier also ebenfalls abgelehnt werden, weil für die aktuell laufende Anwendung nicht in diese Richtung weiterentwickelt wird?

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch: Das soll keine Kritik an Ihnen sein, die Vorgehensweise gibt einem insgesamt aber ein mulmiges Gefühl in Bezug auf IDEAS, wenn man erleben muß, daß eine Idee jahrelang diskutiert wird und in Bearbeitung ist, nur um am Ende festzustellen, daß der Ursprungswunsch nach einer roten Kugel nicht verstanden wurde und man daher jahrelang an einem blauen Würfel gearbeitet hat.

[#12]

@Nina_Naßler wie oft möchte sich die DATEV eigentlich noch mit dem nackten **bleep** in den Polarwind der Lächerlichkeit stellen? 

Wie viele Ideas versucht man eigentlich binnen dieses Jahres noch auf umgesetzt zu bekommen? 

Ihnen persönlich einen guten Rutsch in 3 Minuten und ein gesundes neues Jahr.

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Erst mal ein gesundes neues Jahr an die Community 🎆🙂

@andrereissig, 

Verklausuliert wollte ich mich mit meiner Antwort nicht ausdrücken. Ich kann aber nachvollziehen, dass die Statusvergabe Fragen aufwirft. Ich muss gestehen, bei diesen Ideen bin ich mir selbst immer unsicher, welcher Status korrekt wäre... 

Folgendes ist mir dabei durch den Kopf gegangen: Die Neuschreibung von Unternehmen online braucht Zeit, weswegen wir uns dafür entschieden haben, sukzessiv vorzugehen. Ein Teil ist ja auch schon freigegeben (Belegfreigabe online/comfort, Liquiditätsmonitor online, Auftragswesen next und ein Teil der Auswertungen online). So "große Wünsche" wie beispielsweise dieser, werden ressourcentechnisch auf der neuen Technik aufgesetzt. 

Den Status auf "offen" stehen zu lassen, könnte vermuten lassen, dass wir die Idee vielleicht doch noch umsetzen. Diese Hoffnung kann ich nicht geben. Die Idee abzulehnen, finde ich nicht korrekt, weil sie ja in der neuen Welt umgesetzt wurde. Deswegen ist für mich nur noch "umgesetzt" übrig geblieben. 

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@Nina_Naßler schrieb:

Die Idee abzulehnen, finde ich nicht korrekt, weil sie ja in der neuen Welt umgesetzt wurde. 

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Nein, auch da technisch nicht so, was 2023 möglich gewesen wäre. Anhand des Dateinamens eine Prüfung einzurichten, dürfte programmiertechnisch nicht schwer sein.  

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@Nina_Naßler schrieb:

Deswegen ist für mich nur noch "umgesetzt" übrig geblieben. 

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"Umsetzung geplant" beschreibt es für wie viele DUO Anwender in % richtig(er)? Wie viele User nutzen die Belegfreigabe in Kombination mit DUO? Mehr als 50%? Wenn ja, dann wäre "umgesetzt" nach Zahlen, Daten, Fakten her richtig(er). 

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@andrereissig schrieb:

daß der Ursprungswunsch nach einer roten Kugel nicht verstanden wurde und man daher jahrelang an einem blauen Würfel gearbeitet hat.

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Exakt das wird auf uns langfristig zukommen. Dass DATEV Lösungen begeistern werden, wird zu einem ehrwürdigen Event. Wenn man weiß, was z.B. HCM4all technisch alles kann und wenn man sich dann DATEV Lösungen anschaut, die teils nicht mal für KMU "gut genug" sind, hm. Wir werden sehen. 2024 wird nach DATEV Aussagen alles besser 😉.  

[#15]

@metalposaunist schrieb:

Anhand des Dateinamens eine Prüfung einzurichten, dürfte programmiertechnisch nicht schwer sein.  

Wir prüfen nicht nur den Dateinamen. Die Dateigröße, der Belegtyp und die Byteübereinstimmung der Dateien fließen ebenfalls mit ein.

@metalposaunist schrieb:

"Umsetzung geplant" beschreibt es für wie viele DUO Anwender in % richtig(er)?

Umsetzung geplant habe ich immer dann gesetzt, wenn wir mit der Umsetzung des Wunsches, also mit dem Coden, angefangen haben. Nach den (potentiellen) Nutzerzahlen zu gehen ist ein schöner Gedanke. In Verbindung mit dem neuen Unternehmen online aber auch wieder schwierig, weil wir dieses Jahr erst mit der Pilotphase von der neuen Version von Belege online starten... 

[#16]

Ich ersuche darum, dass in Unternehmen- Online aus der Belegübersicht heraus, eine leistungsstarke Funktion implementiert wird, die die Erkennung von Duplikaten ermöglicht und die Option bietet, diese zu löschen oder als "Duplikat" zu kennzeichnen.

Problembeschreibung:

Aufgrund von Störungen in Nürnberg und aktuellen Problemen mit Telekom und anderen Telefonnetzen habe ich derzeit eine Buchhaltung, in der verschiedene Belege des Mandanten doppelt per E-Mail ins System gesendet wurden.

Es ist leider auch anzunehmen, dass einige Belege auf der digitalen Autobahn die Spur verloren haben und nicht ordnungsgemäß im System angekommen sind.

Mein Wunsch:

Alle 500 Belege erneut in DATEV hochzuladen, wobei das System Duplikate erkennt und zur Löschung markiert. Auf diese Weise könnten wir die Handvoll Belege, die verloren gegangen sind, identifizieren.

Wie ist der Entwicklungsstand oder haben wir bereits vorhandenen Möglichkeit der Duplikaterkennung in Unternehmen- Online für den Sachbearbeiter in der Kanzlei?

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---

@martinkolberg schrieb:
[...]

Mein Wunsch:

Alle 500 Belege erneut in DATEV hochzuladen, wobei das System Duplikate erkennt und zur Löschung markiert. Auf diese Weise könnten wir die Handvoll Belege, die verloren gegangen sind, identifizieren.

[...]

---

ich würde einen 'umgekehrten Prozess' vorschlagen :

... nämlich Herunterladen der Belege des betreffenden Zeitraums in ein separates lokales Verzeichnis und Vergleich dieser Dateiliste mit der Liste der lokal vorhandenen Belege/Dateien.

Die heruntergeladenen Dateien behalten ja ihren Original-Dateinamen

So lässt sich schnell erkennen, worin sich die beiden Listen unterscheiden.

Tipp: auch in Notepad++ steht ein leistungsfähiges PlugIn ("Compare") zu diesem Zweck zur Verfügung

Dieser 'Prozess' wäre jedenfalls deutlich einfacher und schneller umzusetzen und man müsste nicht 'auf Godot warten'.

[#18]

Leider gibt es kein Verzeichnis mit lokalen Belegen, da die Belege per email- Upload zur DATEV kamen. Aufgrund von Fehlern mit der Internet- Verbindung, aber auch mit UO wurde der Upload bei einigen Chargen widerholt.
Wir haben jetzt die Duplikate in UO, mit unterschiedlichen Upload- Datum, aber naturgemäß mit teilweise identischen Dateinamen bei unterschiedlichen Belegen, da nicht jeder Lieferant seinen PDF- Dateien sinnvolle Namen verpaßt.
Man muß jetzt auf Hash- Ebene die Duplikate erkennen (= Manuela schaut sich jeden Beleg an. Bei 500 Belegen sollte <allDup> binnen 3 Sekunden alle Duplikate zum Löschen markiert haben.).

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Würdest Du die Belegfreigabe online nutzen und extra dafür zahlen @martinkolberg, wäre Dir das erspart geblieben 🤓. 

[#20]

Ich verstehe ehrlich gesagt den Lösungsansatz nicht so ganz.

Wenn ich zwei hochgeladene Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer, demselben Rechnungsdatum und demselben Rechnungsbetrag online habe, ist doch mit einer recht hohen Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass es sich um eine Doublette handelt. Dafür muss ich doch keine Dateinamen, Dateigröße, Hash-Werte oder sonstwas prüfen.

Ich habe das Gefühl, dass man über eine Prüfung von Rg.Nr., Rg.Datum und Rg.Betrag den überwiegenden Großteil aller Doubletten eliminieren kann - und das nicht im Sinne eines Voll-Automatismus, als vielmehr im Sinne einer Überprüfung, die dem Nutzer die Autonomie lässt, ein Dokument trotz einer Doublettenvermutung doch zuzulassen.

Der IT-mäßige Aufwand wäre aus meiner Sicht sehr überschaubar.

Möchte ich noch bessere Ergebnisse, verhält es sich wie mit der 80-20-Regel: Um die letzten 20% rauszukitzeln, muss ich erheblichen Aufwand hineinstecken (z.B. KI).

Warum konzentriert man sich nicht auf das vermeintlich Wesentliche?

Bin um jeden Hinweis dankbar, der mir erklärt, weshalb es immer nur um die eierlegende Wollmilchsau-Lösung geht.

[#21]

Korrekt, 
beim Buchen erhalte ich die Meldung, daß dieser Beleg bereits gebucht ist.
Das ist im Workflow aber zu spät, da ich vor dem Buchen der 1. Version gerne beide 
Belegversionen heften würde.
-> Vor dem Buchen habe ich einen Klick: "Dubletten prüfen" und es gibt eine ordentlich geführte Oberfläche, um das Problem effizient zu lösen.