Dubletten prüfen beim Hochladen

[#1]

Als Anwender möchte ich dass alle hochgeladenen Belege gegen die bereits vorhandenen auf mehrfaches Hochladen (Dubletten) geprüft werden, um zu verhindern dass diese mehrfach gebucht werden.

Die Verdachtsfälle sollten dann auf der Startseite angezeigt werden und zur Klärung aufgefordert werden. Evtl wäre auch ein Hinweis beim digitalen Belegbuchen hilfreich.

[#2]

Ich lese mehrfach: "Dubletten löschen?"

Diese Vorgehensweise darf es meines Erachtens nicht geben, da der ordentliche Mandant diesen Beleg wirklich mehrfach erhielt und daher dieser Beleg bei der ersetzenden Speicherhaltung auch digital mehrfach zu archivieren ist. -> Heften anstelle Löschen

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da der ordentliche Mandant diesen Beleg wirklich mehrfach erhielt

Der elektronische Beleg geht am 31.01. ein - der papierhafte am 01.02. :

Welcher Beleg ist das „Original“? Welchen legen Sie bei einer BP vor? Wann ziehen Sie die Vorsteuer?

M. E. sollte bei Mehrfachversand von Belegen ab dem zweiten Beleg die Kennzeichnung „Duplikat“ o. ä. enthalten sein.

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das ist nicht was ich meine.

Ich meine das manche Mandanten scheinbar nicht die Belege doppelt einscannen sondern die Datei versehentlich doppelt hochladen.

Wenn UO prüfen würde ob eine Datei mit der gleichen Bezeichnung und gleichem Inhalt bereits vorhanden ist könnte dieses Problem vermieden werden. 

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Hatte einen eigenen Thread hierfür aufgemacht, zur besseren Übersichtlichkeit nun hier:

Liebe DATEV,

Unternehmen Online erkennt ja prinzipiell, wenn ein Beleg ein zweites Mal erfasst wird. Hier wären meiner Meinung nach aber noch Verbesserungen wünschenswert, diese Sachverhalte kamen hoch, als ein Kollege mich im Urlaub vertrat:

1.

Für Skonto benutze ich konsequent die Vorlagen unter "Zahlungsbedingungen". Der Kollege hat teilweise die Daten einfach hart eingetragen. Die Belege sind in Unternehmen Online absolut identisch, außer dass bei einem die Eintragung in "Zahlungsbedingungen" fehlt, dass reicht aber anscheinend schon aus, um die Erkennung eines doppelten Beleges auszuhebeln, was nicht wünschenswert ist.

2.

Teilweise wurde als Geschäftspartnername "Adam Eva GmbH" eingetragen, teilweise "Eva Adam GmbH". Wiederum scheint dies das Erkennen doppelter Belege auszuhebeln.

Insgesamt wünsche ich mir eine deutliche Verschärfung bei der Prüfung eines doppelten Beleges. In meinem Fall hätte ich am liebsten, dass die Warnung anschlägt, wenn von den Kriterien Konto, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, und Betrag mindestens drei übereinstimmen (oder auch zwei von Datum, Nummer, Betrag). Ich vermute aber, dass dies anderen hier zu feinfühlig ist, vielleicht könnte man da benutzerdefinierte (oder besser: mandantenbasierte) Einstellungen ermöglichen?

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

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Heute habe ich folgenden Fall:

Mandant leitet uns e- Rechnungen per email weiter, die wir über Email- Update nach UO transferieren.

Dann kommt noch der Pendelordner, der in der Kanzlei digitalisiert und nach UO transferiert wird.

Frage: Wie erkenne ich die Dubletten?

Leider ist die UO- Listenansicht vor der Buchungserfassung suboptimal

Bei den E- Mail- Belegen sehe ich wenigstens den Dateinamen.

Eine Dublettenerkennung aus der Symbolansicht heraus ist nicht möglich.

-> In UO lassen sich vor der Rückübertragung der Buchhaltung Dubletten Stand heute nicht erkennen.

=> Ich muß in ReWe die Belege beim digitalen Buchen sinnvoll sortieren, um per Adlerauge Dubletten zu erkennen, bevor ein Buchungssatz den Beleg festschreibt.

ich würde es begrüßen, wenn es eine KI gäbe, die aufgrund der erkannten Werte: Betrag, Geschäftspartner und Belegnummer Dubletten erkennen und heften könnte.

Ein Abweisen der Belege im Prozeß des E-mail- Uploades bzw. beim Upload mittels Belegtransfer würde nur unnötige Unfallschäden auslösen.

Danke für die Implementierung einer Dubletten Erkennung.

____________________

Alternative:

bekanntlich lassen sich die hochgeladenen Belege "bearbeiten" und da sieht man sehr schön in Farbe, was sicher, bzw. was unsicher erkannt wurde.

Diese vorläufigen Werte bitte in diesen Farben optional in der Listenansicht der Belege im UO- Posteingang anbieten.

Das ließe sich dann sortieren und wir hätten sofort die Dubletten beieinander.

Danke.

.

[#7]

=> Ich muß in ReWe die Belege beim digitalen Buchen sinnvoll sortieren, um per Adlerauge Dubletten zu erkennen, bevor ein Buchungssatz den Beleg festschreibt.

Dafür gibt es die Prüfung auf doppelte Buchungen. Und kein Buchungssatz hat je einen Beleg festgeschrieben… 

[#8]

Die Meldung "doppelte Buchung" kommt zu spät, da der erste Beleg bereits aus dem Posteingang verschoben wurde und eine nachträgliche Heftung einen unmöglichen Workflow auslöst, der das "3 Sekunden pro Buchungssatz" torpediert.
Buchen Sie bitte selber eine Buchhaltung, wo von 200 Belegen 15 Dubletten eingestreut sind.
Da kann es bessere Workflows geben.

[#9]

Hallo @f_mayer, 

zu Ihrem Beitrag, in dem Sie die Prüfung auf doppelt erfasste Belege ansprechen, möchte ich gerne kurz noch etwas sagen 🙂

1. Für Skonto benutze ich konsequent die Vorlagen unter "Zahlungsbedingungen". Der Kollege hat teilweise die Daten einfach hart eingetragen. Die Belege sind in Unternehmen Online absolut identisch, außer dass bei einem die Eintragung in "Zahlungsbedingungen" fehlt, dass reicht aber anscheinend schon aus, um die Erkennung eines doppelten Beleges auszuhebeln, was nicht wünschenswert ist.

Das ist wirklich nicht wünschenswert. Deswegen fließt die Zahlungsbedingung auch nicht in die Duplikatsprüfung mit ein. Damit wir einen Beleg als Duplikat erkennen, müssen die 4 Werte Geschäftspartner-Name, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag übereinstimmen. Wenn diese 4 Werte übereinstimmen, erhalten Sie den Hinweis auf ein Duplikat. Die Zahlungsbedingung ist davon losgelöst. 

2.

Teilweise wurde als Geschäftspartnername "Adam Eva GmbH" eingetragen, teilweise "Eva Adam GmbH". Wiederum scheint dies das Erkennen doppelter Belege auszuhebeln.

Das ist korrekt. Wie ich oben geschrieben habe, fließt der Geschäftspartnername in die Duplikatserkennung mit ein. Der Name muss auf den beiden Rechnungen identisch sein. Adam Eva und Eva Adam sind für uns zwei unterschiedliche Geschäftspartnernamen. Da uns dieser Wunsch aber schon mehrfach erreicht hat, haben wir beschlossen, den Geschäftspartnernamen aus der Duplikatsprüfung bei der Belegerfassung zu entfernen und nur noch auf die 3 Kriterien Nummer, Datum und Betrag zu prüfen. Wie finden Sie das?

Mit freundlichen Grüßen

Nina Naßler

[#10]

Sehr geehrte Frau Naßler,

das finde ich sehr gut, vielen Dank! Dennoch möchte ich aber anregen, die Duplikatsprüfung individuell anpassbar zu machen, individuell auf Mandantenbasis meine ich. Zum einen neigen manche Mandanten eher dazu, Belege doppelt hochzuladen als andere, zum anderen können aufgrund unterschiedlicher Unternehmensstrukturen (z.B. Anzahl der Eingangsrechnungen oder Anzahl der Lieferanten) unterschiedliche Prüfungskriterien Sinn machen. Z.B. Könnte ich mir ohne weiteres vorstellen, dass bei bestimmten Mandanten sogar der Rechnungsbetrag variieren könnte, weil dieser aufgrund von Absprachen mit dem Lieferanten noch verändert wird, während dies bei anderen ein absolutes Ausschlußkriterium bleibt.

Hier ist es meiner Meinung nach nicht sinnvoll, mit einer einheitlichen Lösungen alle zufrieden stellen zu wollen, sinnvolle Grundeinstellungen natürlich gerne, aber bitte räumen Sie uns die Möglichkeit ein, auf eine Vielzahl von Menschen und Unternehmen flexibel zu reagieren. 🙂

[#11]

Welche Kriterien letztlich genutzt werden, ist mir egal, solange Dubletten korrekt gefunden werden.
Welche Kriterien?
1. Dateiname, Datum und Größe & Hash- Wert sind identisch (Also die Datei doppelt hochgeladen)

2. Identischer Beleg doppelt gescannt. Hier sollte ein KI das Duplikat erkennen.

3. Scan & Email- Upload der PDF: Auch hier sollte die KI das Duplikat erkennen und der besseren Version das Duplikat anheften.

4. Im Folgemonat wird der identische Beleg nochmals eingereicht. -> Anheften an den gebuchten Beleg?

Anderes Thema: Mehrseitige Belege in Einzel- Scans -> Ein halbautomatisches Heften wäre toll.
Anderes Thema: Mehrere Rechnungen in einem Scan. -> Eine Warnung und ein Trennen der Datei wäre toll

-> Dier müssen die DATEV- Techniker mit real existierenden Belegen testen, testen und nochmals testen.

[#12]

Hallo zusammen,

Ich habe gute Neuigkeiten zu dieser Idee ‌‌🙂 Das Feature Dublettenerkennung ist ab sofort bei allen DATEV Belege online Beständen, die den Cloud-Service DATEV Belegfreigabe online gebucht haben und für alle zukünftigen Belegfreigabe-Anwender, aktiv. Ein paar wichtige Hinweis zur Funktionsweise:

• Die Dublettenerkennung greift für doppelt hochgeladene Belege unabhängig, ob der Beleg einen Freigabeprozess durchläuft oder nicht.
• Die Dublettenerkennung greift nicht, wenn beispielsweise Person A einen Beleg scannt und hochlädt und Person B den gleichen Beleg erneut scannt und ebenfalls hochlädt. Das Gleiche gilt für Belege, die inhaltlich identisch sind, aber unterschiedliche Dateinamen aufweisen.

Weitere Informationen finden Sie hier:  Dublettenerkennung beim Upload in DATEV Unternehmen online 

[#13]

Mühsam ernährt sich das grüne Eichhörnchen 😶. 

Wie viel % der DUO Bestände haben die Belegfreigabe gebucht? Eigentlich warte ich nur noch darauf, dass die Belegfreigabe technisch Pflicht wird, bepreist wird, man irgendwas manuell einrichten muss, nur um Belege online nutzen zu können 😶. 

Aber dass das mit Person A und B wieder nicht geht, ist cool 😅. 

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@Nina_Naßler schrieb:

Das Gleiche gilt für Belege, die inhaltlich identisch sind, aber unterschiedliche Dateinamen aufweisen.

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Heißt, lade ich eine Telekom Rechnung unter XX.pdf hoch und die gleiche PDF unter ZZ.pdf, greift die Dublettenerkennung nicht? Obwohl Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Co. identisch sind? Liegt das Problem dann an der OCR? 

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@datev

warum nur für die Belegfreigabe, warum nicht für den normalen Upload plus OCR?
die meisten unserer Mandanten laden einfach alles hoch, und wir buchen dann...

teilweise bekomme ich belege da 3 mal... 

vg

[#15]

Diese Nischenlösung als Umsetzung zu bezeichnen, gerade noch mit den Einschränkungen, finde ich frech.

[#16]

genau die Belegfreigrabe brauchen die kleineren Mandanten überhaupt nicht!

Belege hochladen und das auch gern mal versehentlich doppelt tun gerade die kleineren Mandanten gerne.

Ich bin dafür, dass direkt beim Upload über den Belegtransfer oder DUO hochladen auf Dubletten geprüft wird.

DAS würde einen wirklichen Mehrwert bieten, denn sonst ist Papier am Ende doch die schnellere Lösung ...

Damit bekommt man keinen Mandaten überzeugt DOU zu nutzen, wenn es am Ende mehr Kostet (Zeit und Geld)

[#17]

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Das Gleiche gilt für Belege, die inhaltlich identisch sind, aber unterschiedliche Dateinamen aufweisen.

Was prüft ihr denn? Nur den Dateinamen?

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Und flowwer so: Wir machen das per Hashwert 😎.

Dass @Nina_Naßler noch immer von scannen spricht, zeigt deutlich den Zustand, in dem wir uns befinden 😶. 

[#19]

Oder schon beim Upload:

Wie viele DUO Bestände haben in % gesehen die Belegfreigabe aktiviert, mit der erst die Dublettenprüfung stattfindet? 

[#20]

Egal, wie die Dublettenprüfung läuft, es sollten eine paar Dinge beachtet werden:
- Automatische Abläufe, wie Belegtransfer dürfen nicht in Meldungen laufen.

- Beim Email- Upload darf nichts verunfallen
- Bei der manuellen Prüfung muß es möglich sein, beide Versionen zu sehen.

Daran denken, daß es Scenario gibt, wo niemand auch nur einen Blick in UO wirft:
- Belege per Belegtransfer ode Dienstanbieter nach UO

- In der Kanzlei wird aus Rewe heraus gebucht.
Wenn jetzt vermeidliche Dubletten zur Prüfung in UO irgendwo zwischengelagert werden, hätten wir ein Problem. 

[#21]

Liebe @Nina_Naßler , also mit den Einschränkungen:

Status bitte auf 

NICHT UMGESETZT

oder ähnlich stellen.

So verwirrt das, weil das eben NICHT die Idee trifft.