Debitoren / Kreditoren Abgleich automatisch

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Als Steuerberater und als Unternehmer wünsche ich mir, dass:

• Im Unternehmen Debitoren + Kreditorenstammdaten automatisch erkannt und bei wiederholtem Verwenden mit einer Kontonummer vorgeschlagen werden.
• in der Steuerkanzlei automatisch die vom Unternehmen angelegten Debitoren / Kreditoren übernommen werden

damit die derzeitige komplexen Abgleichmassnahmen entfallen und das Unternehmen die so entstandenen Daten ggf. Durch Export auch in anderen Softwareprodukten einsetzen kann.

Feedback von DATEV am 08.07.2022

Liebe Community,

Nach Rücksprache mit den Kollegen kann ich Ihnen folgendes mitteilen 🙂

In den letzten Monaten haben wir sowohl mit Unternehmen als auch Kanzleien Interviews geführt, um konkret über die Herausforderungen und Schmerzen beim Thema Geschäftspartnerpflege zu sprechen. Dabei haben wir festgestellt, dass sich die Arbeitsweisen und auch Vorstellungen an eine Lösung stark unterscheiden, sowohl zwischen Kanzleien und Unternehmen als auch innerhalb beider Gruppen.

Unser erstes Ziel ist es deswegen, durch eine automatisierte Anlage der Geschäftspartner bei der Belegerfassung in DATEV Unternehmen online, die Qualität der erfassten Geschäftspartnerdaten zu erhöhen und diese für den Unternehmer nutzbar zu machen (z.B. im Rahmen der digitalen Rechnungsprüfung). Im zweiten Schritt wollen wir diese auch Kanzlei-Rechnungswesen zur Verfügung stellen oder einen Synchronisationsmechanismus anbieten.

Feedback von DATEV am 16.09.2019

Hallo Community,

ich möchte Ihnen gerne ein Update zu Ihrer Idee geben: Aktuell entwickeln wir DATEV Unternehmen online weiter – auch im Bereich Geschäftspartner-Pflege. Im Zuge dessen werden die Anforderungen für die Synchronisation von DATEV Unternehmen online Geschäftspartnern mit Personenkonten in Kanzlei-Rechnungswesen bearbeitet.

Einen weiteren Aspekt bildet hierbei die (teil-)automatisierte Anlage von Geschäftspartnern auf Basis der in den Ein-/Ausgangsrechnungen enthaltenen Stammdaten.

Feedback von DATEV am 15.07.2019

Heute mal ein erster Stand zu diesem Thema:

Im Rahmen der Fibu-Automatisierung wird sowohl die Kanzlei als auch das Unternehmen auf dem gleichen Geschäftspartnerbestand arbeiten, so dass für diese Fälle keine Synchronisation mehr erforderlich sein wird.

Offen bleibt das Thema für alle Bestände außerhalb der Fibu-Automatisierung. Und hier kann ich Ihnen zum gegenwärtigen Zeitpunkt leider nichts Verlässliches sagen.

Die spannendste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob wir bei immer höherer Automatisierung in der Belegerkennung und -zahlung in Zukunft überhaupt noch eine explizite Pflege von Geschäftspartnern in Unternehmen online brauchen? Und für welche konkreten Usecases diese in der Zukunft noch wichtig sein könnten?

Diese Frage hatte Herr Wassennaar in der Community vor einigen Monaten schon mal in den Raum gestellt. Damals  gab es dazu sehr wenig Rückmeldung. Teilen Sie Ihre Gedanken dazu gerne hier mit uns

Und dann ggf. folgend: Wenn wir sie in Unternehmen online noch brauchen, wer ist der "Master" und darf den jeweils anderen Bestand überschreiben?

a) immer die Kanzlei?

b) immer der Unternehmer?

c) immer beide?

d) weitere Konstellationen?

VG aus Nürnberg

Stefanie Herold

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Hallo @mhelm 

Wir beschäftigen uns derzeit priorisiert mit der Verbesserung einer komfortablen Geschäftspartner-Verwaltung im Rahmen der Weiterentwicklung von DATEV Unternehmen online. Über den Zeitpunkt einer Realisierung der Idee kann ich Ihnen aktuell leider noch keine weiteren Informationen geben.

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Liebe Datev,

wie stellt ihr euch das eigentlich vor?

Wenn der Mandant mit einem erweiterten Bestand arbeitet, wie soll denn da eine best practice aussehen ohne Abgleich der Daten?

Der fehlende Abgleich sorgt letztendlich für eine unnötigen Arbietsaufwand.

Vor Beginn der Buchhaltung könnte über Mandant ergänzen problemlos der aktuelle Stand des Mandanten abgerufen werden.

Nach Abschluss der bcuhhaltung wiederrum könnte mit dem zurückschreiben auch dieser Abgleich erfolgen.

Es muss doch nicht aus allem eine Doktorarbeit gemacht werden.

Seit jahrzehnten schlagen wir uns mit doppelter und n-facher Datenhaltung in der Datev rum. Und beim Eröffnen des online-Bereiches bedenkt man das Problem nicht, sondern macht just eine Neue Datenhaltungstelle auf 😞

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d) Der Master sollte abhängig vom Inhalt des Feldes festgelegt sein.

Buchungskonto = Master ist klar die Kanzlei

Name des Geschäftspartners = Master ist der Mandant

Wenn ein Datensatz erfasst wird sollte dem jeweils anderen Partner (Kanzlei/Mandant) automatisch angezeigt werden, dass Stammdaten zur Überprüfung bereitstehen. Heißt der Mandant kann das Buchungskonto vor belegen die Kanzlei quittiert oder überschreibt.

Vielleicht kann man es auch so einrichten, dass der Mandant die Konten nur in bestimmten von der Kanzlei definierten Bereichen wählen kann. Ob er dann 101xy für Kunden die mit A anfangen vorbehält und bei 102xy mit B weitermacht kann uns ja egal sein.

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Wozu brauchen wir heutzutage noch Debitoren- und Kreditorennummern? Es könnten doch alle Geschäftspartner zentral vorhanden sein und laufend mit den Handelsregistereinträgen, dem Impressum der Internetseiten und den Telefonbüchern abgeglichen werden. Nie mehr müsste ein Steuerberater einen Debitor oder Kreditor erfassen. Die Daten lägen ja schon vor. Sie würden nur noch vom Mandanten um Zahlungsbedingungen und für Buchhaltungsprogramme mit veralteten Strukturen um Kontierungen ergänzt werden. Und wenn früher ein Lieferant aus Versehen zwei Kreditoren in einer Buchhaltung bekommen hat, käme es zusammengefasst in der Auswertung.

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@freiburgersteuermann das ist das demotivierende. Es wird an Status Quo herumgedreht und gecoded bis wir einen erträglichen Standard haben.

Visionen werden leider kaum umgesetzt.

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Hallo Community,  

Bei den aktuell laufenden Voruntersuchungen zum Debitoren/ Kreditoren Abgleich automatisch betrachten wir die Anforderungen für die Synchronisation von DATEV Unternehmen online Geschäftspartnern mit den Personenkonten in Kanzlei-Rechnungswesen. Momentan sichten wir die Qualität der gepflegten Geschäftspartnerdaten, um den (automatischen) Abgleich so unkompliziert wie möglich zu gestalten.  

Ein wichtiger Aspekt dabei ist auch, dass die in Unternehmen online hinterlegte Kontonummer zum Kunden/Debitor oder Lieferanten/Kreditor für einen Abgleich mit dem Rechnungswesen Bestand passend sein muss. Das Ziel ist die Vermeidung von manueller Mehrarbeit. Schließlich soll Ihnen die Lösung Arbeit abnehmen und Pflegeaufwand einsparen 😉

Ich kann Ihnen verkünden, dass wir uns Schritt für Schritt einer ersten Lösung nähern, die wir Ihnen in der zweiten Jahreshälfte 2021 anbieten wollen. 

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@Nina_Naßler 

Sehr geehrte Frau Eichenmüller,

sehr geehrte Datev Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, 

ich hoffe in den von mir zitierten Beitrag von Frau Eichenmüller ist eine Tippfehler: 

Verstehe ich das richtig, dass das Ziel zur Vermeidung von manuellen Mehraufwand durch den Abgleich der Stammdaten (Debitoren/Kreditoren) erst in der zweiten Jahreshälfte 2021 !!!!! fertiggestellt wird? 

Wenn ja, was verstehen Sie in der zweiten Jahreshälfte (30.12.2021)?

Mittlerweile macht es mich echt traurig, dass wir jeden Monat den Mandanten erzählen, nutzen Sie DATEV Unternehmen Online. Das ist die Zukunft der Buchführung und eine echte Zeitersparnis.
Und hinter den Kulissen benötigen wir, als Steuerbüro, doppelt so viel Zeit, weil wir die Stammdaten manuell abgleichen müssen. Und ja, wir möchten die alle Daten der Kundenstammdaten abgleichen, weil wir z.B. das Mahnwesen für den Mandaten vorbereiten. 

Nochmals meine Bitte - ziehen Sie den Stammdatenabgleich in Ihre Prioritätenliste vor. Ich als Laie kann die Schwierigkeit bei der Programmierung nicht verstehen, in anderen Bereichen funktioniert ein Stammdatenabgleich doch wunderbar. (z.B. DATEV Stammdaten - Steuerprogramme).

Gerne kann der Verantwortliche von DATEV mir die Schwierigkeiten, warum dieser Wunsch seit Mai 2019 nicht umgesetzt werden kann, auch erklären.  

Vielleicht war das Ganze in dem Beitrag von Frau Eichenmüller ja doch nur ein Tippfehler, sodass sich das alles am 31.12.2020 erledigt hat. 

Viele Grüße und bleiben Sie Gesund.

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Hallo @daka, 

vielen Dank für Ihre Nachfrage zu meinem letzten Beitrag.

Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass es sich bei dem genannten Zeithorizont nicht um einen Tippfehler handelt. Wir werden einen automatischen Geschäftspartnerabgleich nicht vor der zweiten Jahreshälfte 2021 auf die Füße stellen können.

Hintergrund ist der, dass die Qualität der gepflegten Geschäftspartnerdaten im Anwenderumfeld sehr unterschiedlich ist. Widersprüchliche Angaben, wie Dubletten oder unvollständige Datensätze machen einen Abgleich kompliziert und fehleranfällig. Da wir noch mitten in der Analyse sind, ist das Abschätzen eines Zeithorizonts nur schwer möglich. Wir sind aber zuversichtlich, dass es eine erste Lösung vor dem 30.12.2021 gibt 😉

Wir sind uns dessen bewusst, dass es Ihnen unter den Nägel brennt, diesen Wunsch in Unternehmen online umgesetzt zu sehen. Deswegen steht er bei den Kollegen von Stammdaten online auch weit oben auf der Prioliste 😊

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Hallo, interessanter Beitrag.  Passt vielleicht nicht ganz zum Ausgangsthema, würde das jedoch gerne hier anknüpfen.

Ich hatte letzte Woche einen Praktikanten an die Seite genommen, der ein wenig in die DATEV-Rechnungswesen-Welt schnuppern wollte.

Er war zuvor in größeren Unternehmen in der Buchführungs- und Steuerabteilung und arbeitete dort auf verschiedenen Systemen.

Irgendwann kam die Frage auf, ob DATEV auch automatische OPOS-Prüfungsläufe anbiete, um Posten und Kleindifferenzen auszugleichen, die in der üblichen Buchführung hängen geblieben sind.

Die Ausgleichsfunktion während der Buchführung (Zahlungen buchen, Ausziffern etc.) ist natürlich bekannt, aber meinte dann, dass oftmals auf Grund von AVIS, Differenzen etc. Zahlungen eben auf die Debitoren-/Kreditoren-Konten erfolgen ohne direkte Zuordnung; auch bei Differenzen von Rechnungs- zu Zahlungsbetrag.

HIerzu konnte er dann im regelmäßigen Turnus einen Abstimmungs-Prüfungslauf starten, welcher ausgleichsfähige Posten suchte, Ausgleichsvorschläge anbietet und auch die Möglichkeit der Ausbuchung von Differenzen auf ausgewählte Konten. Die Ausbuchung von Kleindifferenzen sei auch automatisiert möglich.

Hört sich interessant an und die Funktion ist mir so, wie geschildert, aus DATEV-Rewe nicht bekannt. Da ich auch eine Handvoll Mandanten mit ausufernden OPOS-Listen und Abstimmbedarf betreue, wäre so ein "Abstimmungs-Prüfungslauf" schon interessant oder habe ich in Rewe etwas übersehen?

Wie dies im Einzelnen dann ausschaut, ist mir Mangels der Vorgänge in diesen Systemen, nicht bekannt.

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Die Funktionen in Rewe unter Extras/Debitoren/Kreditoren Kleindifferenzen ausgleichen  + Konto mit Null-Saldo ausgleichen kennen Sie? Muss man halt manuell aufrufen.

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Hallo Herr Schreiber, danke für die schnelle Antwort. Ja, diese "Einstellung" läuft mir immer über den Weg, wenn ein neues FiBu-Mandat angelegt wird. Die OPOS-Nutzung wird auch aktiv abgefragt.

Eingesetzt habe ich es jedoch nicht und damit mental auch wieder verdrängt, da mir eine automatischer Ausgleich während der Buchführung immer ein wenig suspekt war.

Den Bereich unter Extras hatte ich somit gar nicht auf dem Radar. Werde das mal austesten, ob es dem entspricht, wie ich mir das vorstelle.

Vielen Dank.

p.s.: Eben mal kurz ausprobiert, aber dieser Pauschalausgleich ist genau das, was mir nicht so ganz gefällt. Ich hätte da eher etwas mit Prüflauf, Anzeige und "Frage-Antwort" zum Ausgleich, aber werde dies dennoch mal versuche; man kann zumindest einen eigenen Ausgleichsvorlauf anlegen und nochmals eine Kontrolle vornehmen.

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Bitte bei der Implementierung nicht die kanzleiweiten Kreditoren und Debitoren vergessen.

Wir haben 100 Firmen die nur auf die kanzleiweiten Kreditoren zugreifen, nicht dass das am Ende dann wieder ein KO Kriterium ist, weil nur die Kreditoren des Mandanten abgeglichen werden 😁

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Nachdem der Mandant die Belege scannte, verbuchen wir die Belege in ReWe.
Natürlich kommen regelmäßig neue Geschäftspartner hinzu, wie wir in ReWe korrekt als Kreditor anlegen. 

Meine Idee wäre, daß diese Stammdaten vollautomatisch nach UO zurück geschrieben werden, so daß für die Zukunft dieser Kreditor auch die Funktionalität von UO nutzen kann.

Die Alternative eines manuellen Stammdaten- Exportes- und Importes nach UO ist nicht das, was ich unter "optimiertem Workflow" verstehe. 

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Das hier? Debitoren / Kreditoren Abgleich automatisch

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@metalposaunist hat schon die alte Idee von @Michael-Renz gepostet. Hier kommt die m.W. aktuellste Äußerung eines/r DATEV-MAin.

Es darf nur einen Bestand geben! Es wird immer irgendwann die Situation kommen, dass Mandant und Kanzlei in den Stammdaten neue Kunden/Lieferanten parallel anlegen und Kontonummern doppelt belegen.

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Moin @Nina_Naßler, Moin DATEV,

na wie schaut's aus? Gibt es von Ihren Kollegen von Stammdaten online noch ein Weihnachtsgeschenk? Oder ist es doch ein Tippfehler und es war 2031 gemeint? Wenn ja, muss ich mir halt was anderes zu Weihnachten wünschen.

Gibt ja noch ein paar IDEAs auf meinem Wunschzettel.

Beste Grüße

Martin Kausch

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Hallo @m_kausch ,

das Christkind muss Ihnen dieses Jahr leider ein anderes Geschenk unter den Weihnachtsbaum legen🙁 Die angesprochene erste Lösung zum Geschäftspartner-Abgleich zwischen Unternehmen online und den Rechnungswesen-Programmen wird es 2021 leider noch nicht geben. Die Erneuerung der Bestandsverwaltung, die unter anderem für die Aufnahme neuer Cloudservices erfolgte, hat bisher alle Kapazitäten der beteiligten Teams gebunden und ist noch voll im Gange. Diese Änderungen sind an der Oberfläche bereits an einigen Stellen sichtbar (z.B. das Löschen von einzelnen Funktionen und die aussagekräftigere Anzeige beim Übertragen von Beständen) und bilden im Hinblick auf die DATEV-weite Änderungen, die in den nächsten Jahren kommen werden, wichtige Voraussetzungen.

Zu den Herausforderungen für den Geschäftspartner-Abgleich ein paar Sätze:

In der Vergangenheit wurden in Unternehmen online für die Zielgruppe der Mandanten andere Datenstrukturen für Kunden und Lieferanten genutzt als in den Rechnungswesen-Programmen. So gibt es in Rechnungswesen eine klare Trennung zwischen Debitoren und Kreditoren und es ist für jeden Datensatz eine Kontonummer zwingend erforderlich. In Unternehmen online kann ein Kunde beispielsweise gleichzeitig Lieferant sein und eine Kontonummer ist optional. Dafür gab es damals gute Gründe.

Um zukünftig einen einigermaßen automatisierten Abgleich zu erreichen, müssen Geschäftspartnerbestände in Unternehmen online grundsätzlich bereinigt, neu strukturiert und mit Rechnungswesen abgestimmt werden. Das geht nur mit Unterstützung der Kanzlei und des Unternehmers und ist nicht ganz trivial.

Mit Blick auf die bei der Weiterwicklung des DATEV-Portfolios angestrebte Cloud-Strategie wird in wenigen Jahren die strikte Abgrenzung zwischen Unternehmen online in der Cloud einerseits und Kanzlei Rechnungswesen vor Ort andererseits aufgelöst. In dieser zukünftigen Welt verschwimmt auch die scharfe Trennung zwischen Geschäftspartnerdaten beim Unternehmen und in der Kanzlei.

Wir wollen aber nicht nur diese zukünftige Welt ins Visier nehmen, sondern prüfen aktuell auch schrittweise Verbesserungen auf dem Weg dahin. Speziell die Anwender mit einem Belege-Bestand in der Bearbeitungsform „erweitert“ haben wir dabei im Blick.

Wenn wir dazu konkrete Äußerungen machen können, werden wir das an dieser Stelle tun.

Mit freundlichen Grüßen

Nina Naßler

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@Nina_Naßler Ihr Job ist echt nicht zu beneiden. Verbocken tun es die Fachteams und Sie haben hier den Job der Übergringerin schlechter Nachrichten. 

Danke für die Ausführungen zum Geschäftspartnerabgleich. 

Wir halten fest: Damals wurde in Silos gedacht und gearbeitet zwischen denen Mauern standen die keine Tore hatten.

Heute müssen wir noch mit den Konsequenzen leben. Sehr erfreulich ist, dass es nun erkannt wurde und auch nach außen kommuniziert wird. 🙂

Wie genial wäre eine Welt wo der Mandant im ERP System einen neuen Lieferanten anlegt und in der OPOS Buchhaltung von DATEV unter der Lieferantennummer ein neues Konto aufgeht. ERP ungleich dem aktuellen Auftragswesen online / next.

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Okay, gute Erklärung 👍! Dafür, dass man für DUO die Werbetrommel anwirft und DUO der Grundstein für die Automatisierung sein soll, hat man zu lange geschlafen und Ihre Worte in Gottes Ohr: 

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@Nina_Naßler schrieb:

[...] wird in wenigen Jahren [...]

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Wie glaubhaft das ist, wenn man den 30.12 nicht halten konnte und noch immer bei DATEV alles ewig braucht, muss jeder selber wissen. DATEV steckt ganz schön in einem hausgemachten Dilemma.  

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@jjunker schrieb:

Wie genial wäre eine Welt wo der Mandant im ERP System einen neuen Lieferanten anlegt und in der OPOS Buchhaltung von DATEV unter der Lieferantennummer ein neues Konto aufgeht.

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Meinst Du, wir haben noch Platz unterm DATEV Weihnachtswunschbaum? 🎄 

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Weihnachten 2035? Vielleicht. 🤗 Platz auf dem Wunschzettel ist auch heuer noch.