Buchhaltung Fertig Unternehmen Online

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Ich hätte für DUO gerne folgende Lösung/Funktion:

Buchhaltung fertig melden für Mandanten.

Bisher kann ich mir nur eine E-Mail schicken lassen wenn der Mandant einen Beleg hochlädt. Das ist aber gerade bei Mandanten die mehrmals im Monat Belege hochladen komplett nutzlos. Vielmehr muss ich als Buchhalter doch wissen wann die Buchhaltung für den aktuellen Monat komplett hochgeladen ist. Hier wäre ein Button für den Mandanten sinnvoll "Buchhaltung aktueller Monat fertig melden". Dann wird eine E-Mail an die Kanzlei generiert.

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Hallo @SKusterer, 

momentan pilotieren wir die Nachrichtenfunktion - bekannt aus der Anwendung DATEV Meine Steuern - auch für Unternehmen online. Eventuell könnte das Ihnen in Ihrem beschriebenen Szenario Abhilfe verschaffen. 

Der Link zur Idee ist hier: Nachrichtenfunktion auch für DUo 🙂

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Wir haben zwei Kategorien von UO-Mandanten:

1. Machen den ganze Monat nichts, sammeln die Belege und arbeiten alles auf einmal ein.

2. Machen täglich die Belegablage, wie es konzeptionell so sein soll.

Unseren Mandanten unter 1. haben wir gesagt, dass wir nicht laufend erinnern wollen, sondern Sie sollen uns ein "FERTIG" (mehr nicht) im Betreff mailen, wenn sie der Meinung sind, dass alles im System ist.

Mandanten unter 2. werden sukzessive bearbeitet, womit eine Erinnerung hinfällig ist.  

Unternehmen online sieht doch konzeptionell vor, dass man eine Buchführung eben nicht am Stück vorbereitet und vorlegt, wie dies früher mit den Ordnern zwangsweise war, sondern laufend, womit die Buchführungen in der Kanzlei einen anderen Arbeitsablauf erfahren. Nicht eine Buchführung am Stück, sondern mehrere partiell in der Woche. Die Panik vor dem Zehnten ist Geschichte.

Insbesondere bei den großen FiBu-Mandanten ist dies umso wichtiger, dass weder im Unternehmen, noch in der Kanzlei ein ganzer Monat geballt aufschlägt.

Dies wird auch dem Sinn von UO nicht gerecht, sondern sieht mir eher nach einer 1:1-Umsetzung analoger Arbeitsabläufe aus.

Eine Nachrichtenfunktion? Warum nicht? Stört niemanden, ist aber auch nicht unbedingt nötig.

Ich persönlich erachte es als viel wichtiger, den Buchhaltern neue Arbeitsweisen nahe zu legen, statt Digitalisierung in alten Systemen zu betreiben.

Für "MeineSteuern" ist die Situation eine ganz Andere, was nicht näher erläutert werden muss.

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@Nina_Naßler Bitte einen Button _ keine Nachricht die ja nur vom Sachbearbeiter selbst gelesen werden kann!

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Da wären wir wieder bei meinem Lieblingsthema : eine einheitliche Kommunikationsplattform die DSGVO konform ist und nicht wieder Nachrichtenfunktion in DUO , Nachrichtenfunktion in mysteuern, Nachrichtenfunktion Kommunikation mit der Finanzverwaltung usw. usw. nicht schon wieder ein Flickenteppich, wenn irgendwie möglich. 

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... wir haben DUO-Mandanten, die "REWE-Vorerfassung Online" machen und nach Abschluss der Buchungserfassung den Stapel "für die Kanzlei bereitstellen" oder so ähnlich nennt sich diese Funktion. Daraufhin erhält der/die/das Mitarbeit/er/erin/ende  eine entsprechende E-Mail (ich gehe davon aus, dass die E-Mail automatisch generiert und versandt wird, ... stehe selbst nicht an dieser Front)

... habe eben nochmal nachgesehen:

(https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1070823?hitMarkTerms%5B%5D=rw40_1070823&hitMarkTerms%5B%5D=1070823)

(Auszug)

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Auf Stapel bereitstellen klicken.

Berater benachrichtigen Um Ihren Berater per E-Mail über die Bereitstellung zu benachrichtigen, aktivieren Sie die Funktion E-Mail-Benachrichtigung an Berater erstellen. Nach der Bereitstellung wird dafür Ihr E-Mail-Programm gestartet.

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... ist das nicht schon die Funktion, die hier gewünscht wird ?  

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In diesem Zusammenhang gleich auch die automatische Hinterlegung des Datums der Einreichung der Buchführungsunterlagen in der Auftragsverwaltung. 

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Also ich finde diese Idee auch super. Ich bin gerade diese Woche wieder von einer Mandantin darauf angesprochen worden, warum es in Unternehmen Online nicht eine solche Funktion gibt.

Ein einfacher Button in Unternehmen Online (bspw: "Info an Steuerberater, dass Belege für Monat X vollständig hochgeladen wurden") würde genügen. Daraufhin sollte dann automatisch eine EMail an den hinterlegten Sachbearbeiter versendet werden.

Und @Nina_Naßler: Ihren Vorschlag finde ich da zu umständlich.

• Der Mandant muss sich erstmal generell mit dem Thema DATEV Nachrichten befassen bzw. ich muss wieder bei allen Mandanten Zeit investieren, um es ihnen näher zu bringen. Bei uns wird das bislang noch gar nicht verwendet; bei dem sehr eingeschränkten Leistungsumfang des Programms (bspw. keine Anhänge, etc.) wird das auch definitiv so bleiben. Mir fehlt da bislang irgendwie echt der Mehrwert.
• Zudem muss der Mandant auch wieder mehrmals klicken, dann die Nachricht selbst verfassen.
• Und mein Mitarbeiter bekommt letztlich eine Email und muss sich dann auch extra wieder in DATEV Nachrichten einloggen, nur um dann lesen zu können, dass die Belege fertig sind.
• Das alles könnte für beide Seiten mit einem einzigen Klick gelöst sein. Warum immer so unglaublich kompliziert und umständlich, wenn es auch einfach geht?

Viele Grüße

Tax_Borusse

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@Tax_Borusse schrieb:

Daraufhin sollte dann automatisch eine EMail an den hinterlegten Sachbearbeiter versendet werden.

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Das macht es unflexibel. Und wenn der Mitarbeiter krank ist oder aufgrund von Corona in Quarantäne? Eine E-Mail Weiterleitung ist rechtlich problematisch, wenn auch wohl oft gemacht. 

myDATEV müsste als zentrale Plattform viel schneller ausgebaut und etabliert werden. Dann gibt es 1 Kachel Benachrichtigungen mit einer Anzahl dabei und beim Klick ploppt alles auf: Mandant xy Belege fertig; Kasse bereitgestellt; ESt Belege hochgeladen, whatever ... 

DATEV hat was richtig geiles in Planung, was uns auf einem der Camps vorgestellt wurde und das ist wirklich gut. Zumindest optisch und das, was wir brauchen. Umsetzung: Gegen Ende des Jahrzehnts bzw. wollte man sich nicht auf "morgen" festlegen. 

Sonst Zustimmung @Tax_Borusse: Zumal DATEV Nachrichten auch nicht am iPhone geht, oder? Zumindest nicht als App und der Login im Browser mittels SmartLogin auf duo.datev.de - bis man dann eine Nachricht schreiben oder lesen kann 😂 ...  

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@metalposaunist 

"Das macht es unflexibel. Und wenn der Mitarbeiter krank ist oder aufgrund von Corona in Quarantäne? Eine E-Mail Weiterleitung ist rechtlich problematisch, wenn auch wohl oft gemacht. "

Da hast Du natürlich recht, dieses Problem könnte auftreten. Aber aktuell läuft es ja auch so, dass die Mandanten unseren Buchhaltern einfach eine Email senden, wenn alle Belege des Vormonats hochgeladen wurden. Und die Einrichtung einer Vertreterregelung in DATEV Nachrichten ist vermutlich umständlicher als eine automatische Weiterleitung einer normalen Email. Und da unsere Mitarbeiter ihren betrieblichen Email-Account nicht privat verwenden dürfen, darf ich mich im Falle einer unerwarteten Krankheit der Mitarbeiter auch dort anmelden und eine Email-Umleitung einrichten. Zumindest hat unser externer Datenschutzbeauftragter das so bestätigt 🙂

"Umsetzung: Gegen Ende des Jahrzehnts bzw. wollte man sich nicht auf "morgen" festlegen. " 😄

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@Tax_Borusse schrieb:

Aber aktuell läuft es ja auch so, dass die Mandanten unseren Buchhaltern einfach eine Email senden, wenn alle Belege des Vormonats hochgeladen wurden.

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https://kanzlei.land - von der Idee her: mega 💪 . Kein Gehampel mehr mit E-Mails und wichtigen textlichen Informationen dort drin oder gar Anhänge. Alles zentral, an 1 Ort, jeder hat drauf Zugriff, jeder kann sehen, was andere geschrieben haben. 

Von der Idee her und Flexibilität: mega gut! Den Ansatz müsste DATEV verfolgen. Aber da wird dann erst noch die RVo oder was anderes vorgeschaltet, damit das hochsicher ist und nicht jeder alles sieht. 

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Um den digitalen Prozess in der Kanzlei auch künftig leben zu können muss man als Kanzlei Bescheid wissen, wann eine Buchhaltung gebucht werden kann. Dies haben wir in der analogen Welt in EO-Comfort über die Bearbeitungstände "Unterlagen Eingang am XX.XX.XXXX) gelöst. Der zuständige Mitarbeiter sieht dann in seinen Filtern, dass er die Buchhaltung erledigen kann. 

Da leider ein physischer Eingang in der digitalen Welt nicht erfolgt, ist es für die Kanzlei wichtig zu wissen, wann der Unternehmer alle, oder nach Absprache auch Teile von Belegen (z.B. tägliche oder wöchentliche Buchführung) abschließend hochgeladen hat. 

Ich bitte darum, einen entsprechenden Button für den Mandanten im UO zu programmieren, der dann die Kanzlei per eMail informiert dass gebucht werden kann.

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Es lässt sich eine E-Mail Benachrichtigung aktivieren, wenn neue Belege bereit stehen. 

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Das ist mir bekannt, aber ich möchte eine Benachrichtigung wenn alle Belege hochgeladen sind und wir dann buchen können.

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Schließe mich Herrn Herre an, es kann durchaus eine sinnvolle Funktion sein, wenn man bei jeder Bereitstellung informiert wird und der Mandant umfangreich Daten "als Gruppe" bereitstellt und nicht jeden einzelnen Beleg.

Gerade bezüglich dieser E-Mail-Flut habe ich diese Benachrichtigung im aktuellen Zustand deaktiviert und würde eine zweite Option begrüßen, die man auswählen kann, wenn der Mandant uns signalisieren möchte, dass jetzt vollständig hochgeladen wurde.

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Unsere 4/3 Rechner haben die Belege den Bankumsätzen zuzuordnen. Die alle OPOS zu buchen wäre Wahnsinn.

Da wäre der Knopf "ich habe fertig" wirklich hilfreich. Wäre gleichbedeutend mit. Die Bankumsätze ins Kanzleirechnungswesen holen. Besser noch wäre "ich habe alle erforderlichen Belege den Bankumsätzen zugeordnet. Pro aktiv würde der "Kontoauszug mit digitalen Belegen verknüpft" ins KaReWe kommen.

Aktuell, Bankumsätze holen, nachschauen bis wohin der Mandant die Belege zugeordnet hat. Bankumsätze lösche ab im KaReWe.... Manuel lässt grüßen.

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Nein, das ist kein Wahnsinn. Ganz im Gegenteil. Wir buchen alle laufenden Buchführungsmandanten, gerade auch EÜR, ausschließlich über OPOS. Der Vorteil einer OPOS-Liste für den Mandanten sollte nicht unterschätzt werden und auch eine EÜR ganz umfangreich und komplex sein; der Freiberufler lässt grüßen.

Das ist schon sehr charmant und wir wollen unserer Mandanten ja entlasten. So müssen sie nur noch ihre Belege einscannen und hochladen und den Rest übernehmen wir; natürlich auch die Bearbeitung und "Kontierung" Geschäftspartneranlage etc. im Bereich "Belege bearbeiten".

Damit ziehen wir lediglich die Tätigkeiten in Rewe nach UO vor und haben in Rewe nachher nur noch "Grüne" und "Deb-/Kred-Anlagen" zum "Abnicken".

Wenn das eingerichtet ist, noch gute Lerndateien und Wiederkehrende eingerichtet, schnurrt die FiBu fast vollständig allein durch ohne quasi das Oberstübchen einschalten zu müssen 😉

Probiere es mal Testweise aus ! Bei sog. "Jahres-EÜR-Buchführungen" fangen wir mit UO erst gar nicht an. Das wird old-school "reingehämmert".

In meiner eigenen Buchhaltung hat Manuel Lokalverbot 😉

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Wir haben auch EÜR ler die wir OPOS buchen auf der Kreditoren Seite die Debitoren sind hingegen eher lästig und einfacher wenn die Belege am Umsatz hängen.

🤔Wenn ich nicht vor der Kiste sitze werfe ich die beiden auch gerne Mal durcheinander. 😅. Gebt mir mehr smartcards zum administrieren. 🙈

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Hier eine schnellere und einfache Kommunikation wäre tatsächlich wünschenswert #kollaboration 

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@RAHagena schrieb:

... #kollarboration ...

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... da könnte man auch gleich #kollerboration schreiben 🤣

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Danke für den dezenten Hinweis 😉