Warnung beim Hochladen von Bescheiden

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Als Steuerberater möchte ich dass ein Warnhinweis erscheint, wenn der Mandant einen Steuerbescheid zu Meine Steuern hochladen will. 

Wir hatten bereits die Situation, dass ein Mandant, nach Erhalt des Bescheides vom Finanzamt (Zustellungsvollmacht will er nicht), diesen hochgeladen hat, ohne uns das zu sagen. Er ist davon ausgegangen, dass wir dass Hochladen mitbekommen, was aber ja leider nicht der Fall ist. Als wir nachgefragt haben, war die Einspruchsfrist schon abgelaufen. Es ist dem Mandanten eigentlich nicht vermittelbar, dass er Belege hochladen darf, Bescheide aber nicht. Selbst wenn man ihm das sagt, hat er es nächstes Jahr wieder vergessen. Daher muss das System "Idiotensicher" sein.

Folgende Lösungsvorschläge:

1. Ein Hinweis, dass der Steuerberater beim Hochladen nicht automatisch benachrichtigt wird (auch in der Upload Mobil App).

2. Ein Hinweis, dass Meine Steuern nicht zum Hochladen von Bescheiden oder anderen fristbehafteten Schreiben gedacht ist.

3. (technische Ideallösung): Das Programm erkennt von selbst (OCR) wenn das hochgeladene Dokument ein Bescheid ist und lehnt es ab oder benachrichtigt den Steuerberater.

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. Es ist dem Mandanten eigentlich nicht vermittelbar, dass er Belege hochladen darf, Bescheide aber nicht. Selbst wenn man ihm das sagt, hat er es nächstes Jahr wieder vergessen. Daher muss das System "Idiotensicher" sein.

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ein idiotensichers system wird es nie geben, da es immer idioten geben wird, die das system schlagen. ich kann ihre einwände und sorgen verstehen, aber überlegen sie mal wirklich: wollen sie wirklich, dass jemand das system so dermaßen kompliziert programmiert, dass ein mensch nicht einmal mehr das geringste denken muss? wie soll das gehen.

wenn jemand nicht in der lage ist, sich bewusst beim scannen, hochladen oder sonst was damit zu befassen, dann sollte er es lassen. ich kann auch niemanden ins auto setzen und erwarten, dass die bald von selbst fahren. wenn er nicht intelligent genug ist, das system zu begreifen, muss man eher andere wege fahren, als das system immer weiter komplex zu machen.

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Hi, 

zumal das System derzeit auch nicht 100% sicher die normalen Belege identifiziert. Wenn nun ein Bescheid als solches nicht erkannt wird, wer übernimmt dann die Haftung? DATEV?

Sehe ich wie mapex, ein "idiotensicheres System" wird es nicht geben, Ausreißer gibt es überall und der Dummheit Einzelner sind keine Grenzen gesetzt.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Ich verstehe das Grundproblem, würde es aber generell nicht durch technische Spielereien lösen.

Hier fahren wir zur Vermeidung solcher Dinge eine ganz klare Linie: Wir nehmen kein Mandat ohne Empfangsvollmacht an! Alles andere führt dazu, dass Steuerbescheide eben zu spät in unseren Kenntnisbereich gelangen oder dass Mandanten uns Bescheide "nebenbei" per Fax zu "Kenntnisnahme" senden. "Nebenbei" vom Mandanten den Bescheid zu bekommen, bedeutet aus meiner Sicht immer eine Prüfpflicht, das kostet Geld - dann wird die fehlende Empfangsvollmacht eh ad absurdum geführt.

Zudem müssen Mandanten mit und ohne Empfangsvollmacht verwaltet werden, auch dies bedeutet eine potentielle Fehleranfälligkeit.

Bitte bei allen Programmwünschen nicht nur an technische Unterstützung (meine Meinung), sondern auch an die eigenen Strategien zur Erfüllung berufsrechtlicher Anforderungen denken.  

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Allerdings haben Sie aber tatsächlich ein anderes Problem entdeckt.

Gesetzt den Fall, man hat als Berater Empfangsvollmacht, das FA sendet den Bescheid - wie so oft- aber trotzdem zum Mandanten (bis hierher ja noch nicht in der Welt- keine Bekanntgabe), dieser ist fleißig und lädt den VwA ohne Hinweis in DATEV meine Steuer hoch.

Der Berater bekommt das Ganze nicht mit (da kein besonderer Hinweis auf den Bescheid), verpasst den Monat Einspruchsfrist (Beginnend ab Hochladen), das Kind ist in den Brunnen.... -

Gilt das Hochladen durch den Mandanten schon als Weiterleitung an den Berater und somit als verzögerte Bekanntgabe?  

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Was ist mit dem Mandanten vereinbart?

früher lagen die Bescheide im BH- Monats- Ordner.... (Frist?)
Dringend zu prüfende  Bescheide kommen per Fax oder per Email.

Was wollen wir heute:

• Alle Belege müssen nach UO zum Buchen. 
• Dringende Sachen bitte per Email oder Telefonat anstoßen.

Was wollen wir nicht?

• Bescheidprüfungen ohne Auftrag, die niemand bezahlen wird.
• Sonderwürste für die alltäglichen Bescheide, die vielleicht der Mandant längst selber für OK befunden hat.
• Fehlermeldungen beim Hochladen für UO, wenn der Bescheid schon längst zum SB gefaxt wurde
• Fehlermeldungen, wenn die Kanzlei- Buchhalterin Bescheide in UO ablegen möchte (Scannerbox)
• Irgendwelche Unterbrechungen des Workflows beim Scannen und Hochladen nach UO, da dieses oftmals nur Hilfskräfte tun bzw. die EDV automatisch und unbeaufsichtigt läuft.
  Beispiel: zentraler Scanner scannt in ein Verzeichnis am PC, der dann synchronisiert. Könnte sogar ein Onedrive- Verzeichnis sein und es wird per "Handy- Officelens" gescannt.

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Wir fahren die Schiene genau anders herum. Wir wollen keine Empfangsvollmacht.

Der Mandant bekommt von uns mitgeteilt was ungefähr zu erwarten ist. Wenn er eine Abweichung zu den einzelnen Positionen feststellt und Ihm diese hochgenug ist kann er uns den Bescheid zur Prüfung schicken, Für 15 € Differenz sendet kein Mandant die Bescheide.

Neue Steuernummern werden Gottlob seitens der Finanzämter in der Regel in der Vollmachtdatenbank eingetragen.

Aber zurück zum Thema.

Warum nicht eine extra Kategorie "Bescheide" in meine Steuern einführen. Wenn dann hier etwas hochgeladen wird geht automatisch eine Benachrichtigung an den Steuerberater.

Die jetzige Situation ist prikär.

Gilt das Hochladen des Bescheids in "meine Steuern" schon als zugestellt?

Dann wäre es in etwa so als wenn man einen Brief einfach wochenlang nicht öffnet.  --> Haftung?

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Hallo Herr @Michael_Katzer,

ich hatte hier eben auch den ersten Mandanten (einer der weinigen, bei dem wir leider keine Zustellvollmacht haben), der hier einen Bescheid hochgeladen hat (lauter Einzelseiten).

Hier muss dringend eine Lösung her. So haben wir unkalkulierbare Haftungsrisiken!

Aus meiner Sicht sollte die letzte Lösung favorisiert werden.

• Wir erhalten eine E-Mail an eine fest hinterlegte E-Mail-Adresse
• der Download muss direkt in die DMS erfolgen können oder in einen fest hinterlegten Dokumentenkorb

Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg).

Gruß

Ralf Blum

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Ich überlege ernsthaft bei weiterer Einführung mir unterschreiben zu lassen, dass Bescheide und andere fristbehaftete Unterlagen beim Hochladen auf der Plattform nicht als zugestellt gelten und wir nicht in der Überwachungspflicht für diesen Zugang stehen.

--> Das schließt zumindest das Haftungsrisiko aus. Das man den Mandanten in so einem Fall im Zweifel verloren hat versteht sich allerdings auch. 🙄

So oder so muss auch wenn eine Extra Kategorie "Bescheide und Fristen" eingeführt wird vereinbart werden, dass alle anderen nicht in dieser Kategorie abgelegten Bescheide nicht durch uns zu vertreten sind. Ein gewisser Hexenkessel aus Fallstricken. 

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Meines Erachtens müsste der Steuerberater, günstigstenfalls der bearbeitende Mitarbeiter, immer informiert werden, wenn der Mandant Belege einstellt. Die Idee, dass eine KI den Beleg analysiert und uns gleich sagt, was da einging, ist natürlich hervorragend. Umgekehrt müsste der Mandant eine Info bekommen, wenn der Berater/Mitarbeiter etwas eingestellt hat. Im Zusammenspiel mit vielen weiteren guten Vorschlägen, die hier in der C zu finden sind, wäre das eine signifikante Verbesserung.