QR / Barcode Eindruck zur automatischen Verschlagwortung und Zuordnung

therrlein · ‎08.04.2020

Es sollte die Möglichkeit bestehen in die Dokumente ein QR- oder Barcode einzudrucken, sodass diese Codes bei Rückantworten automatisch in DMS dem richtigen Mandanten mit der gewünschten Verschlagwortung hinterlegt werden.

Beispiel Vollständigkeitserklärung:

Vom Steuerberater wird über DMS eine Vollständigkeitserklärung angelegt und hierbei ein entsprechender QR-Code eingedruckt. Der Mandant übersendet dem Steuerberater die Vollständigkeiterklärung.

Diese muss nun nur noch eingescannt werden und über eine Schnittstelle mit DMS Verbunden. DMS erkennt anhand dieses Barcodes automatisch zu welchem Mandant diese Dokument gehört und verschlagwortet es korrekt.

Viele DMS Programme beherrschen diese Technik bereits. Alle Dokumente die wir zur Unterschrift an den Mandanten übersenden können so viel einfach und mit weniger Zeitaufwand archiviert werden. Fehlerquellen werden eliminiert, da eine falsche Zuordnung durch manuelle Eingaben ausgeschlossen ist.

viele Grüße
Tobias Herrlein

oschmitt · ‎09.04.2020

Hallo @therrlein ,

die Idee finde ich sehr gut. Vielleicht könnte dann auch DMS lernen, bei einem bestimmten QR-Code PDF-Dateien zu trennen.

Gleichzeitig müsste DATEV aber bei der Dokumentenerstellung ein dynamischen QR-Code erzeugen (Die Mandantennummer/Jahreszahl ändert sich je Dokument).

Als Erweiterung wäre es sogar prima, wenn z.B. die in Word erstellte Zustimmungserklärung, welche dann unterschrieben zurückkommt automatisch die Word-Datei ersetzen, bzw. die Ursprungsdatei als Revision speichern würde. Ob das technisch bzw. rein rechtlich (Revisionssicherheit) möglich ist weiß ich aber nicht.

drms · ‎09.04.2020

Hallo,

denselben Vorschlag hatte ich bereits mit der Entwicklungsabteilung im September 2015 (noch ohne Datev Ideas) diskutiert. Leider wurde diese Idee nie umgesetzt.

Auch die Chance, den QR-Code für die automatische Bearbeitung des Postausgangs (Abscannen der Briefe), zu nutzen, verlief im Sande (müsste ich wohl neu einstellen...).

Vielleicht bringt Ihr erneutes Vorbringen hier etwas!

Helmut_Lerm · ‎26.05.2020

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Ideen zur Verarbeitung von Dokumenten (Zuordnung, Trennung).

Der Part "Automatische Dokumentzuordnung" ist für 2021 eingeplant. Ob die Zuordnung anhand der Dokumentnummer (wie in DMS classic) oder mit einem anderen Kriterium (z.B. Barcode) erfolgt, ist noch offen. Geplant ist dann auch wieder die Auswahl, ob das eingehende unterschriebene Dokument das Ursprungsdokument ersetzt oder ergänzt. Hier mal "Werbung in eigener Sache" für unser Ausblicksdokument: https://www.datev.de/info-db/1005198

Auch die Möglichkeit einer automatischen Dokumenttrennung ist in Prüfung. Hier kann leider noch kein geplanter Umsetzungstermin genannt werden.

Viele Grüße
Helmut Lerm

Helmut_Lerm · ‎15.02.2021

Hallo DATEV-Community,

die automatische Dokumentzuordnung ist für die DATEV-Programme 15.0 (Sommer 2021) geplant.

Die Funktion wird dabei direkt in DATEV DMS integriert, eine kostenpflichtige Zusatzkomponente wie bei DMS classic wird nicht notwendig sein.

Vielen Dank für Ihren Input bisher und zukünftig zu dieser Funktion.

Viele Grüße

Helmut Lerm

Helmut_Lerm · ‎26.03.2021

Hallo DATEV-Ideas,

die Ausgestaltung der automatischen Zuordnung von Dokumenten steht in den kommenden Monaten an.

Am häufigsten werden folgende 2 Anwendungsszenarien genannt:

Unterschrift in der Kanzlei: Dokument wird erstellt, anschließend soll die eingescannte intern unterschriebene Version zugeordnet abgelegt und verschickt werden
Unterschrift vom Mandanten: Dokument wird dem Mandanten zugeschickt, eingehende unterschriebene Version soll dann automatisch zugeordnet/abgelegt werden

Welche Anwendungsszenarien können Sie sich, neben diesen "Klassikern", vorstellen?
Würden Sie nochmal einen prüfenden Blick auf die Zuordnung werfen wollen oder reicht es Ihnen "im Untergrund"?

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen!

Viele Grüße
Helmut Lerm

taxit · ‎26.03.2021

Hallo Herr Lerm,

wir nutzen für die Ausgangspost die Dokumentenzuordnung in DMS classic seit Jahren "im Hintergrund", der Auffang-Ordner für fehlgeschlagene Zuordnungen wird wöchentlich überprüft (beinhaltet zu 90% unzutreffende Scans) und sind mit dieser Variante sehr zufrieden.

Die Zuordnung von Rückläufern (idR unterzeichnete StErkl) müßte aber auf jeden Fall automatisch einen Prüfschritt oder Statusänderung bekommen, weil hieran bei uns der Prozess der elektronischen Übermittlung anknüpft.

Gruß Taxit

oschmitt · ‎26.03.2021

Hallo Herr Lerm,

ein weiterer Punkt könnte sein, das das Dokument mit einem anderen Dokument zusammen ausgedruckt wird, an den Mandant gesendet wird und nach Unterschrift bei Ihm, mit einer eigenen Verschlagwortung (die sinnigerweise bei Erstellung des Dokuments dynamisch als QR Code eingefügt wird) neu in DMS gespeichert wird.

Beispiel: Unsere Zustimmungserklärung zur elektronischen Übermittlung an das Finanzamt wird mit einem Anschreiben an den Mandanten über die erstellte StE generiert. Bei der Erstellung dieses Anschreibens müsste also ein QR-Code auf der Zustimmungserklärung erstellt werden, der alle notwendigen Informationen enthält ohne das ich manuell noch etwas einstellen muss, da ich die Zustimmungserklärung gerne separat abspeichern würde und nicht dem Ursprungsdokument zuordnen möchte.

Also brauche ich im QR-Code zwingend den Knigge, den Mandanten und das Jahr, Dokument wird gescannt, und bei der Ablage in DMS wird korrekt beim Posteingangsassistent vorbelegt.

chrisocki · ‎26.03.2021

Hi,

in dem Fremd-DMS haben wir die Rückläufer inkl. automatischer Zuordnung so definiert und genutzt:

1. Schriftgut wird erstellt.

2. StE werden ins DMS abgelegt (als PDF) und bekommen einen QR-Code eingebettet (DokNummer vom DMS). Diese Version mit dem QR wird für den Mandanten gedruckt.

3. Beides zusammen geht durch den Postausgang als finaler Scann und findet sich dann auch als letzte Version im DMS. Die DMS-Dokumente werden durch den Postausgang sodann auf "erledigt" gesetzt.

4. Rückläufer von Mandanten geht als Scan in den Posteingang. Dadurch geht der Status automatisch wieder auf "offen/zu erledigen" und wird dem Sachbearbeiter zugeordnet.

5. Sachbearbeiter kümmert sich um die Übermittlung und setzt im Anschluss im DMS wieder "erledigt".

Beste Grüße
Christian Ockenfels

therrlein · ‎26.03.2021

Hallo Herr Lerm,

bitte folgende zwei Szenarien auch in die Prüfung mit einbeziehen:

- Es wird per Marketing & Vertrieb (oder Nachfolgeprodukt) ein Rundschreiben an verschiedene Mandanten mit individualisiertem Anhang versendet (beispielsweise mit einer Zustimmungserklärung für ein Zertifizierungsaudit). Die Mandanten schicken dieses Dokument unterschrieben per Post / Mail zurück. Auch hier sollte die Möglichkeit bestehen, dass der individualisierte Anhang im Nachgang eindeutig zugeordnet werden kann.

- Da sich die DATEV aktuell auch mit dem Thema fortgeschrittene Signatur per Cloud beschäftigt, sollte natürlich auch das Szenario "Mandant unterschreibt digital" mit in Betracht gezogen werden.
Optional: Sollte in dieser Cloud ausfüllbare Musterdokumente implementiert werden können (z.B. wie bei docusign) wäre es der Idealfall, wenn auch die Cloudlösung entsprechende Codes für die automatische Dokumentenzuordnung generieren könnte.

- Der Mandant schickt eine unterschrieben Steuererklärung/Vollständigkeitserklärung an die Kanzlei, welche für eine spätere Übermittlung an das Finanzamt bereitgestellt wurde. Eventuell kann hier ein Abgleich stattfinden, dass die Übermittlung automatisch stattfindet.

Viele Grüße

Tobias Herrlein

taxit · ‎26.03.2021

Bitte keinesfalls eine automatische Übermittlung in Betracht ziehen, das Formular muss in jedem Fall

- auf geleistete Unterschrift

- und evtl. Streichungen/Ergänzungen

verifiziert werden.

Gruß Taxit

drms · ‎11.08.2021

Hallo Herr Lerm,

Wir haben mittlerweile die DVD 15 installiert. Wurde das Feature jetzt integriert?

@Helmut_Lerm : Auf https://apps.datev.de/dnlexka/document/1005198 wird immer noch auf die Release 15.0 verwiesen?

Gibt es einen neuen Zeitplan?

Beste Grüße

Michael Spann

metalposaunist · ‎11.08.2021

Ich hab' das jetzt kurz schnell überflogen aber hier ist doch immer wieder von Medienbrüchen und Drucken 🖨 zu lesen, oder? 🤔

Meine Stimme für so einen Aufwand gibt es nicht 👎. Langfristiges Ziel sollte sein, alles digital abzubilden und Lösungen wie FP Sign zu nutzen, damit man nichts mehr drucken und mit QR-Code wieder zuordnen muss.

drms · ‎11.08.2021

Ja stimmt. Es gibt aber noch unheimlich viele Papier-affine Menschen. z. B. das Protokoll des Jahresabschlusses, den Mietvertrag mit der Oma, den GF-Anstellungsvertrag etc. Alles Dokumente, die wir generieren und die wir natürlich unter demselben DMS-Eintrag wieder archivieren möchten.

Es wird sicherlich an dieser Stelle weniger, aber es wird noch dauern.

Wenn ich sehe, wie "gut" die eMail-Verschlüsselung angenommen wird, dann erwarte ich nicht allzu viel von FP Sign.

metalposaunist · ‎11.08.2021

@therrlein schrieb:
Es gibt aber noch unheimlich viele Papier-affine Menschen.

Dann sollten wir eine Allianz bilden 💪. Sonst wird das wohl auf Dauer nichts in diesem Deutschland 🇩🇪😂 . Schick wäre auch eine Kanzlei, die echt alles ohne Papier macht bzw. nur im Notfall oder bei Rechtsbelangen (laut § xy ist Papier das Medium) nutzt. 🤓

@drms schrieb:
dann erwarte ich nicht allzu viel von FP Sign.

Schon mal in Aktion gesehen? Ist schon technisch schick 😎. Wenn man es dann noch direkt an DATEV DMS binden kann, ist das schon cool. Wie der Workflow im Einzelnen ausschaut, weiß ich mangels Erfahrung nicht aber die Idee und der Schritt dahin sind super!

chrisocki · ‎11.08.2021

Hi,

@metalposaunist schrieb: Meine Stimme für so einen Aufwand gibt es nicht. Langfristiges Ziel sollte sein, alles digital abzubilden und Lösungen wie FP Sign zu nutzen, damit man nichts mehr drucken und mit QR-Code wieder zuordnen muss.

Jaein.... Wenn ich ein Dokument (PDF) elektronisch erstelle und hier dennoch einen QR-Code aufbringe, kann der Rückläufer (gern auch elektronisch mit FP-Sign signiert), dann auch vom System selbstständig als neueste Version an das Ursprungsdokument gehangen werden.

So war die Realisierung bei dem angebundenen Fremdsystem. Das PDF mit dem QR-Code musste nur in einen Ordner abgelegt werden. Das System hat den Rest erledigt.

Und FP-Sign als "externe" Anwendung kann meines Erachtens nicht das komplette DMS abbilden. Soll es auch nicht. D.h. die Mandantenakte und deren Vollständigkeit muss und wird im DMS bleiben. Und dort kann eine automatische Zuordnung von Schriftstücken schon sehr hilfreich sein.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Gelöschter Nutzer · ‎11.08.2021

@metalposaunist

Die DMS Schnittstelle von FPSign kommt im Winter 2021

metalposaunist · ‎11.08.2021

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Die DMS Schnittstelle von FPSign kommt im Winter 2021

Ja, davon habe ich gehört. Bringt uns aber nichts, wenn der Kanzleileitung FP Sign an sich zu teuer ist. Danke für die Information 👍!

Gelöschter Nutzer · ‎11.08.2021

Sicher das die (DATEV)hauseigene Lösung billiger sein wird?

metalposaunist · ‎11.08.2021

Naja, billiger 💵 wie jetzt geht es ja kaum bei uns, wenn man alles zu Fuß 👣 macht; mit einer lokalen 💩 Software arbeitet, die sich mit den mIDentities beißt (weil man mit Smartcards der Bundesdruckerei signieren möchte) und man auch DATEVasp verlassen muss, wenn man signieren möchte und am Ende das PDF "kaputt" ist und nochmal neu erstellt werden muss 😂. Dauert nur so 30min im schlechtesten Fall; die Involvierung von anderen Mitarbeitern, die die kaputte PDF erstellt haben und einen Haufen Nerven, dass man den Monitor aus dem Fenster schmeißen will 😠.

Ich muss damit nicht arbeiten; ich würde auch rebellieren und ich habe auch keine Ahnung vom internen Workflow und was man da genau signiert. Ich meine, es sind wohl digitale Berichte, die den Mandanten digital zugestellt werden müssen, sodass man sich die Bindemaschine sparen kann, die auch Geld kostet. Dass das mit FP Sign im DATEVasp ein Traum wäre, muss ich ja nicht erwähnen. Den Workflow habe ich dazu schon grob im Kopf.

Weil, wie @nadimb heute sagte: Es zählt ja nur das "echtes Geld" ✌️ 😂. Ich bin ja von der Grundidee her schon überzeugt; gerade mit DATEVasp eine schicke Sache, flexibel und auch für mobile Geräte gerecht; die DATEV DMS Anbindung kommt wie Du schon schreibst - was will man Stand heute mehr?

rvh · ‎11.08.2021

Hallo @metalposaunist ,

ich habe hier an meiner Maschine sowohl einen mIDentity als auch eine Signaturkarte der Bundesdruckerei parallel im Einsatz. Allerdings ohne DATEVasp ...

Dabei habe ich im DATEV-Sicherheitspaket die Standardeinstellungen belassen können.

Die Signatur mit der Karte der Bundesdruckerei erfolgt mittels Sign Live! CC in der DATEV-Edition und läuft problemlos, weil die Software automatisch vom mIDentity weg umschaltet, sobald die Signaturkarte im zugehörigen Leser von ReinerSCT erkannt wird.

Über denselben ReinerSCT-Leser kann ich übrigens auch mit meinem ePerso arbeiten.

Ich kann mich nicht erinnern, dass ich mir beim Signieren schon jemals eine PDF zerschossen hätte.