Massenindexierung für das Feld Knigge (mit allen Folgeaktionen)

annapetereit · ‎21.10.2022

Hallo,
ich arbeite sehr gerne mit dem DMS aber seit der Integration in den Arbeitsplatz fehlen mir einige Funktionen bei der Massenindexierung von Dokumenten. Es geht nach der Integration zwar viel einfacher und schneller, jedoch scheinen einige Funktionen weggefallen zu sein, die das Leben erleichtern.

Beispielsweise kommt es vor, dass bei der Nutzung eines Knigge - der Knigge von der Begrifflichkeit angepasst werden muss (Bsp.: es war ein Schreibfehler im Knigge, der erst später auffiel etc.). Nun würde ich gerne alles Dokumente, die bereits mit dem Knigge abgespeichert sind auf den "neuen" Knigge umspeichern - jedoch ist das Feld "Knigge" ausgegraut und nicht anwählbar, so dass man theoretisch jedes einzelne Dokumente anpassen müsste. Leider hat ja niemand so viel Zeit.

Meines Erachtens ging das in der alten Massenindexierung im DMSclient. Vielleicht können Sie die Funktion auch für das DMSneu freischalten. Das wäre eine große Arbeitserleichterung.

Beste
Annika

KOB; Digitalisierungsbeauftrage, Assistenz und Techniktante - EOcomfort, ProCheck, PEA, DMSneu

einmalnoch · ‎21.10.2022

In DMS classic war eine Massenindexierung auf den "Knigge" nie möglich und auch komplett unnötig.

Konnten oder können Sie auf den "Kngge" Begriff suchen? In den Suchmasken wurde/wird das Feld "Knigge" nicht angezeigt.

Also stellt sich die Frage, welchen Zweck der "Knigge" hat.

Der "Knigge" beinhaltet Regeln zur Ablage eines Dokuments um eine schnelle und einheitliche Ablage herzustellen. Es ist mehr oder weniger eine Nachschlagetabelle.

Ich weiß, dass DATEV in früheren Versionen bei einer Änderung eines "Knigge"eintrags ein Warnfenster geöffnet hat in die "Gefahren" einer Änderung beschrieben wurden. Das war damals schon Schwachsinn, es konnte ja nicht nach dem Eintrag gesucht werden sondern nur nach den durch den "Knigge"eintrag vorgenommenen Verschlagwortungen.

Habe ich einen Schreibfehler in der "Knigge"bezeichnung kann ich das gefahr- und folgenlos berichtigen. Habe ich einen Schreibfehler z. B. im durch den "Knigge" ausgefüllten Wert im Feld "Betreff" habe ich ein Suchproblem. Dieses Suchproblem muss beseitigt werden. Da ich den Fehler kenne kann ich im Feld "Betreff" nach der falschen Bezeichnung suchen und per Massenindexierung die korrekte Bezeichnung eintragen.

Nur weil DATEV anno Dunst mal damit suchen wollte, muss man sich heute nicht mehr mit alten Zöpfen abquälen.

DATEV - Vergangenheit konservieren. Alleine.

annapetereit · ‎24.10.2022

Hallo @einmalnoch

wenn Sie den Knigge doof finden oder den Mehrwert nicht erkennen, zwingt Sie niemand den zu verwenden. Wir verwenden den exzessiv und natürlich kann ich auch nach einem Knigge suchen, denn die Bezeichnung setzt sich ja aus dem Knigge und seiner Ergänzung zusammen und ggf. weiteren Komponenten... Ergo brauche ich bloß ein Stichwort, dass Teil des Knigge ist und finde die passenden Dokumente....

Mag sein, dass ich mich täusche und dass das auch im DMS alt bei der Massenindexierung nicht ging - aber anyway - es wäre sinnvoll. Wir überlegen intern auch bestimmte Knigge umzubenennen in Vorbereitung darauf, Sie über eine an das DMS angebundene Schnittstelle zum Mandanten zu synchronisieren. Da ist ein kryptischer Knigge mit Abkürzungen, die man nur intern versteht sicher nicht von Vorteil ( Bsp.-weise aus "Est-Bescheid" mach "Einkommensteuerbescheid". Um dann alte Dokumente gut wiederzufinden, weil alles gleich heißt und diese alten Dokumente auch dem Mandanten zur Verfügung stellen zu können, wäre eine entsprechende Funktionalität durchaus wünschenswert. Jedes alte Dokument einzeln zu indexieren ist wohl eher EDV zu Fuß.

Beste Grüße

Annika

oschmitt · ‎13.01.2023

@einmalnoch Also ich erinnere mich zu 100% daran das es eine Massenindexierung beim Saperion DMS gegeben hat.

Aber auch wenn man feststellt, dass der Knigge aktuell lautet "ESt-Bescheid {Jahr}" und eine Ergänzung um das {Dokumentendatum} besser wäre würde ich mir wünschen das ich mit einem Klick jedem Dokument mit "ESt Bescheid {Jahr}" den neuen Knigge mit "ESt-Bescheid {Jahr} vom {Dokumentendatum}" überstülpen kann.

Derzeit muss man in jedes Einzelene Dokument den Knigge neu auswählen, nur öffnen und speichern geht nicht.

einmalnoch · ‎13.01.2023

@oschmitt

Ja, die Massenindexierung gibt es in Saperion. Es ist aber so, dass in der Massenindexierung das Feld "Beschreibung", in welchem der "Knigge" Eintrag ausgewählt oder automatisch eingetragen wird, nicht erreichbar ist.

Und das muss auch so sein.

Der "Knigge" Eintrag löst ja nicht nur den "Betreff" aus sondern es sind weitere automatische Eintragungen mit der "Knigge" Definition verbunden. Da sind zunächst die Ablageorte (Bereich, Fach, Register), der Betrefftext (kombiniert mit z. B. VJ und VM sowie der WI_BEZ aus dem Bezeichnungsfolgefeld (dumme Bezeichnung von mir, aber anders nicht zu beschreiben)) usw. Diese Abhängigkeiten muss die Massenindexierung auflösen können und das auch noch sehr individuell und variabel.

Sie haben in Ihrem Beispiel schon eine recht komplexe Aufgabe gestellt. Als reines SQL Statement eine Fingerübung, aber das so in ein Programm einzubauen, das es von jedem Anwender einfach und sicher bedient werden kann sowie universell verwendbar ist, da wird es schwierig.

Franziska_Hackner · ‎08.02.2023

Hallo @annapetereit ,

vielen Dank für das Teilen Ihres Wunsches.

Ich freue mich hier mitteilen zu können, dass die Umsetzung einer Massenbearbeitung des Ablage Knigges erfolgt ist.

Die neue Funktion wird in den DATEV Programmen zur DVD 17.0 im Sommer enthalten sein.

Viele Grüße

Franziska Hackner

blum · ‎08.02.2023

👍

Danke

flange · ‎08.02.2023

Franziska_Hackner · ‎09.02.2023

Hallo @annapetereit , hallo zusammen,

ich muss diesen Eintrag leider berichtigen.

Eine Massenbearbeitung des Ablage-Knigges wird wie beschrieben möglich sein. Jetzt trifft dies jedoch nicht genau Ihren Wunsch - da war ich zu voreilig.

Das heißt, mit der DVD 17.0 kann der Ablage-Knigge massenhaft bearbeitet werden, jedoch nicht für abgelegte Dokumente. Den Wunsch zur Massenindexierung nehme ich auf diesem Weg mit und gebe hier ein Update, sollte es zur Umsetzung kommen.

Viele Grüße

Franziska Hackner

annapetereit · ‎07.03.2023

Hallo @Franziska_Hackner ,

das ist zwar auch schön, hilft mir aber nicht. Wir führen gerade Dracoon for Datev ein und wollen massenhaft abgelegte Dokumente umtexten und danach den Mandanten digital zur Verfügung stellen. Dabei wäre es schon schön, wenn die Dokumente Bezeichnungen haben, mit denen der Mandant auch atok was anfangen kann ohne ein Steuerberater-Abkürzungsverzeichnung zu benötigen.

Vielleicht kann man ja im ersten Zuge bei Knigge auch Stichworte nutzen, um bei Altdokumenten über die Massendatenindexierung "Stichworte" zufügen. So könnte das Dokument weiterhin z.B. ESt-Bescheid heißen für den internen Gebrauch und wenn der Mandant das sucht über die Stichworte "Einkommensteuer-Bescheid" auch das richtige Dokument finden - vorausgesetzt, dass Dracoon das künftig mit synchronisiert.

Ich hoffe es kam rüber, worum es geht... Das sollte ja auch insbesondere im Interesse das Datev und der Ausrichtung hin zur Digitalisierung eine hohe Priorität haben.

Vielen Dank und viele Grüße aus Berlin
Annika Petereit