Kontaktdaten in Stammdaten aufgaben- und berechtigungsbezogen nutzen, Hindernisse beheben

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Als Steuerberater möchte ich Emailadressen aus den Stammdaten sinnvoll nutzen können, um damit folgenden eine zielgerichte und aufgabenbezogene Kommunikation ohne Umstände erreichen zu können.

Aktuell lassen sich Adressdaten aus den Stammdaten insbesondere hinsichtlich der Emailadressen nicht sinnvoll nutzen, da immer noch nur eine Standartemailadresse definiert werden kann, es aber fehlt, wofür diese genutzt werden kann.

In der Regel ist die Emailadresse als Standard hinterlegt, die dem Sachbearbeiter für Buchführungsfragen beim Mandanten entspricht, ggf. aber auch die des Inhabers/Geschäftsführers. 

Die Datev unterläuft ihre eigene Idee der Adressaten, da es faktisch notwendig ist, die persönliche Emailadresse eines Geschäftsführers, die logischerweise nur in dessen Personen-Adressaten hinterlegt werden sollte und über die Beziehung dem Mandat zugeordnet wird, nochmals in den Stammdaten des Unternehmens zu hinterlegen, weil sonst z.B. diese Geschäftsführeremailadresse nicht aus DMS-(Schnellinfo) angesteuert werden kann.

Zu ändern bzw. zu gestalten ist somit:

-Brüche wie die nicht mögliche Ansteuerung von Emailadressen aus den über Beziehungen zugeordneten Adressaten muss umfassen behoben werden.

-Es müssen in den Stammdaten für Kontaktdaten Aufgabenfelder definiert werden, denen Adressaten zugeordnet werden können.

Kontakt-Aufgabenfelder können sein:

-Sachbearbeitung bei Mandant laufende Finanzbuchführung

-Sachbearbeiter bei Mandant Löhne und Gehälter

-Geschäftsführung / Inhaber

-Mandateninformationsschreiben 

-Sachbearbeitung bei Mandant Steuererklärung / Abschluss

Ein Kontaktaufgabenfeld mit seinem Pool an Adressaten muss ein Unterpunkt eines anderen sein können, also z.B. dass ich unter "Mandanteninformationsschreiben" den "Pool" Geschäftsführung hängen kann, ggf. auch den Pool Sachbearbeitung oder einen einzelnen Adressaten aus dem Bereich Fibu. (Dubletten in den Empfängern sollte das System natürlich selbständig aus der Email entfernen)

Damit dies funktioniert, müssen Adressaten für diese Personen möglich sein, die z.B. nicht Mandat, sondern Angestellter eines Mandaten.

Beispiel:

Aufgabenfeld Kontakte Geschäftsführung  / Inhaber:

-Zuordnung aller oder einzelner Adressaten der Geschäftsführungsmitglieder /Inhaber mit den in den Adressaten gespeicherten Kontaktdaten

-Klick auf "Email an Geschäftsführung" löst eine Email aus, mit der diese Gruppe informiert wird, ggf. Reihenfolgedefinition wer primärer Empfänger ist, wer cc ist.

-Möglichkeit, bei Auswertungen wie BWA in der Auswertungssteuerung zu hinterlegen, welche Empfängergruppe dies erhalten darf (selbstverständlich überschreibbar oder ergänzbar mit Kontaktdaten aus allen Adressaten, die eine Beziehung zu diesem Mandat haben).

Aufgabenfeld Mandanteninformation

-z.B. Zuordnung des Pools Geschäftsführung, alle hier zugeordneten Adressaten werden im Mailing aus Marketing und Vertrieb berücksichtigt. 

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Guten Tag @StBAB1,

vielen Dank für Ihren ausführlichen und durchdachten aber natürlich auch sehr aufwändigen Vorschlag. Dieser gehört nur am Rande zu DATEV DMS, die beschriebenen Voraussetzungen müssten in den Stammdaten geschaffen werden. Da die Arbeiten in der Bestandswelt zugunsten der Online-Welt reduziert wurden, ist eine Umsetzung noch in der Bestandswelt quasi ausgeschlossen. Wir nehmen Ihre Anregungen aber definitiv mit in die Erörterungen zur Online-Welt.

In der vorhandenen Software würde ich Ihnen den Einsatz von E-Mail Vorlagen empfehlen.

Infos dazu finden Sie hier:  DATEV Arbeitsplatz: E-Mail-Vorlagen und E-Mails erstellen 

Die E-Mail-Vorlagen können beim Senden aus DMS/Dokab heraus angesprochen werden:

Anschließend haben Sie Zugriff auf alle Empfänger zum Mandat (anhand der Beziehungen):

Die Bemerkung zur E-Mail-Adresse kann möglicherweise auch heute schon bei der Info-Steuerung unterstützen.

Weiterer Vorteil der E-Mail-Vorlagen: Sie können über Platzhalter Informationen automatisiert in den Betreff und/oder den Body der E-Mail übergeben und damit die Kommunikation auf hohem Niveau weiter vereinheitlichen.

Ich hoffe, die Hinweise helfen weiter.

Beste Grüße - Nicola Teich

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Sehr geehrte Frau Teich,

vielen Dank für die schnelle Reaktion und Hinweis auf die Vorlagen. Dies funktioniert dann aber nur bei Einzelemails, die individuell angelegt werden.

Es geht wesentlich um Betriebssicherheit und Zuverlässigkeit gegenüber dem Mandanten, d.h. wenn die Dreipersonengeschäftsführung immer die BWA bekommen möchte oder die Mandanteninfos, funktioniert dies nicht.

Ich möchte an dieser Stelle mal eine Anmerkung machen.

Es ist nicht Ihre persönliche Baustelle, aber es schleicht sich bei der Datev etwas ein, das im Ergebnis als Entschuldigung für den aktuellen notleidenden Zustand dient, dies ist immer, es handele sich ja bei dem mängelbehafteten oder unzulänglichen Produkt um die "alte Welt" oder ja nur um die "on premise" Anwendung, die Zukunft liege ja in der Cloud, daher gäbe es in der alten Welt keine Fortentwicklung mehr.

Dies bedeutet aber auch, dass die Datev auf aktuelle Anforderungen nicht reagiert und keine Lösungen in der alten Welt anbietet, siehe Lodas und die dort laufenden Veränderungen des rechtlichen Umfeldes (dort gibt es z.B. keine von der Datev vorbereitete technische Lösung für eine Mandantenformationskampagne, bei der letzten Sache dieser Art, als die ID-Nr. der Geringfügigen nacherfasst werden sollten, wurde er auf Druck hin eine Filterabfrage von der Datenanalyse nachgeleifert, die jedoch die Mehrheit der Lodas-User nicht gefunden haben wird, weil Lodas darauf nicht hingewiesen hat). 

Um es klar zu stellen: Mir es ist zunächst völlig gleich, wie die bunten Bilder auf den Bildschirm und die Bilanzen aus dem Drucker kommen, mich interessiert nur das Ergebnis. Die Cloud ist also weder toll noch Fortschritt mit einer Nutzwertsteigerung, sondern nur die Veränderung der Innereien der Maschine die ich nutze, von der ich ohnehin keine Ahnung habe und auch keine Ahnung zu haben brauche.

Dies führt dazu, dass sich die Gesamtheit der Datev-Nutzer, mal wieder, einem Dienstleister ausgesetzt sieht, der die unverändert kostenpflichtigen alten Produkten nur noch funktionsfähig hält und im Ergebnis auch keine Fortentwicklung entlang der sich ändernden Bedürfnisse der Datev-Nutzer vornimmt. 

Diese Kritik bezieht sich nicht auf irgendwelche Neuentwicklungen, sondern auf den Ist-Zustand. Die alte Welt ist das Heute, 

Ich muss jetzt arbeiten, ich muss jetzt Lösungen haben, die die Datev jetzt einfach nicht liefern kann. 

Zudem gibt es ja, zumindest vermute ich dies, immer wieder eine Vorschau auf das, was kommt, in der neuen Welt, und das macht eben nicht hoffnungsfroh. Die neuen BWA in Karewe haben bei den Konsolidierungen ernsthafte Fehler, in den digitalen Einsprüchen sind ebenfalls ernsthafte Fehler, das Handling ist eine Katastrophe, die Produkte sind lückenhaft und nicht zuende gedacht. Es ändert sich also nichts an dem konzeptionellen und innovativen Problem der Datev-Welt, wenn der alte on-premise-Wein in neuen Cloud-Schläuchen kredenzt wird.