DMS neu drag and drop 1: Betreff der E-Mail muss in das Feld "Ergänzung" vom Ablage-Knigge

[#1]

Als Steuerberater und EO comfort Kunde wünsche ich mir, dass beim archivieren von E-Mails per drag and drop in die Schnellinfo Dokumente aus der Auftragssicht der E-Mail Betreff in das Feld "Ergänzung" zum Ablage-Knigge übernommen wird. Zur Zeit wird der Betreff der E-Mail in das Feld "Beschreibung" übernommen (im ersten Schritt eine gute Funktion). Wenn man dann aber den Ablage-Knigge verwendet, wird das eingefügte gelöscht und leider nicht in das Feld "Ergänzung" übernommen.

Ein DATEV Ideas Fehler  (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

[#2]

Eine sehr gute Idee! Das Löschen des Betreffs bei Verwendung des Ablage-Knigges ist der Hauptgrund, warum ich für die E-Mail-Abspeicherung keine Knigges nehme - nicht im Sinne des Erfinders.

[#3]

Eines von vielen Dingen, die verbessert werden müssen.

[#4]

Tatsächlich ein sehr guter Verbesserungsvorschlag!

[#5]

Hallo Community,

vielen Dank für diese Idee.

Sehen wir genauso wie in der Idee beschrieben, hier ist eine Änderung zur nächsten Version (DATEV-Programme 14.0) geplant. 

Sie können uns mit Ihren Gedanken zum Thema E-Mail-Ablage unterstützen: 

- Wünschen Sie sich bei der Mailablage per Drag & Drop in eine Schnellinfo Dokumente den Eigenschaftendialog oder reicht hier eine Ablage ohne Dialog, soweit alle Pflichtfelder gefüllt sind? Bzw. werden beide Optionen, abhängig von der Mail benötigt?

- Wie sieht es bei der automatische Ablage von ausgehenden Mails? Wird hier der Dialog benötigt oder soll die Archivierung (bei vorhandenen Pflichtfelder) ohne Dialog erfolgen?

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#6]

Hallo Herr Lerm, 

das sind doch mal gute Neuigkeiten! 

Zu Ihren Fragen: 

* Mailablage per Drag&Drop: Hier wünsche ich mir einen Eigenschaftendialog, um den korrekten Knigge auszuwählen und ggf. die Register zu ändern (wir haben separate Register für Fibu, Lohn, allgemein Korrespondenz, Steuern)

* Automatische Ablage: wie oben, auch hier wünsche ich mir den Eigenschaftendialog aus obigen Gründen. 

[#7]

Hallo Herr Lerm,

es ist immer schöner, wenn man eine Wahl hat. Macht es natürlich für die Programmierer schwieriger.

Denkbar wäre einen Button (Ablage ohne Dialog / Ablage mit Dialog in Outlook den man ein bzw. ausschalten könnte bevor man per drag and drop die Mail "verschiebt".

Gruß

Ralf Blum

[#8]

Im Sinne von Herrn Blums Vorschlag:

beim automatischen Übernehmen kann der Dialog ja Outlook-like die Auswahl anbieten. 

[#9]

Hallo Herr Lerm,

für eingehende Mails fände ich folgendes optimal:

• wenn man pro Mail-Adresse Ablageinformationen für DMS hinterlegen könnte, in die eingehende Mails dann automatisch bei Eingang abgespeichert werden.
• wenn dies für bestimmte Mail-Adressen nicht möglich oder nicht gewünscht ist (weil z. B. ein Mandant mehrer Firmen hat und somit unter einer Mail-Adresse Informationen für unterschiedliche Mandanten eingehen können), wäre es toll, wenn bei der Ablage per Drag & Drop nicht nur der Mandant vorbelegt würde, sondern auch das Datum des Eingangs der Mail als Dokumentendatum sowie die Felder Ordner und Register, wenn man die Mail diesen zuordnet.

Die automatische Ablage von ausgehenden Mails hat sich mir noch nicht erschlossen. Hätten Sie mehr Infos dazu, wie diese zur Zeit funktioniert?

Ich bin erst vor kurzem von DMS classic auf DMS neu umgestiegen. Was mich seitdem total begeistert, ist die Möglichkeit Mails unkompliziert bereits bestehenden DMS-Dokumenten hinzuzufügen. Vielen Dank dafür.

Viele Grüße aus dem Norden

[#10]

Hallo zusammen,

vielen Dank für die Rückmeldungen.

@bfitSeit dem Service-Release letzten November kann man in DATEV DMS unter Extras | Einstellungen konfigurieren, ob bei ausgehenden E-Mails automatisch der Archivierungsvorgang angestoßen werden soll. Daraufhin kommt nach dem Versand einer E-Mail immer die Ablagedialog. 

Ebenfalls können Sie, wenn Sie mit E-Mail-Vorlagen aus der Vorlagenverwaltung arbeiten, in diesen hinterlegen, dass der Archivierungsvorgang angestoßen werden soll. 

Alle Neuerungen zu DATEV DMS finden Sie auf der InfoDB in Dokument 1003483.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#11]

Hallo Herr Lerm,

vielen herzlichen Dank für die Erläuterung. Ich habe diese Einstellung sofort vorgenommen und finde diese Möglichkeit sehr hilfreich.

Viele Grüße aus dem Norden

[#12]

Hallo Herr @Helmut_Lerm ,

den Ablagedialog habe ich aktiviert. Allerdings kann ich in diesem dann auch einen Postausgang anlegen. Dieser ist vorbelegt mit "Brief" - das ist nicht logisch.

Bei der Schriftguterstellung gibt es eine DATEV-Vorlage "E-Mail an Finanzamt". Wird diese verwendet, füllt sich das Adressfeld mit der E-Mail-Adresse des Mandanten - auch nicht logisch.

Bitte entwickeln Sie diese Dinge weiter und lassen Sie uns die neuen Vorlagen mit jeder Aktualisierung automatisch zukommen.

[#13]

@freiburgersteuermann 

Hallo Herr Lemler,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Thema Postausgang

Die Ausgangsart hängt mit der Dokumentart von PFB zusammen. Durch die Auswahl des Ablage-Knigges in DMS wählen Sie die Dokumentart aus PFB und damit auch die Ausgangsart. Durch diese feste Verdrahtung in Post, Fristen und Bescheide ist es leider nicht möglich hier etwas vorzubelegen, da die Auswahl von Knigge oder Dokumentart die Vorbelegung überschreibt.

Es gibt aktuell dafür nur 2 Workarounds:

• 1. Umstellung der Ausgangsart für eine Dokumentart auf E-Mail. Wenn eine bestimmte Dokumentart bei Ihnen typischerweise als E-Mail eingeht, können Sie diese feste Verdrahtung von "Brief" auf "E-Mail" umstellen.
• 2. Aufdoppelung von Dokumentart und damit auch Knigge. Für jede Dokumentart werden in PFB und im Knigge 2 Einträge erfasst - einmal als Brief und einmal als E-Mail.

Thema Schriftguterstellung

Sie können im Dialog der Schriftguterstellung im Reiter "Empfänger" rechts oben den Empfänger ändern. Eine feste Verbindung von Vorlagen zu bestimmten Empfängergruppen ist aktuell nicht geplant, damit hier eine flexibler Einsatz möglich ist.

Die Mustervorlagen werden automatisch über das RZ aktualisiert, den aktuellen Status sehen Sie unten in der Vorlagenverwaltung.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#14]

Hallo zusammen,

rund um das Thema E-Mail Ablage würde uns Ihre Meinung zum "Dokumentdatum" interessieren:

Sollte das Feld "Dokumentdatum" in DMS bei eingehenden E-Mails mit dem Empfangsdatum/Ausgangsdatum der E-Mail vorbelegt werden?

Hinweis: Dieses Feld wird für die Fristberechnung beim Posteingang übernommen und kann dann bei der Frist für eine falsche Vorbelegung sorgen, wenn ein anderes Datum (z.B. das eines Anhangs) relevant ist.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen und viele Grüße,

Helmut Lerm

[#15]

Hallo Herr Lerm,

bitte nehmen Sie doch die angepassten Arbeitsabläufe (Workarounds) in den Auslieferungszustand des Programms mit auf und geben Sie auch den bestehenden Anwendern die Möglichkeit, diese bei einer Aktualisierung zu übernehmen.

Bei eingehenden E-Mails sind meines Erachtens alle Daten wichtig und sollten deshalb automatisch richtig ins System übernommen werden.

Wenn uns ein Mandant einen Bescheid eine Woche nach Erhalt zur Prüfung weiterleitet, sollte der Posteingangsassistent den Bescheid mit Datum erkennen und die Frist richtig berechnen.

[#16]

Hallo Community,

bleibt mir nur anzumerken, dass diese Funktion im alten DMS genau so konfigurierbar war.

Schön, dass sie jetzt im neuen DMS wieder kommt.

Freundliche Grüße,

F.Lange 

[#17]

Hallo Community,

ab den DATEV-Programmen 14.0 wird der E-Mail-Betreff bei Auswahl eines Ablage-Knigge in das Ergänzungsfeld übernommen.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#18]

Hallo Herr Lerm,

bei den E-Mails funktioniert dies jetzt, das ist super!

Könnten Sie bitte veranlassen, dass dies auch für die Ablage von Lexinform-Dokumenten so programmiert wird?

Vielen Dank!

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

[#19]

Hallo bfit,

danke für Ihre Rückmeldung.

Aktuell ist das "Retten" auf die Dokumentart der E-Mail begrenzt. Die Lexinform-Dokumente können je nach Auswahl unterschiedliche Formate haben.

Besteht bei Ihnen allgemein der Bedarf bei allen Dokumenten den Dateinamen bei Knigge-Nutzung zu bewahren oder ist es auf die Lexinform-Dokumente begrenzt?

Gibt es hier noch weitere Meinungen?

Vielen Dank und viele Grüße

Helmut Lerm

[#20]

Hallo Herr Lerm,

meiner Meinung nach sollte bei allen Dokumenten der Dateiname bei Knigge-Nutzung bewahrt werden, da ein Überschreiben der Ergänzung, wenn man einen anderen Text als den Dateinamen wünscht, sehr einfach ist, ein erneutes Eintippen aber äußerst nervig. Da gerade in Lexinform die Titel der Dokumente eher lang als kurz sind, ist es hier umso dringlicher. Ich verwende in Lexinform gerne die vorgegebenen Dateinamen, nutze aber auch durchgehend den Kanzlei-Knigge, um die Ablageinfos (Ordner, Register etc.) zu übernehmen. Es passiert mir daher sehr oft, dass ich nicht daran denke, zunächst den Dateinamen in die Zwischenablage zu kopieren, bevor ich den Kanzlei-Knigge verwende. Ich ärgere mich jedes Mal darüber, da die Vergabe der neuen Beschreibung zeitaufwändig und für mich - eigentlich - unnötig ist.

Viele Grüße,

bfit

[#21]

Ich würde dafür plädieren, dass es schon aus Gründen der einheitlichen Bedienung überall so ist, dass ein bereits existierender Betreff „gerettet“ wird.

mfG, F.Lange