Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

stbpauly · ‎13.03.2020

Es gibt zu den meisten Mandaten bestimmte Dokumente, die immer wieder benötigt werden (z.B. Arbeitsanweisungen, Organigramme, Mandatshinweise etc.).

Gerade bei intensiver/langjähriger Nutzung des DMS gehen solche Dokumente in der Masse der Dokumente unter und müssen immer wieder neu gesucht werden.

Es wäre hilfreich, wenn man solche regelmäßig benötigten Dokumente "anpinnen" könnte, so dass diese stets als oberste Dokumente angezeigt werden. Eine solche Funktion kennen die meisten Internetforen und sie wäre auch für das DMS sinnvoll.

blum · ‎13.03.2020

Hallo stbpauly,

ich hatte zu einem ähnlichen Thema schon mal etwas geschrieben: Leseliste in der DMS mit einer Vorgangsmappe. Evtl. hilft Ihnen das bereits heute.

Auch hatte ich hierzu eine Idee hier erfasst: DMS neu: Leseliste

Wenn das auch Ihrer Idee entspricht, kann die DATEV evtl. beide Ideen "zusammenführen".

Gruß

Ralf Blum

stbpauly · ‎13.03.2020

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für den Hinweis. Allerdings scheint mir das im Endeffekt ein relativ aufwändiger "Workaround" für das zu sein, was man eigentlich mit einem Klick erreichen können sollte...

Ich hoffe daher, dass das DATEV-Entwicklerteam meine Idee aufgreift und umsetzt.

Freundliche Grüße,

M.Pauly

freiburgersteuermann · ‎15.03.2020

Hallo Herr @stbpauly ,

wenn Sie ein den Eigenschaften unter Stichworte #Dauerdokument erfassen, bekommen Sie diese über die Schnellsuche gefiltert.

Gelöschter Nutzer · ‎16.03.2020

Hallo Hr. @freiburgersteuermann,

das ist alles Murks und fehleranfällig.

Ich erwarte, dass ich zu jedem Zweig mir Dauerunterlagen anpinnen kann. Wenn ich das schon vor 15 Jahren mit meinem DokMa unter VB6 hinbekommen habe, dann sollte es DATEV wohl schon längst hinbekommen. In meinem Programm konnte ich

- Notizen zu Dokumenten, also extern hinzufügen (Prüfer bekam diese nicht zu Gesicht)

- in PDF-Dateien Notizen dauerhaft on-Fly hinzufügen, da immer eine Sofortansicht erfolgte

- Notizen zu Zweigen (ESt, JA etc.) hinzufügen, die sofort sichtbar und editierbar waren.

- ToDo-Listen zu jedem Zweig mit echter Dokumentenverknüpfung. Sogar Screenshots waren als Gedächtnisstütze möglich.

- Dokumentenketten konnten definiert werden (z. B. Einspruch). So konnte man schnell zusammengehörige Dokumente aus unterschiedlichen Zweigen zu einem Themengebiet zusammenfassen und sich per Mausklick sofort anzeigen lassen. Ein Dokument in bis zu 10 verschiedenen Ketten eingegliedert werden.

Alle zusätzlichen Metadaten sind zeitfresser und fehleranfällig. Alleine ein Schreibfehler würde schon völlig unsinnige Ergebnisse liefern. Außerdem schränkt es die Organisation ein.

Vielleicht möchte ich zur ESt., JA und [...] entsprechende Dauerunterlagen anpinnen. Soll ich mit jetzt {n}-Suchbegriffe ausdenken?

Man kann vieles machen, man muss es nur wollen.

Das es geht, wird in zig Softwareprodukten täglich vorgelebt. Aber wie ich schon an anderer Stelle gesagt habe, es wurd nur das gemacht, wofür man vom Kunden/Genossen abkassieren kann. Umsatz ist das einzige Mantra, woran die DATEV glaubt. Nicht zufriedene Kunden sind gewünscht, sondern ...

Gruß Achilleus

freiburgersteuermann · ‎16.03.2020

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

darüber, dass vieles bei DATEV Murks ist, sind wir uns hier in der Community wohl einig.

Eigenschaften Stichworte #Dauerdokument ist auch nur als eine ganz kleine sofort greifende Hilfe für @stbpauly gemeint.

Ansonsten stimme ich voll mit Herrn @blum überein, was er bei DMS neu: Leseliste ergänzt hat.

Helmut_Lerm · ‎14.04.2020

Hallo zusammen,

vielen Dank für diese Idea.

Aktuell wird die Umsetzung einer Kennzeichnung von Dokumenten geprüft, nach der man über eine Spalte sortieren kann. So können Dokumente mit diesem Kennzeichen "nach oben sortiert" werden. Die Umsetzung ist für dieses Jahr geplant.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

sauset · ‎27.05.2020

Auf der Suche nach einer "Favoritenfunktion für DMS Dokumente" über diese Idee gestolpert.

Wie das Ganze gelöst werden kann weiß ich nicht. Aber wenn ich sehe wie die Liste "Zur Kenntnis" mit Kanzlei-Checklisten oder Arbeitsanleitungen die oft benötigt werden bei uns überläuft, dann erscheint es mir sehr dringlich etwas zu unternehmen. Eine Kennzeichnung und mögliche Sortierfunktion wäre ein erster Schritt (hoffentlich auch filterbar, so dass man sich eine "eigene Liste kreieren kann") Es gibt aber sicher noch bessere Lösungen.

freiburgersteuermann · ‎30.05.2020

Um die Fälligkeiten und Prioritäten im Blick zu behalten, nutzen wir jetzt wieder die Aufgaben, die wir schon mit der Dokumentenablage genutzt haben. Über die Einstellungen im DATEV Arbeitsplatz lassen sich die Aufgaben auch mit anderen teilen, so dass diese kanzleiweit überwacht werden können. Wenn allerdings die Aufgabe erledigt wird, muss zusätzlich noch das Dokument auf erledigt gesetzt werden.

Leider wird DMS in der derzeitigen Ausbaustufe mehr und mehr überflüssig.

Helmut_Lerm · ‎31.08.2020

Hallo zusammen,

mit den DATEV-Programmen 14.0 wurde ein "Eilig-Kennzeichen" aufgenommen, um wichtige Dokumente zu markieren. Durch die Sortierung nach dieser Eigenschaft/Spalte können wichtige Dokumente am Anfang der Dokumentlisten platziert werden.

Auch wenn diese Idea nicht zu 100% durch das neue Feld erfüllt, habe ich den Status (zunächst) auf "Umgesetzt" geändert. Kommentare und Votes sind weiterhin möglich.

Uns interessiert an dieser Stelle in wie weit Ihnen das Feld in dieser Form ausreicht bzw. was Ihnen an dieser Stelle noch fehlt.

Vielen Dank und einen guten Start in die Woche!

Viele Grüße,

Helmut Lerm

Gelöschter Nutzer · ‎31.08.2020

Hallo @Helmut_Lerm,

eine Darstellung die über eine Sortierung erfolgt ist gegorener Unsinn und keine Lösung.

Es muss einen Bereich geben, wo in den Ordner/Registern Dauerdokumente immer an erster Stelle angezeigt werden und zwar unabhängig der Sortierungen.

Was ist denn, wenn Person A die Sortierung "Eilig" eingeschaltet hat, eine andere Person B aber nicht?

Dieser ganze Murks wird somit nur auf eine andere Ebene verschoben und keine Lösung des Problems. Im Gegenteil, wird das Problem nur verschlimmert.

Es ist einfach zum Eine typische DATEV-(Schein)Lösung.

Gruß Achilleus

Gelöschter Nutzer · ‎31.08.2020

Hallo Herr Lerm,

Achilleus kann ich nur zustimmen. Das ist nur als workaround zu bezeichnen. Wir müssen das in der Dokumentenablage auch schon so machen, weil es dort auch keine Möglichkeit gibt, unabhängig von der Sortierung Dokumente immer ganz oben zu haben. Dafür nutzen wir ein Feld, was wir sonst nicht benötigen. Sobald man aber mal nach etwas anders sortieren will, ist die ursprüngliche Sortierung weg und muss mühsam wieder eingerichtet werden (es gibt keine Button Sortierung...).

Also bitte noch einrichten (in der Community gibt es die Möglichkeit - aber nur für Datev Mitarbeiter - schließlich auch. Anscheinend wird die Community mit mehr Herzblut behandelt als die produktiven Programme 😞

lohnhilfe · ‎31.08.2020

Hallo,

Ich stimme Achilleus ebenfalls zu. Die Dokumente müssen grundsätzlich für mich nach meinen Wünschen sortiert sein - aber wichtige Dokumente müssen, von jeglicher Sortierung ausgenommen (oder mit eigener Sortierlogik versehen), immer oben drüber zu sehen sein.

Helmut_Lerm · ‎01.09.2020

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Das "Eilig-Kennzeichen" erfüllt den Zweck "Dokumente zur Bearbeitung" als besonders zu kennzeichnen, aber nicht Dauerdokumente als "Merker" unabhängig von der Sortierung anzupinnen.

Die Idea habe ich damit wieder auf "In Prüfung" gestellt und informiere wieder an dieser Stelle, wenn sich hier etwas tut.

Viele Grüße

Helmut Lerm

Helmut_Lerm · ‎10.02.2021

Hallo DATEV Ideas,

an dieser Stelle hätten wir noch ein paar weitere Fragen zu einer möglichen Ausgestaltung:

Besteht der Bedarf für mandantenspezifische Dokumente (=Schnellinfo) oder für übergreifende Dokumente?

Geht es Ihnen tatsächlich um Dokumente oder um Notizen (z.B. zum Mandanten)? Würde eine Schnellinfo Notiz (wie bei Aufträgen in EO comfort aktuell) die Anforderung erfüllen?

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Viele Grüße

Helmut Lerm

Gelöschter Nutzer · ‎10.02.2021

Hallo @Helmut_Lerm,

ich verstehe zwar die Frage nicht so ganz, weil die Aufgabenstellung ist doch klar, aber dennoch mein Versuch Licht in das Dunkel zu geben.

1. Dokumente (Arbeitspapiere)

In den einzelnen Zweigen/Register gibt es immer wieder Arbeitspapiere, Memos und Aktenvermerke, die man gerne an oberster Stelle sehen möchte, damit diese immer an prominenter Stelle auftauchen.

+--- Abschluss

+-----------Abschlussunterlagen

Kontenaufstellung (Arbeitspapiere)

[...]

-----------------------------------------

Dokumentationspapiere, Kontenausdrucke etc.

Die Arbeitspapiere bleiben immer an oberster Stelle sichtbar, und zwar unabhängig von der Sortierung.

2. Notizen

Telefonnotizen können jeweils zu beiden Gruppen gehören. Das hängt vom Einzelfall ab. Daher müssen auch diese über einen Marker entsprechend behandelt werden.

3. Dokumentennotizen

Notizen zu einzelnen Dokumenten sollten wie eine Quickinfo nur bei Auswahl (Selektion) oder bei Mouseover angezeigt werden.

4. Generelles Programmverhalten

Generell gilt, dass die Anzeige der Dauerdokumte bei JEGLICHER Gruppierung immer als erstes, abgegrenzt vom Rest, sichtbar sein müssen.

wie oben:

+--- Abschluss

+-----------Abschlussunterlagen

+----- 2020

Kontenaufstellung (Arbeitspapiere)

[...]

-----------------------------------------

Dokumentationspapiere, Kontenausdrucke etc.

+----- 2019

Kontenaufstellung (Arbeitspapiere)

[...]

-----------------------------------------

Dokumentationspapiere, Kontenausdrucke etc.

Hier sind die Arbeitspapiere mehrfach, für jedes Jahr ein eigenes, als erstes sichtbar.

So würde ich mir das vorstellen.

Gruß Achilleus

Taxfreak · ‎14.10.2021

Halo Herr Lern,

auch ich werde die Favoriten vermissen. Manchmal ist es schwer zu verstehen, warum bewährte Funktionen nicht 1:1 umgesetzt werden, obwohl man bereits im Vorfeld der Entwicklung diese Wünsche geäußert hat. Dies betrifft z. B. auch die Wiedervorlage-Funktion. Die Lösung über eine Aufgabe ist aus meiner Sicht viel zu aufwändig.

Gruß

Ulrich Butzen

Franziska_Hackner · ‎28.02.2022

Hallo zusammen,

gern möchte ich ein Update zur Idea geben.

Die Umsetzung Dokumente anzupinnen sowie das Erstellen einer Leseliste ist aktuell für eine kommende Version in diesem Jahr geplant.

Viele Grüße

Franziska Hackner

AnjaEHornig · ‎22.04.2022

Liebe Datev,

das Thema bitte auch in der "normalen" Dokumentenablage aufnehmen und nicht nur in DMS. Sie werden allen Nutzern einen sehr großen Gefallen damit tun, vor allem weil es bereits ein alltägliches Hilfsmittel ist (auch schon bei den Messenger Diensten).

Mit Gruß

A.Hornig

Franziska_Hackner · ‎21.10.2022

Hallo zusammen,

in Anbetracht auf unserer kommendes Service Release im November muss ich Ihnen hier leider eine Aktualisierung des Auslieferungszeitpunktes mitteilen.

Die Idee des Anpinnens von Dokumenten wird nicht mehr in diesem Jahr realisiert. Die Umsetzung gestaltet sich komplex. Jedoch möchten wir diese Idee nicht verwerfen - im Gegenteil: als eine der höchst gevoteten Ideen arbeiten wir weiter für eine Umsetzung 2023.

Viele Grüße

Franziska Hackner

Taxfreak · ‎21.10.2022

Schade, dass das so eine langwierige Geschichte ist, obwohl dies ja im alten DMS prima gelöst war. Für alle die nicht warten wollen kann ich eine Zwischenlösung empfehlen:

Für Dokumente, die ich regelmäßig verwende habe ich eine Vorgangsmappe erstellt, in der ich diese Dokumente verknüpfe und in diversen Themenordnern ablege. Im DMS habe ich dann einen Filter "Meine Favoriten" erstellt, der nur diese Datei enthält. Dieser Filter wird automatisch mit dem Öffnen des Arbeitsplatzes angezeigt. Das sieht so aus:

Vorgangsmappe, Ansicht im Arbeitsplatz, Filter