Fachthemen IT-Club : Microsoft 365 Ausblick und Kundenfeedback

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DATEV hatte eine Zeit lang die Möglichkeit geboten, statt MS-Office OpenOffice zu nutzen. Ich vermute die Nutzerzahlen waren gering. Ich vermute ferner, dass es sehr aufwendig war die Anbindung an die DATEV-Programme mit Platzhaltern und Co. für zwei Systeme aktuell zu halten. Ich verstehe, dass DATEV das eingestellt hat.

Bislang haben mir die "lokalen" MS-Office-Anwendungen genügt. Und ich vertraue darauf, dass DATEV den Funkverkehr nach Redmont bestmöglich unterbindet. Das ist bei 365 wohl nicht möglich. Was hat mich überhaupt bewogen, mir das Office 365 näher anzusehen? Die Suche nach einem Videokonferenzsystem in der Corona-Krise. Das war für mich der Grund. Teams. Und dann habe ich mir das 365 angesehen und gedacht: WOW!! Was da noch alles geht! Genial! Das will ich alles haben!

Der nächste Gedanke war dann: Wie sieht es aus mit Datenschutz? Solange das nicht wasserdicht ist, setze ich es nicht produktiv ein. Und auch wenn das alles ganz, ganz toll ist: Wieviel Zeit hast du, um die ganzen tollen Produkte zu testen, zu nutzen und Mitarbeiter und Mandanten auf dem Weg mitzunehmen? Welchen Mehrwert habe ich wirklich? Und was brauchst du für deine Arbeit wirklich? Übrig blieb wieder Teams. Weil eigentlich war ich auf der Suche nach einem Videokonferenzsystem. 

Wenn ich ganz ehrlich bin: Wie viele Mandanten haben im Lockdown nach einer Videokonferenz verlangt? Sehr überschaubar. Die Bestandsmandanten wissen, wie ich aussehe. Ihnen genügte Telefon und oder Fernwartung vollkommen. Neumandanten wollten lieber vorbeikommen (mit den nötigen Sicherheitsvorkehrungen). Aber für die, die es haben möchten und die weit entfernten Mandanten, halte ich die Augen offen. RED, was DATEV promotet, ist kostenfrei und sicher. Aber es fehlt die Bildschirmfreigabe. Die kommt jetzt bald. Aber für etwa 20,00 Euro / Monat. Für die paar Konferenzen? 

Egal. Das Thema hier ist Office 365. Und da lautet das vorläufige Fazit für mich: Derzeit kein Produktiveinsatz.  

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@Katja_Knoedel: Das passt nicht 😣. Sie verlinken it-club-unterlagen, lassen im Link aber das unterlagen weg und man landet auf der Startseite vom IT-Club, bei dem man sich einen Wolf nach der PDF sucht; wenn man sie denn überhaupt findet.  

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Die Tücken der Technik. Es genügt wohl nicht, einfach die URL einzutippen. Es empfiehlt sich wirklich über die Klammer zu arbeiten, dort den Link einzufügen und dann läuft es. Danke für den Hinweis. 

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Habe den link von Frau Knödel gerade ausprobiert und die Seite gleich wieder geschlossen, die Folien sind dort nicht oder nur wie von Ihnen beschrieben mit viel weiter geklicke und suche und Zeit die ich nicht habe vlt. zu finden. 

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jetzt sollte es gehen

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bestätigt. 

😀

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https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/veranstaltungen/it_club/it-club-fruehjahr-2020.pdf

Direkt die Datei 🙂

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... bin jetzt doch einigermaßen irritiert.

... habe diese Datei bereits seit 26.06.2020.

.. gab´s noch Änderungen oder habe ich als 'blindes Huhn' zufällig auch mal ein Ei gefunden ? 🤔

... Nachtrag :

... sehe gerade, dass es eine weitere Datei gibt 

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/veranstaltungen/it_club/it_club_online_08_07_2020.pdf

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@olafbietz ,

ich bin eigentlich ein großer Fan von Word, Excel, Access, Powerpoint und Outlook und kenne alle Versionen seit dem vorherigen Jahrtausend (also noch aus der DOS-Zeit und später dann ab Winword 1.0).

Die Sympathie für Microsoft-Produkte nahm bei mir allerdings schleichend ab. Mit jeder neuen Version fiel ein Mosaiksteinchen aus dem schönen Bild, das ich mir von MS Office zusammengeklebt hatte. Das Programmieren in VBA machte auch immer weniger Spaß bis ich es fast komplett aufgab.

... außerdem werden die MS Produkte von Version zu Version immer neugieriger, aufdringlicher, geschwätziger und suspekter.

Ich fände es toll, wenn es eine abgespeckte MS-Office-Version gäbe, nur mit den 5% an Funktionen, die man in einer Steuerkanzlei braucht und völlig ohne die unsäglichen Spionage-Funktionen, also eine rein lokal installierbare Software.

Das Thema "Videokonferenz" wird meiner Meinung nach auch stark überschätzt.

Mir reicht ebenfalls in der Regel die Kommunikation per Sprache oder Schrift. Meist ist der direkte Anblick von Kollegen oder Mandanten nicht so spannend (Ausnahmen bestätigen die Regel) 😉

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Habe gerade per Zufall einen 'Uralt Artikel' der Computerwoche auf den Schirm bekommen, beim Überfliegen musste ich schon schmunzeln. 

Die Datev ( 1994) ist nicht zeitgemäß. 

https://www.computerwoche.de/a/konkurrenz-fuer-den-quasi-monopolisten-steuerberater-suchen-eine-alternative-zu-datev-diensten,1123969 

Übrigens Taylorix aufgekauft von Wolters Kluwer (wie soviele)

Die Idee alles in House zu lösen , was es halt alles  so gab. Hatten sie nicht heute die Büroklammer von MS gepostet. Datenübergabe via Diskette....

Über die Preise von 28.000 DM /14.000 EUR dürften die  heutigen Genossen wohl sehr amüsiert sein, damals wurden die Programme noch gekauft. Ich kann mich noch gut an die 5 1/4 Zoll Disketten war dann immer ein ganzer Stapel bis die Programme installiert waren. 

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Auch die Wago Curadata ist in Wolters Kluwer aufgegangen. 

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Guten Morgen,

es gibt eine Datei, in der wir die Inhalte für den Fachthemen IT-Club M365 bereitgestellt haben. Dies ist unter dem bereits genannten Link zu finden. Parallel dazu gibt es unter dem gleichen Titel "Gewohnte Pfade verlassen" die Unterlagen aus dem IT-Club online, der 3x stattgefunden hat.

Gruß

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Nachdem sich jetzt sehr viel um das Thema Microsoft und Datenschutz gedreht hat, würde ich gerne mit Ihnen den Blickwinkel etwas verändern. Teilen Sie uns doch bitte mit, welche Kanzleiprozesse Sie mit welchen Lösungen abdecken. Gerne auch, wer Sie dabei unterstützt, z.B. Mitarbeiter, Systempartner, etc.

Bitte in die Überschrift z.B.

- Onboarding Mandanten

- Jahresabschluß vorbereiten, durchführen, mit Mandanten besprechen, dokumentieren

- Leistungsaufschreibung, wo fängt Sie an bis zum Niederschlag in der Rechnung

Sie würden uns und Ihre BerufskollegInnen dabei unterstützen, wie Sie aktuell diese Prozesse in der Kanzlei organisiert haben. Nachdem es über 200 Marktplatzpartner, zahlreiche Anbieter im Ökosystem und natürlich die DATEVintegration gibt, würde uns Ihre aktuelle Organisation in Ihrer Kanzlei interessieren.

Danke an der Stelle schon mal für Ihre Beiträge.

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Anbei zur Info, wie sich Office in Zukunft anfühlen und aussehen wird:

So soll das neue Microsoft Office aussehen

Hier wird deutlich: mobile first. 

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Microsoft gibt Unternehmen die inhaltliche Kontrolle über gesammelte Windows 10 Telemetriedaten

Blöd nur, dass in "unserem" Bereich von von mir aus 250 Clients wohl eher noch immer Windows 10 pro zum Einsatz kommt und damit keinem geholfen ist. Hm. Aber war ja abzusehen, dass pro nicht mehr das richtige für Unternehmen ist, sondern für das ambitionierte zu Hause gedacht ist. Domänenmöglichkeit ist mit Windows 10 leider nicht mehr alles. 

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Hallo @Katja_Knoedel 

Hallo IT-Clubberer,

ich will mal versuchen auf die ( sehr breit gesteckten) Themenbereiche aus Deinem Post, Katja, einzugehen. Da das Spektrum sehr breit ist und auch die genannten Bereiche vermutlich in fast allen Kanzleien arbeitsteilig „bedient“ werden, ist es als „Nur-Chef“ schwierig umfassend Auskunft zu geben.

1) Onboarding Mandant:

Das ist ein Hort großer Mühen und wird nur noch vom Onboarding von Mitarbeitern getopt. Es fehlt ein geführter Workflow (außer im Anwaltsbereich) und jede Checkliste ist mit jeder Programmversionsänderung wieder Schrott.

a) in aller Regel kommt der Erstkontakt zu Neumandanten über Empfehlung und deren Anruf bei uns rein. Der Anruf des StB-Neumandats wird in der Regel von mir oder z.b. bei Nur-ESt-Erklärung vom zuständigen SB geführt. Bei Vollmandaten gibts dann einen Kennenlerntermin, nach dem ich entscheide, ob wir das Mandat annehmen. Wenn ja schicke ich nach dem Termin ein „Angebot“ in Form eines individuellen Briefes mit der Schilderung der konkreten Leistung und der Abrechungsweise, meist mit Preisbeispielen, weil die Gegenstandswerte ja nur geschätzt werden können und einer Angabe aller Unterlagen, die wir benötigen. 

Wenn darauf die Unterlagen und der Auftrag kommen, wird das Mandat im Sekretariat in den Stammdaten angelegt, den jeweiligen SBs (JA, Fibu,Lohn) zugewiesen und von denen dann die fachspezifischen Daten ergänzt. 

Im Lockdown waren die Kennenlerntermine mit BlueJeans - wurde zwar vollständig akzeptiert und sogar begrüßt, hat aber in keinem Fall zum Mandat geführt! Kann auch Zufall sein !? 

b) Neue Anwaltsmandate von bekannten Mandanten kommen in der Regel per Mail mit Aufgabenstellung und ggf. einem Teil der erforderlichen Unterlagen. Nach einer groben Sichtung zu Aufgabenfeld und evtl. bestehenden Bearbeitungshindernissen wird vom Anwalt über die Annahme entschieden und davon abhängig vom Sekretariat die Ablehnung und Löschung der Daten oder die Annahme und Anforderung fehlender Unterlagen dem Mandant schriftlich/Mail=>80% mitgeteilt und die Akte im System komplett angelegt.

Andere Systeme als DATEV, Telefon, BlueJeans oder MS-Office kommen in beiden Fällen nicht zum Einsatz. Und Fremdhilfe brauchen wir praktisch nie, Ausnahme, wenn Datenübernahmen von exotischen Systemen angefragt werden, was aber praktisch nie vorkommt und meist dann mehr Aufwand verursacht als die manuelle Erfassung, bei der wir gleich Plausibilität prüfen können und den „Neuen“ kennen lernen.

so, das war jetzt so viel, dass ich die anderen Themen gesondert mal wann anders beschreibe

Erst gestern technisches Onboarding neuer Mitarbeiter - halber Chefarbeitstag! Wäre sicher auch optimierbar.

• IT-Onboarding
• DATEV-Onboarding
• Telefonanlagen-Onboarding
• Zeiterfassungssystem-Onboarding 
• EO(un)comfort-Onboarding - ich war nahe dran, diesen EO-Mist endgültig rauszukicken.

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Hallo Michael zum Onboarding scheint es nun loszugehen.

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Hallo Katja  @Katja_Knoedel ,

hallo Community,

2. Teil "Jahresabschluß vorbereiten, durchführen, mit Mandanten besprechen, dokumentieren"

Ich versuch´s mit einem weiteren Workflow - kurz gefasst und aus "Chef-Sicht"! zum Jahresabschluss

• vorbereiten
  Die "Vorbereitung des Jahresabschluss" fängt nach meiner Überzeugung bei einer stimmigen Qualitätsbuchführung und damit bei der ersten Fibu- und Lohn-Buchung für den Mandant statt. Wer dort schlampert, kann den Zeit- und Imageverlust und die dabei entstehende Ineffizienz das ganze Jahr nicht mehr aufholen.
  Wir haben beste Erfahrungen durch den jahrelangen Einsatz von Unternehmen-Online bei nahezu allen Mandaten gemacht.
  Ursprünglich dachte ich, die Fibu würde dadurch schneller. Das war am Anfang definitiv nicht so, weil Erfassung vom Bildschirm (damals noch 19" - vor ca. 8 Jahren) zunächst für alle "Umsteller" gewöhnungsbedürftig ist. Jetzt sind wir tatsächlich auch da schneller - ca. 10% ggü. "Nicht-DUO".
  
  Der absolut größte Vorteil lag bei DUO aber von Anfang an - und für uns völlig unerwartet - im Jahresabschluss. Allein der Umstand, dass alle Belege da sind, mit der Buchhaltung verknüpft sind und keine Zuarbeit mehr vom Mandant erfragt werden muss, hat ca. 30% JA-Arbeitszeit erspart. Und da ist noch nicht berücksichtigt, dass es den Mandant tierisch nervte, wenn er uns früher Unterlagen, die schon in der Buchhaltung waren, zum JA nochmals raussuchen musste, weil es eben nicht korrekt verbucht oder dokumentiert war. 
  
  Gute JA-Vorbereitung fängt daher m.E. mit DUO und Qualitätsbuchhaltung (Afa laufend, "lfd. elektronisch gestützte BuHa-Abstimmung, etc etc.) an.
  
  
• durchführen
  Der JA wird bei uns komplett "integriert" in Kanzlei-ReWe durchgeführt gebucht und ggf. auch die (wenigen zusätzlichen Belege" verknüpft. Einen konkreten "Auftragsbeginn" oder "Fertigstellungstermin" bekommen wir extrem selten vom Mandant genannt - Ausnahme, wenn irgendwelche Investitionen anstehen.
  In der Regel schreiben wir kurz vor Weihnachten (zum Jahreswechsel) die JA-Mandate an, dass sie die "ruhige Zeit" zur Prüfung der mitgesandten Anlagenverzeichnisse auf "Verschrottung" etc. und insbesondere Verständlichkeit der Bezeichnung neuer Anschaffungen prüfen und an die Inventuren und deren Doku denken. Meist im Februar fragen wir dazu nochmals nach und bekommen dann die korrigierten Anlageverzeichnisse und evtl. sogar schon ein Inventurblatt.
  
  Alle Kapitalgesellschaften werden von uns in der Regel Februar / März "abgestimmt. d.h. der JA-Sachbearbeiter macht eine Kontendurchsicht und insbesondere grobe Prüfung auf Rückstellungen / Auflösungen und ggf. Darlehensentwicklungen und gibt notwendige Änderungen an die Fibu-Sachbearbeiter zusammen mit den Abstimmungsergebnissen aus dem Anlageverzeichnis und ggf. einer "ersten Inventur".
  
  Ab Ende März laufen die in der Regel durch uns initiierten JA-Arbeiten (Abschlussbuchungen / Rückfragen klären / etc.). Bis Ende Juni müssen alle Kapitalgesellschaften einen JA-Entwurf mit Bilanzberichtsentwurf haben. Meist sind wir aber vor Ende Juni "besprechungsreif". Die Personengesellschaften, kleinere Einzelunternehmer und EÜR machen wir in aller Regel ab Mitte Juni - ansonsten mit ähnlichem Ablauf!
  
  
• besprechen
  Besprechungen fanden früher IMMER als Präsenztermine statt - und sind in aller Regel mindestens 2 bis 4 stündig weil neben den Bilanzdaten auch die laufenden Ergebnisse und die Vergleichsdaten mit Vorjahren/Branche erörtert werden. Und natürlich der persönliche Gesprächskontakt und die Mandatspflege - das Drum rum - nicht zu kurz kommen darf. 2020 war da die völlige Ausnahme - Bilanzbesprechungen nur per Bluejeans - gingen x-fach schneller aber Informativer waren sie nicht immer. 
  
  Der JA wird - wenn er besprochen und vom Mandant festgestellt ist an: 
  -Finanzamt (E-Bilanz) 
  -Bundesanzeiger 
  -und Banken (DiFin)
  aus dem System übertragen und TROTZDEM papiertechnisch dem Mandant in (von ihm gewünschter Anzahl) übermittelt.
  
  
• dokumentieren
  Die Dokumentation findet während der Bilanzerstellung satt - Arbeitspapiervorlagen haben wir in der DMS und die werden von Jahr zu Jahr übernommen, fortgeführt.

Bei einigen unserer Mandanten benötigen wir (von Bank wegen Großkredit oder weil der Mandant es will oder weil wir es für unabdingbar halten) Planungsrechnungen. Die erstellen wir ausschließlich in der Wirtschaftberatungssoftware der DATEV - soweit für die Banken mit entsprechendem Berichtsteil). Diese Planungsrechnungen beginnen wir in aller Regel im Oktober /November für das Folgejahr - manchmal und wenn´s zeitlich eng wird bis Mitte Februar - spätestens mit der ersten Auswertung fürs neue Jahr. Insofern ist das "neue Planungstool" im JA-Teil zwar schön und wirklich nützlich - für uns aber viel zu spät. 

Einige Unternehmensplanung erstellen wir "außer der Reihe" - also unterjährig - z.B. wenn´s beim Mandant finanziell knirscht oder er was investieren will ggf. dazu Kredite benötigt - und dann nervt mich immer, wenn die komplizierten Darlehensbuchungen nicht korrekt im System erfasst und geführt sind. 

Auch in diesem Zusammenhang benötigen wir praktisch NIE andere Software als DATEV (komplette Programmpalette) und Excel (ein bissle Word) für Schriftverkehr auch wenn der in der Regel per mail übermittelt wird.

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Gibt es aktuellere Infos außer "DATEV steht in Verhandlung mit Microsoft"? Irgendein Horizont in Sicht? Sobald sich DATEV und Microsoft geeinigt haben und die DSGVO-Frage geklärt ist, wollen wir wohl mit Microsoft365 starten wollen.