Automatisierte E-Mail-Überblicke mit KI so einfach gehts mit Gumloop

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Klingt vertraut?

Du schaust um 18 Uhr in dein Postfach – und es herrscht das blanke Chaos.

Wichtige Mails, Newsletter, Rückfragen, alles durcheinander.

Mit Gumloop und einem KI-Agenten wie „Gummie“ kannst du dir ganz einfach tägliche Zusammenfassungen deiner E-Mails automatisieren – ohne ein einziges Skript zu schreiben oder irgendwas zu verkabeln.

So geht’s – in 5 einfachen Schritten:

1️⃣Öffne gumloop.com, erstelle ein Workbook und wähle den KI-Modus

2️⃣Wähle z. B. die Vorlage „Postfach-Zusammenfassung“ oder schreibe einfach:

 „Fasse meine ungelesenen E-Mails der letzten 24 Stunden zusammen“

3️⃣Prüfe den Workflow – du solltest Schritte sehen wie E-Mails lesen, strukturieren, zusammenfassen

4️⃣Starte den Agenten – passe bei Bedarf den Ablauf oder die Prompts an

Verwende präzise Ansagen wie „Täglicher Überblick um 18 Uhr“ oder „E-Mails nach Wichtigkeit priorisieren“.

So lernt dein KI-Agent mit – und du bekommst genau die Infos, die du brauchst.

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Den Sinn dieser "Anwendung" verstehe ich nicht...

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@m_brunzendorf  schrieb:

Den Sinn dieser "Anwendung" verstehe ich nicht...

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Bekommst du viele E-Mails? Nervt ein volles, unübersichtliches Postfach?

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Hallo Herr Keuthen, 

>> Nervt ein volles, unübersichtliches Postfach?

Ich kann mich auch ohne KI gut organisieren. Voll gut! Ich bin sehr stolz auf meine Fähigkeiten. 

nächtliche Grüüüße

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Moin Moin,

die KI, die alles zuverlässig sortiert, bis auf die eine wirklich wichtige, weil sie sich nicht mit den Trainingsdaten einschätzen lässt?

Wenn ich das Groh der Emails mit einfachen Regeln abfrühstücken kann, warum das Risiko einer KI eingehen?

BTW, geprüft, ob die KI die Emails nicht als Trainingsdaten missbraucht?

1 Kudo auf die eigene Organisation! Das weiß man was man tut!

QJ

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@mjsapxrwswxöa  schrieb:

Hallo Herr Keuthen, 

>> Nervt ein volles, unübersichtliches Postfach?

Ich kann mich auch ohne KI gut organisieren. Voll gut! Ich bin sehr stolz auf meine Fähigkeiten. 

nächtliche Grüüüße

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Alles gut.

Nicht jedes Tool, nicht jeder Prozess ist für jeden etwas. Wollte nur einen Impuls für diejenigen setzen, die Gefangene ihres Outlooks sind. 👍

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@quantenjoe  schrieb:

Moin Moin,

…

Wenn ich das Groh der Emails mit einfachen Regeln abfrühstücken kann, warum das Risiko einer KI eingehen?

absolut. Es gibt ja nicht die eine _richtige_ Vorgehensweise. Jeder hat seine Methoden und wenn die funktionieren, um so besser.

…

1 Kudo auf die eigene Organisation! Das weiß man was man tut!

Hier gehe ich nicht mit , denn das widerspricht arbeitsteiligem Vorgehen. 😉

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Sehr geehrter Herr Keuthen, 

eine absolut Leseempfehlung: https://www.reclam.de/produktdetail/kuenstliche-intelligenz-und-der-neue-faschismus-9783150146668

Sehr aufklärendes Buch! 

samstägliche Grüüüße, jetzt scheint nach Regen wieder die Sonne - voll toll! 

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Wir werden an der Digitalisierung Dank junger unbedarfter Menschen zu Grunde gehen. 😁

Ich mache ihnen keinen Vorwurf, sie haben es nur gut gemeint. 

Hal 9000 wird es schon richten. 

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@marco_keuthen  schrieb:

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@m_brunzendorf  schrieb:

Den Sinn dieser "Anwendung" verstehe ich nicht...

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Bekommst du viele E-Mails? Nervt ein volles, unübersichtliches Postfach?

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Ja und nein.

KI ist nicht für alles sinnvoll, nur weil es das gibt.

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Hallo @marco_keuthen

prinzipiell klingt das schon interessant.Wenn ich das nach einem kurzen Blick auf die Seite richtig verstehe, ist Gumloop eine Automatisierungswerkzeugkasten wie zB n8n, oder? Könntest Du noch ein, zwei Worte zu der Mailverarbeitung schreiben?

• Nutzt Du das selbst in der Praxis?
• Was klappt dabei gut, wo lauern Fallstricke?
• Wie hoch ist der wirkliche Nutzen / die Zeitersparnis?
• Welcher KI Anbieter wird verwendet?
• Hast Du keine Angst, dass Du vertrauliche Kundendaten weitergibst? Gerade bei der auto. Mailverarbeitung hat man ja keinen Einfluss, welche Daten im Postfach landen und man somit an die KI weitergibt

Insbesondere die letzten zwei Fragen sind ziemlich deutsch 😅 Aber die Punkte "Datenschutz / Weitergabe sensible Kundendaten" haben mich bisher immer davon abgehalten, mich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen bzw. im Kanzleialltag einzusetzen.

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@mjsapxrwswxöa  schrieb:

Sehr geehrter Herr Keuthen, 

eine absolut Leseempfehlung: https://www.reclam.de/produktdetail/kuenstliche-intelligenz-und-der-neue-faschismus-9783150146668

Sehr aufklärendes Buch! 

samstägliche Grüüüße, jetzt scheint nach Regen wieder die Sonne - voll toll! 

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ja, KI ohne Regulierung wird vermutlich ein Problem werden, aber wegignorieren geht halt auch nicht.

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@m_brunzendorf  schrieb:

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@marco_keuthen  schrieb:

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@m_brunzendorf  schrieb:

Den Sinn dieser "Anwendung" verstehe ich nicht...

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Bekommst du viele E-Mails? Nervt ein volles, unübersichtliches Postfach?

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Ja und nein.

KI ist nicht für alles sinnvoll, nur weil es das gibt.

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Habe ich das behauptet?

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@dstoll  schrieb:

Hallo @marco_keuthen

prinzipiell klingt das schon interessant.Wenn ich das nach einem kurzen Blick auf die Seite richtig verstehe, ist Gumloop eine Automatisierungswerkzeugkasten wie zB n8n, oder? Könntest Du noch ein, zwei Worte zu der Mailverarbeitung schreiben?

…

Insbesondere die letzten zwei Fragen sind ziemlich deutsch 😅 Aber die Punkte "Datenschutz / Weitergabe sensible Kundendaten" haben mich bisher immer davon abgehalten, mich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen bzw. im Kanzleialltag einzusetzen.

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Klar, beantworte ich gern – und ja, du hast’s richtig eingeordnet: Gumloop funktioniert im Prinzip wie n8n oder Make – nur mit Fokus auf moderne KI-Flows und einer sehr intuitiven Oberfläche.

Zur E-Mail-Verarbeitung konkret:

Ich nutze Gumloop aktuell testweise für die automatisierte Extraktion von bestimmten E-Mail-Inhalten (z. B. strukturierte Anfragen, Formulare, PDF-Reports), die dann durch ein LLM ausgewertet und z. B. in ein Briefing oder eine Tabellenzeile überführt werden. Funktioniert erstaunlich stabil – aber natürlich nicht „blind“ im Produktivbetrieb.

Was gut klappt:

• Verarbeitung von wiederkehrenden Mail-Typen mit klarer Struktur
• KI kann Inhalte clustern, zusammenfassen, priorisieren
• Einfache Ausgabe als PDF, Notion-Eintrag, Airtable etc.

Fallstricke:

• Klassisches LLM-Problem: Wenn Mails zu lang oder zu unklar → Halluzinationen
• Bei zu komplexen Extraktionszielen wird’s unzuverlässig
• Man muss die Prompts testen und iterieren – einmal einstellen reicht nicht

Nutzen:

Die Zeitersparnis ist da – besonders bei repetitiven Aufgaben. Aber wie immer gilt: Nur so gut wie der Mensch, der es einrichtet. Wer hofft, dass ein Bot „mal eben“ alle Mails sortiert und beantwortet, wird enttäuscht.

Datenschutz:

Ja, absolut wichtiges Thema. Gumloop bietet Bring-your-own-Key für OpenAI, Azure OpenAI oder Anthropic. D. h. du steuerst selbst, wohin deine Daten fließen – und kannst (wenn du magst) sogar deine eigenen API-Zugänge mit EU-Rechenzentren nutzen.

Ich empfehle:

• E-Mail-Vorverarbeitung auf technischer Ebene (nur bestimmte Absender, Betreffzeilen etc.)
• Ggf. Pseudonymisierung vor Weitergabe an LLM
• Kein direkter Zugriff auf das komplette Postfach durch Gumloop

📎 Fazit:

Gumloop ist kein Ersatz für Datenschutz-Verstand, sondern ein Tool für gezielte KI-Automatisierung. Und wenn man sauber trennt, was automatisiert werden darf und was nicht – dann ist der Nutzen real.

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@marco_keuthen  schrieb:

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@m_brunzendorf  schrieb:

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@marco_keuthen  schrieb:

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@m_brunzendorf  schrieb:

Den Sinn dieser "Anwendung" verstehe ich nicht...

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Bekommst du viele E-Mails? Nervt ein volles, unübersichtliches Postfach?

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Ja und nein.

KI ist nicht für alles sinnvoll, nur weil es das gibt.

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Habe ich das behauptet?

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So wie Sie hier immer schreiben... kommt mir so vor, ja. Sorry.

[#16]

...und wenn der erste Post schon wie durch KI generiert aussieht

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@KonComm  schrieb:

...und wenn der erste Post schon wie durch KI generiert aussieht

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Welchen meinst du konkret?

[#18]

Eigentlich ist es doch eineindeutig.

Den hier meine ich:

https://www.datev-community.de/t5/Freie-Themen/Automatisierte-E-Mail-%C3%9Cberblicke-mit-KI-so-einfach-gehts-mit/m-p/510204/highlight/true#M34128 

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@KonComm  schrieb:

Eigentlich ist es doch eineindeutig.

Den hier meine ich:

https://www.datev-community.de/t5/Freie-Themen/Automatisierte-E-Mail-%C3%9Cberblicke-mit-KI-so-einfach-gehts-mit/m-p/510204/highlight/true#M34128 

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 Vielen Dank für deine Einschätzung, du liegst allerdings falsch. Dieser Post war es nicht…

[#20]

Nochmal Moin,

was ich mich gerade frage, wie wird die KI denn eigentlich trainiert, um mir die für MICH relevanten Emails herauszufinden. Über mein gesamtes Postfach geschaut, worauf ich reagiere? Eine solche KI möchte ich nur lokal haben und auch vom Internet komplett abkoppeln.

Oder nutzt die KI die Daten von sehr vielen anderen Nutzern und denkt, was die für relevant halten, wird auch auf mich zutreffen? Risiko, denn wenn dann eine Mailunberücksichtigt bleibt und daraus ein Schadensfall entsteht, haben Sie die Sorgfaltspflicht nicht eingehalten. Nicht umsonst sollte man täglich den Spamordner kontrollieren. Die Maschine sortiert, doch der Anwender muss kontrollieren, ob die Maschine keine Fehler macht. Auch wenn die Maschine eine KI ist.

Wenn man die Kontrolle in den Griff bekommt ohne größeren Zeitaufwand, dann ...

... es gibt viele weitere Argumente in diesem Thread. Muss man abwägen bzw. die Risiken sich überlegen.

QJ

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@quantenjoe  schrieb:

Nochmal Moin,

...

Wenn man die Kontrolle in den Griff bekommt ohne größeren Zeitaufwand, dann ...

... es gibt viele weitere Argumente in diesem Thread. Muss man abwägen bzw. die Risiken sich überlegen.

QJ

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Ja, das sind absolut berechtigte Punkte. Vor allem der Hinweis auf Verantwortung und Kontrolle.

Und was viele dabei vergessen: E-Mail ist ein völlig offenes Protokoll – Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist die absolute Ausnahme.

Heißt im Klartext: Wer sich um Datensicherheit Gedanken macht, müsste eigentlich schon längst keine E-Mails mehr schreiben (oder konsequent verschlüsseln – was kaum jemand tut).

Die Ironie: Wir führen eine Datenschutzdebatte über KI – während wir täglich unverschlüsselte Mails mit sensiblen Daten durch die Weltgeschichte schicken.

Deshalb bin ich komplett bei dir: Kontrolle und Abwägung sind entscheidend.

Aber wenn wir die Diskussion führen, dann bitte mit Blick aufs Ganze – nicht nur auf das, was gerade „neu“ ist.