Anwaltspostfach - fehlende Funktionen

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Hallo,

wir haben uns beim Postausgang über beA so organisiert, dass die ReNos die beA-Nachrichten vorbereiten und der jeweilige RA diese dann im Ausgangskorb öffnet, alle Angaben prüft und dann Dokumente signiert. Sodann wird bereitsgestellt, später versendet.

Derzeit ist es wohl nicht möglich, eine Nachricht an zwei Empfänger zu übermitteln, wie es in der Webanwendung geht. Wäre schön bei Zustellungen im Parteibetrieb. So muss alles zweimal oder noch öfter gemacht werden. Oder geht das schon?

Es ist wohl auch nicht möglich, die Adressierung der Nachricht zu prüfen. Das halte ich für sehr wichtig. Es mag wohl nur ein Kammergericht geben. RA Neumann, Schmidt etc gibt es viele. Wie soll man prüfen, ob der Richtige Empfänger ausgewählt wurde?

Für Vorschläge bin ich dankbar, Für je einen PSI natürlich auch 😉

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Hallo Alf,

die von dir genannten Punkte sind zum Teil in einer Versuchspilotierung. Z.B. Adressvalidierung und Abgleich der Safe-Id mit der in den Stammdaten der Akte gespeicherten.

Ich bin allerdings im Moment der Meinung, dass das ganze Thema „digitaler Postein- und -ausgangsworkflow“ auf den „Prüfstand“ gehört. Alle Kanzleien (auch die reinen StBs) werden mit immer mehr digitalen Kanälen konfrontiert und es ist kaum mehr handelbar, welche Funktionalität beim jeweiligen Kanal vorhanden ist oder wünschenswert wäre.

Ich glaube - auch im Hinblick auf andere digitale Kanäle - müssen wir ganz massiv auf eine Fokussierung drängen.  Es wird sicher auch ein beSt (oder wie immer das bei den StBs genannt wird) kommen, RABE, NACHTIGAL und Elster „fliegen“ in der FA-Kommunikation umher und jeder macht grad, was er will.

Das ist m.E. ein Hemmschuh bei der Digitalisierung, weils kaum mehr überschaubar, verständlich und bedienbar ist Und da könnte die DATEV ein Wegbereiter für Standards werden, wenn wir das unterstützen und mit dem nötigen Praxisinput versehen.

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Das ist m.E. ein Hemmschuh bei der Digitalisierung, weils kaum mehr überschaubar, verständlich und bedienbar ist Und da könnte die DATEV ein Wegbereiter für Standards werden, wenn wir das unterstützen und mit dem nötigen Praxisinput versehen.

beA ist doch neu "ausgeschrieben", oder? Agiert DATEV da eigentlich mit? Das wäre dann doch ein Anfang, oder?

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Hallo Michael,

wenn das wirklich in der Pilotierung ist, habe ich ja Hoffnung.

Auch wenn es sinnvoll ist, die globale Sicht einzunehmen und berechtigte Kritik am derzeitigen Durcheinander zu üben, muss ich hier besorgte Mitarbeiter betreuen, die mit der Kanzleisoftware nicht mehr sorgfaltspflichtgerecht arbeiten können.

Keine Prüfung des Adressaten

Keine Prüfung der erfolgreichen Übermittlung

Wenn ich an die damlige Telefax-Rechtsprechung oder aktuelle Entscheidungen denke, dürfte es im Wiedereinsetzungsfall unmöglich sein, eine fehlerhafte Adressierung oder unterbliebene Zustellung mit den Einschränkungen der Software zu entschuldigen.

In Fristsachen ist das Anwaltspostfach damit praktisch nicht nutzbar.

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Hallo Herr Kollege Zedler,

Es ist wohl auch nicht möglich, die Adressierung der Nachricht zu prüfen. Das halte ich für sehr wichtig. Es mag wohl nur ein Kammergericht geben. RA Neumann, Schmidt etc gibt es viele. Wie soll man prüfen, ob der Richtige Empfänger ausgewählt wurde?

Ich kann nicht so ganz erkennen, warum die Richtigkeit des Adressaten nicht geprüft werden kann.  Selbst in dieser Konstellation

kann der richtige Adressat ausgewählt werden (wenn der Anwender sorgfältig arbeitet).

Ob die BRAK in diesem Fall die SAFEID zutreffend zugeordnet hat, liegt sicher nicht im Verantwortungsbereich des Anwalts liegen, solange er keine Erkenntnisse über eine fehlerhafte Zuordnung hat.

Vielleicht verstehe ich Ihre Frage auch falsch.

Was den Rückstand im Hinblick auf den Funktionsumfang anbelangt, bin ich grundsätzlich beim Kollegen Renz.

mit freundlichen kollegialen Grüßen

Andreas G. Müller

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Hallo Herr Kollege Zedler,

ich möchte dem Kollegen Müller beipflichten. Die sorgfältig arbeitende Mitarbeiterin/Mitarbeiter können sicher auch noch das amtliche Anwaltsverzeichnis Official Register of Lawyers nebendran legen und die Adresse gegenprüfen, auch die Safe ID.

Und für den Zugang erhalten Sie aus dem BEA Web Client eine Bestätigung, dass diesem die Nachricht erfolgreich übergeben wurde.  Das kann man einmal am Tage prüfen lassen. Wenn dann einmal am Tag noch geprüft wird, ob es eine Störungsmeldung gab auf der Seite des EGVPS, dann kann ich mir dann kann nicht einmal ich mir vorstellen, gegen welche Sorgfaltspflicht man noch verstoßen haben könnte.

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz

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Hallo,

will man prüfen, ob die Adressierung richtig ist, kann man nicht auf die vorausgefüllte Suche, sondern nur auf die leere Suche zurückgreifen.

Ich kann in der fertigen beA-Nachricht schlicht nicht sehen, welche SAFE-ID bzw. Anschrift der gewählte Empfänger hat.

Es geht mir nicht um die (erstmalige und sorgfältige) Auswahl, sondern um die Kontrolle dieser.

Beste Grüße Alf Zedler

[#8]

Hallo,

bereits für jede Nachricht im WebClient zu prüfen, ob diese wiklich übermittelt wurde, stellt sich als ganz erheblicher Aufwand dar.

Um den Webclient aufzurufen, muss die WTS-Umgebung verlassen werden. Damit entsteht ein weiterer Aufwand. Um das Prüfungsergebnis aktenkundig zu machen, muss ein Export der Nachricht aus dem Ordner Gesendet erfolgen. Diese Zip-Datei muss dann wieder in die WTS-Umgebung und von dort in die Akte.

Das muss auch noch alles arbeitsteilig organisiert werden. Alles möglich, aber aufwändig und lästig.

Solange die Schnittstelle diese Info zum Übermittlungsstatus nicht zurück meldet, ist er leider unvermeidbar.

Viele Grüße

Alf Zedler

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Hallo Herr Zedler,

ich bin mit Ihnen einer Meinung, dass derzeit noch ein sehr hoher Aufwand betrieben werden muss, um den anwaltlichen Sorgfaltspflichten zu genügen bei der Übermittlung mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach.

Ich meine, das ganze könnte etwas einfacher organisiert werden wie folgt:

1. Einmal am Tag erfolgt eine zentrale Kontrolle des Web Clients. Das ist deshalb  einfach und schnell, weil für jede Nachricht der Übermittlungsstatus angezeigt wird und in 99,9 % der Fälle dort „erfolgreich versandt“ steht. Umgekehrt fällt die Zeile sofort ins Auge, wo dies nicht der Fall ist.

2. Einmal am Tag erfolgt eine zentrale Kontrolle von Betriebsstörungen des BEA/EGVP.

Besser bzw. gut wird dies erst, da sind wir uns einig, wenn das System auf Gerichtsseite Empfangsbestätigungen erzeugt. Dafür muss aber die Gerichtsseite versenden können und das ist laut Plan in Baden-Württemberg erst 2022 der Fall.

Es bleibt spannend. Trotzdem bin ich ein Fan des besonderen elektronischen Postfach.

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz

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Hallo Herr Kollege,

wie können Sie bei einer E-Mail erkennen, dass der "richtige" Empfänger ausgewählt wurde?

Sobald im Anzeigename nur noch der Name, nicht aber auch die E-Mail-Adresse hinterlegt ist, können Sie auch bei einer E-Mail nicht mehr erkennen, ob der "richtige" RA Müller ausgewählt wurde.

Um Abzugleichen ob die SafeID zutreffend übertragen wurde, müssten Sie in jedem Fall auf das amtliche Anwaltsregister zugreifen.  Wie wollen Sie hier eine absolut sichere Kontrolle erreichen.

Das Anwaltspostfach im Arbeitsplatz an dieser Stelle mit weiteren "Funktionalitäten" zu belasten halte ich für nicht zielführend; hier sind andere Funktionalitäten, die die Arbeit erleichtern wichtiger.

mfkg

Andreas G. Müller

[#11]

bereits für jede Nachricht im WebClient zu prüfen, ob diese wiklich übermittelt wurde, stellt sich als ganz erheblicher Aufwand dar.

Dies ist nach Auffassung der BRAK jedenfalls derzeit die einzig geeignete Methode für den Fall, dass ein Antrag auf Wiedereinsetzung gestellt werden muss.  Dies wurde so bereits in einem der Newsletter, ich meine aus 2017 kommuniziert.

[#12]

Kann ja sein, dass man bei der Hitze auf komische Gedanken kommt, aber ich fände es hilfreich, wenn man direkt aus dem Eingangskorb der Kanzlei auch eine neue Akte anlegen könnte. Wir haben hier oft Post zu neuen Angelegenheiten und können diese nicht wegsortieren.

Grüße aus dem 32 Grad warmen Norderstedt

[#13]

So komisch sind die Gedanken gar nicht. 

Mir schwebt schon länger vor, dass der Programmteil, der heute Anwaltspostfach genannt wird, zur zentralen Ver- und Bearbeitungsstelle für alle in der Kanzlei anfallenden Aufgaben ausgebaut wird, um einen einheitlichen umfassenden Workflow abbilden zu können. 

Ob eine solche Entwicklung aber jemals umgesetzt wird...

Grüße aus dem 30°c kalten Süden

[#14]

Im Stuttgarter Kessel bei derzeit 39,5% kommen mir die gleichen Gedanken wie Kollegen Müller.

Zum Glück sind die aber auch schon bei den Minusgraden im Winter vorhanden gewesen und auch an die DATEV weitergegeben.

Wir werden sehen, wieviele Temperaturschwankungen bis zur Erfüllung der Wünsche noch stattfinden !

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Hallo Herr Hayko,

ich habe Ihren Wunsch erfasst.

Um das Anwaltspostfach nicht mit Funktionen zu überladen, ist eine Neuanlage von Akten bisher nicht vorgesehen. Der Aktenauswahldialog im Eingangskorb hat bewusst keine Neuanlagefunktion, weil ansonsten zu viele Fenster nacheinander aufgehen und übereinander liegen würden (Postfach | Aktenauswahl | Vorschaltdialog | Neue Akte).

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Hallo Frau Kubisch,

vielen Dank für die Erfassung.

Ich denke, dass sich der Arbeitsablauf eben ändert, wenn man papierlos arbeitet, aber eben eigentlich auch nicht ändert.

Bei der "normalen" Bearbeitung mit Papier-Post war es eben auch so, dass das Sekretariat Akten neu angelegt hat.

Sicherlich hat das Sekretariat im Zweifel vorher beim Anwalt nachfragen müssen, aber dazu müssten Sie - quasi als digitales Pendant - die Möglichkeit schaffen, Post auch ohne Aktenbezug zu bearbeiten. Wir behelfen uns zur Zeit mit einer Sammelakte für jedes Jahr, nur um den Eingangskorb erst einmal leer zu bekommen.

Beachten Sie bitte, dass im digitalen Arbeitsablauf erst mit der Verarbeitung und Weiterverteilung aus dem Eingangskorb heraus Zuständigkeiten entstehen. Oder anders gesagt, wenn es im Eingangskorb keiner bearbeitet, wird dort alles versauern, auch eine neue Fristsache! (Szenario: bestehender Mandant schickt ihm zugestellte Klage per Mail und es droht ein VU, aber keiner legt eine Frist an, da es noch keine Akte gibt.)

Heute sind es nur noch 15 Grad...

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Hallo Herr Hayko,

das Problem ist also "Wie gehen wir mit Unterlagen zu potentiell neuen Mandaten um"? In Papier haben wir da kein Problem. Das wird dem Anwalt vorgelegt und er sagt "Akte anlegen" oder "Mandant wegschicken".

Digital wird es schwieriger,  weil wir an der Stelle noch keinen Ordnungsbegriff haben zu dem wir die Dokumente ablegen können. Es liegt nahe, einfach schnell eine Akte anzulegen, damit der gewohnte Workflow weitergehen kann. Aber was ist, wenn wir z.B. wegen einer Interessenskollision das Mandat ablegen müssen? Dann beginnt das große "digitale Aufräumen".

Wäre es Wert, dass wir uns einmal Gedanken machen, wie wir die Mandatsanbahnung digital unterstützen können, ohne dabei gleich in die Vollen - sprich Akten- und Mandantenanlage gehen  zu müssen? Am Ende dieses Prozesses könnte dann eine Akte oder ein "Wir können Deinen Fall nicht übernehmen"-Schreiben entstehen.

Viele Grüße aus Nürnberg bei 31 Grad

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Hallo Herr Groß,

ja, genau das ist die Frage und passt nicht wirklich in diesen Thread.

Aber ich denke, das kann man eigentlich ganz leicht lösen:

Ermöglichen Sie (wieder) die Verarbeitung und Bearbeitung von Schriftstücken ohne Aktenbezug. Dann kann auch auf digitalem Weg dem Anwalt ein neues Dokument mit der Frage ob das Mandat eingenommen wird oder nicht in die Postmappe gelegt werden. Das machen wir derzeit über die "Krücke" Sammelakte 2019.

Und im Übrigen ist das Problem mit der Kollision eher zu vernachlässigen, wohingegen das der Fristversäumnis täglich besteht.

Wir legen hier für alles eine neue Akte an (wenn es nicht in die Sammelakte kommt), da wir nur noch digital arbeiten und daher keinen (oder geringen) Aufwand mit der Aktenanlage haben. Wir beginnen die Nummerierung der Akten nicht mal mehr bei 1 im neuen Jahr.

VG