Moin!
Bitte fragt mich nicht, warum ich die Frage stelle 🙂 Aber hier ist sie:
Kann man irgendwie im Daten Arbeitsplatz alle Mandanten finden, bei denen sich in den letzten x Jahren
nichts getan hat. Keine Buchungen, kein Mailverkehr .....
Also quasi inaktive Mandanten, die nicht inaktiv gesetzt wurden.
Geht das? Ich habe nichts gefunden.
LG Ulli
Gelöst! Gehe zu Lösung.
Also da würde ich jetzt in die Geschäftsfeldübersicht schauen und nach der Spalte "Stand Buchführung" sortieren.
Wie Sie im Arbeitsplatz allerdings herausbekommen wollen, wann der letzte Mailkontakt war, ist mir schleierhaft, da das ja gar nichts mit DATEV zu tun hat.
Das sieht nach einem ziemlichen Haufen Arbeit aus.
Einfach geht da schon mal gar nichts. Das wird kein Vorwurf, es ist einfach so weil es auf dem Weg viele, begründete, Abzweigungen gibt, die zu prüfen sind.
Ein erster Schritt wäre es, die Aufträge der EO zu prüfen inwieweit dort offene oder in Arbeit befindliche enthalten sind.
Als nächstes kann die Dokumentenablage in Angriff genommen werden um zu sehen wann das letzte Dokument abgelegt wurde.
Ein Blick in die Leistungsübersicht zeigt für jede Leistung die angelegten Jahre an, es können hier auch die Filter an die gewünschten Daten angepasst werden.
Dann kann geprüft werden inwieweit induviduelle Kriterien bestehen, die ein inaktiv setzen verhindern können.
Diese Arbeiten sollten Mandant für Mandant abgearbeitet werden, es könnten noch Daten im RZ kostenpflichtig gespeichert sein die ggfls. gelöscht werden könnten. Bitte an die Aufbewahrungspflichten denken und überlegen, wie damit umgegangen werden soll.
Noch ein Punkt wären Vollmachten, alt ohne Vollmachtsdatenbank, und die Vollmachtsdatenbank selbst.
Abmeldungen im Lohn sind dann auch noch ein Thema.
Nicht zu vergessen den oder die verknüpften Adressaten ebenfalls auf inaktiv setzen.
Mit Mail hatte ich an DMS gedacht ... Sorry unklar ausgedrückt.
Da werde ich wohl durch müssen. Ich hatte gehofft, dass es irgendwo einen sinnvollen Filter gibt.
Zu meiner Ehrenrettung wenn ich da zu naiv bin - ich beschäftige mich seit 6 Wochen mit DATEV. Vorher war ich im Thema Datenbanken unterwegs. Muss mich wohl von der Denke SQL verabschieden 🙂
LG Ulli
Ich würde - ganz altertümlich - eine Liste der Mandanten ausdrucken und der Kanzleileitung mit der Bitte um Streichung der inaktiven Mandanten vorlegen.
Zeitaufwand: Ausdruck 5 min, Durchgehen der Liste 5-10 min
Da durch "Inaktiv setzen" ja nichts verloren geht, schadet ein "vorschnelles" versehentliches inaktiv setzen nicht.
@Fabian schrieb:Ich würde - ganz altertümlich - eine Liste der Mandanten ausdrucken und der Kanzleileitung mit der Bitte um Streichung der inaktiven Mandanten vorlegen.
Zeitaufwand: Ausdruck 5 min, Durchgehen der Liste 5-10 min
Da durch "Inaktiv setzen" ja nichts verloren geht, schadet ein "vorschnelles" versehentliches inaktiv setzen nicht.
Da kommt es dann aber schon gewaltig auf die Anzahl der aktiven Mandanten an und ich bin jetzt keine Großkanzlei mit mehreren Partnern usw. aber selbst bei mir käme ich mit 5-10 min nicht aus. In Großkanzleien kommt dann das Problem hinzu dass nicht jeder Partner alle Mandanten kennt.
Ich denke. ich habe jetzt doch einen Ansatz gefunden. DMS -> Liste aller Emails -> sortieren nach Nummer aufsteigend und Jahr absteigend. Hab schon die ersten Kandidaten gefunden.
Das Sahnehäubchen wäre jetzt noch alle zu filtern, deren höchstes Jahr< 20xx ist. Vielleicht finde ich da ja noch was.
Ich hätte das jetzt gern exportiert aber die schiere Masse der Daten ....
LG Ulli
Die Eingrenzung auf "höchstens das Jahr 20xx" kann man wahrscheinlich über die Erweiterte Suche ganz gut in den Griff bekommen.
VG
@uassmann schrieb:
[...] Das Sahnehäubchen wäre jetzt noch alle zu filtern, deren höchstes Jahr< 20xx ist [...]
... ist aus meiner Sicht viiiel zu kurz gesprungen 😉
edit: nein "<20xx" ist nicht zu kurz gesprungen. Ich hatte fälschlicherweise "<202x" gelesen
... aber trotzdem ...
@einmalnoch hat ja schonmal angedeutet, dass es viele andere Abhängigkeiten gibt
... wer will schon in einem 'Mobile' einen einzelnen Faden abschneiden ?
... und E-Mail-Adressen als Filterkriterium halte ich auch für sehr unzuverlässig. Manche Kommunikationspartner ändern Ihre E-Mail-Adresse häufiger als ihre Zahnbürste oder sie benutzen gleich derer 2 oder gar mehrere
Ich mache das über die Ansicht "Dokumente" Dokumentendatum. Teilweise in den Programmen, z.B. ESt welches die letzten bearbeiteten Jahre waren.
Natürlich regelmäßig.
Nicht nur, aber auch die -Geschäftsfeldübersicht Buchführung- kann man unendlich individuell filtern/gestalten. 2-3 eigene Filter u. man braucht für die Informationsansicht nur Sekunden. Hat DATEV echt gut gemacht.
Danke!
Genau da war ich vorhin auch gelandet. Hab die Zeilen in Excel kopiert, dann je nach den relevante Spalten absteigend sortiert und die neueren rausgelöscht.
Vielleicht jetzt ein wenig umständlich, aber ....
Danke Euch Allen
Ulli
Schon hat das was mit Datev zu tun, da man ja Mails in Dokorg bzw. DM ablegen ..sollte