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"inaktive" Mandanten

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letzte Antwort am 15.02.2024 11:10:39 von dn1
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uassmann
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Nachricht 1 von 14
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Moin!

 

Bitte fragt mich nicht, warum ich die Frage stelle 🙂 Aber hier ist sie:

 

Kann man irgendwie im Daten Arbeitsplatz alle Mandanten finden, bei denen sich in den letzten x Jahren

nichts getan hat. Keine Buchungen, kein Mailverkehr .....

 

Also quasi inaktive Mandanten, die nicht inaktiv gesetzt wurden.

 

Geht das? Ich habe nichts gefunden.

 

LG Ulli

 

 

andrereissig
Experte
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Nachricht 2 von 14
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Also da würde ich jetzt in die Geschäftsfeldübersicht schauen und nach der Spalte "Stand Buchführung" sortieren.

 

Wie Sie im Arbeitsplatz allerdings herausbekommen wollen, wann der letzte Mailkontakt war, ist mir schleierhaft, da das ja gar nichts mit DATEV zu tun hat.

Live long and prosper!
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einmalnoch
Experte
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Nachricht 3 von 14
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@uassmann 

 

Das sieht nach einem ziemlichen Haufen Arbeit aus.

 

Einfach geht da schon mal gar nichts. Das wird kein Vorwurf, es ist einfach so weil es auf dem Weg viele, begründete, Abzweigungen gibt, die zu prüfen sind.

 

Ein erster Schritt wäre es, die Aufträge der EO zu prüfen inwieweit dort offene oder in Arbeit befindliche enthalten sind.

 

Als nächstes kann die Dokumentenablage in Angriff genommen werden um zu sehen wann das letzte Dokument abgelegt wurde.

 

Ein Blick in die Leistungsübersicht zeigt für jede Leistung die angelegten Jahre an, es können hier auch die Filter an die gewünschten Daten angepasst werden.

 

Dann kann geprüft werden inwieweit induviduelle Kriterien bestehen, die ein inaktiv setzen verhindern können.

 

Diese Arbeiten sollten Mandant für Mandant abgearbeitet werden, es könnten noch Daten im RZ kostenpflichtig gespeichert sein die ggfls. gelöscht werden könnten. Bitte an die Aufbewahrungspflichten denken und überlegen, wie damit umgegangen werden soll.

 

Noch ein Punkt wären Vollmachten, alt ohne Vollmachtsdatenbank, und die Vollmachtsdatenbank selbst.

 

Abmeldungen im Lohn sind dann auch noch ein Thema.

 

Nicht zu vergessen den oder die verknüpften Adressaten ebenfalls auf inaktiv setzen.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
uassmann
Beginner
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Nachricht 4 von 14
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Mit Mail hatte ich an DMS gedacht ... Sorry unklar ausgedrückt.

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uassmann
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Nachricht 5 von 14
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Da werde ich wohl durch müssen. Ich hatte gehofft, dass es irgendwo einen sinnvollen Filter gibt. 

 

Zu meiner Ehrenrettung wenn ich da zu naiv bin - ich beschäftige mich seit 6 Wochen mit DATEV. Vorher war ich im Thema Datenbanken unterwegs. Muss mich wohl von der Denke SQL verabschieden 🙂

 

LG Ulli

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Fabian
Einsteiger
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Nachricht 6 von 14
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Ich würde - ganz altertümlich - eine Liste der Mandanten ausdrucken und der Kanzleileitung mit der Bitte um Streichung der inaktiven Mandanten vorlegen.

Zeitaufwand: Ausdruck 5 min, Durchgehen der Liste 5-10 min

Da durch "Inaktiv setzen" ja nichts verloren geht, schadet ein "vorschnelles" versehentliches inaktiv setzen nicht.

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bodensee
Experte
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@Fabian  schrieb:

Ich würde - ganz altertümlich - eine Liste der Mandanten ausdrucken und der Kanzleileitung mit der Bitte um Streichung der inaktiven Mandanten vorlegen.

Zeitaufwand: Ausdruck 5 min, Durchgehen der Liste 5-10 min

Da durch "Inaktiv setzen" ja nichts verloren geht, schadet ein "vorschnelles" versehentliches inaktiv setzen nicht.


Da kommt es dann aber schon gewaltig auf die Anzahl der aktiven Mandanten an und ich bin jetzt keine Großkanzlei mit mehreren Partnern usw. aber selbst bei mir käme ich mit 5-10 min nicht aus.  In Großkanzleien kommt dann das Problem hinzu dass nicht jeder Partner alle Mandanten kennt. 

 

 

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
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uassmann
Beginner
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Nachricht 8 von 14
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Ich denke. ich habe jetzt doch einen Ansatz gefunden. DMS -> Liste aller Emails -> sortieren nach Nummer aufsteigend und Jahr absteigend. Hab schon die ersten Kandidaten gefunden. 

 

Das Sahnehäubchen wäre jetzt noch alle zu filtern, deren höchstes Jahr< 20xx ist. Vielleicht finde ich da ja noch was. 

Ich hätte das jetzt gern exportiert aber die schiere Masse der Daten ....

 

LG Ulli

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SebPro
Beginner
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Nachricht 9 von 14
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Die Eingrenzung auf "höchstens das Jahr 20xx" kann man wahrscheinlich über die Erweiterte Suche ganz gut in den Griff bekommen.

 

VG

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vogtsburger
Allwissender
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Nachricht 10 von 14
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@uassmann schrieb:
[...] Das Sahnehäubchen wäre jetzt noch alle zu filtern, deren höchstes Jahr< 20xx ist [...]


... ist aus  meiner Sicht viiiel zu kurz gesprungen 😉

 

edit: nein "<20xx" ist nicht zu kurz gesprungen. Ich hatte fälschlicherweise "<202x" gelesen

 

... aber trotzdem ...

 

@einmalnoch hat ja schonmal angedeutet, dass es viele andere Abhängigkeiten gibt 

 

... wer will schon in einem 'Mobile' einen einzelnen Faden abschneiden ?

 

... und E-Mail-Adressen als Filterkriterium halte ich auch für sehr unzuverlässig. Manche Kommunikationspartner ändern Ihre E-Mail-Adresse häufiger als ihre Zahnbürste oder sie benutzen gleich derer 2 oder gar mehrere 

Viele Grüße, M. Vogtsburger
... bei Apple-Software interagiert man mit Gesten, bei Datev wie gestern und vorgestern ... ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
Viele Grüße, M. Vogtsburger
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Fachmann
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Nachricht 11 von 14
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Ich mache das über die Ansicht "Dokumente" Dokumentendatum. Teilweise in den Programmen, z.B. ESt welches die letzten bearbeiteten Jahre waren.

Natürlich regelmäßig.

Danke
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cro
Experte
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Nachricht 12 von 14
213 Mal angesehen

Nicht nur, aber auch die -Geschäftsfeldübersicht Buchführung- kann man unendlich individuell filtern/gestalten. 2-3 eigene Filter u. man braucht für die Informationsansicht nur Sekunden. Hat DATEV echt gut gemacht.

 

cro_0-1707908572950.png

 

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uassmann
Beginner
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Nachricht 13 von 14
176 Mal angesehen

Danke!

 

Genau da war ich vorhin auch gelandet. Hab die Zeilen in Excel kopiert, dann je nach den relevante Spalten absteigend sortiert und die neueren rausgelöscht. 

Vielleicht jetzt ein wenig umständlich, aber ....

 

Danke Euch Allen

Ulli

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dn1
Beginner
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Nachricht 14 von 14
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Schon hat das was mit Datev zu tun, da man ja Mails in Dokorg bzw. DM ablegen ..sollte 

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letzte Antwort am 15.02.2024 11:10:39 von dn1
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