Rückimport Prokas 7 Awinta

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Hallo zusammen,

wir haben eine Apotheke, die mit dem Kassensystem Awinta arbeitet.

Um die Kundenrechnungen im System nicht manuell auf bezahlt setzen zu müssen wurde eine Schnittstelle gekauft, mittels der die von uns gebuchten Zahlungen in das System von Awinta zurück gespielt werden können.

Hierzu wird unser Buchungsstapel Bank (enthält nur Bankbuchungen) als ASCII, in dem von Awinta vorgegebenen Format von uns aus DATEV exportiert. Leider laufen über die meisten Banken nicht nur die Zahlung von Kunden, sondern auch andere Zahlungen.

Awinta erstellt beim Import immer auch mehrere Protokolle. Unter anderem eines mit den nicht verarbeiteten Sätzen.

Das sind meist Buchungen, die nicht die Debitorseite betreffen aber eben nicht immer.

Für den Mandanten ist es aber zu viel Aufwand dieses Protokoll abzuarbeiten.

Daher meine Frage: Gibt es eine Möglichkeit über ASCII  als tohne wahnsinnigen Aufwand nur die Zahlungen von Kunden zu exportieren?

Ich denke aktuell, dass man es wahrscheinlich nur über einen Export als csv - löschen der nicht benötigten Bankbuchungen, umstricken auf das einspielbare Format und ggf. dann als txt umwandeln- lösen kann.

Vielen Dank für eine Rückmeldung

Viele Grüße

A. Martin

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Hallo @anjamartin ,

Sie möchten Zahlungsbuchungen (Debitoren in Ihrem Fall) aus einem DATEV-Rechnungswesen-Programm exportieren, um diese z. B. in ein Warenwirtschaftssystem einzuspielen. 

Die meisten Warenwirtschaftssysteme nutzen für den Abgleich des Bezahlt-Status den Export der offenen Posten aus DATEV. 

Über Bestand | Exportieren | ASCII-Daten und dort über Bewegungsdaten | Debitoren/Kreditoren | Offene Posten können sowohl alle Posten (Variante A), als auch nur die offenen Posten (Variante B) ausgegeben werden. 

Bei Variante A sind in der Exportdatei sowohl die offenen Rechnungen, als auch die ausgeglichenen Rechnungen mit der zugehörigen Zahlungsbuchungen enthalten. 
Anhand der Zahlungsbuchungen kann dann der Bezahlt-Status gesetzt werden.

Bei Variante B sind nur die offenen Posten enthalten und das Warenwirtschaftssystem würde alle Rechnungen, die in der WaWi vorhanden sind, auf bezahlt setzen, wenn diese nicht(mehr) in der Exportdatei der offenen Post enthalten sind.

Beispiel:
Ich spiele am 01.10. eine Datei mit 10 offenen Posten in die Wawi ein. Die Rechnungen sind offen.
Am 07.10 spiele ich eine Datei mit nur noch 7 offenen Posten ein, die 3 Posten, die nicht mehr enthalten sind, betrachtet die Wawi als bezahlt.

Evtl. helfen Ihnen diese Informationen und Sie können sich mit Ihrem Kassensystemanbieter austauschen, ob diese Möglichkeit mit seinem System funktioniert. 

Weitere Informationen zum Export im DATEV-Format finden Sie im DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1036541 
Eine Anleitung zum Export im ASCII-Daten-Format finden Sie im DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1036228 

Mit freundlichen Grüßen

Ivonne Lindt

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

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Vielen Dank Frau Lindt.

Im Kassensystem der Awinta kann ich nur eine selbst erstellte ASCII-Export Datei Buchungsstapel einspielen.

Hier habe ich bisher nicht die Möglichkeit gefunden nur die Daten des Buchungsstapels zu exportieren, die die bezahlten Kundenrechnungen betreffen.

Bei anderen WaWi nutzen wir aber den Export der offenen Posten bereits erfolgreich.

Gibt es eine andere Möglichkeit, als den Buchungsstapel  in Kundenzahlungen und Rest zu zerpflücken um dann nur die Kunden über ASCII Buchungsstapel zu exportieren?

Vielen Dank.

MfG

A. Martin

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Hallo @anjamartin,

wenn die Zahlungsbuchungen an bestimmten Kontonummern hängen, hilft Ihnen hier vielleicht der ASCII-Export von Kontobuchungen weiter.

Hierbei können Sie den Kontenumfang und Zeitraum individuell festlegen.

Ebenso können Sie bei Bedarf eine individuelle ASCII-Formatvorlage erstellen 9226348 - Individuelles ASCII-Format für den Import oder Export bearbeiten, wenn das übernehmende Programm einen ähnlichen Aufbau zum Buchungsstapel-Export benötigt.

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

[#5]

Hallo,

wir haben das gleiche Problem mit Zahlungseingängen beim Softwareanbieter  Prokas Awinta. Da unser Mandant ziemlich groß ist und wir die Zahlungseingänge täglich manuell auf bezahlt setzen, entsteht ein erheblicher Zeitaufwand. Wir haben nun überlegt, dass wir nur für Rechnungskunden ein gesondertes Bankkonto einrichten auf das der Kunde seine Rechnungen bezahlt.

Dann werden die Ausgangsrechnungen täglich exportiert und zeitnah über die DATEV Bank ausgeglichen. Anschließend exportieren wir die Datei nach Prokas zurück. So würden wir die nicht verarbeiteten Buchungssätze der (Kreditoren) vermeiden. Wir fragen uns nur, wie Prokas den täglichen Rückimport verarbeitet, da es ja auch Daten von bereits ausgeglichenen Rechnungen der Vortage immer wieder erhält.

[#6]

Hallo Zusammen,

wir haben das gleiche Problem. Gibt es hier vielleicht eine neue Idee?

Liebe Grüße

Nicole

[#7]

Hallo Frau Martin, 

wir sind momentan auch dabei den Rückimport von DATEV zu Prokas zu installieren.

Funktioniert das bei Ihnen mittlerweile alles?

Wir wären über Hilfe dankbar.

VG Janine 

[#8]

Hallo,

da der Mandant sich nicht mehr gemeldet hat gehe ich davon aus, dass es so klappt.

VG

Anja Martin

[#9]

Hallo Frau Martin,

bei uns klappt der Rückimport mit Prokas Awinta leider nicht.

Wenn Sie Tipps haben, dann würde ich mich freuen.

[#10]

Hallo,

wir haben das bei einem unserer Mandanten über die Belegdaten Schnittstelle von Unternehmen Online gelöst.
Für die beschriebene Vorgehensweise muss für Kundenrechnungen die Bearbeitungsform "Erweitert" genutzt werden.

Unser Mandant erstellt über eine selbst angelegte Auswertung aus dem Prokas Auswertungssystem die Belegdaten inkl. Buchungsdaten nach DUO hoch (Belegdaten Importieren inkl. Beschreibung des Dateiaufbaus). DUO erzeugt daraufhin Belege ohne Bilder mit den hochgeladenen Belegdaten (Kundenname, Betrag, Rechnungsnummer etc.). Über Bank Online überwacht der Mandant seine Zahlungseingänge, verknüpft diese mit den erzeugten Belegen und setzt den Bezahlt Status.

Über die Belegdaten Export-Schnittstelle (Belegdaten Export) exportiert er danach die Belegdaten inkl. Zahlungsinformationen. Über eine Excel-Datei wird dann dieser Export in das für Prokas nötige Format "übersetzt" und dort importiert.

Vorteil ist, dass der Mandant noch vor der Buchhaltung die Zahlungsdaten seiner Kunden in Prokas importieren kann.
Nachteil dieser Lösung ist a) Mandant muss Bank Online nutzen und pflegen und b) uns als Kanzlei stehen keine Belegbilder zur Verfügung (nur Buchungssätze). Die Ersteinrichtung benötigt einmalig ein paar Stunden für die Erstellung der Auswertung in Prokas und der Excel-Übersetzung.

Wir praktizieren diese Vorgehensweise jetzt seit mehreren Jahren (meist) ohne Probleme. Aktuell haben wir ein Problem, da das Bezahlt Datum bei der Ausgabe aus Prokas im Format TT.MM.JJJJ geschieht und der Belegdaten Import TTMMJJJJ benötigt. Das löst der Mandant aktuell von Hand (ca. 2 Minuten Zeitaufwand pro Monat), sollte jedoch auch im Prokas Auswertungssystem anpassbar sein.

Prokas bietet inzwischen auch eine offizielle DATEV-Schnittstelle (Buchungsdatenservice). Da wir diese nicht nutzen, haben wir mit dieser noch keine Erfahrung. Vielleicht lässt sich der Import über diese Schnittstelle auch mit dem oben beschriebenen Belegdaten Export kombinieren.

[#11]

Hallo,

das hört sich auch interessant an aber wir haben mittlerweile herausgefunden, dass Awinta auch einen Buchungstext benötigt, um die Positionen ausgleichen zu können.

Dieser wurde bei uns nicht von jeder Kollegin bei Buchung der Zahlung während des Buchens erfasst.

Seit wir dies tun, haben wir keine weitere Rückmeldung erhalten, dass der Import nicht funktioniert.

Viele Grüße

Anja Martin

[#12]

Hallo @anjamartin,

exportieren Sie die ASCII Datei wie von Frau Schönweiß beschrieben (die Kontobuchungen?).

Unser Mandant hätte gerne den RA zurückgespielt, damit die bezahlten Rechnungen im WaWi automatisch auf bezahlt gesetzt werden.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

LG Nicole Schmorleiz

[#13]

Hallo @nicole485,

wir exportieren bei einem Fall die Kontobuchungen und bei einem anderen, bei dem es schon immer funktioniert hat den Bankbuchungsstapel mit Endung txt.

Beides scheint mit Angabe eines Buchungstextes zu funktionieren.

Viele Grüße

Anja Martin

[#14]

Hallo @anjamartin 

vielen Dank für die Rückmeldung. Sind in dem Bankbuchungsstapel dann nur die RA´s vorhanden oder auch alle anderen Bankbuchungen?

LG Nicole Schmorleiz

[#15]

Hallo Frau Schmorleiz,

wir exportieren den kompletten Bankbuchungsstapel.

Awinta gleicht alles ab und erstellt dann eine Datei für den Mandanten mit zugeordneten und nicht zugeordneten Positionen. Der Mandant muss die Datei mit den nicht zugeordneten Werten noch kurz prüfen. Ist also für ihn etwas weniger komfortabel, als nur Kundenzahlungen.

Gibt es eine Bank rein nur für Kundenzahlungen würde ich diese aber in einem extra Stapel buchen und exportieren.

Ist für den Mandant etwas einfacher.

Viele Grüße

Anja Martin

[#16]

Hallo @anjamartin,

perfekt so war unser Ablauf auch. Der Mandant wollte aber den Aufwand nicht betreiben und die nicht zugeordneten Werte prüfen.

Vielen Dank

LG Nicole Schmorleiz