Mehrere Debitoren inaktivieren

[#1]

Hallo,

ich habe folgende Frage:

Ich habe mehrere Debitoren in meinen Stammdaten die schon lange nicht mehr gebraucht bzw. nicht mehr bebucht werden.

Wenn ich diese löschen möchte bekomme ich zur Antwort: Bitte nicht löschen, da in Vorjahren Buchungen auf den Debitoren vorgenommen wurden.

Jetzt möchte ich diese aber auf "inaktiv" setzen.

Da es sich aber um insgesamt 4000 Datensätze handelt möchte ich am liebsten alle gleichzeitig auf inaktiv setzen. Geht das? Oder kann ich diese vielleicht auch alle einfach getrost löschen?

[#2]

Moinsen,

löschen kann man aber nur einmal ...

Für solche Massenänderungen fühlt sich Datev nicht immer zuständig (oder ich habe dann evtl. Funktionen übersehen), aber wir haben ja unser Lichtschwert/Zauberstab/Spell-Gedöns: Export nach Excel im Datev-Format.

Hier würde ich alle Debitorenstammdatensätze mit <Bestand<exportieren<Datevformat in ein wahlfreies Verzeichnis speichern und die csv-Datei mit Excel starten (sicherheitshalber natürlich auch eine Kopie anlegen).

Unter der Spaltenbezeichnung "Status" steht dort jeweils "Null" für aktive Kunden und "Eins" für inaktive Kunden. Auf dieser Basis die entsprechenden Kunden filtern, Status auf "1" ändern, abspeichern und die csv-Datei in Datev über <Bestand<importieren<Stapelverarbeitung einlesen.

Falls etwas schiefgelaufen ist beim Einlesen der Änderungen, einfach die csv-Sicherungskopie einlesen und wieder von vorne anfangen.

Weiterhin viel Erfolg

[#3 · Accepted solution]

Hallo,

den Status eines Personenkontos können Sie direkt im Rechnungswesen-Programm massenhaft für mehrere Konten gleichzeitig ändern.

Öffnen Sie dazu die Liste der Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten und markieren Sie die betroffenen Personenkonten, ggf. mit Hilfe der Such- oder Filterfunktionen.

Anschließend rufen Sie das Kontextmenü und dort die Funktion Geschäftspartner umsetzen... auf. Im umzusetzenden Feld wählen Sie den Eintrag Status und vergeben den neuen Wert Inaktiv.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#4]

Moinsen,

da hatte ich doch etwas übersehen, man lernt nie aus.

Weiterhin viel Erfolg.

[#5]

Super, das hat richtig gut funktioniert!

Danke!

[#6]

Geschäftspartner umsetzen hat super funktioniert.

Die inaktiven Personenkonten werden allerdings noch beim Buchen in der Suche vorgeschlagen, die wollte ich eigentlich dort nicht mehr sehen. Gibt es da noch etwas einzustellen?

VG, Nina

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Hallo @NinaJ,

ein Ausblenden der inaktiven Personenkonten in der Kontensuche beim Buchen ist nicht möglich.
Gerne habe ich Ihre Anregung an den vorhandenen Wunsch hinzugefügt.

Über Stammdaten | Kontonotizen können Sie alternativ zu jedem betroffenen Konto eine Notiz anlegen.

Diese wird im Buchen automatisch angezeigt, wenn das Konto angesprochen wird.

Dafür aktivieren Sie in den Eigenschaften | Buchungssatz den Haken bei Notizen automatisch einblenden.

Ist eine Notiz hinterlegt, hat das Eingabefeld Konto / Gegenkonto rechts oben eine grüne Ecke. Über die Quickinfo ist die Notiz sichtbar.

Eine weitere Möglichkeit ist die Kontenbeschriftung des Personenkontos zu löschen.

Danach wird er im Belege buchen in der Kontenauswahl (Eigenschaften: Beschriftet | Anzeige: Alle) nicht mehr angezeigt.

Ist das Konto nicht bebucht, können Sie eine Bereinigung der Geschäftspartner durchführen.

Über Stammdaten | Kreditoren | Kreditorenstammdaten oder Debitoren | Debitorenstammdaten | Einstellungen | Umfang und Varianten | Weitere Kontenkriterien | Filter Unbebuchte Konten | nicht bebucht seit: TT.MM.JJJJ definieren.

Die angezeigten Konten können gelöscht werden. Auch bei künftigen Jahresübernahmen werden sie nicht mehr berücksichtigt.

Einen ähnlichen Community-Thread zu diesem Thema gibt es hier:
https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Kanzleirewe-Kreditoren-Bebuchung-sperren/m-p/74841

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

[#8]

Hallo @Katharina_Schoenweiss, hat sich zu dem Thema etwas getan? Kann man Debitoren und / oder Kreditoren zum bebuchen sperren?

[#9]

Hallo @Lina2012 ,

nein, es gibt keine Änderung zum Thema "Kreditoren oder Debitoren zum buchen sperren".

Man kann diese auf "Inaktiv" setzen, wie im Beitrag von @Wielgoß (Nachricht 3) bereits beschrieben wurde.

Nach Rücksprache mit dem Entwicklungsbereich, ist eine Änderung in OnePremise nicht in der Planung.

[#10]

Schade, dass die Möglichkeit der Nichtanzeige inaktiver Debitoren nicht weiter verfolgt wird. Gerade beim Bank buchen ist es nervig wenn Datev uralte Debitoren vorschlägt die seit Jahren nicht mehr bebucht werden aber die aktuellen, bebuchten Debitoren mit derselben Beschriftung ignoriert.

Was für Konsequenzen hat ein Löschen alter Debitoren? Bleibt die Historie bestehen?

Vielen Dank und viele Grüße

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@MStolte  schrieb:

Was für Konsequenzen hat ein Löschen alter Debitoren? Bleibt die Historie bestehen?

Alte Debitoren/Kreditoren werden von mir in Kanzlei-Rechnungswesen gelöscht, wenn ich diese nicht mehr brauche oder mir alles "vollmüllen".

Aber dabei denke ich immer an den Vorjahresvergleich in der Bilanz. Wenn ich 2025 einen Debitor lösche, fehlt der Name natürlich für den Vorjahresvergleich. Im Vorjahr selbst, wenn Sie dort in die Buchführung gehen, ist die Beschriftung aber immer noch da, weil diesen ja nur im aktuellen Bestand gelöscht haben.

Was für eine Historie meinen Sie? Ich kenne keine "besondere" Historie in Kanzlei-Rechnungswesen.

[#12]

Vielen Dank, es ging mir nur um die Vorjahre z. B. im Kontoblatt. Dann werde ich mal darüber nachdenken die alten Debitoren zu löschen.