Mandanten laden keine Belege hoch: Wie verfahrt ihr damit?

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Fallschilderung:

Beispielfall:

Mandant hat DUO, lädt Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen hoch.

Buche diese.

Buche dann Bank und Paypal.

Jede zweite Buchung rot, weil Beleg nicht vorhanden.

Mit Vorsteuer buchen darf man ja eigentlich nicht, deswegen sammeln wir das derzeit über Privatkonto, nur das läuft schon bald über, da dort schon Buchungen im Wert von 20K stehen.

Ich frage jeden Monat nach den Belegen, doch bekomme meist nichts zurück.

Es ist einfach nur frustrierend, weil im Abschluss bekommt man dann gesagt, was haben sie da für eine Mist gebucht...

Musste mir das mal von der Seele schreiben, vielleicht habt ihr ja Ideen?

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Moin,

rechnen Sie dem Mandanten doch einfach mal jeden Monat vor, wieviel Vorsteuer ihm entgeht.

Ich habe solche Mandanten in früheren Zeiten bei jeder Gelegenheit gefragt, ob Sie einen 10-Euro-Schein auch an der Kasse vergessen würden, da es nichts anderes ist, wenn die Mandanten einfach Belege, die betriebliche Kosten i. H. v. 60,00 € incl. 19% USt enthalten, an der Kasse vergessen bzw. vergessen hochzuladen. Heutzutage habe ich solche Mandanten nicht mehr.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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Sehe ich wie @bfit .

Unsere Praxis seit einigen Jahren: Max. zwei/drei Monate intensiv "beraten", dann Kündigung ankündigen u. nach einem weiteren Monat das Mandat beenden. Und Zusatzleistungen daraus auch tatsächlich abrechnen.

Na klar haben wir auch noch 2 solche "Ollen", sind halt schon länger als 15 Jahre dabei... Aber es kommt definitiv keiner hinzu!

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Moin,

wenn aus den Kontoauszügen erkennbar ist, was es ist buchen wir das da hin, wo es hingehört. Halt nur ohne Vorsteuer also mit einer 1 anstatt VSt. mit 9. 

Das mit dem privat Konto oder 1590 finde ich keine gute Idee. Wenn der Mandant nämlich ohne euer Wissen zur Bank mit der Susa/BWA geht und die dann erkennen, dass da ganz viele betriebliche Beträge auf dem Konto 1590/1800 stehen, seht Ihr und der Mandant unprofessionell aus (was ja nicht stimmt und Ihr den Mandanten eigentlich nur erziehen wollt). Wenn er den Beleg bringt (paar Monate später) Generalumkehr und mit Steuer buchen.  

Gruß Björn

KOB aus HH

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wenn aus den Kontoauszügen erkennbar ist, was es ist buchen wir das da hin, wo es hingehört. Halt nur ohne Vorsteuer also mit einer 1 anstatt VSt. mit 9. 

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Nur am Rande:

Der Steuerschlüssel "1" bildet den Sachverhalt "umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug nicht EU; § 4 Nr. 2-7 UStG" ab.

Der korrekte Steuerschlüssel für "ohne Vorsteuer" ist die 490.

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Der korrekte Schlüssel ohne Vorsteuer ist "kein Schlüssel" 😉

[#7 · Accepted solution]

Unsere laufenden Buchführungen werden nun alle über UO abgewickelt.

Es lässt sich niemals vermeiden, dass Belege fehlen, aber die Rückfrage muss sich in den laufenden Arbeitsablauf einfügen, um nicht wegen jedem Beleg sich wieder in die Buchführung eines Monats eindenken müssen. Es gibt dabei natürlich Mandanten, bei denen das mal vorkommt, aber auch Patienten, die mit einer lmaA-Einstellung an die Sache gehen und sich am Liebsten x-mal erinnern lassen wollen und erst nichts unternehmen. 

"Ignoranz muss man sich leisten können !"

1. Buchführung wird erstellt und in UO geprüft, ob alle Rechnungen bereitgestellt sind bzw. alle Rechnungsdatensätze vollständig sind.
2. Bei der Buchung der Finanzkonten werde zunächst alle Posten, die keinem Beleg zuzuordnen sind, auf 1465 gebucht. Wir benennen dieses Sammelkonto "Unklare Posten/fehlende Belege).
3. Anschließend werden die Posten via OPOS-Liste, Namen, Re-Nr. etc. nochmals gesucht, ob diese woanders "hingefallen" sind.
4. So lange die Buchungen einen individuellen, verhältnismäßigen Saldo auf 1465 nicht übersteigen, wird die Buchführung abgeschlossen, versendet und abgerechnet.
5. Der Mandant erhält das Kontoblatt 1465 zur Nachbesorgung und Hochladen fehlender Belege, welche im Folgemonat "ausgeziffert" werden.
6. Im nächsten Monat ergeben sich wieder Fehlposten und alte werden ausgeglichen.
7. Übersteigt der mitgeteilte Saldo 1465 den Betrag X, wird die Buchführung nicht abgeschlossen und der Mandant erhält einen Hinweis zur umgehenden Nachlieferung und zur verspäteten Einreichung der USt-VA auf eigene Verantwortung.
8. Mit der Dezemberbuchhaltung wird nochmals auf die letzten offenen Posten hingewiesen und deutlich gemacht, dass Posten die unzweifelhaft zuordenbar sind und betragsmäßig im Rahmen sind , aber die Rechnung fehlt (bspw. Telekom) als Aufwand, aber ohne Vorsteuer gebucht werden. Posten ohne Information werden als Privatentnahme gebucht oder den Darlehenskonten bei der GmbH belastet. Sofern bis zur Jahresabschlusserstellung die Rechnungen und Belege nicht nachgereicht sind, wird so verfahren. Haben-Posten werden als umsatzsteuerpflichtige Einnahmen gewertet, so lange nichts anderes dargelegt werden kann.
9. Ich teile in o.g. Hinweismitteilung auch mit, wieviel Vorsteuern entgehen oder Steuer auf nicht geltend gemachte Betriebsausgaben in etwa anfallen. 
10. Nicht ärgern 😉

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Der korrekte Schlüssel ohne Vorsteuer ist "kein Schlüssel" 

Wenn Sie in der USt-Verprobung Buchungen auf Konten mit Zusatzfunktion Vorsteuer sehen wollen, bei denen keine Steuer gezogen wurde, lassen Sie den Steuerschlüssel weg. Dies führt allerdings dazu, dass in den meisten Fällen auch die Konten sowohl vor Übermittlung der USt-VA als auch vor Übermittlung der USt-Jahreserklärung nochmal komplett auf ein "vergessen des Steuerschlüssels" geprüft werden.

Beispiel-Buchung ohne Steuerschlüssel:

Hier ein Auszug der letzten Seite der USt-Verprobung (jetzt geht das prüfen der aufgeführten Buchung los - ist der Steuerschlüssel vielleicht nur vergessen - ach nein, im Buchungstext (siehe oben) steht "ohne Steuer"):

Und jetzt mit Steuerschlüssel 490:

Und das sagt die Verprobung (die Buchung taucht nicht mehr auf - da über den Steuerschlüssel eine steuerliche Beurteilung abgegeben wurde - ich suche nicht mehr in den Konten):

Nach meinem Empfinden gestaltet sich die Suche nach "vergessenen Steuerschlüsseln" unter Verwendung des Steuerschlüssel 490 deutlich komfortabler,

Funktioniert übrigens auch in der Verprobung der Jahreserklärung.  

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Ist natürlich ein Aspekt, den ich so gar nicht auf dem Radar hatte . . . Interessant. In der Tat und ein sehr gute Vorgehensweise, wie ich eingestehen muss.

Offen gesagt, "vergessen" wir im Prinzip nie, den Steuerschlüssel zu setzen; eher mal ihn wegzulassen und das kann schon eher mal passieren.

Im Jahresabschluss werden partiell die Kontenblätter nach Steuersatz/-schlüssel sortiert und bei Auffälligkeiten das Belegbild angeschaut, aber das war es dann auch.

Sie haben da aber schon recht, dass der Aufwand relativ überschaubar für das erzielte Resultat ist. 

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Danke dass ist echt super geschrieben @deusex 

Aber es ist halt echt frustrierend...

Habe jetzt die FiBu fertig gebucht.

Schreibe dann immer eine Email mit den Sachen die fehlen oder wie hier, der Hinweis auf das Kontenblatt, da ich die Buchungen nicht einzeln aufschreibe, da das eindeutig zuviel Arbeit ist.

Bin gespannt ob noch Sachen hochgeladen werden oder ich die FiBu so rausschicke, aber der Thread ist echt gut zur Beruhigung.

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Das Kontoblatt auf die nicht ausgezifferten Posten reduziert muss reichen und man sollte sich aus Zeitgründen hier nicht hinreißen lassen, lange "Liebesbriefe" zu erstellen.

"Anrede und bitte um Nachlieferung der Posten aus der Anlage Kontoblatt 1465 - mfg"

< 1 Minute

Bitte nicht frustrieren lassen und immer bedenken, dass die Buchführung im Unternehmen zumeist nicht zu den beliebtesten Haupttätigkeiten gehört. Insbesondere wenn "die Hütte brennt". 

Ein wenig Verständnis (Zuckerbrot) und klare Ansagen (Peitsche) mit Hinweis auf die Resultate bei mangelnder Belegvorlage.

Seit wir das Hinterherrennen eingestellt haben, hat sich deutlich mehr Entspannung und Kapazitäten ergeben.

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Der Mandant soll zukünftig über Unternehmen online bezahlen, dann sind zumindest alle Eingangsrechnungen, die überwiesen werden in den Umsätzen enthalten. Mandant kann also ohne Upload nicht mehr bezahlen. 

Zusätzlich Mandanten überzeugen, dass er eine E-Mailadresse für Eingangsrechnungen einrichtet. Dann sollte er die Rechnungen problemlos in DUO hochladen können bzw. Ihnen die Rechnungen problemlos weiterleiten können. Passt das immer noch nicht, dann soll er sich Getmyincoices leisten und Ihnen einen Zugang geben. 

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"Soll, soll, soll . . . "

Drei Viertel gehen über SEPA . . .

Weiterleiten via upload-mail ist nice ebenso wie getmyinvoices, aber an "Patienten" perlt dies zumeist ab. Wer umfangreich Belege nicht hochlädt, lässt sich selten zu Weiterem motivieren.

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@Moonshine 

haben Sie schon einmal nach dem "Warum?" bei Ihrem Mandanten gefragt. Vielleicht können Sie auf den Sachverhalt mit Hilfsvorschlägen glänzen und gemeinsam überlegen wie Probleme beseitigt werden können, Organisationshinweise geben oder technische Hilfe vorschlagen. 

M.E. ist das dann bei der Umsetzung ein Kundenbindungsprogramm.

Gruß

Martin Heim

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Es gilt. "keine Buchung ohne Beleg"

In der Folge buche ich die Zahlung auf die Kreditoren, die dann natürlich offen bleiben.
Der Mandant sieht natürlich die Auswertungen.

irgendwann schickt der treue Mandant dann z.B. alle 12 Telekom-Rechnungen in einem Rutsch hoch.

Ein echtes Problem ist vielmehr, wenn es der Mandant schafft, mehrere Belege in eine Datei zu scannen.
Beim Buchen bucht man natürlich die erste Seite und wer blättert schon bei jedem Beleg auf die Seite 2, um zu prüfen, ob da noch ein weiterer Beleg versteckt ist. OK, wenn DATEV Mist erkannt, könnte das ein Hinweis sein.