Lexware Buchhaltung mit digitale Belege - Datev Export

[#1]

Hallo,

wir betreuen einen Mandanten der mit Lexware Buchhaltung sein Unternehmer selber bucht. Dieser hängt die digitalen Belege an seine Buchung dran.

Meine Frage ist, wie erhalte ich für das Datev Programm meine Export Datei incl. Belegverknüpfung und dem digitalen Beleg. Wie exportiert man am besten diese Angelegenheit. Über Hilfe würde ich mich sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen Linda Perzl

P.S. Schönes Wochenende

[#2]

Moin,

einige unserer Mandanten haben lexoffice Buchhaltung & Berichte oder lexoffice Buchhaltung & Finanzen im Einsatz.

Von diesen Mandanten haben wir Einladungen zur Nutzung des Onlineportals lexoffice.de  erhalten. Nach einmaliger Registrierung können wir uns dort anmelden. In den dort hinterlegten Mandantendaten geben ebenfalls einmalig die DATEV-Berater- und Madantennummer an. Bei Bedarf exportieren wir dann aus dem Portal Buchungsstapel und Belegbilder in 2 Dateien. Die Buchungsstapel können in Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert werden, die Belegbilder laden wir mittels Belegtransfer (Verzeichnistyp DATEV XML) als ZIP-Datei nach DUO hoch. Dann sind die Buchungen sofort mit den Belegbildern verbunden.

Beste Grüße

Steffen

[#3]

Hallo Steffen,

verstehe ich das richtig, dass Lexware dann mehr oder weniger nur ein Vorerfassungssystem ist und die endgültige Buchhaltung in Rechnungswesen und Unternehmen online liegt, die dann auch im Falle der Betriebsprüfung ans Finanzamt gegeben wird? Oder gebt Ihr auch Eure Abschlussbuchungen an Lexware samt Belegbildern zurück und habt tatsächlich eine doppelte Buchhaltung?

Was hat es für Vorteile, mit Lexware zu arbeiten, wenn die Gebühren für Unternehmen online sowieso gezahlt werden? In der Bearbeitungsform "Erweitert" könnte der Mandant bereits am Beleg kontieren, die Rechnungen überweisen, Bankumsätze prüfen und es müsste letztlich in Rechnungswesen nur noch eingelesen werden.

[#4]

Hallo Boris,

Umbuchungen und Abschlussbuchungen übergeben wir nicht zurück. Die endgültige Buchführung haben nur wir. Im Falle einer BP werden unsere Daten ans FA gegeben. Die meisten dieser Mandanten hatten sich auch DUO angesehen, hielten aber lexoffice für leichter anwendbar. Auch so haben wir die Belegbilder zur Verfügung und müssen kaum Belege nachfordern. Die Mehrkosten halten sich in einem sehr überschaubaren Rahmen.

[#5]

Hallo Herr Lemler,

gucken Sie sich lexoffice mal an. Auch ich habe hier Mandanten, die bereits Ihre Buchhaltung mit lexoffice digitalisiert haben, bevor sie zu mir kamen. Die Mandanten waren von lexoffice begeistert und kamen gut damit zurecht. Daher habe ich gar nicht erst versucht, sie von UO zu überzeugen.

Die Übernahme nach UO ist einfach und ein UO-Vertrag nicht nötig. Es sind nur die Speichergebühren zu bezahlen und eventuell der Preis für Datev-Connect-online, wenn man, wie ich, möchte, dass der Mandant den Übertrag der Belegbilder selbst vornimmt. Ich empfinde diese Vorgehensweise als besser, da der Mandant mir damit mitteilt, dass er mit der Vorbereitung seiner Buchhaltung für den angegebenen Zeitraum fertig ist.

Auch in lexoffice ist es möglich, dass der Mandant seine Bankkontoumsätze prüft und die Eingangsrechnungen bestimmten Kostenkategorien zuordnet. Ich bin mit dem Mandanten die unterschiedlichen Rechnungen durchgegangen (nach seiner Liste) und habe mit ihm abgestimmt, welchen Kategorien in lexoffice er diese zuordnet. Die Kategorien, die in lexoffice vorgegeben wurden, hörten sich ganz nach der Kontenbeschriftung an. Wie gut dies funktioniert werde ich wohl im nächsten 1/2 Jahr erfahren, da ich mit den Mandanten erst gerade damit angefangen habe.

Viele sonnige Grüße,

bfit

[#6]

Guten Tag Frau Fitschen, 

das A & O bei Lexoffice- ich habe ein paar Mandanten die damit buchen- ist die Einrichtung. Die Kategorieren hören sich nicht nur nach Kontenbeschriftung an es sind Konten. 

Wenn Lexoffice richtig eingerichtet ist wird im Hintergrund richtig gebucht. 

Ich selbst mache nur den Jahresabschluss und lasse mir via connect online die belegbilder mit übertragen. 

Das erste Jahre Lexoffice erforderte extrem viel Nacharbeiten, da Mandantin selber groß und schlau alles selbst eingerichtet hatte. Nachdem ich beim Jahresabschluss enorm viel korrigieren musste. Haben wir einen neuen Mandanten eingerichtet und so ziemlich jeden Vorgang der im Geschäftsjahr vorkommen kann angelegt. 

Im zweiten Jahr war die Buchhaltung zu 95-98% korrekt !

Und das schöne für Laien ist Lexoffice viel besser verständlich und intuitiv erlernbar als es Datev  je sein wird. 

Mandantin schreibt die Rg. mit Lexoffice, Holt sich die Bankumsätze direkt von der Bank und ordnet nun in der Bank bei Eingängen die offenen Forderungen und bei Bezahlungen die Ausgabenkategorie = Fibu Konto. 

Leider gib es das ganze nicht für Bilanzierende- zumindest mein Wissenstand. 

Schönes Wochenende. 

[#7]

Einfach und intuitiv und kommt auch noch aus Freiburg! Was will man mehr?

[#8]

Hallo Linda,

die gemachten Angaben von den anderen Community-Teilnehmern helfen dir wahrscheinlich nicht weiter, weil deine Anfrage, zumindest so wie ich sie verstehe, Lexware und nicht Lexoffice betrifft. Auch wenn die Vermutung naheliegt, haben Lexware und Lexoffice nur wenige Gemeinsamkeiten..

Bei Lexware gibt es nach meinem Kenntnisstand nur einen Export im DATEV-Format. Die Belege können hier meines Wissens nach nicht mit übergeben werden.

Eine Beschreibung, wie der Export bei Lexware durchzuführen ist, findest du hier: 

https://lexwiki.de/faq/finanz-buchfuehrung/datev?cli_action=1584201189.199

[#9]

... was mich interessieren würde:

über welche Schnittstelle bzw. über welches Bankingverfahren holen die Lexoffice-Anwender die Bankumsätze ab und wie wird bezahlt ? 

...über 'Homebanking' oder über Finanzdienstleister ?

[#10]

meines Wissen über HOmebanking. 

[#11]

Das ist wohl richtig, wir haben nicht richtig hingeschaut. Lexware ist anders als Lexoffice. Und ein Ex- und Import der Belege scheint nicht zu funktionieren.

https://lex-forum.net/viewtopic.php?t=5863 

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Lexware-Digitale-Belege-in-Dokumentenablage-importieren/td-p/104433

Eine Lösung wäre, per Fernbetreuung auf dem Rechner des Mandanten abzustimmen und die Abschlussbuchungen zu erfassen. Danach müssten alle Buchungen ins DATEV Rechnungswesen per Stapeldatei übernommen werden, damit die Steuererklärungen und elektronische Bilanz übermittelt werden können.

Auch wenn Lexware oder Lexoffice einfacher zu bedienen sein sollten, in der Summe ist der Aufwand größer und der Komfort geringer.

[#12]

Leider musste ich in der Pilotphase mehrmals nachfragen und DATEV hat es nicht so deutlich kommuniziert:

EBICS ist die bessere Wahl. Es kostet zwar ein bisschen was, aber es funktioniert auch.

[#13]

Ganz so kompliziert müssen Sie es nicht machen. 

Lexware haben fast alle meine Selbstbuchenden Mandanten am Start. 

Von Lexware via Datev- Schnittstelle die Buchungssätze an STB übertragen - zwar keine Beleglinkverknüfpung- aber sie können ganz normal den Abschluss samt Steuererklärungen und E-Bilanz machen. 

Belege: 2 Varianten die ich bei meinen Mandanten im Einsatz habe - keine Fernwartung

a) Mandant generiert für mich einen Lexwar Zugang - falls er dort die Belege verknüfpft hat oder 

b) Mandant generiert für mich einen Zugang zu seiner Cloud wenn er keine Belege verknpüft hat

Dann kann ich mir die belege ansehen und bei BEdarf auch einzeln Pdfs herunterladen. 

[#14]

Guten Morgen,

genau so ist es. Es handelt sich um das Programm Lexware und definitiv nicht um Lexoffice.
Den Export der Buchungen als Datev Format habe ich hinbekommen und ist schon im Kanzleisystem. Nur leider die dazugehörigen Belege nicht.

Ich hoffe, dass in nächster Zeit ein Export von Lexware mit digitalen Belegen möglich sein wird.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

[#15]

Alternativ kann im Modus DUO erweitert auch mit Datev connect online gearbeitet werden. Dann gehen die Dateien direkt in DUO. Dann kommen auch die Belegbilder mit.

[#16]

Haben Sie das Prozedere schon einmal tatsächlich in der Kanzlei gehabt ? 

Bilanzierernder bucht mit Lexwar und Belegverknüpfung. 

Export der Buchungen via connect online in DUO inkl. Belegelinkverknüfpung ? 

Hatte ich noch nie, daher meine konkrete Nachfrage, mein Informationsstand war geht bis heute nicht. 

Nur Lexoffice via connect online und daher EÜR. 

[#17]

Parallel hierzu habe ich auch mal bei einem Hersteller von Kassensystemen für Friseure nachgefragt:

---------------------

Boris Lemler on March 14, 2020 at 3:56pm wrote:

Liebes Team von studiolution,

die Kasse und Schnittstelle sind bei unserem gemeinsamen Kunden in Freiburg nun erfolgreich im Einsatz und wir würden gerne den nächsten Schritt machen.

Gibt es von Euch schon eine Anbindung ans DATEV Kassenarchiv?

Oder ist es möglich, mit den Ausgaben der Kasse auch die Belegbilder zu verknüpfen und für die Buchhaltung bereitzustellen, ähnlich, wie es in folgendem Artikel beschrieben wird?

https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Lexware-Buchhaltung-mit-digitale-Belege-Datev-Export/m-p/140957#M21973 


Mit freundlichen Grüßen
Boris Lemler

---------------------

Von: studiolution Service <service@studiolution.com>
Gesendet: Montag, 16. März 2020 07:40
An: Boris Lemler <boris@lemler.net>
Betreff: Re: AW: studiolution - Ihre Zertifizierung war efolgreich

Guten Morgen Boris,

aus studiolution kann der Buchungsstapel direkt exportiert, bzw. auch per E-Mail verschickt werden.
Die Belege können nicht digital erfasst werden - das würde dann über Lexoffice gehen. Wenn euer Mandant dies im Einsatz hat, sollte es, so wie im Forum beschrieben, möglich sein.

Den Buchungsstapel findet man in studiolution unter 'Finanzen -> Monatsabschluss' hier können dann auch Steuerberater- und Mandantennummer angegeben werden (DATEV-Standardformat).

Viele Grüße
studiolution.com & studiobookr.com

Head-on Solutions GmbH
Bärenschanzstrasse 2
90429 Nürnberg

---------------------

Was zeigt, dass weder Kassenarchiv, noch die über zehn Jahre schon vorhanden DATEV XML-Schnittstelle online ausreichend von der Kundschaft gefordert werden.

Sämtliche Hersteller sind stolz, eine DATEV Schnittstelle zu haben, die Postversanddaten erzeugen kann. Das ist nicht mehr stand der Technik.

[#18]

.... mit dem Postversandformat wird wohl kein Hersteller mehr 'um die Ecke kommen'.

Das, was früher das proprietäre Postversand-Format war, ist heute das "Datev-Format" als Textdatei (CSV-Datei)

Aber es stimmt, bei den Kassenherstellern wird gerne das magische Wort "Datev" und ein paar Konjunktive (könnte, sollte, müsste, dürfte,...) verwendet, das der Kunde (unser Mandant) aber nicht beurteilen kann

[#19]

Hallo hansch,  

wie genau funktioniert der Import der Belege. Könntest Du das etwas detaillierter  beschreiben. Was braucht man alles dafür. Wir haben nämlich auch einige Mandanten, die Lexoffice nutzen und selbst buchen. Die Buchhaltung spielen wir als csv-Datei ein und die Belege bekommen wir als Zip-Datei. In der Csv Datei mit der Buchhaltung ist eine Spalte dabei (Beleglink), in der der Name des dazugehörigen Belegs steht. Leider könnte ich bis jetzt nicht herausfinden, wie ich die Belege einspielen oder archivieren soll, damit sie aus der Buchhaltung abrufbar wären. Das Symbol, dass ein Beleg an dem Buchungssatz angehengt ist, ist da.

Ich werde mich freuen, wenn Du mir weiterhelfen konntest.

Wenn Du auch eine Telefonnummer von jemandem von DATEV hast, der mir dabei helfen kann, wäre auch super.

Viele Grüße

Ivan

[#20]

Das ganze funktioniert nur via Datev UO connect online Schnittstelle. 

Wenn das für den Mandanten eingerichtet wird und ist, können die Belegbilder über die Schnittstelle connect online übertragen werden und die Beleglinkverknüpfung funktioniert einwandfrei. 

Direkt in Kanzlei Rewe via CSV Datei geht das ganze leider nicht. 

[#21]

Hallo Bodensee,

das Angefragte funktioniert auch anders.

Um Buchungsdaten mit einem Beleglink mit den Belegbildern zu verknüpfen, ist auch eine getrennte Verarbeitung möglich. 

Eine Beschreibung dazu gibt es hier:

Buchungsdaten mit integriertem Beleglink für DATEV Unternehmen online übernehmen

[#22]

Hallo Frau Sawatzki, 

vielen Dank für den Link, hatte ich noch nicht und war mir neu- wieder was gelernt.

Aber hatte ich auch weiter oben gepostet das nach meinem Kenntnisstand ( heute).....

Schön das die Community jede Menge verschiedene Mandanten hat und über diesen Weg alles mögliche gelöst werden kann. 

[#23]

Hallo @i_damyanov ,

... mich würde ein konkretes Beispiel für einen solchen Beleglink im Buchungsstapel interessieren.

Ich vermute, dass er eine GUID enthält, damit der Buchungssatz mit dem zugehörigen Beleg in "Unternehmen Online" über die GUID verknüpft werden kann.

[#24]

Hallo Ivan,

die Belege lädst du über das Programm DATEV Belegtransfer hoch.

Du musst bei der Einrichtung der Belegtransfer Verzeichnisse nur den Haken bei externen Beleglieferanten setzen:

Anleitung: https://kb.accountant.academy/hc/de/articles/360001773457

Dann funktioniert es.

Solltest du einen SmartLogin verwenden, dann kann der Datensatz nur von der Steuerkanzlei über den Belegtransfer hochgeladen werden.

In der Zip-Datei mit den Belegen ist eine document.xml diese sorgt dafür, dass die Belege die GUID erhalten, die im Feld Beleglink steht.

Dadurch sind die Belege mit den Buchungssätzen verknüpft.

[#25]

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Antworten. Ihr seid Klasse und habt mir wirklich weitergeholfen. Jetzt weiß ich was noch notwendig ist, um das Ganze zum Laufen zu bringen. Der Mandant ist relativ neu und hat noch kein Datev-Unternehmen Online eingerichtet bekommen. Das werde ich als erstes heute beantragen.  DATEV Belegtransfer haben wir bereits installiert. In der ZIP-Datei ist tatsächlich ein XML-Dokument mit dem Namen "document"  

Der Text in der Sparte Beleglink sieht so aus: BEDI "69faede3-59e8-456c-85c5-79830......"

Sobald alles steht und funktioniert werde ich mich wieder melden.

Viele Grüße

Ivan

[#26]

Hallo Ivan,

beachte beim Bestellen:

Wenn der Mandant kein Unternehmen online nutzen will und es nur als "Belegablage" für Euch dienen soll, kann es auf der Beraternummer der Kanzlei eingerichtet werden und verursacht keine Programmnutzungsgebühren, nur Belegspeichergebühren.

Falls der Mandant auch die Funktionen Belege und Bank online nutzen will und seine Auswertungen anschauen und Erklärungen freizeichnen möchte, braucht es eine weitere Beraternummer, sinnvollerweise im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft. Dann werden ihm die Gebühren direkt von DATEV in Rechnung gestellt. Lexware braucht er dann nicht mehr.

Auch wenn Lexware oder Lexoffice einfacher zu bedienen sein sollten, in der Summe ist der Aufwand größer und der Komfort geringer. Und je mehr Nutzer Unternehmen online bekommt, um so besser wird hoffentlich die Weiterentwicklung...

[#27]

Hallo Boris,

wie kann ich den Mandanten dann am besten bei DATEV Unternhmen online anmelden? Kommt hier die Option DATEV Unternehmen online Compact in Frage? Oder wie würdest Du da vorgehen. 

Vielen Dank und viele Grüße

Ivan

[#28]

DATEV Unternehmen online compact bietet nur die Möglichkeit auf die Auswertungen zuzugreifen. Belegupload funktioniert hier leider nicht.

[#29]

wie kann ich den Mandanten dann am besten bei DATEV Unternhmen online anmelden? 

---

Hallo @i_damyanov,

wie bereits beschrieben wurde, ist folgendes bei einer Bestandsanlage zu differenzieren:

1. Der Mandant möchte kein Unternehmen online nutzen, aber Sie benötigen Belege online (Erweitert) als Belegablage

-> Sie als Kanzlei legen einen Bestand in Unternehmen online für Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) unter der Beraternummer/Mandantennummer an, unter welcher der Mandant bei Ihnen auch in Kanzlei-Rechnungswesen geführt wird.

Informationen zum Vorgehen einer Bestandsanlage in Unternehmen online finden Sie im Info-Dokument 1035732 .

Informationen zum Vorgehen bei DATEVconnect online finden Sie unter www.datev.de/connectonline-einrichten .

2. Der Mandant möchte Unternehmen online in vollen Umfang nutzen

-> Informationen zur Bestellung und Einrichtung finden Sie unter www.datev.de/hilfe-duo | DATEV Unternehmen online einrichten .

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

[#30]

Hallo Andreas, hallo DATEV-Community,

ich habe endlich wieder Zeit gefunden die Belegbilder hochzuladen und zu testen ob es funktioniert. Folgendes habe ich gemacht: - Wie Du es erklärt hast, habe ich in DATEV Belegtransfer ein Verzeichnis hinzugefügt. Berater- und Mandantennummer eingetragen. Dann habe ich noch den Hacken unten bei "Verzeichnis enthält aus DATEV..." gesetzt und den Ordner ausgewählt. Danach hatte ich aber in dem ausgewählten Ordner für jeden Belegtyp einen neuen Ordner. Dann die Zip-Datei reingesetzt und auf Daten senden geklickt. Es passierte nichts. Beim zweiten Versuch habe ich die Zip-Datei und in den Ordner ohne Belegtyp gesetzt und wieder auf Daten senden geklickt und wieder ohne Erfolg. Könntest Du mir da weiterhelfen. Was mache ich falsch? Sollte ich in Unternehmen Online noch was machen?

Danke im Voraus und viele Grüße

Ivan