ISWL Beleg2Buchung Workflow Erfahrungsbericht

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Hallo 😕, 

ich habe ein Befürchtung - hoffe auf Euren Gegenwind aus Erfahrung. 

Problemstellung: Mandant exportiert aus seinem System eine DATEV EXTV CSV Datei. Dort stehen in Belegfeld1 die Namen der Belege, die er ebenfalls 1:1 so exportiert. Also ein klarer Fall für ISWL Beleg2Buchung. 

Ich habe mich mal eingelesen: Leistungsbeschreibung Individuelle Softwarelösung – DATEV ISWL Beleg2Buchung 

Diese Daten lässt uns der Mandant via https://kanzlei.land zukommen inkl. der FiBu > DUO Schnittstelle aka alle Belege und auch die CSV liegen schon im DUO. 

Verstehe ich Beleg2Buchung richtig, dass ich dem Programm aus dem lokalen System 1x die CSV und 1x die Belege als Pfad mitgebe; Beleg2Buchung das matcht und mir eine Exportdatei ins lokale System ablegt, die ich dann mittels Belegtransfer erst nach DUO hochladen kann? 

Ist dem so 😱? Oder habe ich eine Knick im Denken? 🤔 Das heißt wenn ja: kanzlei.land > DUO Schnittstelle wieder löschen; manuell die Daten (Belege + CSV; bei mehreren Belegen wird eine ZIP als Download erstellt, die man erst entzippen muss?) aus kanzlei.land lokal ins System einspielen, den Belegtransfer einrichten, ... 

Ja? Dann ist Beleg2Buchung leider genauso "hilfreich" wie der Bankkonverter ... und fühlt sich an wie sevDesk oder lexOffice, wenn man die Datenservice nicht nutzt. EDV zu Fuß @jjunker ☹️. 

Ich dachte eher, dem Programm sagt man: hier ist deine CSV; die Belege findest Du in DUO; matche das und erstelle mir fertige Buchungen mit Belegbild hinten dran. 

Ich bitte um eine smarte Lösung 😎, ohne viel Klicks, ohne E-Mail, ohne manuelle 💩-Arbeit & ohne Namen tanzen 💃. 

Vielen Dank fürs Mitdenken & Erfahrungen teilen 💪

Daniel 

P.S. wenn das nur so umständlich geht, überlege ich persönlich das Produkt bei DATEV zu kündigen

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Hi,

es ist genau so und deshalb vorzugsweise auf der Mandantenseite im Einsatz. Denn dort werden die Belege nicht direkt nach DUO verbracht sondern zu Beleg2Buchung. 

Nach dem matchen geht es dann in DUO bzw. der Buchungsstapel mit den Beleglinks in die Kanzlei.

Ein matchen mit den Belegen in DUO? Denkbar, aber derzeit nicht möglich.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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... bei uns werden die fertigen Buchungsstapel und die vorhandenen Digitalen Belege in der Kanzlei miteinander verheiratet und auf die Hochzeitsreise nach DUO geschickt.

'Sex vor der Ehe' wäre zwar möglich, führt aber nur zu Komplikationen und zu Beziehungsproblemen 😉

... und der Nebenbuhler "OCR" macht keinen Stich 😎

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Danke 😀. Wieder enttäuscht DATEV 😖. 

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Die ISWL verbessert den Arbeitsablauf in der täglichen Buchführung und im Jahresabschluss. Hiervon profitiert sowohl der steuerliche Berater als auch der Mandant.

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Das klingt wie blanker Hohn, wenn man schon eine Dekade weg vom Pendelordner ist und digitaler Vorreiter und ein Freak in Sachen: wie bekomme ich Daten von A nach B. 

Hm. Toll 😔. Nicht cool 👎.

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@chrisocki schrieb:

und deshalb vorzugsweise auf der Mandantenseite im Einsatz.

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Was brauche ich da alles genau? Laut DATEV einen SQL Server. Das kann ja nicht sein.  

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Beachten Sie: Für DATEV ISWL Beleg2Buchung wird das DATEV Grundpaket Basis benötigt.

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Das heißt was genau? Die ganze Plattform Installation als wenn man selbst buchen würde?  

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Ist letztendlich eine Frage, wer den Hut aufbekommt... Mandant oder Kanzlei... 

Wobei ich wahrscheinlich danach gehen würde, wo die Buchhaltung geführt wird. Denn Beleg2Buchung wirft den Buchungsstapel auch gern direkt in die Fibu... 

Zudem wird ein LiMa inkl. Grundpaket benötigt. Da ist dann die Frage ob der Mandant das alles auf seinen Rechnern haben möchte... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@chrisocki schrieb:

Zudem wird ein LiMa inkl. Grundpaket benötigt. Da ist dann die Frage ob der Mandant das alles auf seinen Rechnern haben möchte... 

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Danke. Hat sich damit erledigt. Wir haben arge Probleme DUO noch zu halten, weil das auch schon nicht mehr state of the art ist und sich Mandanten viele Wünsche wünschen.  

Dann baue ich mal lokal einen Klickprozess zusammen ... glaube nicht, dass wir das wollen. 

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CSV-Datei und einzelne PDFs im Programm einlesen.

Programm matcht Buchung mit PDF.

ZIP-Archiv für Belegtransfer und CSV-Datei im DATEV-Format werden ausgegeben.

ZIP-Archiv nach DUo hochladen. Import der CSV-Datei via Stapelverarbeitung.

Alles nur, damit hinter der Buchung der digitale Beleg klebt. Wenn im Fakturasystem aber schon alles korrekt vorkontiert wird, kann man aus technischer Sicht eigentlich auf den Beleg verzichten. Dann enthält der Beleg ja keine zusätzlichen Informationen.

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@metalposaunist  schrieb:

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@chrisocki schrieb:

Zudem wird ein LiMa inkl. Grundpaket benötigt. Da ist dann die Frage ob der Mandant das alles auf seinen Rechnern haben möchte... 

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Danke. Hat sich damit erledigt. Wir haben arge Probleme DUO noch zu halten, weil das auch schon nicht mehr state of the art ist und sich Mandanten viele Wünsche wünschen.  

Dann baue ich mal lokal einen Klickprozess zusammen ... glaube nicht, dass wir das wollen. 

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Ich wäre ja schon froh, wenn die betreuten Kanzleien DUO ÜBERHAUPT einsetzen würden..

Aber genau daran sieht man, wie weit die Schere bei den DATEV-Nutzern auseinander geht und somit DATEV auch wieder einen Mega-Spagat machen muss...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@pascal_duennebacke schrieb:  Alles nur, damit hinter der Buchung der digitale Beleg klebt. Wenn im Fakturasystem aber schon alles korrekt vorkontiert wird, kann man aus technischer Sicht eigentlich auf den Beleg verzichten. Dann enthält der Beleg ja keine zusätzlichen Informationen.

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Durchaus... wenn ich den BP-Menschen mit einer CD/DVD (Fibu+Belege) zufriedenstellen kann und ein matchen schon frei Haus auf einer Scheibe kommt... dann macht es durchaus Sinn den Aufwand zu betreiben.

Ich habe zwei Handwerker, die den Aufwand betreiben, da in dem ERP-System kein Archiv enthalten ist. Die Belege  (WE) liegen im Dateisystem und haben Links auf die Aufträge etc. DUO übernimmt hier mit der Fibu dann die Archivierung.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@pascal_duennebacke schrieb:
[...]
Wenn im Fakturasystem aber schon alles korrekt vorkontiert wird, kann man aus technischer Sicht eigentlich auf den Beleg verzichten. Dann enthält der Beleg ja keine zusätzlichen Informationen.
[...]

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... da widerspreche ich.

die Beträge im Beleg und in der Buchung können sich auch gerne mal unterscheiden.

Es ist ja keine OCR im Einsatz, wo es nur um die richtige 'Brille' geht.

Das hängt dann mit dem Warenwirtschaftssystem zusammen.

... aber die Kleinbetragsdifferenzen lassen sich buchungstechnisch händeln

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@pascal_duennebacke schrieb:

Wenn im Fakturasystem aber schon alles korrekt vorkontiert wird, kann man aus technischer Sicht eigentlich auf den Beleg verzichten. Dann enthält der Beleg ja keine zusätzlichen Informationen.

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Das war auch unser Gedanke. Da ich bisher einmal einen Prüfer live erlebt habe 😶 uiuiui ... aber scheitere schon an der DATEV Logik: Zu diesem Beleg wurde keine Buchung gefunden. Stimmt mit den Kriterien wohl irgendwas nicht. 

Das Produkt fühlt sich 1:1 wie der Bankkonverter an 😲. Und ich hatte das bis zuletzt noch empfohlen oder in Erwägung gezogen. Das lasse ich jetzt sein. Oder schreibe dran: macht viel Aufwand für ggf. wenig Nutzen. 

Was kostet das? Gleich mal schauen, was man da sparen kann. 

Annehmbar wäre ja auch ein Upload der ZIP Dateien in www.datev.de/upload aber der kann das nicht @Fabian_Pickel 😣. Und ist auch nicht geplant, dass der das können soll in Zukunft. 

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@chrisocki schrieb:

Ein matchen mit den Belegen in DUO? Denkbar, aber derzeit nicht möglich.

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Tja. Da denkt der @metalposaunist in Sphären 🚀 ... Es liegt alles schon im DATEV RZ und man müsste nur eine halbwegs schlaue KI über die Daten laufen lassen aber nein, wir bringen DATEV mit Beleg2Buchung erst das Laufen bei 😲. 

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... wer für Hunderte oder Tausende von Buchungen monatlich einen besseren Workflow findet, wird sicher auf Beleg2Buchung verzichten

... oder von Hand buchen und fluchen 😎

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Servus!

Genau so ist es!

Ich sehe das allerdings nicht als gravierenden Nachteil, bzw. Ausschlusskriterium.

Denn: Ich betrachte die ISWL B2B insgesamt als Notlösung für Mandanten, wo ansonsten gar nichts anderes geht. Und eine Notlösung... na ja. Da steckt die Not schon drin. Dann ist man froh, wenn wenigstens irgendwas geht 🙂

Im Ernst, erst wenn gar nichts anderes geht, dann empfehle ich B2B - und dann bin ich damit auch zufrieden. (Selbst wenn ich den entsprechenden DATEV-Buchungsstapel vorher noch selbst aus einer Excel-Datei erzeugen muss...)

Aus Gründen, die ich heute nicht mehr ganz nachvollziehen kann, haben wir seinerzeit beschlossen, die Belege bei uns in der Kanzlei mit dem Buchungsstapel zu verbinden. Ich glaube, es hatte was mit Datenschutz bei Mandantenanbindungen zu tun. In Verbindung mit dem Wunsch, einen einheitlichen Workflow zu haben, also nicht pro Mandant überlegen zu müssen, ob wir es so oder so machen...

Viele Grüße aus dem WW,

Daniel

[#14]

Durchaus... wenn ich den BP-Menschen mit einer CD/DVD (Fibu+Belege) zufriedenstellen kann und ein matchen schon frei Haus auf einer Scheibe kommt... dann macht es durchaus Sinn den Aufwand zu betreiben.

Ich habe zwei Handwerker, die den Aufwand betreiben, da in dem ERP-System kein Archiv enthalten ist. Die Belege  (WE) liegen im Dateisystem und haben Links auf die Aufträge etc. DUO übernimmt hier mit der Fibu dann die Archivierung.

Dabei handelt es sich dann um ein reines Komfort-Thema. Setzen wir auch bei einigen Mandanten ein, weil die BP dann deutlich angenehmer ablaufen kann.

... da widerspreche ich.

die Beträge im Beleg und in der Buchung können sich auch gerne mal unterscheiden.

Es ist ja keine OCR im Einsatz, wo es nur um die richtige 'Brille' geht.

Das hängt dann mit dem Warenwirtschaftssystem zusammen.

... aber die Kleinbetragsdifferenzen lassen sich buchungstechnisch händeln

Das kann technisch eigentlich nicht sein. Ich habe schon einige Schnittstellen konfiguriert und konnte noch nie Differenzen zwischen Beleg und erzeugtem Datensatz feststellen (sofern die Schnittstelle korrekt konfiguriert wurde). Natürlich muss eine Schnittstelle auch regelmäßig verprobt/abgestimmt/überwacht werden bzw. der Mandant muss kurz Bescheid geben, wenn sich z.B. an Warengruppen etwas ändert.

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@metalposaunist Erfasst Ihr dort Umsatzbuchungen? also Ausgangsrechnung des Mandanten?

Dann die Belege nur stichprobenartig kontrollieren und die Archivierung durch das Vorsystem des Mandanten erledigen lassen. --> Ich schaue mir auch keine tausenden Rechnungen zu meiner PayPal Geschichte an.

Die Grundeinstellungen des Vorsystems werden bei jeder Änderung überprüft. Manuelle Rechnungen und Gutschriften durch die Kanzlei verbucht....

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@Basaltkopp schrieb:

Denn: Ich betrachte die ISWL B2B insgesamt als Notlösung für Mandanten, wo ansonsten gar nichts anderes geht.

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Echt? Hm. Also wenn, dann bekommen wir meist einen DATEV Stapel aber dass sich Informationen im Beleg wie im Stapel wiederfinden, ist äußert selten bei uns und da dachte ich jetzt: nice 😎! Das ist ja für Beleg2Buchung ein Leichtes 💪. Das passt wie **bleep** auf Eimer. 

Bis man enttäuscht feststellt, dass die Lösung eine für alle ist, die an der blöden E-Mail kleben und vom Pendelordner umsteigen. 

Anyway. Danke an alle für den schnellen Support 👍. Auch wenn ich mir ein Widerlegen meiner Denke und meiner Befürchtungen mehr gewünscht habe statt einer Bestätigung. Aber bestätigt mal wieder mein mittlerweile angestaubtes Bild der DATEV. Lösungen für Vorreiter sehen anders aus, wenn das Kassen/ERP-System des Mandanten einfach nicht mehr kann und der Anbieter mit den DATEV Datenservices einfach nichts anfangen kann. 

@Heike_Schueller: Erinnerst Du Dich an unser Telefonat kürzlich? Jetzt verstehst Du mich hoffentlich besser. 

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@pascal_duennebacke  schrieb:

Durchaus... wenn ich den BP-Menschen mit einer CD/DVD (Fibu+Belege) zufriedenstellen kann und ein matchen schon frei Haus auf einer Scheibe kommt... dann macht es durchaus Sinn den Aufwand zu betreiben.

Ich habe zwei Handwerker, die den Aufwand betreiben, da in dem ERP-System kein Archiv enthalten ist. Die Belege  (WE) liegen im Dateisystem und haben Links auf die Aufträge etc. DUO übernimmt hier mit der Fibu dann die Archivierung.

Dabei handelt es sich dann um ein reines Komfort-Thema. Setzen wir auch bei einigen Mandanten ein, weil die BP dann deutlich angenehmer ablaufen kann.

Komfort kann bei einem BP-Menschen aber schon viel bedeuten... 

... da widerspreche ich.

die Beträge im Beleg und in der Buchung können sich auch gerne mal unterscheiden.

Es ist ja keine OCR im Einsatz, wo es nur um die richtige 'Brille' geht.

Das hängt dann mit dem Warenwirtschaftssystem zusammen.

... aber die Kleinbetragsdifferenzen lassen sich buchungstechnisch händeln

Das kann technisch eigentlich nicht sein. Ich habe schon einige Schnittstellen konfiguriert und konnte noch nie Differenzen zwischen Beleg und erzeugtem Datensatz feststellen.

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Tcha... leider kann ich auch von Differenzen berichten... In dem Fall liegt es aber an:

- inkonsequenter Nutzung des ERP

- schlechten Consulting bei der Softwareeinführung (auch wieder durch den Sparfuchs bei Mandanten)

- Skrupellosigkeit des Mandanten

Da macht es auf jeden Fall Sinn, den Beleg zusammen mit der Buchung in DUO zu haben. Dann ist mir das ERP (fast) egal. OK, der BP-Mensch wird dies aufgrund der GoBD deutlich anders sehen. Ist mir klar. Aber auch dem Mandanten? 

Ziemlich sicher ist, wenn der BP-Mensch eine Archiv-DVD bekommt, bei der er die Belege mit Buchungen hat, das ERP-System wahrscheinlich nicht mehr prüfen möchte (meistens...)..

Aber auch hier liegt die Wahrheit bei jedem Mandat und jedem BP-Menschen wo anders... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#18]

(sofern die Schnittstelle korrekt konfiguriert wurde). Natürlich muss eine Schnittstelle auch regelmäßig verprobt/abgestimmt/überwacht werden bzw. der Mandant muss kurz Bescheid geben, wenn sich z.B. an Warengruppen etwas ändert.

Ich hatte meine vorherige Antwort schon nachträglich angepasst, weil ich die Problematik nur zu gut kenne 🙄

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@chrisocki schrieb:
[...]

Tcha... leider kann ich auch von Differenzen berichten... In dem Fall liegt es aber an:

- inkonsequenter Nutzung des ERP

- schlechten Consulting bei der Softwareeinführung (auch wieder durch den Sparfuchs bei Mandanten)

- Skrupellosigkeit des Mandanten

Da macht es auf jeden Fall Sinn, den Beleg zusammen mit der Buchung in DUO zu haben. Dann ist mir das ERP (fast) egal. OK, der BP-Mensch wird dies aufgrund der GoBD deutlich anders sehen. Ist mir klar. Aber auch dem Mandanten? 

Ziemlich sicher ist, wenn der BP-Mensch eine Archiv-DVD bekommt, bei der er die Belege mit Buchungen hat, das ERP-System wahrscheinlich nicht mehr prüfen möchte (meistens...)..

Aber auch hier liegt die Wahrheit bei jedem Mandat und jedem BP-Menschen wo anders...

[...]

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... ich war auch entsetzt, als ich die Betrags-Differenzen zwischen der Buchung und dem Beleg sah.

Ich kann die fehlerhaften Rechnungs-Beträge auf dem Beleg sogar reproduzieren.

Ich weiß also, dass falsch gerechnet wird und wo und wie falsch gerechnet wird,

aber "was juckt es die Eiche, wenn sich ein Borstenvieh daran reibt ?",

... will sagen:  der Mandant hat praktisch keinen Einfluss auf den ERP-Anbieter und wir haben praktisch keinen Einfluss auf die Daten, die man uns anliefert.

Mehr als auf die Fehler hinweisen kann man nicht

Aber es sind nicht immer die kleinen Hinterzimmer-Software-Entwickler, die fehlerhafte Software 'produzieren'.

Bei uns in der Region kamen vor ein paar Jahren die Abwassergebührenbescheide zwei oder drei Monate später als üblich, weil laut Aussage einer Sachbearbeiterin der Stadtverwaltung die SAP-Software falsch gerechnet hatte.

Solange es nur um relativ kleine Rundungsdifferenzen geht, die man als Kleinbetragsdifferenz verbuchen kann, sollte bei einer BP nichts passieren, aber gerundete Einzelpreise können durch Multiplikation mit sehr großen Faktoren auch zu deutlichen Differenzen beim Rechnungsbetrag führen, z.B. beim Verkauf von  Hundertausenden von Litern eines Getränks.

... egal, eigentlich bin ich mit "ISWL_Beleg2Buchung" ziemlich zufrieden und der Zeitgewinn gegenüber der OCR-Bucherei ist enorm

... der Spatz in der Hand ist mir lieber als die Taube auf dem Dach