Gute Software zur Vorerfassung der Belege inkl. Kreditkarten gesucht

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Hallo in die Runde,

wir arbeiten derzeit mit Spendesk, was viele Fehler hat und einige wichtige Buchhaltungsthemen nicht gut bedient. Wir denken über einen Wechsel nach. Kennt jemand eine cloudbasierte Software zum Einsammeln der Belege für ca 45 Mitarbeiter mit Vorerfassung der Eingangsrechnungen und Auslagen, die gleichzeitig eigene Kreditkarten anbietet, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand kann und natürlich 😁 eine Datevschnittstelle bereithält?

Viele Grüße!

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Hallo, 

wir arbeiten bei uns selbst mit Pleo und ich würde sowohl aus buchhalterischer Sicht als auch als Mitarbeiter nie wieder darauf verzichten, es ist wirklich eine Erleichterung für alle!

Es gibt dort jetzt auch Funktionen zum Erfassen von Geschäftsreisen oder sonstigen Bar Ausgaben, echt praktisch!

LG

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@NM hatte den Start-Beitrag ebenfalls schon mit PLEO und anderen Begriffen getagged ...

... vielleicht war die Frage nach einer guten Vorerfassungs-Software ja nur eine 'rhetorische Frage' 😉

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Danke dir, ich habe von PLEO gehört (deshalb getaggt). 

Wir können in Spendesk Zahlungen freigeben und jede Art von Beleg sofort an Datev übergeben.

Die Auslagen und Reisekosten werden direkt erstattet aus dem System

Kann PLEO das auch? 

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Ich habe es nur getaggt, weil ich davon gehört habe. Ich kenne aber die Unterschiede zu Spendesk nicht und bin auch offen für andere Software.

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Ja, genau wie du beschreibst. Der Mitarbeiter kann quasi seine eigene Abrechnung erstellen. Toll ist auch die Vorbelegung mit Konten in Pleo, das muss zwar einmal angelegt werden aber ist danach eine erhebliche Arbeitserleichterung, weil man in Datev komplett fertige Buchungssätze übernehmen kann. Hier sollte man aber mit den Mitarbeitern eine Regelung treffen, wer in Pleo "kontiert" bzw. vorbelegt, da ja im Hintergrund direkt Sachkonten zugeordnet werden.. 

LG 🙂 

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Vielleicht noch ein kleiner Nachtrag: Es ist aber bei Pleo trotzdem immer zu bevorzugen, wenn Unternehmensausgaben direkt mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt werden, dann erspart man sich ja genau das manuelle erfassen. Also auf Reisen direkt die Bewirtung oder Zugticket und Hotel mit Pleo bezahlen, Strecken mit dem Auto dann über die Reisekostenerfassung noch hinzufügen.

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Habe leider gerade erfahren, dass PLEO keine Kreditorenbuchhaltung anbietet und nur die "Kasse" bucht. Das heisst abweichender Leistungszeitraum wird nicht berücksichtigt. Ist für unsere Bilanzierung enorm wichtig, insofern brauche ich immer noch Tipps... 

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Was erwarten Sie 😉

[#10 · Accepted solution]

Verstehe, alles klar, dann passt es natürlich nicht. 

Also weitere Anbieter die mir noch bekannt sind und Datev Schnittstelle haben wären Moss (https://www.getmoss.com) oder Circula (https://www.circula.com/), Circula hat aber leider glaube ich keine Kreditkarte. Zu den beiden Anbietern habe ich auch leider keine Erfahrungswerte aus eigener Nutzung, aber vielleicht gibt es ja noch andere in der Community die zum Thema wirklich wertvolle Beiträge oder Hilfe haben 🙂 

VG 

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Es gibt noch www.spesenfuchs.de -> alle genannten Anforderungen außer Kreditkarte. 
viele Grüße 

[#12 · Accepted solution]

Ich werfe Moss in den Ring. Ob das Ihre Anforderungen abdeckt, kann ich aus FiBu-Sicht leider nicht sagen. Aber technisch ist das Ganze meiner Meinung nach gut gelöst inkl. zahlreichen virtuellen Kreditkarten, die man pro Person aufteilen kann, sodass Kreditkarte A nur für facebook und B nur für Adobe und C nur für Apple genutzt werden kann. 

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Danke Ihnen allen. Ich habe alle Ideen geprüft, Moss wäre irgendwann in der engeren Auswahl, wenn sie auch Spesenabrechnungen anbieten. Das geht zurzeit nicht. Es gibt leider noch nicht das Komplettpaket, das wir brauchen. Irgendeine wichtige Funktion fehlt immer. 

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Danke, hatte Demovortrag mit denen, es gibt leider noch keine Spesenabrechnungen.

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Und ich wollte Ihnen gerade eine Lösung empfehlen, die heute bei der DATEV Marktplatz Expo vorgestellt wurde. Bis ich las, was Sie schon einsetzen: Spendesk 😬. 

Dann kann sich ja @EmiliaH bei Ihnen sicherlich melden 😉, um Sie als Kunde zu halten und die Probleme aus dem Weg zu räumen. Würde mich über Feedback freuen, wie es ausgegangen ist. 

Viel Erfolg 💪!

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Pleo ist gut für Endnutzer, aber für Mitarbeiter im Rechnungswesen eher anstrengend. Export schlägt ständig fehl, gibt etliche Bugs und die Usability ist nur für den Endnutzer optimiert. Rechnungen kann man darüber noch nicht erfassen, kommt aber bald (Pleo Bills). Pricing auch etwas ungünstig, da man auch für Nutzer monatlich zahlt, die nur einmal im Quartal eine Auslage haben.

Moss hat auch seit kurzem ein Rechnungsmanagement, das würde ich mir mal anschauen.

Circula bietet seit kurzem auch eine Kreditkarte mit an. Alle Anbieter werden sich immer ähnlicher.

Ansonsten, so wie wir es machen: Belege die mit Kreditkarte bezahlt werden laufen parallel zu Rechnungen, die dann über Unternehmen online laufen. Finde den Anspruch eine Lösung zu haben, die alles abdecken kann, mittlerweile etwas verfehlt. Aber versuchen kann man es ja, wenn es einem reicht.

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Danke, hatte gar keine Benachrichtigung über neue Antworten. Hatte weiter oben schon geschrieben, dass PLEO leider keine Kreditorenbuchhaltung anbietet und nur die "Kasse" bucht. Das heisst abweichender Leistungszeitraum wird nicht berücksichtigt. Ist für unsere Bilanzierung enorm wichtig.

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Emilia ist nicht mehr zuständig, wir sind schon in Dauerkontakt mit allen Möglichen SpendeskmitarbeiteInnen und die Bugs werden leider nicht behoben. Treten immer wieder alte und neue Fehler auf. Der größte Fehler ist, dass der Export zu DUO nicht zuverlässig klappt. Es gehen immer wieder Belege verloren. 

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Danke, hatte gar keine Benachrichtigung über neue Antworten. Hatte weiter oben schon geschrieben, dass PLEO leider keine Kreditorenbuchhaltung anbietet und nur die "Kasse" bucht. Das heisst abweichender Leistungszeitraum wird nicht berücksichtigt. Ist für unsere Bilanzierung enorm wichtig.

Aus Interesse, was sind das für Rechnungen? Das müssten ja a) erstmal ziemlich viele sein, so dass es manuell "zu viel Arbeit ist" im Gegensatz zum aktuellen Prozess und b) enorme Summen.

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Genauso ist es 😀
Es betrifft ja die komplette Buchungsart bei PLEO, auch Reisekosten, Eingangsrechnungen und so weiter.

Eine Software, die das nicht anbietet, macht für uns keinen Sinn. Spendesk und Moss können es ja.

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Wir benutzen auch Spendesk.
Deutlich mehr Nutzer und keine schwerwiegende Probleme.

So wie ich es verstehe ist oder müsste demnächst für Spendesk auch eine vollständige Kreditorenbuchhaltung (auch für spendesk Kreditkartenzahlungen) möglich sein.

Was an DUO in dem Fall gut ist man hat etwas Transparenz, es gibt einen einfach erreichbaren Log und eine Suchfunktion.

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Dann gibts noch Pliant, die bieten das an. Aber eben nur für Kreditkarten.

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Hallo!

Ich habe diese Konversation soeben erst per Zufall entdeckt, wurde leider nicht benachrichtigt.

Kannst du mir nochmal per Email schreiben (emilia@spendesk.com), damit wir uns das nochmal genauer anschauen? Ich bin nun im Partnerschaften Team (darunter Datev als Partner), wir finden bestimmt einen Weg bzw können das Feedback aufnehmen für zukünftige Verbesserungen.

Liebe Grüße
Emilia

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Hallo, wir benutzen aktuell auch Pleo aber als Buchhalter ist das nicht das optimalste Tool. Pocket Erstattungen (also Auslagenerstattungen) werden doppelt ins Datev übernommen, die Buchungskontrolle und Belegabgleich in Pleo ist optisch nicht gut gemacht, manche reviewer bekommen kein Erinnerung per Mail oder einige Kollegen sehen gar nicht, dass die angeschrieben werden wegen fehlende Belege / Angaben. Also technisch mit viel Fehler und die Fehler werden auch nicht behoben.

Welche Tool könnt Ihr empfehlen um die Reisekosten und Auslagen zu managen und zu buchen, was auch Nutzerfreundliche ist und Kreditkarte anbietet wie Pleo?

Am besten wäre es, wenn man da auch die Eingangsrechnungen bearbeiten kann mit Freigabeprozess (hier benutzen wir aktuell Smacc).

Wäre für eine gute Lösung dankbar, da wir auch gerne alles lieber in einem Tool machen wollen anstatt mehrere.

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@tolga schrieb:

Welche Tool könnt Ihr empfehlen um die Reisekosten und Auslagen zu managen und zu buchen, was auch Nutzerfreundliche ist und Kreditkarte anbietet wie Pleo?

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Moss: So einfach gehen Unternehmensausgaben heute inkl. Rechnungsdatenservice 1.0 Schnittstelle aka das Kassenbuch online wird nicht "missbraucht".  

Das Tool dürfte all Eure Wünsche abdecken: Reisekosten, Kreditkarten, Belegfreigabe. 

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Würde mir mal Circula anschauen. Die sind auch offizieller DATEV Software-Partner und haben mittlerweile auch Kreditkarten. Export funktioniert dort top.

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Ich kann Moss empfehlen sowohl als Anwender als auch aus Buchhaltersicht. Der Export funktioniert über die Cloud-Schnittstelle einwandfrei und die anschließende Verbuchung ist ebenso einfach. Wenn in Moss die Kontierung bereits erfolgt dann ist es in Rewe nur noch ein Bestätigen der Buchungen.

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Hallo NM,

welchen Anbieter ich dir empfehlen kann, der eine gute All-in-One Lösung hat, ist Payhawk.

Dort werden Kreditkarten mit deren App und Plattform verknüpft, alles ist sehr einfach zu bedienen

und bietet eine direkte Integration zu Datev. Zugleich sind natürlich Reisekostenabrechnungen, Tagespauschalen und Eingangsrechnungen auch direkt implementiert und können mit wenig manuellem Aufwand erstellt und freigegeben werden. Das Beste an Payhawk finde ich die intelligenten und mehrstufigen Freigabeprozesse und die Mechanik der Eingangsrechnungsverarbeitung. 

Liebe Grüße

Basti

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Hi @tolga ,

ich würde dir gerne finway vorschlagen. Das was du beschreibst ist alles enthalten. Z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung mit Freigabeprozessen - auch mehrstufigen, regelbasierten Workflows, die ganz nach euren Bedürfnissen individualisiert werden können. 

Ebenso Reisekosten, Auslagen inkl. Kartenfeature. Wie bei Pleo handelt es sich bei den Karten jedoch um Debitkarten (virtuell und physisch, je nach dem was ihr benötigt) mit voller Kostenkontrolle (individuelle Limits, auch für Abos einsetzbar). 

Du kannst über die Website den kompletten Funktionsumfang und die Preise für das Tool transparent einsehen.