Fortlaufende Rechnungsnummern überprüfen

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Hallo DATEV-Community!

Ausgangsrechnungen müssen mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen werden § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG

.....
(4) 1Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur
Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben
wird (Rechnungsnummer),....

Die Betriebsprüfer überprüfen regelmäßig den Zusammenhang der fortlaufenden Rechnungsnummern, erstellen Listen über die fehlenden Rechnungsnummern und fordern deren Vorlage oder Aufklärung. Da ich die Vorgehensweise der Betriebsprüfer kenne, müssen meine Mitarbeiter im Rahmen der Abstimmung der Finanzbuchhaltung oder Erstellung eines Jahresabschlusses den Zusammenhang der Rechnungsnummern vorab überprüfen. Die Ergebnisse sind nicht selten erstaunlich. Die Überprüfung machen wir derzeit weitgehend manuell auf Basis eines Arbeitskontos und einer Excel-Tabelle. Auf Anfrage teilte mir die DATEV mit, dass zur Überprüfung derzeit kein DATEV-Programm zur Verfügung stehe. Im Gegenzug haben die Betriebsprüfer hierzu Programme, die sie nutzen können. Daher meine Frage an die Community: Kennt jemand ein Programm, das für die Überprüfung der fortlaufenden Rechnungsnummern genutzt werden kann? Da die Abstimmungsarbeit sehr viel Arbeitszeit in Anspruch nimmt, wäre ich für eine Antwort sehr dankbar.

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Hallo,

eigentlich bin ich der Meinung, dass das Produkt DATEV ACL (Art. 40950) diese Prüfung abdecken sollte. Ich habe vor ziemlich langer Zeit einmal damit gearbeitet (in mehreren Fällen), daher kann ich hier nur aus meiner Erinnerung schreiben. Dieses Programm ist an die Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) angelehnt und deckt ziemlich viele Prüfroutinen auf Knopfdruck ab (z. B. Umsätze aufgeteilt auf die Wochentage, Bewirtungskosten am Geburtstag etc.).

Ob dieses Programm für Ihre Zwecke überdimensioniert ist, müssen Sie einschätzen.

Viele Grüße,

BF

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Vielen Dank Frau Fitschen für die schnelle Antwort.

Mit der Überdimensionierung könnte Sie u. U. recht haben.
Ich habe von diesem Programm auch schon gehört aber
nie damit gearbeitet. Werde mich jedoch nochmals damit
beschäftigen. Danke nachmals.

Mit den besten Grüßen
HB

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Hallo Herr Honold,

eine kurze Anmerkung noch: Das Programm ist absolut nicht zum Selbststudium geeignet, somit müssten Sie auch die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter einplanen. (Ich habe es damals versucht und keine Chance gehabt).

Viele Grüße,

BF

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Hallo Herr Honold,

zu dieser Problematik habe ich mir letztes Jahr auch Gedanken gemacht. Hier zwei Vorschläge mit Excel. Jeweils muss vorher eine Liste aller bebuchten Rechnungsnummern an Excel übergeben werden, was i. d. R. gut über die Buchungsübersicht gelingt, und diese Liste sortiert werden.

1. Vorschlag

Spalte A: Sortierte Liste mit den gebuchten Rechnungsnummern

Spalte B: Sortierte Liste der lückenlosen Rechnungsnummern (von kleinster bis größter gebuchter Rechnungsnummer)

Spalte C: Zählt, wie oft der Zeilenwert aus Spalte B in Spalte A vorkommt (bei 0: Rechnungsnummer nicht gebucht; bei >=1: Rechnung gebucht)

Über die Excelfunktion KKleinste lässt sich Spalte C dann noch "lesbar" ausgeben (z. B. Suche die Rechnungsnummer aus Spalte B, für die Spalte C den Wert 0 hat und sortiere das Ergebnis der Größe nach).

2. Vorschlag

Auch hilfreich und mit weniger Aufwand verbunden ist eine Lösung über die bedingte Formatierung. Lapidar gesprochen legen Sie eine bedingte Formatierung an, die Ihnen immer einen roten unteren Rahmen in die Zelle malt, falls die Rechnungsnummern zweier benachbarter Zeilen mehr als 1 auseinander liegen. Dann sehen Sie sofort, an welchen Stellen Lücken in den gebuchten Rechnungsnummern existieren.

Viele Grüße

M. Fehlau

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Eine derart elementare Funktion muss man bei Rechnungswesen m.E. erwarten dürfen.

Diese Frage beschäftigt mich selbst schon auch und ich hatte mehrfach schon die Situation, dass die Rechnung zwar geschrieben war, aber aus welchen Gründen auch immer nicht ihren Weg in die Stapelbereitstellung fand.

Mangels implementierten Tool ist man hier händisch wieder selbst gefragt.

Vorab: Es interessiert mich nicht, ob das auf der Agenda steht oder welche technischen Voraussetzungen geschaffen werden müssen oder sonst was, sondern nur, dass man diese Funktion in einem Rechnungswesen-Programm, vom "Marktführer" erwarten darf.

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Ich bin in Excel nicht so fit, daher

- exportiere ich (nach Belegfeld sortiert) das jeweilige Sammelkonto

- lösche mit Hilfe der Filterfunktion alle Buchungen mit unpassendem Gegenkonto (Bank, Skonto)

- ermittle per Wenn-Funktion alle gleichen Einträge in Belegfeld 1

- lösche diese wiederum mit Hilfe der Filterfunktion

- mache mir eine Spalte die mit der niedrigsten Rechnungsnummer beginnt und jede Zeile 1 hochzählt

- ziehe in einer dritten Spalte von der Spalte Belegfeld 1 die vorher genannte Spalte ab

Jedes Mal wenn in meiner Spalte der Wert hochgeht habe ich eine Lücke. Umständlich, wobei gar nicht mal so langsam, ich werde mir mal aber ansehen, ob ich die anderen Lösungen hier umsetzen kann.

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hey @deusex (neues Profilbild? )

das mit den Erwartungen an DATEV : is so ne Sache ...  😉 ... 

In Sachen lückenlose Nummern habe auch schon einige Experimente gemacht (Export & Excel + Formel & Fummel)  Ist jedesmal etwas nervig - wie von den anderen hier auch bemerkt. 

Ursache ist aber m.M. das relativ diffuse Umfeld. Wie bitteschön, soll denn die Lösung "einfach" und "sicher" funktionieren? 
Ich kenne die weiter oben beschriebene ACL Lösung nicht - keine Ahnung wie die das angeblich hinbekommen  - ich zitiere mal sinngemäß: "kompliziert und etwas teuer" .  

Der FA Prüfer hat´s da leichter: der bohrt ja nur "im Einzelfall, bei begründetem Verdacht" und nicht "generell in vorauseilendem Gehorsam" 

Wie soll das generell (=standardmäßig) funktionieren: wenn Sie das Buchungsverhalten nicht genau kennen? 

Export alle Forderungen (= Sammelkonten) - so die Theorie (s.o.) ! 

•  wenn ein Lieferant bei mir eingekauft hat (buche ich der Einfachheit halber "falschherum" und gut is)
• "Barkunde" (zack, buch ich gleich in die Kasse und fertig)
•   doppelte Nummern (völlig normal bei Aufgeteilten Rechnungen)
•  ....  

Das sind Phänomene, die eine "einfache" Prüfroutine verhindern.

Die Prüfung müsste m.E. am Belegursprung stattfinden. Nur dort macht das Sinn.  

Zusätzliche Kontrolle in der Buchhaltung: wäre natürlich super. Kann aber m.E. nicht wirklich einfach und **bleep**ensicher funktionieren. 

Solange hier auch nur der Hauch eines Restrisikos besteht, wäre DATEV schön blöde zu behaupten, sie hätten das geschafft. 

Das Theater, wenn das mal schiefgeht wollen wir uns  Mal lieber nicht vorstellen. (ein A-Fehler mit Ansage 😁) 

Wie da im Detail gebucht wurde, wäre dann völlig wurscht ... 

Ich würde sagen: OK DATEV, gut gemacht.

Versucht nicht mit Gewalt Verantwortung zu übernehmen für Fehler, die andere gemacht haben.  

Wenn Mandant x sein System so wenig im Griff hat, oder sein System so blöde ist ... dann kann ich Ihn vor Schlimmerem bewahren - ist aber etwas mühselig und ... kostet Zeit und Geld.

(  btw: enthalten in unserem Jahresabschluss Premium 💲💲😁  ) 

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Lieber @alexanderonline ,

Ihre Aussage ist schon recht fragwürdig und überrascht mich, daher in Bezug auf die Relevanz derselben, möglichst kompakt:

Das Finanzamt schafft es also, mit seiner idea-software einen Prüflauf auf Lücken oder Doppelvergabe einer Rechnungsnummer ohne weiteren Aufwand durchzuführen, aber der Marktführer für Buchführungs-Programme scheitert daran, vielleicht fünf Parameter innerhalb der Debitorenverbuchung zur Prüfung als "Addon" zu installieren ?!

Die Verantwortung auf die "Blödheit" des Systems des Mandanten abzuwälzen oder sich der Verantwortung zu entziehen, für eine Funktion, die gegeben sein muss, empfinde ich schon als fragwürdig und entspricht nicht meinem Berufsanspruch.

Als Steuerberater müssen wir unsere Mandanten auch darauf hinweisen, ob Rechnungen formelle Fehler enthalten und es ist unsere Aufgabe eine rechtlich saubere Buchführung zu erstellen und da gehört m.E. auch dazu, einen Rechnungsnummern-Prüflauf zu implementieren. 

Alleine, dass sich wohl viele Kollegen mit Excel-Behelfslösungen rumschlagen müssen, ist ein Zeichen dafür, dass diese Funktion schlichtweg in einem Buchführungsprogramm existent sein sollte.

Ich weiß jetzt auch nicht, wo Sie ihre Kenntnis bezüglich des Prüfervorgehens haben, die Prüfung der Rechnungsnummern auf Fortlauf ist jedoch Standard in jeder BP.

Keine Erwartungen zu haben, ist sicherlich das beste Prinzip. Man erspart sich laufend Enttäuschungen.

Sie sollten sich überlegen, ob Sie nicht am Servicegedanken gegenüber Mandanten ein wenig feilen sollten, das hat ja schon fragwürdige Züge ( "blöd", "selber schuld", "egal", "gut gemacht, DATEV für nichts... ).
Da will ich erst gar nicht wissen, wie Ihr "Jahresabschluss-Premium aussieht. Was soll das denn für ein Unfug sein ?

Jeder Abschluss ist generell BESTENS zu erstellen; Premium ist bei mir Standard ! I.Z. mit dem Vorabsatz kann ich nun schon eine gewisse Einschätzung vornehmen.

Na ja, jeder wie er kann oder will . . . Damit belassen wir es dann auch gerne.

Die DATEV wird lesen und Schlüsse ziehen oder auch nicht; was meine Absicht war.

Müßig, Themen, Wünsche und Anregungen zu vertiefen und seine Zeit in sinnlosen Diskussionen, wie diesen zu vergeuden.

Have a nice day !

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Die Sache ist, bei Anwendung einer Excel-Lösung kann man relativ (!) leicht noch individuelle Spezialitäten bei der Rechnungsnummerierung berücksichtigen. Rechnungsnummern im Format "Jahres-Fortlaufende Nummer"? Excel-Befehl "Rechts".

Das in ein Programm zu gießen, das Programm muss ja da absolut sicher sein, da würde ich schon Bammel kriegen, kann die idea-Software vom Finanzamt das tatsächlich?

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Wie so oft bietet DATEV hierfür "Würgarounds" an.

Das Programm nennt sich Datenprüfung comfort und ist über Programm suche im Arbeitsplatz zu finden.

Leider ist es behebig und nicht sehr intuitiv....

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Hi,

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@deusex schrieb: Das Finanzamt schafft es also, mit seiner idea-software einen Prüflauf auf Lücken oder Doppelvergabe einer Rechnungsnummer ohne weiteren Aufwand durchzuführen, aber der Marktführer für Buchführungs-Programme scheitert daran, vielleicht fünf Parameter innerhalb der Debitorenverbuchung zur Prüfung als "Addon" zu installieren ?!

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Nein, schaffen die beim Finanzamt auch nicht (immer)... erst letztens eine Kassenprüfung gehabt. Prüfer(in) übergab uns einen !Ausdruck! mit 50-60 Seiten, auf denen angebliche fehlende Bon-Nummern gelistet waren. 

Wir haben uns die GDPdU-Daten mit Excel angesehen und innerhalb von wenigen Minuten die fehlenden Bons gefunden. 

Also ganz so einfach ist es leider nicht. Auch der Prüfer müssen mit der Software (IDEA) umgehen können und auch die individuellen Belange der Mandantenbuchhaltungen berücksichtigen. 

Und ob hier DATEV tatsächlich ein einfaches Tool zur Prüfung bereitstellen kann, wage ich zu bezweifeln. Allein die unterschiedlichsten Buchungsmöglichkeiten bei den Erlösen mit individuellen Aufteilungen wegen mehrerer Erlöskonten, Kost, und was weis ich nicht noch alles, machen es nicht einfach. 

Wenn Sie in den selbst erstellten Mandantenbuchhaltungen eine einfache Prüfungsmöglichkeit haben, Glückwunsch, alles richtig gemacht. 

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@deusex schrieb: Die Verantwortung auf die "Blödheit" des Systems des Mandanten abzuwälzen oder sich der Verantwortung zu entziehen, für eine Funktion, die gegeben sein muss, empfinde ich schon als fragwürdig und entspricht nicht meinem Berufsanspruch.

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Blödheit würde ich es nicht nennen. Aber Mandanten sind speziell. Und da liegt es eigentlich auf der Hand, dass das erstellende Programm (WaWi/ERP/u.s.w.) diese Prüfung schon vor der Buchhaltung macht oder ermöglicht. Und/oder muss/kann/darf sich der Prüfer auch die Daten von dort ziehen. 

Insbesondere, wenn in der Buchhaltung einzelne Rechnungen nicht auftauchen. Dann stellt sich eher die Frage der Schnittstelle bzw. deren Nutzung.

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@deusex schrieb: Als Steuerberater müssen wir unsere Mandanten auch darauf hinweisen, ob Rechnungen formelle Fehler enthalten und es ist unsere Aufgabe eine rechtlich saubere Buchführung zu erstellen und da gehört m.E. auch dazu, einen Rechnungsnummern-Prüflauf zu implementieren.

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 Hmm... Als StB auch? Als WP möglichweise, im Rahmen seines Auftrages.

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@deusex schrieb:  Müßig, Themen, Wünsche und Anregungen zu vertiefen und seine Zeit in sinnlosen Diskussionen, wie diesen zu vergeuden.

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Stimmt und auch wieder nicht... 

Schlimm ist es, wenn viele der hier tragenden Schreiberlinge eine Pause einlegen. Schlimm aber auch, wenn DATEV seit Jahren nur in kleinen Teilen mitliest und nichts passiert.

Richtig ist aber auch, dass manchmal auch zu Bewegungen bei DATEV gekommen ist. Allerdings war der Input dann auch "onPremise" a la "Admin-Workshop"... 

Ansonsten bin ich auf der Seite der Pausierenden. 

Beste Grüße und auf ein baldiges Wiedersehen/Wiederschreibens
Christian Ockenfels