Datenaustausch Mandant nach Kanzlei via RZ

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Hallo zusammen 😊

Folgende Situation:

Unser Mandant (zwei Unternehmen) bucht selber den Bestand vor Ort (Unterberaternummer sowie eigene Mandantennummern), über diese Bestände wird auch die USt-VA abgegeben. Für unterjährige Kontrollen und Jahresabschluss/Steuererklärungen/Anlagenbuchführung/mtl. Auswertungen wird allerdings unser Kanzlei-Bestand genutzt, da vor Ort keine Anlagenbuchführung installiert ist.

Bisher:

Bisher läuft es so, dass wir einmal vor Ort sind und die jeweilige mtl. Buchführung finalisieren und die USt-VA abgeben. Danach exportieren wir die Primanoten in DATEV-Format, speichern die bei uns in der Kanzlei und spielen diese ein.

Frage:

Geht das auch über das Rechenzentrum? Kann man dort einen Auftrag hinterlegen, dass die Daten, die vom Mandanten-Bestand aus gesendet werden entsprechend umcodiert werden auf unsere Beraternummer und Mandantennummern, sodass wir die einspielen können?

Ich habe bisher in den einschlägigen DATEV-Dokumenten (1036124, 1018599, 9211338) nichts darüber gefunden und hier in der Community auch nichts entdeckt, was mir helfen könnte.

Vielen lieben Dank im Voraus!

Mit besten Grüßen,
Peter

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@PeterSelter schrieb:

Geht das auch über das Rechenzentrum? 

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Ja, dazu ist es da 👍.

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@PeterSelter schrieb:

Kann man dort einen Auftrag hinterlegen, dass die Daten, die vom Mandanten-Bestand aus gesendet werden entsprechend umcodiert werden auf unsere Beraternummer und Mandantennummern, sodass wir die einspielen können?

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Jein. Beim Holen der Daten kannst Du beim Einspielen sagen: auf abweichenden Ordnungsbegriff (Berater/Mandant) einspielen. Im besten Falle ändert man das aber nicht, sodass man sich die Daten aus dem RZ holt und DATEV dann automatisch passend matcht und man nicht zusätzlich eingreifen muss. 

Bitte an die Stammdaten denken, die dann überall (bei Euch, im RZ, beim Mandanten) gleich sein müssen, da sonst immer der Stammdatenabgleich sich öffnet, wenn man ganze WJ überträgt. Man kann aber auch einzelne Datensätze ins RZ schicken und sich dann holen. 

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@PeterSelter schrieb:

da vor Ort keine Anlagenbuchführung installiert ist.

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Das lässt sich ja ändern, wenn man ANLAG lizenziert und beim Mandanten installiert.  

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Vielen Dank für die schnelle Antwort 😊

Wie läuft das denn dann genau ab, spiele ich das über Bestandsdienste Rechnungswesen ein? Muss ich nicht der DATEV noch irgendwie Bescheid geben, dass ich das vornehmen möchte?
Ansonsten könnte ich doch jeden x-beliebigen Bestand einspielen, soweit ich Beraternummer und Mandantennummer habe, oder nicht?

Gibt es DATEV-Dokument, was das erklärt?

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@PeterSelter schrieb:

da vor Ort keine Anlagenbuchführung installiert ist.

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Das lässt sich ja ändern, wenn man ANLAG lizenziert und beim Mandanten installiert.  

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Das ist seitens des Mandanten aufgrund der Kosten leider nicht gewünscht 😒

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@PeterSelter schrieb:

Muss ich nicht der DATEV noch irgendwie Bescheid geben, dass ich das vornehmen möchte?

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Das verstehe ich nicht 😕.

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@PeterSelter schrieb:

Ansonsten könnte ich doch jeden x-beliebigen Bestand einspielen, soweit ich Beraternummer und Mandantennummer habe, oder nicht?

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Korrekt. So ist es auch, solange der Ordnungsbegriff zur Mitgliedschaft gehört und nicht durch die Rechteverwaltung online (und Rechteverwaltung) dann zusätzlich nicht freigegeben wurde.   

Du kannst also keinen Bestand der megra StB aus Deinem DATEV abrufen, weil 4711/0815 nicht zu Eurer Mitgliedschaft gehört. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@PeterSelter schrieb:

Muss ich nicht der DATEV noch irgendwie Bescheid geben, dass ich das vornehmen möchte?

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Das verstehe ich nicht 😕.

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Meinte bezüglich zum Vorgehen. Aber hat sich zmd. dadurch geklärt, dass das ja unter eine Mitgliedschaft fällt.

Aber wie gehe ich nun vor? Ich finde in Bestandsdienste REWE keine geeignete Einstellung, wo ich einen abweichenden Ordnungsbegriff einpflegen kann.

Muss ich zudem beim Sichern der Daten im RZ was berücksichtigen?

[#6 · Accepted solution]

Zur abweichenden Berater/Mand.Nummer: Einspielen unter abweichendem Berater/Mandant - DATEV Hilfe-Center

Das geht NICHT beim Holen der Daten aus dem RZ sondern nur beim Einspielen einer Sicherung.

Zum Datenaustausch allgemein:

Möglichkeiten für den Datenaustausch der Buchführung zwischen Kanzlei und ... - DATEV Hilfe-Center

Ich empfehle hier grundsätzlich mit der gleichen Berater/Mandantennummer zu arbeiten.

Das der Mandant kein Anlagevermögen hat ist dabei kein Problem (eher umgekehrt, da der Datenaustausch bei Anlag auf Mandantenseite schwieriger ist). Jeder sieht halt das, was er lizensiert hat.

Wir lösen das bei unseren Selbstbuchern so wie hier beschrieben: Wahl der Beraternummer bei selbstbuchenden Mandanten - DATEV Hilfe-Center , wir ziehen den Fibu-Bestand immer auf die Unterberaternummer. Und zwar alle Jahre, egal ab wann der Mandant selbst bucht.

Aber da finden sich hier im Forum unterschiedliche Meinungen und Ansätze.

Wichtig ist dann nur zu klären, wer für welches Jahr den "Master-Bestand" hält und wer wann noch Umbuchungen vornehmen und ins RZ senden darf.

Leider ist das nachträgliche Ändern der Berater/Mand.-Nummer häufig mit vielen Folge-Aktionen verbunden:

DUO Bestand umspeichern - DATEV-Community - 271762

Das beschriebene Einspielen der Buchungsstapel hat dabei auch noch den Nachteil, das die Informationen zum Ausziffern nicht mit gesichert werden. Da kann die Opos-Liste (oder auch ausgezifferte Sachkonten) in der Kanzlei anders aussehen als beim Mandanten. 

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@marcohüwe  schrieb:

Zur abweichenden Berater/Mand.Nummer: Einspielen unter abweichendem Berater/Mandant - DATEV Hilfe-Center

Das geht NICHT beim Holen der Daten aus dem RZ sondern nur beim Einspielen einer Sicherung.

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Hmmh, das ist ja schonmal blöd. Werden denn dann wenigstens die Auszifferungs-Informationen mit übertragen? Das haben wir auch schon gesehen; ist natürlich bei den JA-Arbeiten ein immenses Problem - ist kein kleiner Mandant.

Könnte ich denn in der Kanzlei einen neuen Mandanten anlegen mit gleicher Mandantennummer und gleicher Beraternummer, normal wird ja die Beraternummer der Kanzlei vergeben?

Zu den "Master-Beständen":

Jahresabschluss -> Kanzlei-Bestand

lfd. Fibu -> Mandanten-Bestand

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Wenn Mandant eine weitere Berater-Nr. hat da er selbst Software nutzt, bekommt er zwangsläufig dafür eine eigene Rechnung. Ich würde den Fibu-Bestand dann von Anfang an auch auf seine Berater-Nr. anlegen oder umspeichern. Mandnaten_Nr. aus der Kanzlei bleibt erhalten.

Die Dinge welche weiterhin in der Kanzlei verbleiben würde ich ebenso auf die neue Nummer entsprechend umspeichern: Jahresabschluss, Bilanzbericht, Anlagebuchführung, Körperschaftssteuer usw. Theoretisch kann der Lohn bleiben, denn da kann man ja bekanntlich sagen "Buchungsliste unter abweichender Berater-/Mandanten-Nr." ausgeben.

Warum das Ganze ?  Alle Aktivitäten diesen Mandanten betreffend erscheinen dann auf der separaten Rechnung und müssen nicht aus der Kanzlei-Rechnung von DATEV herausgerechnet werden.

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ich weiß von was ich rede, nachdem ich lange Jahre bei der DATEV war und genügend Anwender betreut habe.

Wo soll das Problem beim Daten Holen sein. Die Kanzlei hat immer das Recht mit ihrer Haupt-Berater-Nr. die Daten ihrer Unter-Berater-Nr. Mandant zu holen. Dazu müssen keinerlei Rechte vergeben werden.

Ich verstehe das Problem nicht.

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Hallo, wie holt sich meine Steuerberaterin den meine Daten die ich gebucht habe inkl Anhänge? Meine Kanzlei ist etwas ratlos. Bisher hat sie sich auf meinen Computer geschaltet aber dann das was per Rz versendet wird hat keine Anhänge. Wofür dann das ganze? 

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Wir haben es jetzt so gelöst, das wir über das DATEV-Programm "Bestandsdienste Rechnungswesen" den Bestand sichern, die Datei übertragen und in der Kanzlei über selbiges Programm Einspielen unter einer abweichenden Berater-/Mandantennummer. Hat den Vorteil, dass die Auszifferungen etc. erhalten bleiben.

Ist zwar sicherlich umständlich als manch andere Lösung, aber so funktioniert es wenigstens.

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Guten Morgen,

ich habe dazu mal noch eine blöde Frage:

Unser Mandant hat DATEV Mittelstand Faktura installiert. Er hat eine mandantengenutzte Beraternummer. Nun möchte ich dort zwei Firmen anlegen - da habe ich gelesen, dass dies dann beim Einspielen der Daten angelegt wird.

Ich habe alle Daten an das RZ gesendet, Mdt. 111 und 222.

Also ich gehe nun beim Mandanten-Programm in Bestandsdienste Rechnungswesen - RZ-Übersicht anzeigen und dann dort Daten holen - gebe ich dann unsere Beraternr. an und hole die Daten der 111 und 222? Und mit unserem DFÜ-Kennwort? Oder die Beraternr. des Mandanten? 

Ich würde gern so viel wie möglich selbst erledigen, aber natürlich keinen Unsinn machen 😄

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Das DFÜ-Kennwort bezieht sich immer auf die Berater.Nr. des jeweiligen Datenbestandes.

Wurde der Fibu-Bestand mit Berater-Nr der Kanzlei an die DATEV gesendet dann ist es das Kennwort der Kanzlei. Wurde es jedoch unter der weiteren Berater-Nr. des Mandanten gesendet dann ist es auch die des Mandanten.

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Gut, dann gebe ich unsere Beraternr. + Kennwort an und sehe dann praktisch alle Mandanten und hole die zwei betreffenden Firmen?

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Moment, Moment......

Ich dachte Sie holen sich die Datenbestände mit Kanzleiberechtigung.

Der Mandant hat ganz sicher nicht das DFÜ-Recht für die Hauptberater-Nr. der Kanzlei. 

Dann müssten Sie es ihm über U-Online Rechteverwaltung einrichten. Nicht unbedingt zu empfehlen.

Daher rate ich jedem, wenn der Mandant Teile im eigenen Haus nutzt und über eigene DATEV Software verfügt, alles unter dieser weiteren Berater-Nr laufen zu lassen, auch die Dinge welche für ihn in der Kanzlei laufen.

Vorteil: es gibt für alles zusammen eine separate Rechnung. 

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Achso, also ja, der Mandant hat eine eigene Beraternr. und auch ein eigenes Kennwort.

Dann verwende ich diese? 

Der Vertrag läuft für die Nr. 111, wie wird dann die zweite Firma 222 da zugeordnet? Ich verstehe es nicht so richtig.

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https://help-center.apps.datev.de/documents/1080952

► Im Menü Bestand | Datenaustausch | Daten bereitstellen wählen.

Das mache ich als Kanzlei? Es reicht nicht, wenn über RZ-Dienstleistungen die Daten an das RZ gesendet werden?

Wie gehe ich dann im Programm des Mandanten vor? Ich hatte mir schon die Testversion von Mittelstand Faktura privat installiert, um es zu verstehen.

Gibt es vielleicht ein Webinar oder ähnliches, in dem man die ganzen Zusammenhänge lernen kann? 

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@NinaJ  schrieb:

https://help-center.apps.datev.de/documents/1080952

► Im Menü Bestand | Datenaustausch | Daten bereitstellen wählen.

Das mache ich als Kanzlei? Es reicht nicht, wenn über RZ-Dienstleistungen die Daten an das RZ gesendet werden?

Doch, das reicht bereits. 

In dem Menü werden nur die verschiedenen Varianten dargestellt, die laufen aber im Prinzip alle auf das Gleiche hinaus.

Bestandsdienste Rechnungswesen = Sicherung vom Bestand machen, dann diese per Mail, Cloud etc. an den Mandant schicken. (Der kann dann per Doppelklick auf die Sicherung einspielen).

Bereitstellung Rechenzentrum = fast genau das Gleiche, aber man kann sich den Schritt mit dem Austausch per Mail etc. sparen.

Bereitstellung der Buchungsstapel = da wird nur der Inhalt der Buchhaltung übertragen, sprich die einzelnen Vorläufe, die Buchhaltung als solches muss beim Mandanten schon vorhanden sein.

Der Königsweg ist schon die Bereitstellung über das Rechenzentrum, da so eine Sicherung auch eine gewisse Größe haben kann. 

Der Mandant kann ebenfalls über die Bestandsdienste RW die Übersicht anzeigen, sieht dann nur seine Bestände und spielt diese von dort ein.

Wenn man mit der Sicherung über das RZ arbeitet, dann sollten beide Bestände unter der gleichen Beraternummer laufen. Sonst hat man da immer Nacharbeiten zwecks Umspeicherung.

Ob man die mandantengenutzte Beraternummer verwendet oder die von der Kanzlei kann man sich aussuchen.

Beim Mandanten einfach beide Beraternummern hinterlegen, auch für die Kanzeiberaternummer kann das Passwort der mandantengenutzen Beraternummer verwendet werden (steht auch nochmal in dem o. g. Dokument).

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Hallo @NinaJ ,

wenn der Mandant aus dem Rechenzentrum Daten auf der Hauptberaternummer holen soll, benötigt der Mandant das Recht "RZ-Kommunikation | DATEV-DFÜ über Internet" für die Hauptberaternummer und die jeweilige Mandantennummer in der Rechteverwaltung Online.
Bitte keine Hauptberaternummer mit Mandantennummer * freigeben.

❗Wichtig❗, deshalb auch hier der Eingriff in die Diskussion:
Der Mandant benötigt keine Kenntnis über das Beraternummer-Kennwort der Kanzlei. Wenn bei der Kommunikation mit dem DATEV-Rechenzentrum das Beraternummer-Kennwort für die kanzleigenutzte Beraternummer abgefragt wird, muss der Mandant das Kennwort der mandantengenutzten Beraternummer eingeben.  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1080952 Punkt 3.1

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Vielen Dank, jetzt ist es mir etwas klarer!