BP Rewe Archiv DVD mit Belegbildern Start.exe der Datev

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

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@vogtsburger  schrieb:

Ich meine, mich zu erinnern, dass der massenhafte Export sämtlicher Belege von Belege Online nach 'lokal' noch weitere Knackpunkte hat (Entheftung mehrseitiger Belege usw.)

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Da fällt dann einem die halbgaren DATEV-Lösungen wieder auf die Füße, da die Belege nicht tatsächlich gemergt wurden, sondern immer noch als Einzelbelege getrennt vorgehalten werden.

Gruß Achilleus

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Das hat nichts mit halbgaren Lösungen zu tun sondern ist eine Frage des Dateiformats. DATEV und viele andere haben für die Archivierung auf das tif Format gesetzt, weil es ja so einfach zu handhaben war (man beachte die Preise von Adobe Acrobat welches damels so ziemlich das einzige Programm war mit dem pdf Dateien zu bearbeiten waren). Die Scanner waren nicht so leistungsfähig und Leer- und Rückseiten mussten ja irgendwie raus. Da war tif mit Einzelseiten natürlich bequem zu handhaben. Natürlich nicht nur bei DATEV. Die alten Belegbilder liegen friedlich im Speicher und müssen jetzt exportiert werden. Was soll DATEV jetzt machen? Ein Programm schreiben um die aus mehreren Dateien bestehenden Belege in eine Datei zu überführen? In welches Format? Die ganze Logik wäre ja nun über den Haufen geworfen. Also greift, wie allgemein üblich, der kleinste gemeinsame Nenner und das ist dann natürlich das unkomprimierte tif Format (wenn die Datei nicht im pdf Format vorliegt).

Warum DATEV nun keinen Export aus UO vorsieht versteht vermutlich ohnehin niemand.

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Stimmt, ich bin immer nur von PDF ausgegangen. TIFF-Dateien hatten wir nie verwendet.

Sorry, DATEV. Ich entschuldige mich bei Euch.

Gruß Achilleus

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.. aber ich habe schon in den 1990ern mit mehrseitigen Tiffs gearbeitet.

Warum kann man die mehrseitigen Tiffs nicht mehrseitig belassen ...

... und die mehrseitigen PDFs auch im Original (also mehrseitig) exportieren ?

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@vogtsburger  schrieb:

.. aber ich habe schon in den 1990ern mit mehrseitigen Tiffs gearbeitet.

Warum kann man die mehrseitigen Tiffs nicht mehrseitig belassen ...

... und die mehrseitigen PDFs auch im Original (also mehrseitig) exportieren ?

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pdf wird nicht umgewandelt, es bleibt auch beim Export ein pdf. Ein Multipagetiff führt bei einigen Readern zu Schwierigkeiten, auch bei Umwandlungen in andere Formate muss sehr häufig zuerst auf Einzeldateien umgewandelt werden. Wie jetzt die einzelnen Programme mit Multipage Tiffs umgehen ist ja deren Sache, das Format ist ja ohnehin nur eine Art Wrapper für einzelne Tiff Dateien.

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Also im Grunde läuft die BP doch wie folgt ab:

1. GdPdU-Daten werden verlangt

2. Betriebsprüfer sichtet und fordert Belege für ... an

3. Sachbearbeiter exportiert die geforderten Belege und sendet diese per Post/Mail zu.

Fertig ist die Laube.

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Die Vorlage der vollständigen Buchführung für den Prüfungszeitraum mit Belegen ist mit 1. obligatorisch. Der Prüfer fordert nicht einzelne Belege an.

@theo😞Es ist nicht einfach möglich und vorgesehen eine DVD, mit Belege online, lokal zu erstellen, weil die Belegbilder im RZ liegen und bevor ich mich mit dem workflow von chrisocki foltere, bestelle ich die DVD. Die Gebühr hierfür kann man auch in die Vergütung "einfließen" lassen, wenn der Mandant sich daran aufhalten könnte.

Um einen Vorredner zu bestätigen: Die Gebühr für die Scheibe ist m.E. ein wenig zu hoch angesetzt und es würde auch der Preis für die Lohn-Archiv-DVD ausreichend sein. Nichtsdestotrotz ist sie m.E. jeden Euro wert (obwohl es primär ja nicht um die Kosten geht).

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@einmalnoch  schrieb:

Hier habe ich schon erlebt, dass die Prüfer mit dem Argument kommen das der Link zum Beleg da sei und die Belege damit zur Buchführung gehören, folglich habe er Anspruch auf die Belege.

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... wenn der Prüfer tatsächlich Anspruch auf Bereitstellung der "Digitalen Belege" in digitaler Form hat, wäre trotzdem noch interessant zu wissen, ob man ihm diese Belege 'mundgerecht' liefern muss (also Anzeige per Klick auf den Beleglink im Buchungssatz) oder in irgendeiner digitalen Form, z.B. als 'normaler' Export sämtlicher Dateien auf einem USB-Stick 

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"Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können."

"Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit)."

"Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt."

Insofern entfällt wohl die Methode, dem Prüfer den mit Blättern gefüllten digitalen Waschkorb vor die Füße zu schütten.

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... setzt dann aber voraus, dass man auch mit lokalen "Digitalen Belegen" (per DMS oder Dokumentenablage) eine Möglichkeit hätte, die GDPdU-Daten inkl. der Digitalen Belege auf einen Datenträger so zu exportieren, dass der Prüfer einen 'barrierefreien' Zugang hätte.

.. genau das scheint es ja nicht zu geben, einen lokalen Export sämtlicher prüfungsrelevanten Daten

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@vogtsburger  schrieb:

... setzt dann aber voraus, dass man auch mit lokalen "Digitalen Belegen" (per DMS oder Dokumentenablage) eine Möglichkeit hätte, die GDPdU-Daten inkl. der Digitalen Belege auf einen Datenträger so zu exportieren, dass der Prüfer einen 'barrierefreien' Zugang hätte.

.. genau das scheint es ja nicht zu geben, einen lokalen Export sämtlicher prüfungsrelevanten Daten

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Exakt !

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@chrisocki schrieb:

Bei den Kanzleibuchhaltungen haben wir sogar eine geteilte Ablage... Belege online für alles was von extern kommt. Und die Ausgangsrechnungen lassen wir von EO comfort im DMS verschwinden. Rewe kann aber parallel mit beiden umgehen.

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 .. aber dann müssten Sie doch eigentlich ein Problem mit dem GDPdU-Export (inkl. der Digitalen Belege) haben.

Die Archiv-DVD speichert die GDPdU-Dateien und offenbar nur die Belege aus "Belege Online", aber wo bleiben die Belege aus DMS  ?

... verwaist, einsam und versteckt im DMS ?

... herausoperiert als lokaler Datei-Export ?

Wenn doch sogar REWE mit zwei oder mehreren Quellen für Digitale Belege umgehen kann, warum dann nicht auch der GDPdU-Export ?

Die Kennungen im Feld "Beleglink" des Buchungssatzes (vor der GUID) könnten doch sicher 'umgebogen' werden auf eine Kennung für den externen Datenträger.

So jedenfalls könnte man sich das als Nutzer vorstellen.

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Folgende Kennzeichen für Belegverknüpfung werden verwendet:

s. ASCII-Import: Feldbeschreibungen für Standardformate 

BEDI “CB6A8F8F-099A-B3A9-2BAA-0CB64E299BA”

Auszug aus der Hilfe:

Belegverwaltung online → BEDI
DATEV DMS → DDMS Dokumentenablage → DDMS (vormals DORG)

Gruß Achilleus

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Hi,

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@vogtsburger schrieb: 

.. aber dann müssten Sie doch eigentlich ein Problem mit dem GDPdU-Export (inkl. der Digitalen Belege) haben.

Die Archiv-DVD speichert die GDPdU-Dateien und offenbar nur die Belege aus "Belege Online", aber wo bleiben die Belege aus DMS ?

... verwaist, einsam und versteckt im DMS ?

... herausoperiert als lokaler Datei-Export ?

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Korrekt. Das Problem beschränkt sich aber nur auf die Kanzlei-Ausgangsrechnungen. Und diese sind rein informationshalber dort. Ich sehe es als netten Nebeneffekt, dass im Rechnungswesen die Beleglinks dorthin zeigen.

Da wir aber noch in der Masse von Mandanten die Rechnungen mit Unterschrift versenden, ist das ausgedruckte Exemplar der steuerrelevante Beleg. 

Bei den Mandanten, die eine ZUGFeRD oder digitale Rechnung bekommen, sieht das korrekterweise anders aus. Da ist dann tatsächlich der im DMS befindliche Beleg der steuerrelevante.

Aber: Praxis: Welcher BP fragt denn bitte die Kanzleiausgangsrechnungen ab? Und wenn, dann bekommt er diesen gern als Mail oder wie auch immer nachgesendet. I.d.R. würde ich mal darauf tippen, dass er eher die EO-Daten als GDPDU-Export haben möchte, oder?

Also bekommt der BP über die DVD tatsächlich alle Eingangsbelege (egal ob elektronisch oder papierbehaftet angekommen). Die sind wahrscheinlich aus seiner Sicht die interessanteren.

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@vogtsburger schrieb: Wenn doch sogar REWE mit zwei oder mehreren Quellen für Digitale Belege umgehen kann, warum dann nicht auch der GDPdU-Export ?

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Das ist ja genau der springende Punkt, wo ich mit @Gelöschter Nutzer , @deusex  etc. auch einer Meinung bin. In der Export-Funktion des Rechnungswesen braucht es "nur noch einen Haken"! Und beim Export zieht Rechnungswesen dann selbständig aus den diversen Quellen die notwendigen Belege. Fertig. Ist für einen Programmierer sehr wahrscheinlich eine "Fingerübung".

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@vogtsburger schrieb: Die Kennungen im Feld "Beleglink" des Buchungssatzes (vor der GUID) könnten doch sicher 'umgebogen' werden auf eine Kennung für den externen Datenträger.

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Das ist mir als Rechnungswesen-Nutzer egal. Da soll sich Rechnungswesen kümmern. 

Und für den BP macht es auch keinen Unterschied, der hat nur eine Quelle (DVD, ZIP, etc.). Das heißt, er würde im IDEA die Verbindung ausschließlich über die Beleg-ID herstellen. Eine andere kann er ja nicht nutzen.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Heute kam die DVD , mittels Ihrer verlinkten Anleitung von der DVD Export steuerliche Außenprüfung, Zeitaufwand vlt. 5 -10 min um das ganze inkl. Belege für 4 Jahre ( Tiff Format) auf usb Stick zu kopieren. 

Das einzige was an Kritik bleibt wofür der Zusatzaufwand ( Finanzverwaltung) und warum das nicht direkt aus KaReWe geht ( Datev Preispolitik und Umwelt - die DVD kann man sich problemlos sparen. 

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@bodensee  schrieb:

Heute kam die DVD , mittels Ihrer verlinkten Anleitung von der DVD Export steuerliche Außenprüfung, Zeitaufwand vlt. 5 -10 min um das ganze inkl. Belege für 4 Jahre ( Tiff Format) auf usb Stick zu kopieren. 

Das einzige was an Kritik bleibt wofür der Zusatzaufwand ( Finanzverwaltung) und warum das nicht direkt aus KaReWe geht ( Datev Preispolitik und Umwelt - die DVD kann man sich problemlos sparen. 

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Und die Prüferin nimmt also den USB-Stick stattdessen?  Keine Virenprüfung, sie kommt dann damit zurecht?

Sie halten uns hier sicherlich auf dem Laufenden, oder?

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Tue ich, bislang hatte sie gegen den USB Stick nichts einzuwenden. 

Hatte ihr mein Vorgehen ja angekündigt - wusste nur nicht ob ich von der DVD die daten mit Beleglink auf den USB Stick bekomme. 

Ich unterstelle jetzt mal das die Fin.verw. so wie wir auch eine USB Stick auf Viren scannen können. 

Am Mo wird der Stick abgeholt, dann halte ich die Community doch gerne auf dem Laufenden😀

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@bodensee ,

... mich würde interessieren, ob die Belege auch schön 'aufgeräumt' in einem separaten Ordner gespeichert sind,

- mit Original-Dateinamen ?

- als PDF oder TIFF oder gemischt ?

- befindet sich außer den GDPdU-Dateien und dem Belegeordner sonst nichts auf dem USB-Stick ?

Vermutlich kann der Prüfer per Prüfsoftware IDEA jeden Beleg direkt aus dem zugehörigen Buchungssatz heraus anzeigen lassen.

... hatte diese REWE-Archiv-DVDs bisher noch nicht gebraucht und weiß also nicht, was man alles damit anstellen kann.

Aber solche DVDs sind sicher auch für die DUO-Mandanten interessant, z.B. zwecks zusätzlicher Archivierung der Digitalen Belege

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Aber solche DVDs sind sicher auch für die DUO-Mandanten interessant, z.B. zwecks zusätzlicher Archivierung der Digitalen Belege

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Ich hoffe doch nicht. DVD´s sind kein geeignetes Archivmedium! 

Sonneneinstrahlung? Problem

DVD wird verlegt? Problem

Beschichtung löst sich? Problem

Kratzer in DVD`? Problem

PC/Laptop ohne Laufwerk? Problem

......

Ich würde meine geschäftliche Existenz nicht an eine DVD hängen!!!

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

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Aber solche DVDs sind sicher auch für die DUO-Mandanten interessant, z.B. zwecks zusätzlicher Archivierung der Digitalen Belege

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Ich hoffe doch nicht. DVD´s sind kein geeignetes Archivmedium! 

Sonneneinstrahlung? Problem

DVD wird verlegt? Problem

Beschichtung löst sich? Problem

Kratzer in DVD`? Problem

PC/Laptop ohne Laufwerk? Problem

......

Ich würde meine geschäftliche Existenz nicht an eine DVD hängen!!!

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@vogtsburgersprach von zusätzlicher Archivierung. Insoweit hat der Mandant ein Archivmedium (sorgfältig aufbewahrt hält so eine DoubleLayer Scheibe schon ein paar Jahre) mit einem Zusatznutzen. Der Mandant kann recht einfach über das System seine Belege finden.

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@Gelöschter Nutzer ,

ich hatte ja von 'zusätzlicher Archivierung' geschrieben.

Die Original-Daten befinden sich ja im Datev-RZ.

... hier geht es ja nur darum, dass der Mandant seine Belege auch 'in der Hand' hat.

Von einer DVD kann man ja ein schnuckelig kleines ISO erstellen und dieses ISO vor der Sonneneinstrahlung und Kaffeeflecken schützen 

P.S. @einmalnoch war nocheinmal schneller mit der Antwort.

Ich müsste mal das Speedwriting üben anstatt das Speedmeckern 😉

P.S.2 (nicht PSD2):

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@einmalnoch schrieb: ... Der Mandant kann recht einfach über das System seine Belege finden...

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.. genau aus diesem Grund.

Viele wissen nicht, dass man z.B. mit dem beliebten Acrobat Reader oder mit anderen Tools dateiübergreifend nach Schlüsselwörtern suchen kann. Das erleichtert und verkürzt die gezielte Suche nach bestimmten Belegen sehr stark

Nachtrag: 

... vielleicht befindet sich auf der REWE-Archiv-DVD auch ein Viewer, mit dem man bequem nach Belegen suchen oder gar filtern kann, z.B. Belege mit Rechnungsbetrag >100.000 etc. 😄

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Die Belege sind in einem extra Ordner Belege. 

Dateiformat hatte ich schon vorher geschrieben im tiff - format. 

Beleglinkverknüpfung wie von @einmalnoch beschrieben in der Datei Kontobuchungen.csv. 

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@bodensee 

Bin - wie gesagt- gespannt, wie das ausgeht in diesem Falle. Ob das bei der Prüfung also klappt (technisch). 

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Am Montag werde ich es wissen. 

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Technisch hat das jetzt einwandfrei geklappt. 

Lohndaten aus der Lohnarchiv DVD ( für alle Mandanten) den Export für den zu prüfenden Mandanten ausgewählt und auf usb stick jedes Jahr in einen seperaten Ordner kopiert. Ordner muss 'zu Fuß' von Hand anlegen. 

Fibu Daten inkl. der Belege von der Archiv DVD Fibu über den Link Export steuerliche Außenprüfung ebenfalls pro Jahr 1 Ordner kopiert. 

Daten bei der Prüferin (usb stick akzeptiert) eingelesen. Mit den Beleglinkverknüpfungen das war Ihr noch nicht so ganz klar, hatte ich aber vorher getestet funktioniert. 

Es gab beim kopieren nur einen Fehler und den hatte ich gemacht, dass ich die Lohndaten 2016 auch in die Folgejahre kopiert hatte , weil ich nicht bemerkt hatte dass beim Export das oberste Jahr immer erhalten bleibt und ich für die Folgejahre nach unten scrollen muss und den Zeitraum für den Kopiervorgang verändern muss. Aber das habe ich jetzt nachgeholt.  Damit hat die Prüferin alle Daten auf 1 usb stick ( wg. meinem Fehler auf 2 usb sticks😥). 

[#24]

Vielen Dank Herr Eberhardt!

Das scheint dann ja zu klappen. Und ist hier nachlesbar!

Gut!

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... gut zu wissen, Herr Eberhardt (@bodensee), dass dieser Weg (inkl. der Digitalen Belege) zu funktionieren scheint.

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@bodensee schrieb: ... Daten bei der Prüferin (usb stick akzeptiert) eingelesen. Mit den Beleglinkverknüpfungen das war Ihr noch nicht so ganz klar, hatte ich aber vorher getestet funktioniert.  ...

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 ... aber was mich noch interessieren würde:

wie und was haben Sie genau bezüglich der Beleglink-Verknüpfungen getestet ?

Womit konnten Sie die lokal (auf der DVD bzw. auf dem USB-Stick) gespeicherten digitalen Belege anzeigen ?

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Ja,

das ist zwar ein Lösung, zur Not, aber doch auch irgendwie "von hinten durch die Brust ins Auge..."

Ich würde gerne dem Finanzamt einen SmartLogin bestellen, womit dann der jeweilige Prüfer auf die Buchführung, Belegbilder und einzelne Auswertungen zu Rechnungswesen und Personalabrechnung via Cloud zugreifen kann; damit werden sämtliche Installationen auf Amtsgeräten vermieden.

Man könnte dann auch ein Gruppe administrieren, die SmartLogin verschiedener Finanzämter enthält.

Hierfür müsste an sich die Rechteverwaltung dahingehend modifiziert werden, dass der Zugriff auf die Bereiche auch zusätzlich auf bestimmte Jahre begrenzt wird.

Nach Ende der Prüfung werden die Freigaben entfernt und bei Bedarf zur nächsten Prüfung konkret wieder erteilt.

Den Datensatz nach GdpdU exportiert man wie gewohnt und überlässt es dann via Medium oder Mail.

Mandanten-DVD´s gehören der Vergangenheit an und die Umwelt dankt es.

Nur so ein Gedanke . . .🙄

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@vogtsburger  schrieb:

wie und was haben Sie genau bezüglich der Beleglink-Verknüpfungen getestet ?

Womit konnten Sie die lokal (auf der DVD bzw. auf dem USB-Stick) gespeicherten digitalen Belege anzeigen ?

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Sind die Beleglinkverknüpfungen in der beschriebenen DAtei und verweisen diese Verknüpfungen auf den entsprechenden Beleg im Ordner Belege. 

Anzeige ganz einfach über den Explorer, dort sehen sie jede Datein in aller Regel Csv und die Belege im Ordner Belege als Tiff. 

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Gedanke interessant ,aber aus meiner Sicht in den nächsten 20 Jahren nicht zu realisieren. So lange die Finanzverwaltung Angst hat eine start .exe der Datev der Originaldatei zu öffnen,werden die einen Teufel tun und sich im RZ der Datev wie auch immer einloggen und im Gegenzug ist die Rechtverwaltung so safe das das FA auch nur das sieht was es sehen soll?

DVD da bin ich völlig bei Ihnen gehören der Vergangenheit an, alles was wir in der Praxis brauchen ist das und die DAtev das was ich jetzt von Hand gemacht habe in einem Tool steuerlicher Export zur Verfügung stellt ohne DVD einfach via file gezippt oder zum Download noch besser klar wir stossen dass nur wie bei der SV Prüfung und Datev übermittelt direkt an die Finanzverwaltung inkl.Belege. 

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Danke @bodensee ,

... ich gehe davon aus, dass die Prüfsoftware "IDEA" so intelligent ist, die Buchungssätze mit den passenden Belegen zu verknüfen und anzuzeigen.

Per Explorer will der Prüfer vermutlich nicht nach den Belegen suchen.

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Ich habe vor Jahren mit IDEA die ein oder andere Tätigkeit erledigen dürfen.

Grundsätzlich verhält sich IDEA erst einmal wie ein ACCESS. Nur mit dem Unterschied, dass hier die importierten Datensätze nicht verändert werden können. Einmal eingelesen, bleiben diese so wie sie sind. Man kann aber diese in weitere Sichten verbringen und hierbei Operationen durchführen.

Einen Verweis auf externe Dateien habe ich selbst dort nie gesehen. 

Wenn wir nun von den DATEV-Buchungssätzen ausgehen, dann findet sich im IDEA keine "Verknüpfung", wie wir sie uns vorstellen, sondern eben die Angabe der UID, welche wir auch im Rechnungswesen und im DUO vorfinden.

Wenn man in IDEA nun diese UID verwendet und eine entsprechende View baut, welche aus UID eine Pfadangabe zu einem passenden PDF/TIFF bastelt, könnte hieraus auch eine Verknüpfung zu einer Datei im Datei-Pfad X entstehen.

Voraussetzung hierbei: Die Dateien (PDF/TIFF) sind mit der UID im Dateipfad abgelegt.

Das hängt aber meines Erachtens von dem Prüfer vor dem IDEA ab. Die Pfadangabe ist, wenn ich es richtig verfolgt habe, zudem sehr individuell. Diese müsste also bei jeder Prüfung individuell gebastelt werden. Auch wieder eine Tätigkeit, die von dem Prüfer ein Mindestmaß an Kenntnissen im Sachen Dateien/Ordner, etc. abverlangt.

Ich habe bisher die Prüfer nie direkt im IDEA arbeiten sehen. Wie für die Wirtschaftsprüfer gibt es für IDEA eine Oberfläche mit eingebauten Prüfungsschritten (Import von GDPDU, Auswertung, etc.). Hier wäre es denkbar, dass durch entsprechende Abfragen von Pfadangaben auch eine vorgefertigte Verknüpfung gebaut wird. 

Beste Grüße
Christian Ockenfels