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Simulationsansicht Mandant

Abgelehnt
letzte Antwort am 09.04.2020 16:16:14 von jjunker
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daka
Einsteiger
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Als Steuerberater möchte ich die Ansicht der Oberfläche des Nutzers einschließlich tatsächlichen Rechtefreigabe simulieren, um damit die Vergabe der Mandantenrechte  besser zu kontrollieren. Bisher bin ich mir immer unsicher, habe ich dem Mitarbeiter A wirklich nur die Belege freigegeben, während Mitarbeiter B sehen darf.

Ich erhoffe mir davon auch, dass ich die Angaben des Mandanten besser verstehen kann, wenn er sagt, ich sehe auf meinen Bildschirm keine Bankdaten oder ähnliches.

Bisher schalten wir uns per Fernwartung auf und springen im Beisein des Mandanten zwischen den einzelnen Bildschirmen hin und her. Für mich wäre es angenehmer, wenn ich diese Einstellungen ohne Mandanten zutun kontrollieren könnte.

Status: Abgelehnt

Hallo Commuinity,

 


den Wunsch nach einer Simulationsschicht lehnen wir aus Gründen der Sicherheit, der Betriebsstabilität des Systems und des erheblichen Entwicklungsaufwands für eine Realisierung zum gegenwärtigen Zeitpunkt ab.


Dies gründet darin, dass die gewünschte Simulationssicht die Komplexität der Rechteprüfung in Unternehmen online massiv erhöhen würde. Eine Umsetzung würde einen erheblichen Entwicklungsaufwand verursachen. Zum einen müsste die zentrale Rechteprüfung im Rechenzentrum angepasst werden. Der Anwendung müsste ein Anwender vorgegeben werden, der eigentlich nicht vor dem Rechner sitzt. Neben der Erweiterung der zentralen Komponente müssten alle Anwendungen (Belege, Bank, Kassenbuch, ...) diese spezielle Prüfung auch umsetzen.


Die höhere Komplexität im Gesamtsystem wird zu einer höheren Fehleranfälligkeit führen. Die Gefahr eines Ausfalls des Rechtesystem steigt damit.


Daneben ist der Wunsch aus Security Gesichtspunkten zu bewerten. Mit einer Simulationssicht würden wir einen Mechanismus implementieren, der einer Person ermöglicht, unter einer anderen Identität aufzutreten. Das muss lückenlos dokumentiert werden (Stichwort GoBD), bietet aber auch zusätzliche Angriffsmöglichkeiten im System.


Die Ressourcen für eine Umsetzung werden wir in eine Vereinfachung der Rechtevergabe investieren. Die neue Rechteverwaltung online bietet bereits jetzt schon Möglichkeiten, die einzelnen Rechte besser zu beschreiben und strukturierter darzustellen. Mit der Gruppenverwaltung bietet die Rechteverwaltung bereits heute eine Möglichkeit, die Rechtevergabe zu vereinfachen. Damit können die Arbeitsabläufe zwischen Kanzlei und Unternehmen standardisiert werden.

 

Mit freundlichen Grüßen

Frank Kirschner

Produktmanagement Unternehmen online

DATEV eG

29 Kommentare
rvh
Erfahrener
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Als Administrator in der Steuerkanzlei möchte ich beim Konfigurieren der Benutzerrechte sehen können, welche effektive Sicht der UO-Nutzer mit diesen Einstellungen hat.

Die bisherigen Möglichkeiten (Anzeige des Berechtigungsbaums) sind zu abstrakt, d.h. durch ein Umswitchen (ich bekomme UO live so zu sehen, als wäre ich als der gerade konfigurierte Nutzer angemeldet) möchte ich besser prüfen können, ob die Berechtigungen auch wirklich so passen, ohne dass ich die zu konfigurierende SmartCard bei mir haben muss.

Ebenso ist für ein Mehrnutzer-Szenario hilfreich, wenn man solche Fragen wie "Welcher Nutzer darf für einen Ordnungsbegriff eigentlich was sehen/tun ?" nicht erst durch mühseliges Durchhangeln über alle konfigurierten Nutzer ermitteln muss.

Das momentan erforderliche Handling ist bei einer Nutzeranzahl, die längst nicht mehr ohne zu scrollen auf eine Bildschirmseite passt, zu aufwendig und vor allem auch fehleranfällig.

Feedback von DATEV:

Die Idee gibt es bereits. Bitte stimmen Sie hier dafür ab:

Simulationsansicht Mandant

marcohüwe
Meister
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Entspricht das nicht dieser Idee?

rvh
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Bis auf den Ansatz für eine übergreifende Suchfunktion - ja ...

DATEV-Mitarbeiter
Stefanie_Herold
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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bitte erfassen Sie Ihre Ergänzung zur Idee Simulationsansicht in den dortigen Kommentaren.

VG

rvh
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Auf Wunsch wegen thematischer Überschneidung hier nochmals in Kopie eingefügt:

Als Administrator in der Steuerkanzlei möchte ich beim Konfigurieren der Benutzerrechte sehen können, welche effektive Sicht der UO-Nutzer mit diesen Einstellungen hat.

Die bisherigen Möglichkeiten (Anzeige des Berechtigungsbaums) sind zu abstrakt, d.h. durch ein Umswitchen (ich bekomme UO live so zu sehen, als wäre ich als der gerade konfigurierte Nutzer angemeldet) möchte ich besser prüfen können, ob die Berechtigungen auch wirklich so passen, ohne dass ich die zu konfigurierende SmartCard bei mir haben muss.

Ebenso ist für ein Mehrnutzer-Szenario hilfreich, wenn man solche Fragen wie "Welcher Nutzer darf für einen Ordnungsbegriff eigentlich was sehen/tun ?" nicht erst durch mühseliges Durchhangeln über alle konfigurierten Nutzer ermitteln muss.

Das momentan erforderliche Handling ist bei einer Nutzeranzahl, die längst nicht mehr ohne zu scrollen auf eine Bildschirmseite passt, zu aufwendig und vor allem auch fehleranfällig.

Gelöschter Nutzer
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Gibt es Feedback seitens

rainerreiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online?

daka
Einsteiger
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Leider habe ich noch keine weitere Reaktion seitens der DATEV auf diese Idee erhalten.

Viele Grüße

DATEV-Mitarbeiter
Stefanie_Herold
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo,

wie in den Spielregeln DATEV Ideas beschrieben, prüfen und bewerten wir im Rahmen der Quartalsplanung jeweils die Top 5 der Ideen.

VG Stefanie Herold

Tobias_Ettl
Erfahrener
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Auch im Hintergrund der Umstellung der Änderung der Rechtezuorndung und Administrationsmöglichkeiten der Zugangsmedien wäre dies extrem hilfreich für die Kanzlei. Wenn in Zukunft eine Rechteschablone für alle Zugänge einer Person existieren und man nicht mehr je Medium die Rechte unterscheiden kann, wäre die Vorschau ein gutes Werkzeug um Freigaben für Mandantentermine praxistauglich umzusetzen.

Z.B. kann man dann für einen Vor-Ort-Termin oder einer Besprechung seinen Rechten das Vorhängeschloss umhängen - Vorschau für Rechte wie bei Person XY. Alle Funktionen und Rechte sind dann in dem Zeitraum wie beim verwenden der Zugangsmedien von Person XY aktiv. Ein lästiges wechseln zwischen Medien oder zusätzlicher Administrationsaufwand entfällt komplett.

Tobias_Ettl
Erfahrener
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Hallo Frau Herold,

wer sagt denn, dass die 5 TOP Ideen, die mit den meisten positiven Nennungen sind 😉

metalposaunist
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daka​ und rvh​: Kann ich beides nicht zu 100% nachvollziehen. Sicherlich wäre solch eine Ansicht schön aber wenn man sich wirklich intensiv mit UO und den Rechten beschäftigt, ist das völlig egal, ob man die Rechte bzgl. UO in der Kanzlei administriert oder die des Mandaten. Dann weiß man in vielen Fällen, wo sich welche Freigaben verstecken und wenn das Mandant anruft und sagt "er könne keine Löhne in der Bank sehen" oder "man könne die Auswertungspakete nicht finden" sind das jeweils 2 Klicks rein aus Erfahrung.

Und: Bilden Sie Gruppen. Wenn man wie rvh​ wirklich so viele SmartCards hat (ich kenne es, Kanzlei hat 120 Mann, administrieren noch 2 weitere Kanzleien + deren UO Mandante) kommt man nicht drumherum, weil man sonst sich immer die SmartCard ID aus den Service Anwendungen ziehen muss. Das geht mit Gruppen deutlich besser, wenn man sie entsprechend benennt.

Und 2: Bestellen Sie sich eine Test SmartCard oder SmartLogin und testen Sie damit die Rechte, die das Mandant am Ende sehen soll, wenn Sie sich unsicher sind. Einzig fehlt hier dann das Kopieren der Rechte von Gruppe A nach B, sodass man nicht von Hand immer anfangen muss. Andererseits braucht man ja auch nur das freigeben/testen, worum es geht. Wenn das Mandant zu REWE eine Frage hat, kann man den Lohn-Reiter in den UO Rechten links liegen lassen.

Setzt ggf. voraus, dass man neben seinem Arbeitsplatz sich ein Notebook anschafft und mit diesem schnell die Rechte testen kann. Aber das Notebook kann man ja kanzleiintern auch anders einsetzen für Präsentationen oder ähnliches. Ist also kein "rausgeworfenes" Geld.

rvh
Erfahrener
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metalposaunist​: Es ist ja wunderbar, wenn man sich den ganzen Tag mit der Einrichtung und Wartung der EDV beschäftigen kann/darf. Da sind Sie uns "normal-Usern" gegenüber, die sich hauptsächlich um die Mandatsbearbeitung in den Anwendungsprogrammen kümmern, klar im Vorteil.

Und in aller Regel machen das die meisten Kanzleien wohl kaum häufiger als max. ein bis zwei Mal pro Woche, dass sie die UO-Rechte konfigurieren (müssen/wollen).

Da ist dann eine solche "Gedächtnis-Prothese" im Sinne der nachgefragten Funktionalität einfach zeit- und nervenschonend, denn die Infos im Hilfesystem sind - leider DATEV-typisch - nicht so aufgebaut, dass ich mir mit einem simplen Dokument das nötige Wissen zum schnellen Erledigen der Aufgabe aufbauen/erhalten könnte.

Also arbeitet man "nolens volens" im t&e-Verfahren (try and error) und da wäre es wirklich sehr praktisch, wenn die nachgefragte Simulationssicht realisiert würde.

Aus Haftungsgründen schaue ich mir nämlich sehr genau an, was mit der jeweiligen SmartCard tatsächlich zu sehen ist, denn ich habe extrem wenig (gar keine) Lust, mir eine Datenpanne ans Bein binden zu lassen.

Mit Gruppen arbeite ich durchaus auch, aber - wie Sie ja selbst schreiben - es gibt keine Möglichkeit des Kopierens. Außerdem bleibt auch bei der Konfiguration von Gruppen die Notwendigkeit der Kontrolle dessen, was ich dann als Mitglied einer solchen Gruppe zu sehen bekomme. Und das nicht nur einmalig beim Anlegen der Gruppe, sondern bei jeder Änderung daran bzw. Aufnahme einer neuen SmartCard in diese Gruppe wieder.

metalposaunist
Unerreicht
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Und in aller Regel machen das die meisten Kanzleien wohl kaum häufiger als max. ein bis zwei Mal pro Woche, dass sie die UO-Rechte konfigurieren (müssen/wollen).

Aber auch dann sollte man doch nicht alles wieder vergessen und auf lange Sicht, da man um UO nicht drumherum kommt, irgendwann verinnerlichen, wie die Rechte laufen? Ist ja nicht so, dass DATEV da ständig was ändert und wenn ich es einmal verstanden habe, müsste das doch ausreichen?! Vielleicht schaufelt man sich dann nicht alles in 1 Monat auf die Platte; dann dauert es halt länger aber Ihr Beitrag liest sich eher so, als würden Sie bei jeder Frage zu Berechtigungen bei 0 anfangen.

denn die Infos im Hilfesystem sind - leider DATEV-typisch - nicht so aufgebaut, dass ich mir mit einem simplen Dokument das nötige Wissen zum schnellen Erledigen der Aufgabe aufbauen/erhalten könnte.

Da gebe ich Ihnen Recht. Leider ist es aber auch nicht so einfach, dass alles auf eine DIN A4 Seite passen würde. Daher setze ich einen gewissen Lerneffekt über lange Zeit voraus, da sich die Rechte kaum ändern  bzw. wenn, kommt was hinzu, was man so oder so immer per Hand freischalten muss.

Außerdem bleibt auch bei der Konfiguration von Gruppen die Notwendigkeit der Kontrolle dessen, was ich dann als Mitglied einer solchen Gruppe zu sehen bekomme.

Wenn man von Hand zwei Gruppen vergleicht, wenn man sich UO 2x aufmacht und das so schnell rechts und links auf den Monitor werfen kann, geht das schnell und wenn man eine Gruppe kennt, die dies und jenes macht, sehe ich da kein Problem. Außer man vergisst wieder alles, wenn man 1 Gruppe fertig administriert.

bzw. Aufnahme einer neuen SmartCard in diese Gruppe wieder.

Das verstehe ich nicht. Mag sein, dass ich es mir zu simpel mache aber bei uns gibt es meist Gruppen, die alles dürfen (Chef), die nur die Kasse machen, die nur FiBu sehen sollen, und dazu noch Lohn. Und wenn man schon mit Gruppen arbeitet und eine neue SmartCard dazu kommt, frage ich ja den Chef, welche Rechte die SmartCard bekommen soll (so wie Mitarbeiter xy auch) - Gruppe suchen, in der der MA drin ist, neue SmartCard dazu, fertig.

Man muss sich mit UO beschäftigen und das verinnerlichen und sich wirklich darin auskennen, auch als Kanzleiinhaber oder zumindest jene, die die Rechte administrieren. Wenn man ständig bei 0 anfangen muss und es auf lange Sicht nicht verinnerlicht - die DATEV kann auch nicht immer alles für jeden einzelnen Fall mundgerecht servieren.

Als FiBu Mitarbeiter muss ich mich ja auch in meinem Bereich auskennen und frage nicht bei jeder Buchungszeile das Gegenkonto nach. Auch hier hat man mit der Zeit doch ein Gefühl entwickelt und so muss es auch mit UO sein.

Wie gesagt, über "Umwege" kann man es heute schon simulieren und Sie wünschen sich dazu einen Button. Okay.

rvh
Erfahrener
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Es geht bei Weitem nicht darum, dass immer wieder alles vergessen wäre, aber unser Tagesgeschäft mit FIBU, LOHN, Steuern, Mandantenberatung ... ist so fordernd, dass solche Konfigurationstätigkeiten einfach und leicht erledigbar sein müssen. Denn diese Nebentätigkeiten haben nur einen sekundären Fokus und entsprechend nachrangigen "Speicherplatz im Gedächtnis des Anwenders".

Bei der Konfiguration von UO kann man nicht gerade behaupten, dass sie einfach und leicht erledigbar sei.

Gutes Beispiel: Mal gebe ich durch einfaches Anklicken des Symbols vor dem Eintrag im Baum frei und bei anderen Freigaben wird eine explizite Ordnungsbegriffs-Eingabe erwartet, um letztlich doch genau das Gleiche zu erreichen, selbst wenn eigentlich sogar schon eine globale Freigabe eingetragen ist. Wer sich solch krude Logiken hat einfallen lassen, der hat sich um das "Funktionieren als solches" wohl gekümmert, nicht aber um das ergonomisch leichte und logische Erledigen der Aufgabe.

Oder nehmen Sie das Beispiel mit den Farbcodes in der UO-Konfiguration, die in etlichen Fällen selbst dann nicht "grün" werden, wenn Sie den Punkt im Ordnungsbegriffsbereich mit " * " komplett frei geben. Das dokumentiert man sogar im Info-DB-Dokument 1071518 unter 2.2 (rechts: Berater von/bis: jeweils "Sternchen" und trotzdem links im Baum vor dem zugehörigen Eintrag "Alle" nur ein gelbes Icon).

Das kann man sicher technisch alles erklären, aber einem Normal-User ist das erst einmal ein "Böhmisches Dorf", da unlogisch.

Das meinem / unserem Wunsch zu Grunde liegende Problem ist auch keines, das nur bei UO zu Tage träte. Es gilt ganz grundsätzlich für alle Anwendungen (egal von welchem Software-Anbieter). Sobald ich ein Programm nur in größerem zeitlichen Abstand (d.h. nicht tagtäglich) benutze, ist es für den Benutzer wichtig, dass sich die Bedienung leicht und logisch erledigen lässt. Denn sonst passiert genau das, was wir alle nicht wollen - die Akzeptanz geht rapide zurück und man sucht nach anderen Lösungen oder wie Sie schrieben - "Umwegen".

Und in diesem Sinne gebe ich die Hoffnung nicht auf, dass der Wunsch doch noch erhört werden wird.

jjunker
Experte
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 Ich habe das so gemacht, dass ich die Rechte meines SmartLogins regelmäßig geändert habe. Immer so wie ich meinte, dass es dem Mitarbeiter entsprechend sein müsse. Dann selber mit dem eigenen Smart Login anmelden und prüfen. Einstellungen bei MA des Mandanten genauso vornehmen.

Währenddessen bleibt meine Smart Card Admin.

 

 Ich habe bis jetzt 20 Zugänge mit Berechtigungen ausgestattet und bewege mich sicher durch die Rechteverwaltung online. 

 

Einen SIM Modi braucht es nicht. Nutzen Sie einfach Ihren Smart Login.

Tobias_Ettl
Erfahrener
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@metalposaunist :

 

warum muss denn überhaupt eine Administration stattfinden, wenn einfach nur ein Filter für den gleichen Zweck ausreicht. Wollen Sie bei jedem theoretischen Mandanteneinsatz oder Präsentation eine Administration der Zugangsmedien oder der Benutzer vornehmen? Die Variante, dass sich ein Benutzer selbst per Filter oder Simulationsansicht eine gezielte Ansicht vorbelegen kann OHNE, dass sich an den Rechten etwas ändert finde ich zielführender und besser als solche Themen immer und ausschließlich durch die Administration lösen zu müssen. Die Administration sollte bei einem bestehenden Kanzlei-Benutzer nur für neue Funktionen etc. angepasst werden müssen, nicht aber wenn dieser in einer Besprechung mit dem Mandanten ist oder im Auswärtseinsatz. Falls dann nämlich ein Fehler vorliegt, könnte er dies nur selbst mit einem Medium mit Administrationsrechten lösen und über die Alternative Filter könnte er direkt selbst die Werkzeuge verwalten um das Problem zu beheben. Ein Filter, der dabei auf die bestehenden Rechte von Mandantenmedien ausgewählt werden kann ist meines Erachtens ein klasse Werkzeug für jeden Anwender und entlastet die Administration ungemein!

Auch in Präsentation der umgesetzten Rechte für die Geschäftsführer bzw. Entscheidungsträger halte ich dies für ein super Werkzeug, wenn der Wechsel der Benutzervorschau innerhalb einer Beraternummer sehr leicht und schnell erfolgen kann.

Warum halten Sie nichts von dieser Entkoppelung der Funktionen? Analog ändern Sie doch auch nicht wöchentlich die Administration der DATEV-Rechte für die Nutzung von Rechnungswesen, Steuerprogrammen etc.

 

MfG

 

Tobias Ettl

jjunker
Experte
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Wie kann man gegen die Idee stimmen? Eine Simulation ist Jeder Zeit über das zweite eigene Zugangsmedium möglich.

 

Bei Mandantenpräsentationen verwendet man den Smart Login beim Tagesgeschäft die Smart Card.

 

- Die Anbindung von Kreditkartenumsätzen

- Verbesserung der OCR Erkennung

- leichter verständliche Auswertungen

 

wären alle wichtiger als ein Simulationsmodus. Simulation von Rechten ist Stand heute schon möglich. (Ja mit Aufwand)

Aber wie oft braucht man die Simulation und wie oft nerven andere Dinge im Tagesgeschäft.

 

Die Idee ist gut. Aber Luxus den man sich bei beschränkter Entwicklungskapazität sparen sollte.

 

Es besteht ein praktischer WORKAROUND. Der eigene Smart Login.

 

Bitte verantwortungsvoll mit Entwicklungskapazitäten umgehen!

 

Tobias_Ettl
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@jjunker 

 

Die Administration wird derzeit überarbeitet, sodass es bald nur noch Personen und keine Medien mehr zum administrieren gibt. Viel Glück mit Ihrem jetzigen WORKAROUND!

 

Spätestens nach der Umstellung der Administrationslogik wünsche ich mir eine solche Lösung! Der Adminsitrationsassistent und div. Verbesserungen zur Administration sind der erste Schritt in die richtige Richtung, sodass Administration auch für Gelegenheitsuser kein Unsicherheits- und Problemfeld bleibt.

 

Ihre Beispiele zur priorisierten Umsetzung sind alle bekannt und andere Ideen ändern hier nichts an einer schnelleren Umsetzung...

 

Ich gebe Ihnen Recht, Stand heute ist es noch kein so spannendes Thema wie nach der Anpassung der Adminstrationslogik. Spätestens zu dieser Umstellung muss aber ein entsprechendes Werkzeug vorhanden sein um für ein und dieselbe Person unterschiedliche Anwendungsfälle mit den DATEV-Zugängen abbilden zu können. Eine Unterscheidung Smart-LogIn und mIDentity ist dann eben nicht mehr möglich. Es gibt dann nur noch die technische Einschränkung der unterschiedlichen Zugänge, aber keine administrative Unterscheidungsmöglichkeit!!!!

 

Aber vielleicht interessiert Sie das auch nicht, weil Sie von sich dann viele Personen im DATEV-RZ anlegen und hier den derzeit möglichen WORKAUROUND auf die Benutzerebene verlagern????

bfit
Meister
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@jjunker

Ihr Workaround ist aber auch nur dann gut, wenn man den SmartLogin nicht für andere Zwecke - wie z. B. die eigene Buchhaltung - benötigt.

 

@freihof 

Was mich wirklich überrascht hat, ist, dass es auf dem iPad, wenn man über die DATEV-App Auswertungen in UO aufruft, jetzt einen Präsentationsmodus gibt. Wenn jetzt noch die Anzeige der Auswertungen noch ordentlich klappen würde (zur Zeit erhalte ich immer den Fehler "Auswertung kann nicht verschlüsselt werden) und man den Präsentationsmodus auch beim Aufruf von UO insgesamt hätte, wäre das doch toll.

metalposaunist
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@Tobias_Ettl: Weil man dann noch eine Ebene mehr drin hat und ich jetzt schon sehe, dass dann viele meckern, sie würden nicht alles sehen, obwohl sie einen aktiven Filter drin haben. Das ist jetzt im DATEV Arbeitsplatz auch schon der Fall und genauso nervig. Und wenn es kein Filter ist, muss es dann doch an den "echten" Rechten liegen und dann muss man ggf. trotzdem ran. So weiß man gleich: keine Rechte? Gut, ab ins DUO und ändern, passt. 

 

Und ich ändere Rechte im UO zwar öfter als die DATEV Rechte aber auch nur, weil sich bei den Mandanten mehr ändert als bei uns, weil kanzleiintern alle auf alles zugreifen dürfen. 

 

Wenn man den Mandaten auf alles im UO zugreifen lässt, obwohl z.B. gar nichts dahinter steckt (z.B. Lohn) sieht er einen Punkt, wo keine Daten drin sind. In den DATEV Rechten wird z.B. die Leistung Lohn gar nicht angezeigt, wo keine ist.

 

Das ist auch noch ein Unterschied der beiden Rechtesysteme.