Elektronische Belege

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Hallo zusammen,

ich habe eine Frage zum buchen elektronischer Beleg. Wenn ich diese einscanne, ohne Kontierung darauf, dann buche, ist dann diese Buchung mit dem Beleg derart verbunden, dass bei einer Betriebsprüfung keinerlei Beanstandung kommt?

Ich weiß, dass Belege kontiert sein müssen oder ein entsprechender Datensatz mit den relevanten Daten an den Beleg gehängt sein muss. Ist dies mit dem Buchungssatz in Datev gewährleistet?

Schöne Ostern allen und Danke für Hilfe.

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Die Kontierung wird normalerweise im Buchungssatz vorgenommen (nur bei ZUGFeRD-Belegen ist das Vorabkontieren richtig sinnvoll beim Einlesen von PDF-Dateien).

Denn mehrere Buchungssätze können auch mit dem gleichen Beleg verknüpft sein (wenn es z. B. darum geht, Kosten geschäftlich und privat aufzuteilen oder bei Rechnungsabgrenzungen auf das ARAP-Konto).

Wenn der Beleg in der Dokumentenverwaltung abgelegt ist, erhält er erst einmal eine eindeutige, sehr lange (36stellige) alphanumerische Identifikationsnummer (GUID). Jeder Buchungssatz, der mit diesem Beleg verknüpft ist, enthält dann diese lange Belegnummer als Eigenschaft (sieht man schön, wenn man die Buchungssätze z. B. als ASCII-Daten exportiert).

Sobald der Buchungssatz über das Buchen digitaler Belege verknüpft wird (bei mir geht das mittlerweile fast komplett über den ASCII-Import) und man dann in einer Buchung das PDF-Symbol in der Spalte "BL" anklickt (später reicht das Zeigen darauf mit der Maus), öffnet sich automatisch der zugewiesene Beleg anhand der oben erwähnten GUID. Die Datev-Software liest den Beleg entweder aus der lokalen Dokumentenablage oder aus dem Datev-RZ (je nachdem, was unter "Extras -> Einstellungen -> Anzeige digitale Belege" eingestellt ist).

Bei einer Betriebsprüfung drückt man dem freundlichen Menschen vom Finanzamt die von Datev erstellte Steuer-DVD in die Hand. Der Finanzbeamte exportiert diese Daten, wobei die oben erwähnte Belegverknüpfung erhalten bleibt. Der Finanzbeamte "sieht" mit seiner Prüfsoftware somit ebenfalls den mit dem Buchungssatz verknüpften Beleg, also genau wie in der Datev-Buchhaltung.

War bei mir übrigens so vor genau zwei Monaten (sämtliche Belege sind bei mir in der Dokumentenablage). Und es gab keinerlei Probleme.

Wobei es sich beim Betriebsprüfer um eine (sehr freundliche) Finanzbeamtin handelte 🙂

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Bei einer Betriebsprüfung drückt man dem freundlichen Menschen vom Finanzamt die von Datev erstellte Steuer-DVD in die Hand.

Aber nur wenn man die DVD inkl. der Belege angefordert hat. Sonst ist zwar die GUID Teil des Exports, aber der Prüfer kann natürlich nicht auf die Beleg zugreifen.

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Weshalb eigentlich : "der Prüfer kann natürlich nicht auf die Beleg zugreifen"?
Als Anwender würde ich doch erwarten, daß sich auf der DVD eine App befindet, die mittels vorgegebenem Kennwort die Belege im RZ sichtbar macht und dem Prüfer ein ausdrucken selektierter Belege ermöglicht.
- Internetverbindung - fertig...

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Dann würde der Prüfer eine Smartcard benötigen, welche Sie dann freischalten müssten.

Zudem würde das ja nur bei Beleegn im RZ funktionieren und nicht bei lokal gespeicherten.

Wollen Sie dem Prüfer die Belege digital zukommen lassen, bestellen Sie einfach die DVD mit Belegen. (Bei lokal gespeicherten Belegen müssen diese dann natürlich zuerst ins RZ übertragen werden.)

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Hallo Herr Kinzler,

Bei lokal gespeicherten Belegen müssen diese dann natürlich zuerst ins RZ übertragen werden.

so natürlich finde ich das nicht: Das ist doch Murks, wenn mein Mandant- nur damit der Prüfer auf die Belege zugreifen kann - alle lokal gespeicherten Belegdateien nun doch ins RZ übertragen muss, dort Speichergebühren bezahlen muss, nur damit von seinen Belegen eine Prüfer DVD erstellen werden kann. Ein DVD Brenner ist an seinem PC vorhanden 🙂

Schöne Grüße

Willi Müller

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Ein DVD Brenner ist an seinem PC vorhanden 🙂

Guten Morgen Herr Müller,

meinen Sie den PC des Prüfers? Diese "PC"s sind meistens sehr stark eingeschränkt nutzbar. Wollen Sie, dass der Prüfer sich die DVD selbst brennt?

Oder meinen Sie einen anderen PC?

Letztendlich stimme ich Ihnen zu: Es gibt Mandanten, die nutzen DATEV-DMS und halten die Belege vor Ort vor. Dieses Belege dann ins RZ zu sichern finde ich nicht plausibel und wirtschaftlich nicht vertretbar.

Die DVD kann doch auch vor Ort erstellt werden (inkl. Beleglinks) , so dass der Prüfer dann alles hat. Oder geht das etwa nicht?

MfG

A. Hofmeister

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Die Daten und der DVD Brenner sind auf dem PC des Mandanten 🙂

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Ok. Dann sind wir ja einer Meinung.

Ist ja grundsätzlich auch kein Hexenwerk.

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Wir hatten letztes Jahr eine Betriebsprüfung bei einem selbstbuchenden Mandanten. Der Mandant hatte im DMS ca. 40-tausend Fibu-Belege pro Jahr. Die einzige praktikable Lösung dem Prüfer Zugriff zu diesen Belegen zu gewähren Bestand darin über die Nutzungskontrolle einen Zugang für den Prüfer auf das System des Mandanten zu genieren. Natürlich war diese Nutzungskontrolle nur auf den Prüfungszeitraum begrenzt.

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Vielen Dank Herr Krumbholz,

keine Frage, dass ist technisch so machbar. So handhaben wir das (was die Nuko angeht) für diverse KK/SV-Prüfungen.

Frage ist nur, inwieweit das in der Beraterschaft auf Akzeptanz stößt.

Sehen Sie denn noch andere Möglichkeiten, die Belege entsprechend für eine BPs vorzuhalten?

MfG

A. Hofmeister

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Moin in die Runde,

aus dem DMS oder der Dokumentenablage kann -wenn denn die Belege nicht ins RZ gesendet werden- direkt eine Beleg-DVD erstellt werden. Beschrieben ist das Vorgehen im Dokument Rechnungswesen-Archiv-DVD: Belege aus Dokumentenablage / DATEV DMS classic für die Betriebsprüfung exportieren

Oder habe ich die Problematik jetzt falsch verstanden?

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Hallo Herr Lutz,

Danke für die Info. Dann ist das Missverständnis ja bereingt und ich nehme mein Schimpfen zurück ....

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Theoretisch kann man die Rechnungswesen-Archiv-DVD aus der Dokumentenablage erstellen. In unserem Fall hat sich das System/der Server nicht zuletzt auf Grund der Datenmenge bei jedem Versuch aufgehangen bis hin zum Neustart der Servers. Es blieb uns somit keine andere Wahl als dem Betriebsprüfer über die Einrichtung der Nutzungskotrolle einen Zugang zu den Belegen zu verschaffen.

Ich finde diese Lösung auch nicht optimal. Leider findet man in den DATEV-Dokumenten auch keine Angaben welche Datenvolumen jeweils verarbeitet werden können oder wo beispielsweise die Grenzen für die Rechnungswesen-Archiv-DVD aus der Dokumentenablage sind. Schon der Versuch des Exports der Belege aus DMS ist jedes Mal gescheitert. Selbst an der DATEV-Hotline konnte uns nicht geholfen werden. So dass es schon ärgerlich ist, wenn die von DATEV angeboten Möglichkeiten nicht umgesetzt oder durchgeführt werden können.

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Vielleicht nochmals allgemein:

Ob man Belege auf der Archiv-DVD haben will, kann man selbst entscheiden ("Belege exportieren" ankreuzen oder auch nicht). Ich wüsste keinen Grund, warum man die Belege aber nicht drauf haben will.

Bei einer durchschnittlichen angenommenen Größe einer PDF-Datei von 100 kB sollten auf eine Single-Layer-DVD 40.000 bis 50.000 Belege drauf passen. Wenn die Belege beim monatlichen Periodenabschluss sowieso schon zu Unternehmen Online übertragen wurden, kann man das Datenvolumen selbst feststellen (unter "Anwendungen" -> "Belege" -> "Mandant" -> rechts auf "Einstellungen" -> "Datenvolumen" -> "Anzeigen" -> Belege in Ordner "Details"). Hier ist genau aufgelistet, wieviele Belege für das jeweilige Geschäftsjahr abgelegt wurden und wieviel Speicherplatz diese belegen.

Sollten es wirklich sehr viel Belege sein (oder sehr viele eingescannte Belege, die im Gegensatz zu echten PDF-Dateien ja viel mehr Platz beanspruchen, da es sich um Bilddateien statt reine Textinformationen handelt), würde Datev die DVDs wohl automatisch aufteilen, zumindest wenn es mehrere Geschäftsjahre sind und diese Geschäftsjahre bei der Bestellung beantragt wurden.

Auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD ist die Datev-Software übrigens mit drauf, zumindest zum Anschauen der Buchungen und der Belege (Smartcard etc. ist hierfür natürlich nicht erforderlich, nur das Kennwort, das bei der Bestellung angegeben wurde).

Die Software wird man aber wohl nur dann benötigen, falls der Prüfer seinen Laptop mit der Prüfsoftware vergessen haben sollte 🙂

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Sollten es wirklich sehr viel Belege sein (oder sehr viele eingescannte Belege, die im Gegensatz zu echten PDF-Dateien ja viel mehr Platz beanspruchen, da es sich um Bilddateien statt reine Textinformationen handelt), würde Datev die DVDs wohl automatisch aufteilen, zumindest wenn es mehrere Geschäftsjahre sind und diese Geschäftsjahre bei der Bestellung beantragt wurden.

ja die DATEV teilt in diesem Fall die CD automatisch auf. Es wird dabei auch nur einmalig der Preis der DVD berechnet und nicht doppelt. Das war nämlich bei unseren letzten Bestellungen immer so der Fall.

Gruß

Björn Niggemann

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Die Vorgehensweise für elektronische Belege bei Unternehmen online ist mir durchaus bekannt und für die elektronischen Belege bei Unternehmen online haben wir auch gute Erfahrungen mit der Rechnungswesen-Archiv-DVD gemacht.

Ich hatte Herrn Müller jedoch dahingehend verstanden, dass die Belege eben nicht in Unternehmen online gespeichert sind, sondern lokal beim Mandanten. Und für diesen (Mandant nutzt das DATEV-DMS auf seinem lokalen Server, in dem seine elektronischen Belege revisionssicher abgelegt sind und bucht selbst) funktionierten die DATEV-Vorschläge für das erstellen eine Rechnungswesen-Archiv-DVD für lokal abgelegte Belege eben nicht. Entweder weil die Vorgehensweise grundsätzlich nicht funktioniert oder weil in unserem Fall der Datenbestand zu groß ist.

Eine Übersicht über die Datenmenge aller Buchhaltungsbelege (ca. 40-tausend Belege pro Jahr für drei Jahre) konnte ich im DMS nicht finden. Und ob es für einen Anwender möglich wäre die Rechnungswesen-Archiv-DVD für lokal abgelegte Belege zu teilen kann ich nicht beurteilen.

In diesem Fall ist auch nicht zweckmäßig nur wegen der Betriebsprüfung einen Bestand in Unternehmen online anzulegen und anschließend um die 120-tausen Belege dort zu speichern. Das kann ja am Ende nicht wirklich die von DATEV gewollte Lösung sein.

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Das Überspielen der Belege an das Datev-RZ machen die meisten Kunden wohl aus "Sicherheitsgründen". Denn Datev garantiert ja, dass die Belege dort sicher verwahrt werden. Denn bei Aufbewahrung nur auf firmeninternen Speichermedien könnte es im unglücklichsten Fall (Diebstahl, Brand etc.) sein, dass die Daten verloren sind.

Ansonsten halte ich Unternehmen online ehrlich gesagt für überflüssig, da das System nicht richtig bedienbar ist und es nach Klicks immer wieder zu längeren Verzögerungen kommt, bis irgendwas auf dem Bildschirm dargestellt wird. Kein Vergleich zur echten Datev-Software.

Die Übersicht über den "Speicherverbrauch" findet man in der lokalen Datev-Dokumentenablage übrigens unter Organisation -> Statistik -> Datenbank.

Allerdings ist hier nur die Gesamtzahl und die Gesamtmenge sämtlicher Dokumente insgesamt zu finden. Eine Unterscheidung nach Geschäftsjahren (anhand der verknüpften Buchungsstapel) nimmt die lokale Dokumentenablage leider nicht vor, ganz im Gegensatz zur Ablage in Unternehmen online.

Unten steht in diesem Menüpunkt zwar bei "Sonstiges" noch "Verteilung nach Jahren". Dieser angezeigte Wert ist aber irreführend. Diese Angabe bezieht sich aber darauf, wann die Belege in die Dokumentenablage aufgenommen wurden und nicht zu welchem Geschäftsjahr die Belege eigentlich gehören (also zu welchem Buchungsstapel).

Das könnte Datev ruhig mal ändern 🙂

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Ansonsten halte ich Unternehmen online ehrlich gesagt für überflüssig, da das System nicht richtig bedienbar ist und es nach Klicks immer wieder zu längeren Verzögerungen kommt, bis irgendwas auf dem Bildschirm dargestellt wird. Kein Vergleich zur echten Datev-Software.

Schön, dass das auch bei anderen so ist. Woran liegt das eigentlich. Wie lange muss man das noch hinnehmen?

Mittlerweile agiert man schon bei der Benutzung mit "Einplanung" der Verzögerung.

Oder gibt es auch Szenarien, wo das richtig "fluppt"

MfG

A. Hofmeister