Erfahrungen mit SMART IT

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gibt es einen Kollegen im östlichen Hamburger Raum, der SMART IT nutzt und seine höchst eigenen Erfahrungen zu Umstellung und tatsächlicher Nutzung teilen würde?

Ich bin mir völlig unsicher, ob das, was ich mir nach dem Lesen aller INFO´s vorstelle, wirklich in der Realität gelebt werden kann.

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Also rein vom Ablauf her, ist das stark verbesserungswürdig. Man bestellt es, darf aber nicht im Shop die DATEV Lizenzen dazu mitbestellen. Sonst meint DATEV, dass diese Lizenzen vor Ort lokal benutzt werden sollen.

Man muss der DATEV also anders schriftlich oder mündlich mitteilen, was man im SmartIT nutzen möchte.

Dann kommt eine PDF, in der man Nutzer und alle anderen Dinge festlegt (mit oder ohne Datenübernahme, ...), die man aber nicht digital ausfüllen kann. Daher wurde meine E-Mail-Adresse missinterpretiert, an die dann der Link zur Terminbuchung geschickt wird. Per SK und tel. Nachfrage wurde dann nach 4 Tagen endlich mir der Link zugeschickt.

Also ich empfinde das rein bis jetzt als nicht benutzerfreundlich und sehr chaotisch. Ich hoffe, das ich nur einer von wenigen bin, dem das so passiert ist.

P.S. die Einrichtung bzw. der nächstmögliche Termin ist erst in 4 Monaten buchbar

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Meine Erfahrungen mit dem Betrieb von SmartIT sind positiv.

Sehr verbesserungswürdig ist wie bereits erwähnt der Bestellprozess. Ich habe Smart-IT nun bereits zwei mal bestellt, in beiden Fällen wurde vergessen, die E-Mail zur Terminbuchung zu versenden. Im zweiten Fall ist das erst spät aufgefallen, da die E-Mail an den Mandanten hätte gehen sollen. Irgendwann rief er mich an, wann es denn endlich losgeht. Es stellte sich heraus, dass die DATEV wieder vergessen hat, die Termin-E-Mail zu versenden. Es wurde dann mit 6 Wochen Verspätung die E-Mail rausgeschickt. Dann kam die Überraschung: In den nächsten 6 Monaten sei kein Termin mehr frei. Erst nach massiven Protesten und der Unterstützung durch den örtlichen DATEV Betreuer hat Nürnberg einen Termin genannt.

Also ganz wichtig, dass man nach der Bestellung prüft, ob man eine E-Mail zur Terminbuchung erhalten hat.

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Ich möchte Ihnen raten - wenn es möglich ist - sich tatsächlich und im Echtbetrieb SmartIT beim Kollegen anzusehen.

Wir sind insgesamt zufrieden mit SmartIT, viele Startschwierigkeiten wurden von DATEV  schnell behoben.

Es gibt natürlich auch Einschränkungen - Sie können nicht mehr selber bzw. nur eingeschränkt über Systemeinstellungen und Programme bestimmen. Fremdprogramme können generell nicht installiert werden.

Sie sind vom guten Internetzugang abhängig. Ohne läuft erst einmal mal gar nichts (aber siehe letzter Punkt - wo Schatten ist, ist auch Licht).

Die SmartIT läuft auf einer Serveroberfläche und wirkt dort daher grafisch sehr eingestaubt. Funktionell ist es aber.

Über Hardware, Datenhaltung, Sicherungen und Sicherheit sowie die Installation müssen Sie sich bei den richtigen Konstellationen keine Gedanken mehr machen.

Ausfälle des Internetzugangs und/oder Hardwareprobleme, Räumlichkeitenprobleme sind auch keine großen mehr, einfach die Smartcard in den nächsten 08/15-Rechner schieben, ein kleines Programm installiere und schwuppdiwupp - alles wieder da. Homeoffice - yes please.

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Also ganz wichtig, dass man nach der Bestellung prüft, ob man eine E-Mail zur Terminbuchung erhalten hat.

Wobei der sich doch gar nicht ändert?

Einfach bei Terminland buchen und alle Daten eintippen: Link entfernt

Die SmartIT läuft auf einer Serveroberfläche und wirkt dort daher grafisch sehr eingestaubt. Funktionell ist es aber.

Ist das kein Windows Server 2016 als Remotedesktophost / WTS konfiguriert? Müsste ja wie Windows 10 aussehen.

Hinweis von dirk.jendritzki​

Den Terminbuchungslink bekommen nur alle Kunden mit DATEV-SmartIT-Vertrag zugesendet, dieser ist nicht für die Öffentlichkeit bestimmt.

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Ach herrje, wo denken Sie hin.

Windows Server 2008 R2 Standard - sieht noch aus wie XP

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Okay, gut zu wissen. Verstehe ich zwar nicht aber okay. asp wird auf 2016 umgestellt, SmartIT nicht. Hm, seltsam aber wird bestimmte Gründe haben.

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Wir nutzen es auch schon seit geraumer Zeit. Wir sind insgesamt sehr zufrieden.

Herr Dostal hat einige wichtige Punkt ganz gut zusammengefasst.

Bin zwar nicht aus Hamburg und Umgebung 😉 , wenn Sie aber ausführliche Fragen haben können Sie mich auch gerne kontaktieren.

Bestellung usw. hat bei uns damals reibungslos funktioniert.

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Okay, gut zu wissen. Verstehe ich zwar nicht aber okay. asp wird auf 2016 umgestellt, SmartIT nicht. Hm, seltsam aber wird bestimmte Gründe haben.

Kommt noch... DATEV geht ersteinmal die ASP-Anwender an...

Sonnige Grüße

Chr.Ockenfels

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herzlichen Dank für Ihre Antworten.

Ich habe gesehen, dass es ein reges Interesse zu diesem Thema gibt und mich entschlossen, hier über meine auch künftigen Erfahrungen zu berichten.

Für mich war es schwierig, den Verkäufer der DATEV dahin zu bringen, meine Fragen tatsächlich zu beantworten. Statt Tatsachen- und Detailfragen zu beantworten, bekam ich "Verkaufsgespräch" zu hören.  Ich wurde immer und immer wieder vertröstet. Wie alle hier sehen können, hat es gut 2 Monate gedauert, bis ich alle relevanten Auskünfte hatte.

Ich arbeite schon seit fast 20 Jahren mit einem komplett digitalen Büro. DATEV kann bis heute damit nicht umgehen...…   auch nicht wirklich in Smart IT. Für mich wird es einige Stolpersteine geben, die ich dann lösen muss.

Trotz der Stolpersteine habe ich mich entschieden, den Vertrag abzuschließen und befinde mich gerade in einer Vertragsabschlusswarteschleife von 1 Woche.

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Wie sehen Ihre Stolpersteine aus?

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um Smart-IT nutzen zu können, wählt man sich über einen VPN Tunnel auf den eigenen Festplattenanteil bei DATEV ein. Nur was in diesem Bereich an Software vorhanden ist, kommuniziert miteinander.....

Ich benötige für meine Arbeit ADOBE Acrobat Pro DC um PDF-Dateien optimal bearbeiten zu können. Das kann ich nur außerhalb des VPN Tunnels auf meinem Rechner mit meiner Software. z.B. Speichern unter...    soll dann schon mal gar nicht mehr gehen.
Ich habe nun mal E-Mail Konten bei gmail bei gmx und bei der Telekom. Diese können aber über DATEV nicht in Outlook eingelesen werden.
Der Speicherplatz bei DATEV ist knapp mit 100GB bemessen. Zusätzlicher Speicherplatz ist bei DATEV vergleichsweise teuer.... Allerdings ist mir im Augenblick noch unklar wie vertrauenswürdig andere Cloudanbieter sind

Wie diese 3 Punkte in der Praxis wieder zu überhöhten Doppelspeichern und per drag and drop verschieben führen werden ( Ich kennen das ja schon aus DATEV upload und der digitalen Personalakte ) mag ich mir augenblicklich nicht auszumalen und hoffe auf eine Eingebung des Universums.....

oder eine Antwort aus der Community

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Insbesondere das PDF-Problem bemängele ich schon seit 2014 bei DATEV.

Ich bearbeite täglich PDF (Seiten rausnehmen, Seiten einfügen, Anordnung ändern, Inhalte ändern, Stempeln, Schutz anbringen, uvm).

Datev ist der Meinung, ein Adobe Reader reiche. Unfassbar in der heutigen Zeit.

Ich arbeite aber nicht mit der Adobe Vollversion, sondern mit dem PDF-Exchange-Editor von Tracker-Software. Kann m. E. alles, was die Adobe Vollversion auch kann, ist aber "schlanker" und kostet nur einmalig 35,00 Euro.

Ein DATEV-tauglicher Würgaround, wenn das praxistaugliche PDF-Programm bei Ihnen lokal installiert ist:

- richten Sie sich auf dem lokalen Rechner ein Netzlaufwerk ein

- auf dieses können Sie sowohl vom lokalen Rechner, wie auch von der SmartIT aus zugreifen

- lästig: Sie müssen zur PDF-Bearbeitung das Dokument in dieses Verzeichnis speichern und dann zur Bearbeitung auf die lokale Ebene wechseln

Edit: Schreibfehler bereinigt 🙂

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Ich arbeite seit 3 Jahren mit Smart-It.

Man kann durchaus Dokumente direkt auf die lokale Ebene speichern.

Seit der DVD 12 können pdf-Dokumente im Dokumentenkorb getrennt und zusammengefasst werden.

Ich benötige kein Acrobat in der Vollversion.

Thomas Günther

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Heute habe ich tatsächlich nach einer Woche Wartezeit ( mit einem Eilhaken versehener Auftrag!) einen Termin buchen können.
Am 25.2.2018 sieht sich DATEV in der Lage mich auf Smart IT umzustellen!

Immerhin habe ich auch die Info erhalten, dass zeitnah vor dem Termin das weitere Vorgehen besprochen wird. Schauen wir mal ob meine Definition von Kundenservice mit der der DATEV übereinstimmen wird.....
Genießen Sie alle die Adventszeit...…...

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Drücke Ihnen die Daumen.

Hatte jetzt in den letzten Tagen 2 Servicekontakte wegen Smart-IT und mich muss sagen in beiden Fällen wurde mir mehr als perfekt geholfen. Man muss ja auch mal loben 🙂

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Nach langer Wartezeit werde ich am 25. 2.2019 auf Smart IT umgestellt.
Heute am 19.2.2019 hat DATEV ein Sicherungstool installiert. Mit diesem Tool werden alle Daten, die ich später in meiner Cloud nutzen möchte von nun ab täglich zur DATEV gesichert. Das hat laut DATEV den Vorteil, dass die Umstellung am 25.2.2019 dann nicht mehr von der Dauer einer Übertragung abhängig ist.

Später soll es möglich sein, Daten noch zu ergänzen und auch wieder zu löschen.

Danke an die Profis in dieser Abteilung für supergute Erklärungen!

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Ein Online-Assistent zur Einrichtung von Smart-IT ist in der Pilotphase.
Ich konnte heute den 1. von 3 Teilen des Assistenten durchlaufen.
Für Teil 1 der Umstellung habe ich 1 Stunde benötigt und alles war sehr gut erklärt und ohne weitere Fragen durchzuführen.

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Hallo Frau Bußmann,

ich bin momentan auch auf dem Weg in die "digitale
Welt" von Smart IT und würde gerne Ihre weiteren Berichte lesen. Sie haben sicherlich die gesamte Umstellung mit Erfolg gemeistert. Sind Sie
zufrieden, läuft alles wie Sie es vorgestellt haben? Mich würde insbesondere
die Möglichkeit der Speicherung von außerhalb interessieren. Kann ich dann
schnell eine E-Mail oder Anhang in Dokumentenablage speichern, oder geht es
nicht?

Paulina Strelin

[#20]

Kann ich dann schnell eine E-Mail oder Anhang in Dokumentenablage speichern, oder geht es nicht?

Mit an Baord ist ein ganz normales Office inkl. Outlook. Das kann man sich ja einrichten und kommt drauf an, wo Ihre Daten mit was abgerufen / synchronisiert werden können (IMAP, POP, Exchange via eigenem Server oder Office 365, ...).

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Klasse, sehr schnelle Hilfe, danke!

Kann dann mein bereits eingerichteter, nicht mit Datev verbundener Outlook mit umziehen? Dort verwalte ich 3 Konten von verschiedenen Anbietern und möchte so weiter machen. Jemand aus dieser Runde hat geschrieben, dass die verschiedene Anbieter( freenet, Telekom usw.) problematisch sind...

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Kann dann mein bereits eingerichteter, nicht mit Datev verbundener Outlook mit umziehen?

Sollte meiner Meinung nach kein Problem sein. Vorher nochmals alle E-Mail abrufen, falls es ein POP-Abruf ist. Lokal den Zugriff killen, die PST nach Smart-IT kopieren (Copy&Paste via RDP Zwischenablage) und in Smart-IT wieder einrichten bzw. die PST wieder einbinden.

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... Lokal den Zugriff killen ...

... wäre eine etwas 'brutale' Methode.

Es ginge auch 'friedlicher':

• z.B. in den Outlook-Einstellungen für das jeweilige E-Mail-Konto das Speichern des Kennworts deaktivieren
• und bei den erweiterten E-Mail-Einstellungen den Haken setzen
  bei "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen"

Damit machen Sie sich nicht so abhängig von der Cloud und können die E-Mails auf Wunsch auch zusätzlich lokal abrufen oder versenden.

(Beispiel)

... es sei denn, Sie wollen eMails tatsächlich immer nur empfangen und senden, wenn Sie auch Zugang zur Cloud haben

VG

Michael Vogtsburger

... bin gespannt, ob hier wieder Protest kommt

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... bin gespannt, ob hier wieder Protest kommt

Jap, weil dann garantiert Chaos ausbricht und man nicht mehr weiß, wo man welche E-Mail hat und wieso ist de E-Mail nur lokal und nicht bei Smart-IT ... Dann richtet man es woanders ein und setzt den Haken nicht und zack sind beim ersten POP Abruf alle E-Mails beim Provider weg. Alles Mist und stiftet nur Verwirrung.

Wenn man E-Mails von mehreren Orten abgleichen will, heißt das Protokoll Exchange und nicht IMAP. Und das lässt sich auf viele Arten bestellen.

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Da bin ich erleichtert, dass es geht!

Besten Dank an die beiden Herren, die so schnell auf meine Frage reagiert haben.

Ich finde schon sinnvoll auch außerhalb der Smart IT die E- Mails bekommen und schreiben zu können. Warum soll dagegen protestiert werden?!

[#26]

Warum soll dagegen protestiert werden?!

Weil ohne Exchange Protokoll und mit IMAP die gesendeten Nachrichten immer in dem Medium (Smart IT / anderer Ort / ...) bleiben und man nur den Posteingang synchron hat.

Entweder alles oder nichts ist meine Devise. Aber Sie können das handhaben wie Sie möchten. Ist nur ein Hinweis meinerseits.

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ich merke schon, dass ich mir damit etwas mehr Arbeit als gedacht ins Haus bringe...

Aber jeder Anfang ist nicht einfach, aber insgesamt wird es auf Dauer eine Erleichterung sein.

Ich bin auf jeden Fall für Eure Hinweise dankbar, so weiß ich was alles noch überlegt werden muss.

Danke und hoffentlich baldigen schönen Feierabend!

Paulina Strelin

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also gilt die Devise ....

Ein Leben ohne Exchange ist zwar möglich ....

          ... aber sinnlos ?

Nachtrag:

Wir arbeiten auch (gern) mit Exchange, da wir neben dem eMail-Verkehr auch die Funktionen Kalender, Aufgaben, Notizen und Kontakte gemeinsam nutzen, aber ich kenne auch andere Kanzleien und Mandanten, die mit mehreren Mitarbeitern nur per Outlook arbeiten und mit separaten pop3-eMail-Konten für jeden Mitarbeiter voll zufrieden sind.

Man muss ja nicht unbedingt mit Kanonen auf Spatzen schießen oder z.B. "Adobe Photoshop" kaufen, um das eigene Selfie zu verbessern

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Naja, wenn es solche Kanzleien gibt, die dann z.B. den DATEV Kalender nutzen und sich so Termine machen aber wenn man eigentlich ganz ehrlich ist, will man ja am liebsten:

• das gesamte E-Mail Postfach synchron auf mehreren Geräten: Outlook, iPad, iPhone, WebAccess / OWA
• von allen Geräten aus antworten können
• Termine auf allen Geräten synchron haben (gerade im Außendienst super Erleichterung)
• Kontakte sowohl im Outlook pflegen als auch unterwegs vom iPhone eben Mandanten anrufen
• ...

Und da gibt es bestimmt noch mehr. Da geht kein alternativer, vernünftiger Weg am Exchange Protokoll vorbei. Sei es als inhouse Lösung oder cloudbasiert. Alles andere ist weder komfortabel, noch schick, noch einfacher und zuverlässiger und vor allem zentral.

Gut, ich bin 27, ITler und sehe das aus dieser Sicht. Möglich, dass sich die Anforderungen ändern, wenn man älter ist oder StB ist. 

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Hallo Frau Strelin,

Hallo Herr Bohle,

speziell beim Einsatz von SmartIT kann Exchange sogar recht preiswert (für wenige Euro pro Monat und Benutzer) mitbestellt werden. Das erscheint mir für kleine Kanzleien attraktiv.

Der normale Preis für "Microsoft Exchange Server" wäre hoch (kann leicht gegoogelt werden)

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

.... übrigens (metalposaunist),  vor 27 Jahren gab es auch schon Computer und Datev, ja sogar Windows und Internet