Wechsel von DATEV Unternehmen Online zu Lexoffice

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Hallo liebe Community, 

wir haben kürzlich ein Mandat übernommen, das beim Vorberater eine eigene mandantengenutzte Beraternummer erhalten hat. Für die vorbereitende Buchführung wurde DATEV Unternehmen Online  genutzt. Ab 2025 möchte das Mandat die Buchführung selbst über Lexoffice abwickeln und auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen eigenständig erstellen. Unsere Aufgabe beschränkt sich künftig nur noch auf die Jahresabschlussarbeiten.

Jetzt stellt sich mir die Frage zur Umstellung. Um die Datenübermittlung aus Lexoffice zu ermöglichen, benötigen wir ja den Buchungsdatenservice, das ist klar. Meines Wissens ist dafür aber kein vollständiger DUO-Bestand mehr erforderlich. Stimmt das? Wie können wir sicherstellen, dass die bisherigen DUO-Daten (Belege, Buchungen etc.) erhalten bleiben? Das Mandat würde gern die Kosten für DUO reduzieren. Gibt es da eine Möglichkeit?
Gibt es eine Möglichkeit den DUO Vertrag zu kündigen und nur noch Buchungsdatenservice mit Belege online zu nutzen? 

Ich freue mich auf eure Antworten! 

Liebe Grüße
Josi

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Hallo @winteracker 

Der Mandant ist aufbewahrungspflichtig für die Unterlagen.

Wenn der Mandant daher Unterlagen bis 2024 in DUO hat, müssen diese Belege mindestens die nächsten 10 bzw. 8 Jahre archiviert werden (auf Kosten des Mandanten). 

Will der Mandant (Unterstellt, das ganze läuft über mitgliedsgebundenes Mandatsgeschäft) keine DUO-Gebühren mehr zahlen, kann bei der DATEV eine Archivierung des Bestandes (Inaktivsetzung) beantragt werden. Kostet eine Einmalgebühr in mittlerer dreistelliger Höhe. Dadurch fallen dann die monatlichen DUO-Gebühren samt monatlicher Gebühr für Belege online wg.

Ab 2025:

Wenn der Mandant die Fibu selber macht und Sie nur noch den Jahresabschluss, bitte folgendes überlegen:

Brauchen Sie für den Jahresabschluss wirklich die digitalen Belege oder reicht Ihnen die SuSa zum Erfassen der Jahresverkehrszahlen nicht auch aus?

a) Wenn Sie die Belege benötigen, bitte einen neuen Mandatsbestand unter der Kanzleiberaternummer anlegen und die Belege und Buchungen über den Buchungsdatenservice übertragen lassen. Warum Kanzleiberaternummer? Sie erhalten nur Belegkopien, die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Mandanten in Lexoffice. D.h. nach Erstellung des Jahresabschlusses können Sie den digitalen Belegbestand bei sich wieder löschen und der Mandant erhält die Primanota von Ihnen in Lexoffice. Dann hat der Mandant den gesamten Bestand und ist damit auch für das Erstellen des Z3-Zugriffs im Falle einer Prüfung zuständig.

b) Alles was über a) hinausgeht, sollte mit dem Mandant gegen gesondertes Entgelt vereinbart werden.

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@noescher  schrieb:

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Ab 2025:

Wenn der Mandant die Fibu selber macht und Sie nur noch den Jahresabschluss, bitte folgendes überlegen:

Brauchen Sie für den Jahresabschluss wirklich die digitalen Belege oder reicht Ihnen die SuSa zum Erfassen der Jahresverkehrszahlen nicht auch aus?

a) Wenn Sie die Belege benötigen, bitte einen neuen Mandatsbestand unter der Kanzleiberaternummer anlegen und die Belege und Buchungen über den Buchungsdatenservice übertragen lassen. Warum Kanzleiberaternummer? Sie erhalten nur Belegkopien, die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Mandanten in Lexoffice. .....

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Hallo @noescher , sehr schöne Darstellung! 

Aber: für den Buchungsdatenservice muss doch der Mandant dann ein Medium bekommen, dass auf die Kanzleiberaternummer zugelassen ist, oder?

Das ist doch nicht im Sinne der DATEV-Bestimmungen, oder?

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Hallo @andreashofmeister 

vielen Dank!

Ich meine, dass der Buchungsdatenservice nur in der abgebenden Software (z. B. Lxxxxx) aktiviert werden muss mit Berater- und Mandantennummer.

Und für diese Beraternummer der Buchungsdatenservice auch bestellt sein muss

Da der Mandant keinen Zugriff auf die Daten in der DATEV erhält, wird kein Medium benötigt.

Ist aber schon eine Zeit her, dass ich sowas eingerichtet habe.

Falls Zugangsmedium notwendig, kann dieses auf der Unterberaternummer bestellt werden und für den Bestand unter der Kanzleiberaternummer konfiguriert werden. Ein Kanzleimedium ist, wie von Ihnen angegeben, nicht zulässig für den Mandanten.

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Danke, @noescher .

Ok, dann wäre das zu prüfen (ob nur die Kanzleiberaternummer ausreichend ist), und der Buchungsdatenservice so konfiguriert werden kann.

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Ja, der Mandant benötigt keinen DUO Vertrag; diesen können Sie kündigen. Nicht gekündigt werden darf "Belege online". Auf diesen Datenbestand können künftig, mithilfe des Buchungsdatenservice, auch die Belege von lexoffice archiviert werden. Dem Mandant würde ich einen SmartLogin einrichten, damit er selbst entscheiden kann, wann er die lexoffice Buchungsdaten mithilfe des Buchungsdatenservice übermittelt.   

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Vielen Dank für die schnellen und aufschlussreichen Antworten! 

@s_seibold wenn ich den DUO Vertrag kündige, ist dann nicht für den Mandanten auch Belege Online direkt mit weg? 


Wir würden am liebsten den Buchungsdatenservice auf der mandantengenutzten Beraternummer buchen und dementsprechend auch Belege Online auf dieser Nummer haben. 

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DUO Vertrag und Bausteine wie Belege online sind zwei verschiedene Paar Schuhe. 

• Die Datenbestände von DATEV Unternehmen online und gegebenenfalls DATEV Auftragswesen online / DATEV Auftragswesen next werden nicht gelöscht. Die zu den Datenbeständen gehörigen kostenpflichtigen DATEV-Cloud-Services zu DATEV Unternehmen online (z. B. DATEV Belege online, DATEV Belegfreigabe online) werden weiter berechnet. Prüfen Sie, ob die Daten weiter gespeichert bleiben sollen oder gelöscht werden können.

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Nein, mit der Kündigung DUO ist Belege online nicht weg.

Wenn Sie den Buchungsdatenservice auf der mdt.BNR verwenden wollen, dann übertragen Sie doch Belege online auf die mdt.BNR. [KRWE muss infolge auch auf die mdt.BNR übertragen werden]