Verständnisproblem Schnittstelle Lexoffice

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Hi! 

Ich habe ein technisches Verständnisproblem. Ich hoffe Ihr könnt mir helfen:

Ein Mandant bucht ganzjährig selbst in Lexoffice. Jetzt steht der Abschluss 2024 an, wir sollen uns die Daten über Lexoffice ziehen - ein Steuerberaterzugang besteht.

Wie der Import technisch ablaufen wird ist mir klar.

Ich muss allerdings noch einen Schritt zurück gehen: Für das Mandat haben wir noch kein Unternehmen Online Bestand. 

Mein Fragen wären:
- Muss ich in solchen Fällen immer einen kostenpflichtigen Unternehmen online Datenbestand anlegen? Oder kann ich irgendwie auch einen kostenlosen Bestand über unserer Kanzleiberaternummer anlegen?

- Muss ich auch in Unternehmen online die kostenpflichtige Option "Digitale Belege" auswählen oder könnte ich den Belegdatenservice (=Kostenlos) nehmen?

Ich möchte ja für diese jährlich anfallende Tätigkeit ungern 12x Gebühren für Unternehmen online + Digitale Belege erzeugen. Oder bin ich voll auf dem Holzweg?

Die Person, die sich sonst darum gekümmert hat ist nicht mehr greifbar, so dass der Fall jetzt bei mir liegt.

Vielen Dank für eure Tipps!

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@PaHeld  schrieb:

Ich muss allerdings noch einen Schritt zurück gehen: Für das Mandat haben wir noch kein Unternehmen Online Bestand. 

Mein Fragen wären:
- Muss ich in solchen Fällen immer einen kostenpflichtigen Unternehmen online Datenbestand anlegen? Oder kann ich irgendwie auch einen kostenlosen Bestand über unserer Kanzleiberaternummer anlegen?

Der Mandant benötigt für die Übertragung der Daten ja ein Zugangsmedium - das müssten Sie dann ja für ihn unter Ihrer Kanzleiberaternummer anlegen - das würde ich tunlichst unterlassen. 

- Muss ich auch in Unternehmen online die kostenpflichtige Option "Digitale Belege" auswählen oder könnte ich den Belegdatenservice (=Kostenlos) nehmen?

Es gibt keinen Belegdatenservice.

Es gibt Buchungsdatenservice (Buchungsdatenservice) und Belegbilderservice (Belegbilderservice). Keines davon ist kostenlos - der Belegbilderservice erfordert einen aktiven DUO-Vertrag.

Wenn ich mich recht erinnere, beherrscht Lexoffice bei den Datenservices aber nur den Buchungsdatenservice. Ich bin aber kein Spezialist für Lexoffice.

Ich möchte ja für diese jährlich anfallende Tätigkeit ungern 12x Gebühren für Unternehmen online + Digitale Belege erzeugen. 

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Da muss man halt überlegen, ob der Komfort die Kosten wettmacht.

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Es gibt Buchungsdatenservice (Buchungsdatenservice) und Belegbilderservice (Belegbilderservice). Keines davon ist kostenlos - der Belegbilderservice erfordert einen aktiven DUO-Vertrag.

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Werter Kollege, 

das ist meines Wissens nicht richtig... 

Die Kanzlei braucht einen DUO-Vertrag (i.d.R. kostenlos, weil K-Rechnungswesen im Einsatz).

Der Mandant braucht:

- mandantengenutzte Beraternummer (kostenlos)

- SmartLogin (kostenlos)

- Registrierung für Buchungssdatenservice o.ä. --> Berechnung nach übertragenen Belegen (Staffelpreis).

Mandant bekommt hierbei nur Zugriff auf den Datenservice, somit keine weiteren Kosten.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Danke für die Richtigstellung, dann habe ich das hier falsch verstanden:

Aber wo werden denn dann die Belegbilder gespeichert? Zumindest der Preis für Belege Online müsste doch anfallen, oder?

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Ich glaube ich habe die Lösung für mich herausgefunden:

- Ich würde über die Kanzlei-Beraternummer eine UO-Bestand anlegen = Kostenlos

- Ich würde für diesen UO-Bestand das Belege Online aktiveren = Kostenpflichtig gem. Preisliste.

- Ich würde die Belegbilder und Buchungsdaten selbst über Belegtransfer importieren. In diesem speziellen Fall würde ich nicht Buchungsdatenservice nehmen, weil ich eine bereits von Mandaten gebuchte Fibu von Lexware komplett einspiele. Daher brauche ich hier auch keine Unterberaternummer und keinen Smartlogin, da ich die Daten selbst via Lexoffice ziehe.

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Bei überschaubaren Fällen exportieren wir in Lexoffice nur die Buchungsdaten ohne Belegbild. Dann benötigt man kein DUO/Belege online.

Wenn man einzelne Belege ansehen möchte, kann man einfach alles wie folgt anzeigen lassen: linker Bildschirm ReWe, rechter Bildschirm Lexoffice und in Lexoffice den Beleg über Betrag o.ä. suchen. Das klappt in der Regel. Jeder Beleg wird auch nicht geprüft, da die Buchführung nicht unser Auftrag war, Bescheinigung dann aufgrund vorgelegter Buchführung.

Bei größeren Mandanten bzw. wenn man die Belege in ReWe öffnen möchte, benötigt man nur Belege online ohne DUO, dann hat man aber mtl. die Gebühr für Belege online. Wir exportieren hier auch meist nur manuell 1 x jährlich und importieren über DATEV-Belegtransfer. Die Gebühr für Belege-online ist bei größeren Mandanten dann in der Rechnung für den JA mit eingepreist.

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@andrereissig schrieb: Aber wo werden denn dann die Belegbilder gespeichert? Zumindest der Preis für Belege Online müsste doch anfallen, oder?

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Schon, wenn bei der Kanzlei kein Freivolumen mehr vorhanden ist. Das kann im Vorfeld unter https://apps.datev.de/mydatev-storageboard/ geprüft werden.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Ich habe eine Verständnisfrage zu dem Thema:

Wir legen unsere UO Fälle immer unter der Unterberaternummer für den Mandanten an und bestellen dann die Anwendung UO für diese Unterberaternummer ("Vertrag für Unternehmen Online").

Andere Kanzleien nehmen die Bestände für UO teilweise auf die eigene Kanzleiberaternummer. Muss der Mandant in diesen Fällen AUCH einen Vertrag für Unternehmen Online (auf seiner Unterberaternummer) abschließen oder reicht hier der Unternehmen Online Vertrag von der Kanzlei für die Kanzleiberaternummer aus?

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Schönen guten Tag,

sehr gerne können wir auch mit einem kostenfreien Online-Gruppen-Training zu den Datenservices im Rechnungswesen unterstützen. Die Ihrerseits gestellten Fragen kommen relativ regelmäßig in unseren Veranstaltungen zu den Datenservices vor. Melden Sie sich doch gerne für eines unserer Formate, wir würden uns freuen: DATEV-Partner-Onboarding. 

Herzliche Grüße,

Stefan Weimann (DATEV-Partner-Onboarding)

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Andere Kanzleien nehmen die Bestände für UO teilweise auf die eigene Kanzleiberaternummer. Muss der Mandant in diesen Fällen AUCH einen Vertrag für Unternehmen Online (auf seiner Unterberaternummer) abschließen oder reicht hier der Unternehmen Online Vertrag von der Kanzlei für die Kanzleiberaternummer aus?

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Ja, der Mandant braucht für die Nutzung von Unternehmen online den Vertrag DUO. 

Wenn die Buchhaltung und somit der Belegspeicher auf der Kanzlei-Beraternummer verbleibt, entstehen dort die Kosten für Belege online. Da gilt dann das Kanzlei-Freivolumen.

In der Vergangenheit war es u.a. eine Empfehlung der DATEV, die Bestände auf die mdt.genutzte Beraternummer zu verschieben. Davon ist man abgekommen (zu viel Aufwand). 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Das kommt aus meiner Sicht darauf an, was genau gemacht werden soll...

- Wenn der Mandant mit Unternehmen Online arbeiten möchte oder selbst die Daten über Lexoffice bereitstellen möchte, dann würde ich definitiv auf die Unterberaternummer etc. gehen. 

- Wenn der Mandant keine Berührungspunkte mit Unternehmen Online hat vom Betriebsablauf, weil z. B. die Kanzlei selbst die Daten von Lexoffice zieht, dann würde ich auf die Kanzleiberaternummer geben. Der Mandant braucht dann kein midentity/Smartlogin, weil er die Produkte der Datev einfach nicht nutzt.

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Hallo @Stefan_Weimann,

schon krass, für was es alles Seminar gibt... 

Daran sieht man aber auch, wie kompliziert der DATEV-Kosmos geworden ist. Selbst "alte Hasen", wie meiner einer, kommt da stellenweise nicht mehr hinterher... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Hallo @chrisocki,

durch die gestiegene Komplexität im Ökosystem bzw. den IT-Landschaften generell haben wir auch unsere Angebote zu den DATEV-Datenservices konsequent ausgebaut (Einzel-Einrichtung, Gruppen-Training, DATEV Info online, Lernvideos, Seminare etc.), um möglichst für jede und jeden passgenaue Informationen je nach Bedarf und bevorzugtem Format zur Verfügung stellen zu können.

Schöne Grüße,

Stefan Weimann

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Naja, Herr Weimann,

zu der Thematik finde ich kein (einfaches) Video oder ein Info-DB-Dokument.

Entweder ich finde es nicht oder es gibt keines. Entscheiden Sie selbst, was das Problem ist.

Und scheinbar gibt es genau zu dieser Thematik auch noch "Bildungsbedarf" - so wie ich das dem kurzen Thread entnehmen kann, wenn selbst alt-eingesessene Nutzer Probleme haben, der Sache zu folgen.

Ich glaube schone, dass liegt genau an dieser Komplexität des Ökosystems. Es wird wild mit Begriffen der Produkte  umhergeworfen. Hinzu kommen tausende von Portalseiten der Datev, die irgendwelche (auch nützliche) Funktionen bieten. Um die richtige Startseite/Portalseite zu finden, muss ich erstmal googeln.

Sorry, bitte nicht persönlich nehmen. Ich finde, die Datev selbst macht es zumal auch recht kompliziert = komplex.

Trotzdem Danke für Ihre Hilfe.

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Hallo @dancingh ,

herzlichen Dank für Ihr offenes Feedback, welches uns dabei unterstützt, die Informationsangebote zu den DATEV-Datenservices weiter zu optimieren. Kennen Sie schon unser DATEV Info online zu den Datenservices? Hier widmen wir uns einem ganzen Kapitel den unterschiedlichen Hilfsmedien wie Videos und Info-DB-Dokumenten mit jeweils direkter Verlinkung. Der nächste Termin ist am 18.09.2025 von 14-16 Uhr: DATEV Info online: DATEV-Datenservices: Schnittstellen im Rechnungswesen und der Personalwirtschaft

Schöne Grüße,

Stefan Weimann