Unternehmen Online bei Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

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Hallo Datev-Community,

ich habe einen recht verzwickten Fall, bei dem ich dringend Hilfe benötige. Ich weiß gerade gar nicht, wo ich dabei anfangen soll.

Ausgangslage:

- Es ist neben unserer Kanzlei noch ein anderer Steuerberater involviert.

- Mandant bucht selbst und erstellt auch selbst die UStVA. Dafür benutzt er Mittelstand Faktura mit Rewe.

- Mittelstand Faktura läuft über eine mandantengenutzte Beraternummer, die in der Organisation des                anderen Steuerberaters liegt. Für die UStVA ist das Beraternummer-Kennwort unserer Kanzlei hinterlegt.

- In Mittelstand Faktura sind 5 Unternehmen angelegt. 3 Davon betreut der andere Steuerberater. Hier ist als      Beraternummer die mandantengenutzte Beraternummer des Mandanten hinterlegt. 2 Unternehmen werden    von unserer Kanzlei betreut, hier ist als Beraternummer die Beraternummer unserer Kanzlei hinterlegt.

Das soll das Ziel sein:

- Mandantengenutzte Beraternummer soll auf unsere Kanzlei übertragen werden. 

- Bei den zwei Unternehmen in Mittelstand Faktura, die von unserer Kanzlei betreut werden, soll unsere               Beraternummer durch die mandantengenutzte Beraternummer ausgetauscht werden.

- Für die 2 von uns betreuten Unternehmen soll zudem Unternehmen Online eingerichtet werden.

- Wir machen für die Unternehmen nur den Jahresabschluss + Steuern.

Das wären meine Fragen:

Können wir die Beraternummer in Mittelstand Faktura überhaupt ändern und hätte das dann Auswirkungen auf die UStVA die der Mandant selbst vornehmen möchte?

Müssen die Umstellungen bei Mittelstand Faktura selbst durchgeführt werden? Gibt es hierfür eine Anleitung?

Welche Ordnungsbegriffe müssen wir dann bei den Unternehmen in unserem System hinterlegen, über die wir den Jahresabschluss machen? Ich nehme an, die müssen mit den Daten aus Mittelstand Faktura übereinstimmen?

Die mandantengenutzte Beraternummer haben wir inzwischen zu uns übertragen. Muss diese in unserem System noch mit dem Mandanten zugeordnet werden? Und können wir Unternehmen Online dann ganz einfach über diese Beraternummer bestellen (also wie bei allen anderen Mandanten auch?).

Zudem haben wir vor den aktuellen Leistungsverbund in das mitgliedsgeb. Mandantengeschäft umzuwandeln. Hat das Auswirkungen auf die Administration?

Ich bin leider noch recht unerfahren was diese ganze Organisation angeht und dementsprechend für jede Hilfe dankbar!

Schon einmal vielen Dank für alle Rückmeldungen.

[#2 · Accepted solution]

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@MMUC  schrieb:

Für die UStVA ist das Beraternummer-Kennwort unserer Kanzlei hinterlegt.

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EDIT: Drama reduziert! 😁

Das ist überhaupt nicht nötig.

Die Lösung klingt komisch, funktioniert aber.

In der Beraternummern-/Kennwörterverwaltung beim Mandanten muß die Kanzleiberaternummer mit dem Mandantenkennwort (!!!) zusätzlich erfasst werden.

Also:

Mandantengenutzte Beraternummer

12345 Passwort: ABC1234

Kanzleiberaternummer

67890 Passwort: ABC1234

Klingt merkwürdig, funktioniert aber.

Löschen Sie Ihr eigenes Kennwort da raus!

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@MMUC  schrieb:

Können wir die Beraternummer in Mittelstand Faktura überhaupt ändern und hätte das dann Auswirkungen auf die UStVA die der Mandant selbst vornehmen möchte?

Ja, können Sie. Die Ordnungsbegriffe sind für die Übermittlung unerheblich. Die dienen lediglich zur Kommunikation mit dem RZ.

Müssen die Umstellungen bei Mittelstand Faktura selbst durchgeführt werden? Gibt es hierfür eine Anleitung?

Ja, Bestand in Rechnungswesen unter anderem Ordnungsbegriff speichern (DATEV ... - DATEV Hilfe-Center

Welche Ordnungsbegriffe müssen wir dann bei den Unternehmen in unserem System hinterlegen, über die wir den Jahresabschluss machen? Ich nehme an, die müssen mit den Daten aus Mittelstand Faktura übereinstimmen?

Das wäre die einfachste Lösung, ja.

Die mandantengenutzte Beraternummer haben wir inzwischen zu uns übertragen. Muss diese in unserem System noch mit dem Mandanten zugeordnet werden?

Die Beraternummer läuft ja bereits auf das Unternehmen. Ansonsten ist das nur ein Werkzeug, um Daten und Rechte zu ordnen.

Sie müssen die Ordnungsbegriffe auf den zur BN gehörenden Sicherheitsmedien entsprechend freigeben.

An der Beraternummer selbst können Sie organisatorisch nichts "zuordnen".

Und können wir Unternehmen Online dann ganz einfach über diese Beraternummer bestellen (also wie bei

allen anderen Mandanten auch?).

Ja.

Zudem haben wir vor den aktuellen Leistungsverbund in das mitgliedsgeb. Mandantengeschäft umzuwandeln. Hat das Auswirkungen auf die Administration?

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Grundsätzlich nicht. Sie können bestellen und administrieren wie bisher. Sie können lediglich erstmal keine Produkte mehr kündigen. Dafür benötigen Sie dies:

Vollmacht für vertragliche Erklärungen gegenüber DATEV eG - DATEV Hilfe-Center

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@andrereissig schrieb: 

Erstmal vorab: UM GOTTES WILLEN! Bloß nicht! Sie können doch nicht Ihr Kanzleikennwort rausgeben.

Das ist überhaupt nicht nötig.

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Ruhig Brauner... 

So dramatisch ist es nun auch wieder nicht. Für eine DFÜ braucht es neben dem DFÜ-Kennwort auch noch Rechte in der Rechteverwaltung online für das kommunizierende Medium. Das Beraternummern-Kennwort ist hier ein weiterer Faktor.

Auch in "grauer" Vorzeit hat das Beraternummernkennwort nur im Zusammenspiel mit der passenden ISDN-Karte funktioniert. Das Kennwort also in einer anderen Kanzlei einzutragen, hat nicht funktioniert.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@chrisocki  schrieb:

Ruhig Brauner... 

Na gut, aber wenn es doch eine unkomplizierte Lösung dafür gibt, sollte man so ein Kennwort schützen.

Aber ja: Ich habe das Drama oben mal etwas reduziert. 😄

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Sehr gute Übersicht,

habe ich interessiert mitgelesen.

Gibt es von Datev ein Hilfe-Dok. welche das korrekte Wirken von Kanzlei-Beraternummer und Passwort der mandantengenutzten Beraternummer dokumentiert? - Auf eine solche Idee wäre ich nie gekommen.

Und auch wenn es - gemäß @chrisocki - nicht ganz so kritisch wäre, finde ich es schon besser mit den Kanzleipasswörtern (und auch Zugangsmedien) jeglicher Art in Richtung Mandant vorsichtig zu sein.

Das mit den Ordnungsbegriffen, welche der selbst buchende Mandant nutzt und die in der Kanzlei für JA und Steuern genutzten ist bei uns bald auch mal wieder ein Thema.

Welche sinnvollen Optionen werden da den gesehen (wir haben bei uns eine Mischung aus einheitlichen und abweichenden Ordnungsbegriffen - je nach Historie). Gleiche Ordnungsbegriffe bedienen die DUO-Schnittstellen hervorragend, während abweichende Ordnungsbegriffe eine stärkere Abgrenzung bedingen, wboei die DUO-Schnittstellen dann aber z.T. verhauen sind...

Ach so, auch die (erwartete) Qualität der vom Mandanten ausgeführten Buchaltung hat hier sicher einen Einfluss. Bei uns möchte gerade ein Mandant anfangen selbst zu buchen und dafür offensichtlich eher unerfahrenes Personal einsetzen. Wir gehen von hohem Nacharbeitungsaufwand i.V.m. mit dem JA aus.

Viele Grüße

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@Nutzer_8888  schrieb:

Gibt es von Datev ein Hilfe-Dok. welche das korrekte Wirken von Kanzlei-Beraternummer und Passwort der mandantengenutzten Beraternummer dokumentiert? - Auf eine solche Idee wäre ich nie gekommen.

Es gibt kein Hilfedokument, aber wenn man DATEV Mittelstand Faktura erstmalig einrichtet, fragt das Programm nach der Mandantenberaternummer mit Passwort und einer "abweichenden" Beraternummer ohne Passwort. @irisla hatte hier davon mal einen Screenshot gepostet:

Gelöst: Installation Mittelstand faktura - welche Beratern... - DATEV-Community - 434609

Daraus kann man schließen, dass die Übermittlung des abweichenden Ordnungsbegriffs im RZ mit dem Kennwort der mandantengenutzten Beraternummer erfolgt. Wenn man danach in die Beraternummern- / Kennwörterverwaltung schaut, wird es dann auch genau so eingetragen, wie oben von mir beschrieben.

Das ist quasi die manuelle Version dessen, was der Einrichtungsassistent macht.

Ich finde es auch seltsam, dass es dazu kein prominentes Hilfedokument gibt, weil der Fall nunmal sehr häufig vorkommt.

Es funktioniert so auf jeden Fall immer.

Welche sinnvollen Optionen werden da den gesehen (wir haben bei uns eine Mischung aus einheitlichen und abweichenden Ordnungsbegriffen - je nach Historie). Gleiche Ordnungsbegriffe bedienen die DUO-Schnittstellen hervorragend, während abweichende Ordnungsbegriffe eine stärkere Abgrenzung bedingen, wboei die DUO-Schnittstellen dann aber z.T. verhauen sind...

Ja, das ist bei uns auch so. In über 50 Jahren sammeln sich leider auch ein paar Datenkrücken an. Da muss man beim Einsatz von DUO dann einmal in den sauren Apfel beißen und aufräumen. Ich glaube, da gibt es kein Patenrezept.

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Hallo,

erstmal vielen herzlichen Dank für die Hilfe! Das bringt mich schon sehr weiter.

Ich kann mich @Nutzer_8888 nur Anschließen. Ein Hilfsdokument, welches das Zusammenspiel und die Abhängigkeiten diverser Beraternummern, Ordnungsbegriffe, ect. ausführlich beschreibt wäre Gold wert.

Gerade wenn man relativ neu in dem Thema ist und dann solche, bereits bestehenden Konstellation überblicken soll, wird das schnell zum Alptraum.

Ich werde morgen bei dem Mandanten alles umstellen und berichten bzw. nochmal rückfragen, wenn es noch irgendwo Probleme gibt.

Dazu hätte ich schon jetzt noch eine Frage:

Für die UStVA beim Mandanten muss die von @andrereissig beschriebene Kombination in die Beraternummern- / Kennwörterverwaltung bei M-Faktura eingetragen werden (bei dem Passwort handelt es sich um das Beraternummern-Kennwort der mandantengenutzten Beraternummer, oder?) und das Online-Recht Datev-DFÜ über Internet (ebenfalls für die mandantengenutzte Beraternummer) für das Zugangsmedium des Mandanten freigeschaltet werden.

Dann sollte die Übermittlung funktionieren.

Das wäre jetzt in Anbetracht der nahenden Monatsfrist die absolute Priorität.

Zudem:

Soweit ich das verstanden habe, wäre es dann sogar einfacher, die Beraternummer in Mittelstand Faktura für die beiden Unternehmen nicht zu ändern und diese einfach auf unserer Kanzlei-Beraternummer weiter laufen zu lassen und dann die Ordnungsbegriffe bei uns entsprechend anzulegen. So hätten wir den geringsten Aufwand und müssten beim Mandanten keine großen Umstellungen vornehmen. Ist das so korrekt bzw. spricht etwas dagegen?

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@andrereissig  schrieb:

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@chrisocki  schrieb:

Ruhig Brauner... 

Na gut, aber wenn es doch eine unkomplizierte Lösung dafür gibt, sollte man so ein Kennwort schützen.

Aber ja: Ich habe das Drama oben mal etwas reduziert. 😄

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Absolut!

Mandant hat eine mandantengenutzte Beraternummer, dann sollte er auch nur das zugehörige Beraternummernkennwort nutzen. 

Ich wollte nur zum Ausdruck bringen, dass hier für die Kanzlei nicht direkt ein "Zugriffsloch" entsteht. Da müssen dann auch die Rechte in der RVo entsprechend "verbogen" werden.

Bzgl. der Frage nach einem zentralen Dokument:

Das kann es aufgrund der Komplexität nicht geben. Für ein ActiveDirectory gibt es auch umfangreiche Bibliotheken und Knowledge-Base-Artikel bei MS (wenngleich DATEV nicht so komplex sein sollte und ist).

Wenn andere Anbieter dies in einem Dokument sammeln, dann stellt sich die Frage ob diese Anbieter auch über 200-300 Produkte am Start haben, die auch noch in vielen Fällen individuell zusammenspielen sollen/können.

Ich kann hier nur raten, sich mit einem Systemhaus zusammenzusetzen um das Thema anzugehen. Hier in der Community kann auch nur in Teilen beigestanden werden. Aber im Detail wohl meistens nicht.

Und die Konstellation mit 2 Beratern an "einem" Mandanten ist zwar durchaus öfters vorhanden, aber schon eine speziellere Geschichte. Und warum in der Vergangenheit das Kanzlei-Passwort beim Mandanten eingesetzt wurde, kann hier nur spekuliert werden.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@MMUC  schrieb:

Für die UStVA beim Mandanten muss die von @andrereissig beschriebene Kombination in die Beraternummern- / Kennwörterverwaltung bei M-Faktura eingetragen werden (bei dem Passwort handelt es sich um das Beraternummern-Kennwort der mandantengenutzten Beraternummer, oder?)

Korrekt!

und das Online-Recht Datev-DFÜ über Internet (ebenfalls für die mandantengenutzte Beraternummer) für das Zugangsmedium des Mandanten freigeschaltet werden.

Dann sollte die Übermittlung funktionieren.

Das Recht DFÜ über Internet wird für den Ordnungsbegriff benötigt, unter dem der Rewe-Bestand liegt.

Zudem:

Soweit ich das verstanden habe, wäre es dann sogar einfacher, die Beraternummer in Mittelstand Faktura für die beiden Unternehmen nicht zu ändern und diese einfach auf unserer Kanzlei-Beraternummer weiter laufen zu lassen und dann die Ordnungsbegriffe bei uns entsprechend anzulegen. So hätten wir den geringsten Aufwand und müssten beim Mandanten keine großen Umstellungen vornehmen. Ist das so korrekt bzw. spricht etwas dagegen?

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Wie @chrisocki schon schrieb: So aus der Ferne ist das immer schlecht einzuschätzen, weil man nicht selbst davor sitzt.

Ich würde jetzt aber erstmal sagen: Ja. So würde ich es machen.

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Hallo, ich wollte mich hierzu nochmal melden.

Ich habe gerade bei dem Mandanten alles entsprechend umgestellt und eingerichtet. Alle Test waren positiv und alles funktioniert so wie es soll.

Vielen, vielen Dank für die Hilfe!!!