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Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

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letzte Antwort am 24.03.2022 12:15:32 von metalposaunist
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hoege
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Guten Tag,

 

wir haben in der Vergangenheit vereinzelt den Scandinavier der Firma Kuhn IT an Mandanten empfohlen.

Nun kam mir der Gedanke, ob dies nicht kostengünstiger geht.

 

Seit einiger Zeit kann man ja Belege per E-Mail an DUO senden. Wenn ich einen beliebigen WLAN Scanner habe, der Scan to Mail anbietet könnte ich doch beim Mandanten die entsprechenden Belegtypen mit den Email-Adressen des DUO auf dem Scanner speichern und mandantenseitig ohne Desktop PC scannen? Dazu müsste die Absender-Email-Adresse des Scanners in DUO hinterlegt werden und gut ist?

 

Wir haben Upload Mail bislang noch nicht wirklich im Einsatz. Hat jemand Erfahrung hierzu bzw. zu meiner Idee?

 

Gruss

 

Timo Högemann

 

 

metalposaunist
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Idee gut. Was machen Sie mit dem trennen / heften der Seiten? Wenn Ihr Mandant 20 einseitige Rechnungen oben einlegt und der Scanner 1 PDF draus nach UO schickt - wird das bisschen schwierig die 1 PDF hinter 20 Buchungssätze zu hängen. Das erst wieder umständlich beim StB zu splitten ist nervig. 20x dem Scanner sagen: Rechnungseingang und 20x einzelnd die 1 Seite einlegen ist viel zu zeitraubend. 

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hoege
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Wäre nicht auch scannen im tiff Format und mit Einzelseiten möglich?

Wir haben wie gesagt Upload Mail noch nicht wirklich genutzt.

 

 

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metalposaunist
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@hoege  schrieb:

Wäre nicht auch scannen im tiff Format und mit Einzelseiten möglich?


Kommt bestimmt auf den Scanner an. Dann auch wieder: 1 E-Mail mit 20 TIFFs im Anhang oder 20 E-Mails mit 1 TIFF? Nicht, dass DATEV die E-Mail-Adressen aufgrund von Überflutung sperrt. Nichts anderes ist ja E--Mail Spam: Millionen Nachrichten von 1 Adresse.  

 

Und: Upload Mail kann aktuell nur 1 PDF pro E-Mail. Das war's. Da kommt man mit TIFF nicht weit und wenn dann auch nicht mit 20 TIFFs/PDFs im Anhang.

 

Deshalb nutzt der Scandinavier ja DATEV Connect online. 

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scan2datev
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Guten Tag Herr Högemann,

 

Wenn Sie mit Scandinavier arbeiten, haben Sie nicht nur die Möglichkeit Dokument einzuscannen und zu trennen, sondern auch mit der Information wie Firma und Dokumenttyp auf DUO hochzuladen. Das geht viel schneller und Sicher. Aber mit der Option Scan2Mail kann Dokument nur eingescannt und ohne solche Information hochgeladen werden. Danach muss man solche Information bei DUO manuell nachtragen. Endeffekt holen Sie das Geld für Anschaffung des Scanners von gesparter Arbeitszeit schnell zurück. 

 

Mit freundlichen Grüßen

 

S. Sun

 

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metalposaunist
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Mit DATEV Upload Mail muss man sogar den Belegtyp angeben, weil jeder Belegtyp seine eigene Adresse bekommt. 

 

Dann hätte man auch das Problem der Firmen / mehreren Mandanten gelöst, weil jedes UO Mandant mit jedem Belegtyp eine eigene Adresse bekommt. Die kann man am Scanner hinterlegen und auch sprechend benennen. 

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scan2datev
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Mit Networkscanner „Scandinavier“ von KuhnIt arbeitet man so:

  • mit DATEV smartLogin am Scanner anmelden
  • Metadaten wie Firmen- und dazugehörigen Dokumenttypen aus Mandant Konto von DUO ausgelesen 
  • Job Button automatisch erzeugen

Man braucht nicht Treiber zu installieren und Scanner zu konfigurieren. Das ist wirklich „Plug und Play“ und ideal für Mandant, der keine große Erfahrung mit PC und Software hat. 

 

Video: https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=x5xpWeAQVME

 

 

                                       

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metalposaunist
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@scan2datev  schrieb:

Das ist wirklich „Plug und Play“ und ideal für Mandant, der keine große Erfahrung mit PC und Software hat.


Nur ideal für alle, die Mac bzw. macOS benutzen. Für alle anderen gibt es günstigere, ebenso gute Workflows. 

 

Der Plustek Scanner, der Verwendung im Scandinavier verwendet ist von der Qualität echt mies und enttäuschend schlecht verarbeitet. Der frisst nicht mal wild Bons - die Bons muss man der Größe nach sortieren. Spreche aus Erfahrung. Hatte mir deutlich mehr von erhofft. 

 

Und Achtung: Der Scandinavier kann nur max. 20 Firmen / ca. 140 Belegtypen. Ich hatte das Teil mit meinem Kanzlei-SmartLogin gescannt und der Scanner musste dann min. 2400 Belegtypen anlegen (ca. 200 UO Stammdaten mit allen Belegtypen). Er hat es nach x Tagen nicht geschafft. Das Gerät war schrott und musste vom Hersteller kuhn IT ausgetauscht werden. Sehr geil 👎. Das stand nirgends in einer Beschreibung drin. 

 

Ist ein Fujitsu fi-71x0 10x besser und nochmal 10S/min schneller in der kleinsten Version. 

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scan2datev
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fi-7XXX ist gut geeignet für Kanzlei und nur noch ein Scanner. Aber Scandinavier ist ein Mandantscanner plus APP. Damit sind die beiden nicht direkt zu vergleichen.

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metalposaunist
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Bitte was? Es geht rein um die Digitalisierung von Belegen. Mehr nicht. Ob ich da eine App zu brauche oder nicht, hängt vom Betriebssystem ab. Scandinavier ist Lösung für MacOs - Fujitsu für Windows. Kann man 1:1 vergleichen. Die scannen beide nur Papier.  

 

Der Scandinavier ist auch ein reiner Scanner. Mehr kann der auch nicht. Und diese App braucht man nur, wenn man MacOS hat, weil der Fujitsu fi-71x0 dank Belegtransfer, miDentity und Windows PC alles fertig scannt inkl. Trennblätter und man nur noch auf Daten senden klicken braucht. 

 

Die SmartLogin App ist nicht das Wundermittel von DATEV. Eher im Gegenteil nur zu nutzen, wenn es nicht anders geht oder wenn man mobil sein muss/will. 

 

Wenn der Mandant Windows hat: mIDentity dran. Damit kann man auch den Belegtransfer automatisieren. SmartLogin ist immer noch vieles zu Fuß. 

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scan2datev
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Ich habe irgendwann so gehört, dass Belegtransfer nicht mehr lange von DATEV gewartet und upgedatet werden. mIdentity hat wegen Problem des Treibers auch nicht unbedingt  so benutzungsfreundlich und zukunftsorientiert.

 

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metalposaunist
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@scan2datev  schrieb:

Ich habe irgendwann so gehört, dass Belegtransfer nicht mehr lange von DATEV gewartet und upgedatet werden. 


Dann hätte DATEV das schon mal unter datev.de/abkuendigungen publik gemacht und es wird genug Installation da draußen geben, die einen unbeaufsichtigten Belegtransfer (Sendetermine verwalten) installiert haben. Zumal wenn der mIDentity geht, muss DATEV auch sein SWM Sicherheitskonzept überdenken, da das technisch nichts anderes ist und ohne LiMa auch kein DATEV auf keinem Server geht. 

 

Bis min. 2023 werden uns mIDentities begleiten; ich meine sogar 2025. Habe die DATEV Folie mit der Planung gerade nicht genau im Kopf.  

 

Aktuell ist DATEV dran zu prüfen, den Belegtransfer SmartLogin-fähig zu machen und bisher kann kein anderes DATEV Programm aus einem Ordner massenweise Belege nach UO übertragen und dort auch gleich löschen. Zudem fällt dann auch die Möglichkeit des XML und ZIP Transfer zur DATEV einfach so weg, wo man gleich Belegbilder passend mit Buchungssatz ins REWE bekommt. 

 

Wenn DATEV den Belegtransfer abkündigt, muss es dazu mindestens 2 Alternativen geben oder 99% der Software mit DATEV Schnittstelle ist DATEV connect online fähig. Belege können im SmartTransfer auch einfach via SSL Kanal an SmartTransfer gesendet werden. Da SmartTransfer aber nur eingekauft ist, kommt die Technik dahinter nicht von DATEV. 

 


@scan2datev  schrieb:

werden. mIdentity hat wegen Problem des Treibers auch nicht unbedingt  so benutzungsfreundlich und zukunftsorientiert.


Sie meinen wegen Windows 10 v2004? Na dann lesen Sie sich mal SmartLogin mit Android 10 oder demnächst 11 durch. Auch super benutzerfreundlich 😂.
 

Jede Technik hat Vor- und Nachteile. Man wählt aber immer jene, die viel automatisieren und vereinfachen kann und wählt deshalb bestimmt auch keinen Upload Online 😉

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scan2datev
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DATEV Belegtransfer ist wirklich ein veraltetes Scanprogramm. Das ist auch der Grund dafür, warum DATEV darüber Gedanken machen und Neuprodukt anbieten muss. 

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cwes
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@scan2datev  schrieb:

DATEV Belegtransfer ist wirklich ein veraltetes Scanprogramm.


Das nutzt doch (hoffentlich) niemand zum Scannen.

Hauke_Hamann
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N’Abend.

Ich nutze bei mir in der Kanzlei die Scanfabrik mit Datev Connect online. Sowohl für die Kanzleifibu als auch für einzelne Mandanten-Fibus.

Daneben nutze ich für alle auf pdf-Rechnung umgestellten Lieferanten den Belegupload Mail. Sind allerdings immer einzelne Rechnungen!

Außerdem nutze ich bei herunterzuladenden Rechnungen den Belegupload online. Das einzige was ich für die Kanzlei-Fibu nicht mehr nutze ist der Belegtransfer.

 

Beim Mandanten sehe ich das etwas anders. Ich sehe nicht, dass der Upload Mail vollständig die anderen Wege ersetzen kann. Das mag bei kleineren Fibus klappen, wenn täglich verarbeitet wird.

Ich habe bei einem Mandanten das Szenario, dass Eingangsrechnungen per Belegtransfer gesendet werden. Ausgangsrechnungen werden vom Mandanten einzeln per Mail versendet aus dem eigenen Fakturierungssystem. Dabei wird immer Exemplar per Upload Mail an DUO mitgesendet. Ich meine das klappt dort.

 

Fazit: für einzelne bestimmte Szenarien momentan machbar mit Upload Mail, aber nicht ausschließlich.

Viele Grüße von der Küste
Hauke Hamann
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metalposaunist
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@Hauke_Hamann: Cool! Die scanfabrik kann Connect online? Kostet was das extra? Wir haben 3 von deren Geräten inkl. 3x Touch-PCs aber als Kaufversion ohne Updates.

 

Klappt Connect online dann nur auf dem Gerät, wo auch gescannt wird? Unsere 3 Scanner greifen auf 1 zentrale SQL Datenbank mit 230 UO Mandaten und 2400 Belegtypen zu. 1x pflegen, an 3 Scannern nutzen. Alle 3 Scanner exportieren dann auf diese 1 zentrale Freigabe mit allen UO Mandanten und allen Belegtypen und der Belegtransfer schickt alle 7 Minuten alle Belege in allen Ordnern automatisch hoch. 

 

Geht das auch mit Connect Online? 😎 Irgendwie hänge ich ja doch am Belegtransfer und mIDentity 😁

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Hauke_Hamann
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Also das hat mich jetzt nur die einmalige Einrichtung gekostet.

Vorteil: ich hab jetzt immer alle Mandanten und Dokumententypen aktuell, administriert über DUO. Das macht’s halt leichter.

 

Die Frage mit den mehreren Geräten kann ich gar nicht beantworten. Das ist unsere erste ( und bislang einzige) Scanfabrik, somit stellte sich die Frage noch nicht 😎.

 

Ich wähle da zum Scannen halt ähnlich aus wie bisher, also Mandant, Belegtyp. Nach Stapelabschluss jagt er’s direkt in die Wolke.

 

Aber jetzt hab ich mal ne Frage: 2.400 Belegtypen?? Was hab ich verpasst 😳🤭? Oder wie muss man das verstehen?

Viele Grüße von der Küste
Hauke Hamann
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Hauke_Hamann
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Es gibt übrigens auch die Möglichkeit Dateien direkt in MeineSteuern zu scannen. Hab ich aber nicht bestellt. Noch erschließt sich mir der Mehrwert von MeineSteuern überhaupt nicht. Aber das ist ein anderes Thema...

Viele Grüße von der Küste
Hauke Hamann
metalposaunist
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Ah okay, verstehe. Dann sollte das auch klappen. Dann würden sich alle 3 Geräte via Connect Online die Belegtypen 3x übers Internet getrennt ziehen anstatt jetzt 1x aus der SQL Datenbank. Hm. Auch eine Idee. Dann könnte das VPN zwischen den zwei Standorten mit noch einem Grund wegfallen. 

 

Muss ich mal bei Langeweile bei denen anfragen. Wahrscheinlich muss die lokale Software erstmal aktualisiert werden - einer der Nachteile, wenn man es 1x kauft statt least, mietet oder pay per use bezahlt. 

 

Jap. Weil wir gleich alle Belegtypen bei allen UO Mandanten auf unserer Seite nutzen / anlegen / freischalten. Das sind dann schon min. 5 pro UO Mandant. Und die restlichen kommen hinzu durch Sonderwünsche wie Bank, Kasse a bis z, wenn man Kostenstellen bucht, und was sich die FiBu Mitarbeiter so alles ausdenken 😄. Wir haben so 150 bis 200 UO Stammdaten - wenn nicht sogar mehr. 

 

Daher war unser Problem ja, dass die Überwachung im Belegtransfer nur max. 100 Einträge kann und bei 2400 ständig abstürzte, bis ich Sendetermine verwalten gefunden habe. 

 

Ich dachte immer und habe gehört, dass Connect online sich DATEV bezahlen lässt, wenn man es nutzen möchte. Daher hatte ich nach den Kosten gefragt; insbesondere, wenn man die 3 Maschinen fix gekauft hat. Dann zahlt die scanfabrik ja monatlich an DATEV drauf, wenn wir monatlich nichts an die scanfbarik zahlen?!

 

Aber so oder so - sind schicke Scanner!

 

@cwes: Veraltet ja, aber warum nicht nutzen? Wir haben ein Mandat, dass relativ wenig scannt; aber mehrere Geräte hat, die alle samt veraltet und ultra langsam sind. Daher haben wir jetzt ein Lexmark AiO Farblaser empfohlen, dass schneller scannt und alle anderen Geräte ersetzt. Es gibt nur 1 PC. Scan-to-SMB fällt damit ggf. schon flach. Scan-to-FTP muss am PC ein FTP-Server lauschen - daher wäre meine Idee das ScanModul via TWAIN zu nutzen und Verknüpfungen auf den Desktop zu legen. Doppelklick, scannen, senden, fertig. 

 

Ich wüsste nicht, wie man es anders ohne TWAIN Scan lösen sollte? Insbesondere da man im ScanModul auch gleich heften kann. Und für die paar Belege, wo das Mandant bald in den Ruhestand geht einen extra Dokumentenscanner anschaffen, weil es auch nicht so arg viele Bons zu scannen gibt, halte ich für unwirtschaftlich. 

 

Aber back2topic 😉 - es ging ja darum die teuren Scandinavier gegen eine günstigere und qualitätsmäßig bessere Lösung zu ersetzen. Wenn das geht, bin ich gerne dabei.  

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Hauke_Hamann
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Oh ich hab die Maschine auch gekauft, zahle aber monatlich munter Lizenzgebühren an meine. IT-Partner dafür.

Auf der Datev-Rechnung habe ich bislang noch keine Extra-Position gesehen. Hab die für April heute gerade verbucht 🤔.

 

Habe mich bislang immer an die Standard-Belegtypen gehalten. Mal überlegenswert, das auszubauen...

Viele Grüße von der Küste
Hauke Hamann
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metalposaunist
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So war das nicht gemeint 😉. Damit die scanfabrik Connect online einsetzen darf/kann, zahlt diese an DATEV eine Gebühr. Und diese sollte dann ja an Sie durchgereicht werden, damit die scanfabrik nicht drauf zahlt. 

 

So würde ich's machen und unser Drucker-Scanner-Print Partner wollte eine ähnliche Lösung auf den Markt bringen, wurde aber durch die Connect Online Gebühren abgeschreckt, sodass er weiter auf den mIDentity setzt, der keine monatlichen Kosten verursacht und genauso gut Belege senden kann. Braucht halt nur einen USB-Port und Windows. 

 

Aber habe mich mit Connect Online auch nie wirklich tief und intensiv beschäftigt. Vielleicht erzähle ich auch einfach nur viel Quatsch 😄.

 

Mehr Belegtypen lohnen sich das ganze schon im REWE in die richtige Richtung zu schubsen und erleichtert es einem beim Buchen. Kasse mit Kostenstellen ist so eine angenehme Sache. Kann man sich im REWE Kasse 1 auswählen und alles auf KST 1, dann die andere Kasse - andernfalls muss man ja bei jedem Beleg erst prüfen, welche KST es nun ist. Vorausgesetzt der Mandant arbeitet zu und würfelt nicht durcheinander. Dann macht das wieder keinen Sinn und exakt so viel Arbeit wie vorher 😬.

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Hauke_Hamann
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Ach so 😆🤦.

Ich guck mir mal die letzte Lizenzrechnung an. Ist aber glaub ich so hoch wie immer.

Viele Grüße von der Küste
Hauke Hamann
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chrisocki
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Spoiler

@cwes  schrieb:

@scan2datev  schrieb:

DATEV Belegtransfer ist wirklich ein veraltetes Scanprogramm.


Das nutzt doch (hoffentlich) niemand zum Scannen.


Doch! Ich! Das Scan-Modul zum scannen, heften und übertragen ist deutlich angenehmer als der Upload-Portal-Krempel... 

 

Grüße

Chr.Ockenfels

hoege
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Wir nutzen in der Kanzlei für die Kanzlei Fibu den Belegtransfer.

 

Unsere Mandanten nutzen den Belegtransfer, falls ein Netzwerkscanner vorhanden ist. Wenn der Scanner lokal angeschlossen ist empfehle ich eher das Scan-Modul, zeige aber auch den Weg über den Browser in DUO. Dann kann es der Mandant selber  entscheiden, wo er am besten mit klarkommt.

 

Den Scandinavier haben nur ganz vereinzelt Mandanten im Einsatz, z.B. in einem Geschäft wo mehrere Leute scannen und an dem Platz kein Desktop-PC vorhanden ist. Oder wo der Senior-Chef auch scannen soll, der aber mit dem PC nicht klar kommt. 🙂

 

Die Idee aus meiner Eingangsfrage ist entstanden, weil der Scandinavier recht teuer ist (ich glaube 975 €), und für die Mandanten nun ja auch die Smart-Card nicht mehr kostenlos ist.

 

Ich glaube aber nach unseren Diskussionen, daß scannen ausschließlich per Upload Mail wohl doch zu unkomfortabel ist.

 

 

metalposaunist
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@hoege  schrieb:

Die Idee aus meiner Eingangsfrage ist entstanden, weil der Scandinavier recht teuer ist (ich glaube 975 €), und für die Mandanten nun ja auch die Smart-Card nicht mehr kostenlos ist.


Der Scandinavier braucht aber doch nur ein SmartLogin, dass kostenlos ist?

 


@hoege  schrieb:

Ich glaube aber nach unseren Diskussionen, daß scannen ausschließlich per Upload Mail wohl doch zu unkomfortabel ist.


Ich wüsste nicht, wie es so komfortabel gehen soll. Laut unserem Partner ist das nicht mal eben einen Scanner nehmen und ein paar Zeilen Code schreiben. Er sagte wörtlich: "Dann muss ich hier kündigen, mich selbstständig machen und eine App für ein Gerät schreiben". Denn die Anwendung für den Scandinavier ist extra für die zwei Modelle geschrieben worden und auch Plustek wird die Software abgesegnet haben. Das müsste man dann mit Canon und Co. auch machen. 

 

Aber das Android da drauf gefällt mir auch nicht wirklich. Wie sieht das mit Updates aus? Nachher fängt man sich da auch Ransomware ein und der Scanner ist schrott.  

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hoege
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@metalposaunist 

 

Der Scandinavier läuft meines Wissens tatsächlich nur per (kostenlosen) Smart-Login.

 

Ich meinte es mit meinen Beitrag als Alternative zu Scan-Modul oder Belegtransfer, beide funktionieren ja nur mit der nun kostenpflichtigen Smart-Card.

 

Habe mich vielleicht missverständlich ausgedrückt.

 

 

 

 

 

 

metalposaunist
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Eigentlich suche ich einen anderen Thread oder ich bin schon blöd aber dann setze ich das mal hier drunter. Im Thread, den ich suche ging es darum einen Ordner zu überwachen und den Inhalt mittels Powershell dann per Mail an DUO zu schicken (@Tobias_Ettl hat da auch mit diskutiert afaik).

 

Problem an der Sache: Am Thema vorbei, weil wenn man schon Windows und Powershell hat, kann man auch den Belegtransfer nutzen und muss sich nichts zusammen skripten.  

 

Bei einem Mandanten stand testweise der Scandinavier nun 2 Monate und beim genannten Preis darf ich ihn diese Woche gleich wieder abholen und er möchte wieder mit einem Develop MFP seine Bons und Co. auf einen Windows 10 PC scannen, wo ein Belegtransfer läuft, der dank RDP Nutzung vom MacOS die PIN vergisst und man so keine Terminverwaltung nutzen kann. Schade. Verständlich bei dem Preis aber bei Mac-only mit iPhone und iPad leider alternativlos. 

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chrisocki
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@metalposaunist  schrieb:

 

 

Problem an der Sache: Am Thema vorbei, weil wenn man schon Windows und Powershell hat, kann man auch den Belegtransfer nutzen und muss sich nichts zusammen skripten.  

 

 


Hi,

 

die Idee dahinter war doch, dass ich eine Absender-Adresse für DUO einrichte und entsprechend in den DUO-Beständen registriere. Das Script kann dann ohne SC oder SL die eingehenden Belege in den Verzeichnissen jederzeit und ohne PIN übermitteln.

Das wäre ggü. dem Belegtransfer ein deutlicher Komfort, vorausgesetzt am Scanner kann ich entsprechend heften.

 

Natürlich muss für die Registrierung der Absender-Adresse einmal die SC oder das SL genutzt werden.

 

Grüße

Chr.Ockenfels

 

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metalposaunist
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Das schon, stimmt. Mein Mandant hat sonst aber auch keinen Exchange oder ähnlich. Es wird per IMAP oder POP geholt. Und wenn ich den Windows 10 PC aufgrund Powershell sowieso nutzen muss, kann ich auch den Belegtransfer nutzen und muss mir kein Bein ausbrechen 😊.

 

Bei größeren Mandanten mit entsprechender Infrastruktur aber mal ein Projekt auf eigene Kosten wert. 

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chrisocki
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Korrekt, bei Mandanten eher "sinnfrei"... Es sei denn es wird ein entsprechender Prozess gebastelt. Bsp: Faktura wirft die RA's in das Verzeichniss und die Software kennt keine direkte Schnittstelle wie ASCII oder besser Connect-Online.

 

Ich denke hier eher an Kanzleien, die teilweise für Mandanten scannen und hier auf einen oder mehreren Kopierern die Scanziele anlegen. Da der Belegtransfer nicht unbedingt ein "Dauerläufer" ist und gern mal abstürzt, wäre die Scriptlösung durchaus denkbar.

 

Grüße

Chr.Ockenfels

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letzte Antwort am 24.03.2022 12:15:32 von metalposaunist
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