PDF-Rechnungen: Dateigröße automatisiert verringern

[#1]

Hallo,

gibt es eine Lösung für folgendes Szenario: Sobald eine PDF (Rechnung) im Ordner vom Belegtransfertool landet, soll sie automatisch ohne mein Zutun in ihrer Größe reduziert werden.

Auf https://smallpdf.com/ bspw. wird eine PDF von 550KB auf 100KB und noch weniger reduziert und man merkt kaum einen Unterschied, aber man muss halt aktiv die PDF hochladen. Klar, ich kann es auch mit meinem PDF-Programm machen (NITRO). Aber wie gesagt, es soll automatisiert werden. 

Ich habe gegoogelt, bin aber nicht fündig geworden. Vielleicht hat jemand eine Lösung.

Schöne Grüße

Christoph

[#2]

Das Problem liegt beim Rechnungssteller bzw. dessen System. Da muss man ansetzen und nicht nachgelagert, wenn die Rechnung schon fertig geschrieben ist. 

DATEV will meiner Meinung nach auch nochmal das myDATEV Dokumentenspeichervolumen "anpassen" und weiß um den Umstand. 

Als Beispiel meine eigene Telekom Rechnung: PDF, Vollfarbe, 2 Seiten: ca. 50KB. Ideal 😎!

In der Kanzlei mit 1und1: PDF, Vollfarbe, 1 Seite: 43KB. Auch OK.

Wie viele Seiten waren in 500KB drin?

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Es ist eine Hotelsoftware. Die Rechnung hat 1 Seite und 540 KB. Vom Inhalt nicht aufregend. Der Vertreiber meint, es geht nicht kleiner.

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@Steuerpirat schrieb:

Der Vertreiber meint, es geht nicht kleiner.

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Wie leider immer 😖. Wir als StB können aber nun auch nicht das ausbaden, was andere technisch nicht umsetzen können, oder? Die Diskussion hatten wir hier schon mal. Kann ja nicht sein, dass wir uns noch mit solchen Dinge manuell befassen müssen. Sicher kann man's zum Teil bestimmt automatisieren aber ist wieder 1 Step mehr in der Workflowkette, die einfach blöd ist und Zeit kostet. Ggf. auch Nerven, wenn beim Verkleinern etwas schief geht; unleserlich wird; dann muss man wieder von Hand nacharbeiten und doch den Beleg im Original hochladen. 

Schmeckt mir vom Bauchgefühl her alles nicht 😟. 

[#5]

Siehe auch hier:

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Speicherplatz-f%C3%BCr-gro%C3%9Fe-Belege-wird-nach-der-OCR-in-Belege/idi-p/124102/jump-to/first-unread-message

und hier:

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Beleg-Upload-mobil-kleinere-Belegbilder-bei-besserer-OCR/idi-p/123383/jump-to/first-unread-message

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GhostScript in einem PowerShell Script.

Einfach mal Google bemühen.

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@einmalnoch schrieb:

GhostScript in einem PowerShell Script.

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Wie weit kann man das automatisieren? Windows Aufgabenplanung? 

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Stichwort 'Ordnerüberwachung', per GPO die Überwachung anlegen und dann in der Aufgabenverwaltung den Trigger auf das Ereignis legen zum Start des Scripts. Sobald eine Veränderung im Verzeichnis erfolgt wird ein Eintrag im Ereignisprotokoll vorgenommen auf den dann der Trigger reagiert.

Etwas oversized, der TS bekommt die Dateien ja auch nicht kontinuierlich und muss diese auch nicht kontinuierlich verarbeiten. Hier würde ein manueller Start reichen.

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Danke für die Beiträge!

Die Geschichte mit Ghostscript ist mir im Moment zu zweitaufwändig, bis ich mich da als Nicht-IT-Fachmann wieder auskenne, da gehen einige Stunden drauf ...

Ich teste gerade NXPowerLite, das funktioniert soweit gut.

https://www.neuxpower.com/

Aber klar, am besten wäre es natürlich, wenn das PDF an der Quelle gleich reduziert daherkommen würde.

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Nachtrag:

Also das "NXPowerLite Desktop" funktioniert so, dass man entweder die PDFs (u.a. Formate) über Drag & Drop in die Softwareoberfläche hineinzieht und dann komprimieren lässt oder man einfach im Explorer bei den Dateien die rechte Maustaste nimmt und die Kompressionsvariante auswählt (die Dateien werden gar nie geöffnet).

Die (teurere) Alternative "NXPowerLite for Server" hat diese beiden Funktionen hingegen nicht. Hier aber gibt es die Automatisierung. Man wählt bestimmte Ordner aus und das Programm schaut (bspw.) jede Minute nach, ob eine neue Datei zum Komprimieren da ist. Wenn ja, wird komprimiert.

Funktioniert alles supergut. Die Firma scheint wohl bei diesen Funktionen der Standard zu sein. Nur halt s**teuer ...

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@Steuerpirat schrieb:

... Die Rechnung hat 1 Seite und 540 KB ...

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... und wie groß sind diese Dateien nach dem 'Shrinking' ?

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Beispiel einer Originaldatei mit 604 KB.

• NXPowerLite Desktop: komprimierte 182 KB
• NXPowerLite Server: komprimierte 200 KB

Die Komprimierung funktioniert wirklich schnell, einfach und zuverlässig. Die OCR-Erkennung leidet nach meinen bisherigen Tests auch nicht darunter. Vermutlich kaufe ich das NXPowerLite Server und lasse die gesamten DUO-Ordner vom Belegtransfertool automatisch shrinken. Ein PDF-Bankauszug mit 80 KB geht z.B. auf 36 KB runter. 

Warum die unterschiedliche Komprimierung von NXPowerLite Desktop zu NXPowerLite Server? Siehe:

Christoph,

Ah yes. There are a couple of reasons for this. You'll note that NXPowerLite for File Servers is currently v8 whereas NXPowerLite Desktop is v9. We have made some significant improvements to the file processing engine. The good news is we are currently working on a new version of the server software and it is due out in the next few weeks.

 Also, and possibly more fundamentally the default settings are set lower in the server software. Desktop software is more aggressive as we know users usually have original files and create copies or backups. When using the file server software we wanted to be a little more cautious. If you want to replicate the Desktop settings you can change then you can create a new optimization settings profile and apply it. The main difference is that JPEG quality for each file format is 7 in Desktop and 8 in Server and the target resolution is set to 1280x800 in Desktop and 1600x1200 in server.  You can see the settings of each by creating a new profile which will show the default settings.

I hope that helps out again.

Regards

Andy

Schöne Grüße

Christoph

[#13]

Und warum muss man das wieder extern kaufen? Warum wird so etwas sinnvolles nicht von unserer Genossenschaft zentral beschafft und zur Verfügung gestellt?

Bei SmartIT würde mich eine alleinige Beschaffung ja auch nichts bringen..

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Wahrscheinlich weil es sich lohnt. Aktueller Marktpreis für Storage:

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@olafbietz schrieb:

... Und warum muss man das wieder extern kaufen? Warum wird so etwas sinnvolles nicht von unserer Genossenschaft zentral beschafft und zur Verfügung gestellt? ...

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... immer wieder ärgerlich und frustrierend, dass Datev viele technische Funktionen mit eigenen Software-Entwicklern 'nachempfinden' will, die Ergebnisse aber weit unter dem Niveau der spezialisierten externen Software-Hersteller bleiben und außerdem zeitlich um Jahre 'hinterherhinken'.

Ok, Lizenzen für zugekaufte Produkte kosten Geld, aber 'selbstgestrickte' Programmfunktionen kosten auch jede Menge an Zeit und Geld. 

... keine Ahnung, ob irgend jemand von den Genossen Einblick in die interne

Kostenrechnung der Datev hat.

Wenn die Lizenzkosten das Haupt-Hindernis sind, dann könnte die Datev dieses Argument ja kommunizieren. Andernfalls ist es falscher Ehrgeiz und Software-Entwicklung, die weit am Bedarf der Anwender vorbei geht.

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@vogtsburger  schrieb:

Ok, Lizenzen für zugekaufte Produkte kosten Geld, aber 'selbstgestrickte' Programmfunktionen kosten auch jede Menge an Zeit und Geld. 

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Eine Komprimierungsfunktion ist nicht gewollt (Datev) und wird auch nicht kommen.

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@theo schrieb:

... Eine Komprimierungsfunktion ist nicht gewollt (Datev) und wird auch nicht kommen ...

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... nicht gewollt, weil nicht gekonnt !?

... aber dass z.B. die Komprimierungsfunktion bei übergroßen PDF-Dateien sehr wünschenswert und sinnvoll wäre, wird wohl niemand bestreiten, nicht mal die Datev

... dass diese Funktion nicht kommen wird, ist eine Spekulation bzw. eine Antizipation aus jahrelanger Erfahrung als Datev-Anwender

... aber man sollte der Datev wenigstens die theoretische Möglichkeit lassen, irgendwo auf dem Markt 'nette' Tools zu finden, die sich in das übrige Sammelsurium an unterschiedlichen Programmen einbinden lassen, damit die Datev-Anwender nicht auf unbestimmte Zeit auf solche und weitere wichtige Funktionen völlig verzichten müssen

Ich würde mir wünschen, dass sich die Datev aus 'branchenfremden' Software-Entwicklungen heraushält. Dafür gibt es Spezialisten, die das wesentlich besser können.

Der gesamte Bereich "Künstliche Intelligenz" ist aus meiner Sicht auch so ein 'Geschäftsfeld', auf dem die Datev 'keinen Blumentopf gewinnen' kann.

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@vogtsburger  schrieb:

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@theo schrieb:

... Eine Komprimierungsfunktion ist nicht gewollt (Datev) und wird auch nicht kommen ...

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... nicht gewollt, weil nicht gekonnt !?

... aber dass z.B. die Komprimierungsfunktion bei übergroßen PDF-Dateien sehr wünschenswert und sinnvoll wäre, wird wohl niemand bestreiten, nicht mal die Datev

... dass diese Funktion nicht kommen wird, ist eine Spekulation bzw. eine Antizipation aus jahrelanger Erfahrung als Datev-Anwender

………

Der gesamte Bereich "Künstliche Intelligenz" ist aus meiner Sicht auch so ein 'Geschäftsfeld', auf dem die Datev 'keinen Blumentopf gewinnen' kann.

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Na dann…..

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@andreashofmeister schrieb:

Na dann…..

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(... habe ausnahmsweise mal den gesamten Post zitiert ...)

... hatte eigentlich mit "nun ja" oder "Potz Blitz !" gerechnet, aber "Na dann" ist genauso gut 👍

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@vogtsburger  schrieb:

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Der gesamte Bereich "Künstliche Intelligenz" ist aus meiner Sicht auch so ein 'Geschäftsfeld', auf dem die Datev 'keinen Blumentopf gewinnen' kann.

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Spannend wäre zu erfahren, was Sie @vogtsburger unter "der gesamte Bereich KI" verstehen?

[#21]

@ManfredLener ,

... ich spreche natürlich von dem, was die Datev auf Schritt und Tritt als "Künstliche Intelligenz" "verkauft"

z.B. im "Datev-Magazin" und auf vielen anderen 'Kanälen' und Veranstaltungen

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AUTOMATISIERUNGSSERVICE RECHNUNGEN - 16. APRIL 2021
Künstliche Intelligenz in der Buchführung
https://www.datev-magazin.de/produkte-services/kuenstliche-intelligenz-in-der-buchfuehrung-50144

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DATEV-CLOUD - 27. MAI 2021
Schritt in Richtung einer automatisierten Buchführung
DATEV-Cloud | Die Genossenschaft vereinfacht das Buchen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz.
https://www.datev-magazin.de/produkte-services/schritt-in-richtung-einer-automatisierten-buchfuehrung-53015

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... es ist ein naiver Versuch, menschenähnliche Intelligenz nachzubilden

Aber ein Computer(-Programm) weiß nicht, was er/es tut, kann nicht eigenständig Probleme bearbeiten, weiß nur das, was ihm irgendwelche Programmierer in Form von einigen oder evtl. auch sehr vielen Regeln und Algorithmen, sozusagen per "Nürnberger Trichter", eingetrichtert haben und lernt nichts Neues dazu.

Aber der Begriff "Künstliche Intelligenz" ist ja so herrlich undefiniert, dass man sich als Software-Entwickler nicht festlegen muss, was die Software genau leistet

... aber "wer im Glashaus sitzt, sollte nicht mit Steinen werfen" ...

... will sagen:

wer mit "künstlicher Intelligenz" wirbt, muss sich auch einem "Intelligenztest" stellen und ggfs. das Urteil "jenseits von gut und böse" oder "außerhalb der Bewertungsskala" gefallen  lassen 😄

Nachtrag:

... begnadete Programmierer werden alleine sicher nicht zum gewünschten Ergebnis kommen, bei der Datev geht es hier ja hauptsächlich um die "automatisierte Buchführung" 

... begnadete Buchhalter können alleine sicher auch keinen Quellcode schreiben

... Teams, die aus Vertretern beider Gruppen zusammengesetzt sind, könnten Einiges erreichen, aber ich würde da trotzdem zu keiner Zeit von "künstlicher Intelligenz" sprechen, sondern nur von "automatisierter Buchführung mit einer Trefferquote von ca xx Prozent" 

[#22]

Was war ursprünglich der Gedanke der PDF- Datei?
Sollten hier nicht Ausgaben von Word- Excel- oder sonstige Papier- Ausdrucke aus den Programmen manipulationssicher als Datei gespeichert werden?

Damals waren die Dateien klein und beinhalteten nur Schriftsatz, Zeichen und ein paar Steuerzeichen.

Was ist zwischenzeitlich passiert?

- es kamen schöne Bilder in den Ausdruck hinzu, die beim Druck auf Papier einfach nur lange benötigen, bei der PDF- Datei- Erstellung jedoch für Monster sorgen, wenn der Anwender Wert auf bestmögliche Farbwidergabe legt.
- Dann wurde das PDF- Format missbraucht, um komplette Scans (also Fotos) von Belegen zu erstellen. Auch hier muß der Anwender die Qualität bestimmen. Vollfarbe in höchster Auflösung oder doch nur FAX- Qualität?

Für eine Software stellt sich jetzt das Problem, was nachträglich komprimiert werden darf oder wo bei der Komprimierung die Datei- Integrität oder gar Information zerstört wird.
Man stelle sich vor, ein Betriebsprüfer kommt auf die Idee, die bei UO- abgelegten Belege auf Vollständigkeit zu überprüfen (Belegnummern) und stichprobenartig mit den Originalen im Archiv des Unternehmers zu vergleichen. Da werden Alle sehr erstaunt sein, wenn die ersetzend archivierten Belege nicht identisch mit den Originalen sind.

Vorschlag: 

- Die Belege werden gespeichert, wie eingereicht

- Zusatz- Infos, wie Drehungen werden für korrekte Anzeigen gespeichert

- Es gibt Befehle, daß nachträglich manuell ein Komprimieren gebuchter Belege angestoßen werden kann. z.B. wenn die Bescheide rechtskräftig sind, kann der StB alle Belege des WiJa mit einem Mausklick komprimieren. Wichtig "manuell" , da nur der Sachbearbeiter weiß, ob im Zweifel (= Unlesbarkeit nach Komprimieren) die Originalbelege vorhanden sind. 

[#23]

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@vogtsburger  schrieb:

Aber ein Computer(-Programm) weiß nicht, was er/es tut, kann nicht eigenständig Probleme bearbeiten, weiß nur das, was ihm irgendwelche Programmierer in Form von einigen oder evtl. auch sehr vielen Regeln und Algorithmen, sozusagen per "Nürnberger Trichter", eingetrichtert haben und lernt nichts Neues dazu.

Da erlaube ich mir zu widersprechen! Es geht gerade darum, Algorithmen zu entwickeln, die eine Software in die Lage versetzt, den (von wem oder was auch immer, also neben der Tastatur kann das auch eine Kamera, ein Sensor etc. sein) gelieferten Input eben nicht nur durch ein paar (sehr vielen) Regeln laufen zu lassen, sondern eher sowas wie Strukturen zu erkennen. Basierend darauf, kann heute tatsächlich "Neues" geschaffen werden.

Aber der Begriff "Künstliche Intelligenz" ist ja so herrlich undefiniert, dass man sich als Software-Entwickler nicht festlegen muss, was die Software genau leistet

Zustimmung - leider...

Aber vielleicht lieber wieder "back to topic"

[#24]

@ManfredLener ,

„Die Botschaft hör ich wohl, allein mir fehlt der Glaube“ (aus Goethes "Faust", übrigens eine Tragödie)

... egal, über Geschmack, Schönheit, Intelligenz und ein paar weitere Eigenschaften kann/sollte man nicht streiten. Es lohnt sich nicht !

... für mich zählen sowieso nur 'harte Fakten' und Ergebnisse, alles Andere sind Wunschdenken, Hoffnungen, Versprechungen, Behauptungen, Täuschungen, ....

... es gibt aber auch Viele, die schon lange mit "KI" unterwegs sind, nämlich die Auto-Besitzer mit dem Kennzeichen von KIEL 😄

[#25]

In diesen Post sind ein paar grundlegende Dinge zum pdf Format genannt.

https://www.datev-community.de/t5/forums/forumtopicprintpage/board-id/Betriebliches-Rechnungswesen/message-id/35261/print-single-message/true/page/1 

Das pdf Format war anfangs als Austauschformat für die Druckvorstufe gedacht. Was daraus wurde wissen wir.

Das Verkleinern einer pdf Datei basiert auf verchiedenen Methoden:

• Dem Entfernen eingebetteter Schriftarten die in der Standardinstallation enthalten sind.
• Dem Komprimieren eingebetteter Grafiken mittels verschiedener Algorithmen.
• Dem Entfernen doppelter Bilder.
• Dem Entfernen nicht benötigter Hintergründe.
• Dem Entfernen von Komentaren etc.

Dem Themenstarter ging es um die Komprimierung der mittels Druckertreiber eingefügten Grafiken die das Gesamtdokument aufblähen und er nicht in den Produktionsvorgang eingreifen kann. Welche Umsetzung zum Verkleinern angewendet wird hängt stark vom Ziel ab.

Warum sollte DATEV sich um diese Dinge kümmern? Keine Ahnung, DATEV ist m. E. nicht für die Bereitstellung von derartigen Tools zuständig weil DATEV sich ja um das tif Format gekümmert hat. Die Übergabe in die DATEV Welt geschieht nach den Vorgaben der Kanzlei was Qualität und Größe angeht.

Exkurs:

Den Spaß haben die Kanzleien die bei der Umstellung auf DMS neu mit großen Datenmengen konfrontiert werden weil Saperion die Dateien automatisch komprimiert hat und beim Export eine entkomprimierte Datei ausgeliefert wird (falls es interessiert, CCITT für tif und zip für pdf),DMS neu legt die Datei dann so ab wie sie angeliefert wird.

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@ManfredLener schrieb:

... Spannend wäre zu erfahren, was Sie @vogtsburger unter "der gesamte Bereich KI" verstehen? ...

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.. ich hatte ja bereits geantwortet ...

... aber als Gegenfrage würde mich auch interessieren, ob Sie, Herr @ManfredLener,  bei Ihrem Produkt (buchhalter.pro oder so ähnlich) ebenfalls mit dem Begriff "Künstliche Intelligenz" werben

... und falls ja,  gibt es vielleicht konkrete Beispiele, Demo-Belege, Muster-Daten etc., bei denen man die "Künstliche Intelligenz" Ihrer Software erkennen könnte ?

[#27]

Lieber Herr @vogtsburger , zunächst darf mir erlauben darauf hinzuweisen, dass dieser Thread folgenden Titel hat:

PDF-Rechnungen: Dateigröße automatisiert verringern

Ich hatte weiter oben schon darum gebeten, wieder zum Topic zurückzukehren und ganz bewusst auf Ihren vorherigen Post nicht mehr reagiert. Wenn Sie das spannende Thema "KI" gerne tiefer diskutieren möchten, würde ich mir wünschen, dass es dann dafür einen eigenen Thread gibt. Sie waren es doch, der vor kurzen noch danach gefragt hat, wie man mehr Struktur in die Community bekommt und dann inhaltlich wertvolle Beiträge leichter finden kann. Ich denke, so eher nicht.

Ich möchte aber auch nicht den Eindruck erwecken, dass ich "kneife", daher notgedrungen:

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@vogtsburger  schrieb:... aber als Gegenfrage würde mich auch interessieren, ob Sie, Herr @ManfredLener,  bei Ihrem Produkt (buchhalter.pro oder so ähnlich) ebenfalls mit dem Begriff "Künstliche Intelligenz" werben

Nein, wir bewerben unser Angebot nicht mit KI. Damit hat sich Ihr "... und falls ja," wohl erledigt.

Aber der Begriff "Künstliche Intelligenz" ist ja so herrlich undefiniert, dass man sich als Software-Entwickler nicht festlegen muss, was die Software genau leistet

Haben Sie ja weiter oben geschrieben und DEM stimme ich grundsätzlich zu. Wir sind mit einem MVP am Markt gestartet, es wäre wohl eher unseriös in diesem Stadium mit KI zu werben, obgleich viele unserer Autos mit einem KI-Kennzeichen unterwegs sind. 😇

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@ManfredLener schrieb:

... Ich möchte aber auch nicht den Eindruck erwecken, dass ich "kneife", daher notgedrungen: ..

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... war nicht meine Absicht, dass Sie "notgedrungen" antworten 'mussten'

... das Thema ist (hier) jetzt für mich 'gegessen', es lag eben noch etwas auf dem Teller 😉

... wer hatte eigentlich das Thema 'aufgetischt' ? 🤔 

... egal ...

Ihre Antwort, dass Sie nicht mit KI werben, ist mir jedenfalls viel sympathischer als die vollmundigen Versprechungen und die Großspurigkeit einiger anderer Software-Anbieter (inkl. <Platzhalter>)

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@vogtsburger  schrieb:

... das Thema ist (hier) jetzt für mich 'gegessen', es lag eben noch etwas auf dem Teller 😉

... wer hatte eigentlich das Thema 'aufgetischt' ? 🤔 

... egal ...

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Post 17, oder?

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@ManfredLener  schrieb:

Haben Sie ja weiter oben geschrieben und DEM stimme ich grundsätzlich zu. Wir sind mit einem MVP am Markt gestartet, es wäre wohl eher unseriös in diesem Stadium mit KI zu werben, obgleich viele unserer Autos mit einem KI-Kennzeichen unterwegs sind. 😇

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Ich kann es mir nicht verkneifen, der Chef fährt dann die Kombination TT 2000. 😀😎