Hallo Community,
wir haben den Sachverhalt nochmal geprüft und ich möchte mit dieser Stellungnahme für Klarheit sorgen.
Im Grundsatz stellt sich im Kontext der Absicherung von Kassen mittels technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) die Frage: „Muss das Kassenbuch online – mit einer TSE abgesichert werden?“ bzw. „Was ist ein Aufzeichnungssystem im Sinne des §146a AO i.V.m. §1 KassenSichV?“
Leider ist diese Frage nicht einfach zu beantworten. Der §146a Abs. 1 S. 1 AO schreibt vor, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge, welche mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind. §146 Abs.1 Satz 3 AO gibt für Aufzeichnungssysteme im Sinne des §146a AO vor, dass grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht.
Daraus entsteht wiederum die Frage „Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach §146a AO?“. Aus Sicht der Finanzverwaltung (vgl. AEAO zu § 146 Nr. 2.1.4) handelt es sich dabei um die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, welche elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt.
Hier erfolgt im Moment die Annahme, dass jedes elektronische Aufzeichnungssystem nach §146a AO auch ein Datenverarbeitungssystem im Sinne der GoBD (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269, Rz. 20) ist.
Der Kreis der unter die KassenSichV fallenden Aufzeichnungssysteme wird durch § 1 S. 1 KassenSichV konkretisiert, da nur die dort benannten elektronischen oder computergestützten Kassensysteme sowie Registrierkassen mittels einer technischen Sicherheitseinrichtung i.S.d. § 146a Abs. 1 S. 2 AO abzusichern sind.
Diese besagten Systeme sind für die Erbringung von Dienstleistungen oder den Verkauf von Waren und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, welche auch eine Kassenfunktion besitzen. (s. AEAO zum §146a AO Nr. 1.2) Dabei liegt eine Kassenfunktion (= Kassenmodul) dann vor, wenn die Erfassung und Abwicklung von mindestens teilweise baren Zahlungsvorgängen möglich ist. Es kommt hier auf den Funktionsumfang des Aufzeichnungssystems an und nicht auf die Art der Nutzung.
Wesentlicher Bestandteil bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen ist die Erstellung und die Ausgabe eines Beleges (vgl. § 146a Abs. 2 AO, Belegausgabepflicht), welcher die Vorgaben des § 6 KassenSichV erfüllt. Was auch die Aufzeichnung diverser Zahlungswege mitvoraussetzt. Fehlt es an dieser Kassenfunktion (vgl. AEAO zu § 146a Tz. 1.2) liegt kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a i.V.m. § 1 S. 1 KassenSichV vor.
DATEV Kassenbuch online besitzt die oben beschriebene Abrechnungsfunktion nicht.
Aus diesen Gründen benötigt das Kassenbuch online keine Absicherung durch eine TSE oder muss der Meldepflicht bei Finanzbehörden nachkommen.
Das Kassenbuch online bleibt weiterhin ein Datenverarbeitungssystem im Sinne der GoBD, welches sämtliche dort genannten Anforderungen erfüllt (vgl. Produktprüfung: Kassenbuch online).
Ich hoffe diese Stellungnahme hat geholfen.
Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Viele Grüße und ein schönes Wochenende
Johannes Koch
Produkt Owner von Kassenbuch online
DATEV eG
