Einrichtung Upload Mail mit automatischer Weiterleitung Outlook

[#1]

Hallo,

ich versuche gerade eine automatische Weiterleitung von Outlook zu der Adresse zum Upload von Rechnungseingängen einzurichten - das funktioniert aber leider nicht.

Wir nutzen Office21 falls das entscheidend sein sollte 🙂

Ich bin wie folgt vorgegangen.

1. Upload Mail - da habe ich die Mailadresse eingegeben und auch schon bestätigt.

2. den daraufhin erzeugten Kontakt habe abgespeichert

3. dann habe ich in Outlook unter "Verschieben" den Punkt "Regeln" und "Regeln verwalten" gewählt.

4. dann habe ich eine neue Regel angelegt, die auf von mir empfangene Nachrichten angewendet werden soll

5. weiter - weiter - Meldung "Diese Regel wird auf jede Nachricht, die Sie erhalten, angewendet" mit ja bestätigt

6. diese an "Einer Person/öffentlichen Gruppe" weiterleiten gewählt und entsprechend den zuvor gespeicherten Kontakt (Punkt 2) eingefügt

7. weiter - weiter (keine Ausnahme)

8. dem Kind einen Namen geben und Fertig stellen

Kann mir jemand sagen, wo der Fehler liegt?

Danke im Voraus 🙂

Beste Grüße

Stefan

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@StB2025 schrieb:

Kann mir jemand sagen, wo der Fehler liegt?

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Schwierig. Gibt's von DATEV einen E-Mail Bouncer? In welchem Postfach bist Du? meinpersönlichespostfach@meinedomain.de oder bist Du in rechnung@meinedomain.de? Was ist denn Dein Ziel?

Office 2021 ist egal. Wichtig: Exchange (online) oder POP3/IMAP? Letzteres funktioniert nur, wenn Outlook geöffnet ist / bleibt. 

Könnte helfen: Upload Mail Exchange Online / Office 365 550 5.7.1...

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@StB2025  schrieb:

Hallo,

ich versuche gerade eine automatische Weiterleitung von Outlook zu der Adresse zum Upload von Rechnungseingängen einzurichten - das funktioniert aber leider nicht.

Wir nutzen Office21 falls das entscheidend sein sollte 🙂

Ich bin wie folgt vorgegangen.

1. Upload Mail - da habe ich die Mailadresse eingegeben und auch schon bestätigt.

2. den daraufhin erzeugten Kontakt habe abgespeichert

3. dann habe ich in Outlook unter "Verschieben" den Punkt "Regeln" und "Regeln verwalten" gewählt.

4. dann habe ich eine neue Regel angelegt, die auf von mir empfangene Nachrichten angewendet werden soll

5. weiter - weiter - Meldung "Diese Regel wird auf jede Nachricht, die Sie erhalten, angewendet" mit ja bestätigt

6. diese an "Einer Person/öffentlichen Gruppe" weiterleiten gewählt und entsprechend den zuvor gespeicherten Kontakt (Punkt 2) eingefügt

7. weiter - weiter (keine Ausnahme)

8. dem Kind einen Namen geben und Fertig stellen

Kann mir jemand sagen, wo der Fehler liegt?

Danke im Voraus 🙂

Beste Grüße

Stefan

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In der Beschreibung liegt der Fehler jedenfalls nicht. Wenn trotzdem keine Weiterleitung erfolgt, kann man in zwei Schritten prüfen: 

1. Können Belege manuell erfolgreich über das DATEV Postfach an Belege online weitergegeben werden?

2. Wenn ja, muss es an der Regel liegen. 

Da ist es entweder das "Wenn" oder das "Dann".

Wenn Senden, Wenn und Dann passen, muss die Regel eigentlich laufen. 

[#4]

Ja, ich bekomme immer die Meldung von DATEV kein Anhang gefunden wurde - obwohl ein Anhang beigefügt ist (pdf, < 20 MB und nur ein Anhang) - wenn ich als Ziel eine andere Adresse wähle, klappt die Weiterleitung auch. 

Ich bin direkt in dem Postfach, dass zum Austausch der Unterlagen genutzt werden soll.

Die Rechnungen, die eingehen sollen automatisch an die DATEV-Adresse gesendet werden, damit man den Upload nicht mehr manuell machen muss

[#5]

Ja, ich bin schon am Verzweifeln mit der Regel - früher ging das alles mal und ich habe mir eine Anleitung dazu abgelegt, die den Prozess genau beschrieben hat - nur will das jetzt einfach nicht klappen

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Da wird die Regel wohl noch nicht ganz passen. Mit der (zugegeben sehr technischen) Anleitung von @janm hat's bei mir einwandfrei funktioniert. Ist aber nichts anderes als die manuelle Erstellung einer passenden Regel. Vielleicht wird der Anhang beim Weiterleiten "vergessen". 

[#7]

Was für ein Mailserver ist denn involviert?

Alle Mails weiterleiten halte ich für suboptimal. Ich würde in der Regel zumindest noch eingrenzen auf "Hat Anhang" oder wie es auch immer heißt und die "no-reply" ausschließen.

[#8]

Wir haben IMAP im Einsatz - und ja, ich habe keine Eingrenzung drin, da ich das erstmal zum laufen bringen möchte und diese Adresse wirklich nur für Rg. genutzt wird - aber klar, man sollte das noch anpassen 🙂 

[#9]

wo finde ich diese Anleitung denn? 🙈

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Bei Verwendung von IMAP muss Outlook (AFAIK) dauerhaft geöffnet sein, damit das funktioniert. Was für ein Server ist denn im Einsatz? Oder ist das einfach nur stumpf IMAP beim Provider (Strato, IONOS, Host Europe, <What Ever>)?

[#11]

IMAP? Das ist in meinen Augen sehr uncool und nicht mehr zeitgemäß. Zumal die Regel dann meine ich nur funktioniert, wenn ein E-Mail Programm geöffnet ist. Damit konterkariert man die Automatisierungsidee, die man hat 👎.

Danke @janm für die Bestätigung.  

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@StB2025 schrieb:

wo finde ich diese Anleitung denn? 🙈

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Upload Mail Exchange Online / Office 365 550 5.7.1... Hilft Dir bei IMAP aber nicht, weil der Befehl bei Exchange (online) per Powershell abgesetzt werden muss. 

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wir nutzen einen Client-Server und haben bei den Mails IONOS im Einsatz

[#13]

mit nicht mehr zeitgemäßen Abläufen habe ich hier regelmäßig zu kämpfen... 😂🙈

[#14]

Dann würde ich erstmal auf Exchange online umstellen; den DNS bei IONOS anpassen und alle E-Mails auf Exchange online umziehen und dann würde ich anfangen zu automatisieren. Oder, wenn man das nicht möchte, stellst Du im IONOS Postfach bei 1und1 die Weiterleitung schon bevor dem Outlook IMAP Client ein. Ob 1und1 dann "richtig" an DATEV weiterleitet; ich meine schon, weiß es aber tatsächlich nicht sicher. 

Dann muss man so nur wissen, welche Einstellung man wo trifft. Das ist beim Exchange online egal, weil man dort zentral alles einstellt, was man sich wünscht.

Man kann ja mit Exchange online Plan 2 starten und hat auch gleich eine GoBD-konforme E-Mail Archivierung. 

[#15 · Accepted solution]

Ein Ansatz wäre, auf einem Server bspw. per PowerShell oder "Pop Connector" die Mails vom Server zu verarbeiten und weiterzuleiten.

Eine Migration zu Exchange online wäre mir jetzt nur und ausschließlich für diese Fall ein bisschen too much. Wenn man aber eh hier und da Exchange / Kollaborations / Groupware Funktionen vermisst bzw. die weiteren, möglichen Vorteile aus dem M 365 Universum gebrauchen kann, dann: Why not!

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wir testen gerade die Bedienung des Rechnungsworkflows via email und stoßen bei der Fehleranalyse an unsere Grenzen.

Wir haben eine (virtuelle) Mail-Adresse invoice@bla.eu eingerichtet.

Diese Adresse ist in O365 Exchange user@bla.eu zugeordnet.

An diese Adresse gesendete Mails werden via Exchange an user@bla.eu und die von der Datev vergebene Adresse blabla@uploadmail.datev.de weitergeleitet.

Dort kommen sie auch an, werden aber von der Datev abgewiesen:

Der Mail-Upload schaut also nicht auf die Weiterleitungsadresse, sondern auf die ursprüngliche Absenderadresse. 

Bei Candis hat das genau so funktioniert. Auf welchem Schlauch stehe ich da? 

Personalisierte Links durch @Dirk_Jendritzki entfernt.

[#17]

Ich hab‘s via Powershell mit der Anleitung von @janm gemacht. Läuft. 

[#18]

@JoachimH : Evtl. den Beitrag nochmal bearbeiten und nicht nur den Text anonymsieren sondern auch die Links dahinter. 🙂 

[#19]

Moin Moin,

Datev blockt Mails, die nicht vom freigegebenen Absender stammen.

Da würde ich ansetzen.  Welche Absenderadresse ist in der Upload-Email eingetragen

QJ

[#20]

Danke für die Hinweise. 

Es sind zwei Adressen in der Upload Email eingetragen: invoice@ und eine Benutzeradresse, die diesen Dienst ebenfalls nutzt.

Bei der Weiterleitung wird wohl der ursprüngliche Absender als Absender an uploadmail.datev.de durchgereicht. 

Dafür spricht, dass uploadmail.datev.de den ursprünglichen Absender direkt anmeckert...

Das passiert, egal ob ich die Weiterleitung im 0365 Admin-Center oder via Powershell einrichte.

Wobei ich bei Powershell nicht weiss, was ich tue und mir das Script kein Feedback gibt, ausser, dass keine Fehler gemeldet werden. 

Danke an alle für den Input soweit, und besonderen Dank an @Dirk_Jendritzki für's Bereinigen meiner schlamperten Links.

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@JoachimH schrieb:

Das passiert, egal ob ich die Weiterleitung im 0365 Admin-Center oder via Powershell einrichte.

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Du darfst die Weiterleitung im Admin Center / Exchange online nicht dort einrichten. Dann leitet M365 via SMTP mit der ursprünglichen Absender E-Mail weiter, die DUO untersagt. 

Du musst eine Postfach Regel einrichten, die @janm mit seinem Skript anlegt. Andernfalls loggst Du Dich via OWA ins (freigegebene) Postfach ein > Einstellungen > Regeln und legst dort von Hand die Regel an. 

So, wie DATEV das auch hier beschreibt: Digitale Belege per E-Mail senden Punkt 2.4

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Weiterleitung nicht erlaubt

Für das Anlegen der Regel in Outlook-Web-Access (OWA) darf nur der Menüpunkt "Regeln" verwendet werden, nicht der Menüpunkt "Weiterleitung".

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Viel Erfolg! 🍀 

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@JoachimH schrieb:

Wobei ich bei Powershell nicht weiss, was ich tue und mir das Script kein Feedback gibt, ausser, dass keine Fehler gemeldet werden.

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Dann von Powershell besser die Finger lassen, wenn man nicht versteht, was der Befehl tut, den man absetzt. Das kann mitunter böse Folgen haben.  

[#22]

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So, wie DATEV das auch hier beschreibt: Digitale Belege per E-Mail senden Punkt 2.4

Danke für die erneute geduldige Hilfestellung. Das hat es verdeutlicht und erklärt: "Um Postfach-Regeln umzusetzen, bietet Microsoft 2 Möglichkeiten: Regeln und Weiterleitungen. DATEV empfiehlt die Funktion „Regeln“. Mit der Funktion wird der Envelope Sender auf die E-Mail-Adresse Ihres Weiterleitungspostfachs umgeschrieben."

Dann versuche ich es mal weiter.

[#23]

Hallo zusammen, gibt es jetzt eine Umsetzung die funktioniert. Outlook 365 Mail über Microsoft Exchange, funktioniert nicht. Ich habe sämtliche Regelvariationen ausprobiert, auch über Outlook.de online.

Besten Dank und Grüße 

[#24]

Ich hätte auch die gleiche Frage in die Runde:
schon jemand Erfolg gehabt mit der Weiterleitung? 
Habe ein geteiltes Postfach für Rechnungseingang. 
Der Absender ist in Upload Mail eingerichtet und funktioniert. 
Habe in OWA (also nicht Outlook App) eine Regel eingerichtet. 
Jedoch wird die Mail in DUO geblockt. 
Dabei sehe ich in der Fehler-Mail, dass der Absender durchaus das Rechnungspostfach zu sein scheint, nicht derjenige von dem es weitergeleitet wurde. 
Any ideas?

EDIT: ich habe es gelöst. 
Es war eine Einstellung im MS 365 Admin Bereich unter Windows Defender / Antispamrichtlinien. Dort die Richtlinie zur Weiterleitung aktivieren, also erlauben. Es lag nicht an DATEV DUO sondern am 365 Postfach / Richtlinien.

[#25]

Moin,

ich habe das gleiche Problem.

Allerdings haben die Einstellungen im MS 365 Admin Bereich 

nicht den gewünschten Erfolg gebracht.

Möglicherweise waren sie auch nicht richtig umgesetzt von mir.

Könntest Du die Einstellungen eventuell noch etwas detailierter schildern?

[#26]

Irgendwo hatte ich das PowerShell Schnippselchen schonmal gepostet. Lasst doch das Klicken sein und macht es total entspannt (und immer / überall) identisch:

# Ggfs. Exchange online Management Modul installieren
# Für alle User (erfordert lokale Adminrechte)
# Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
# Im Userkontext
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser

# Mit Exchange online Verwaltung verbinden
Connect-ExchangeOnline

# Falls noch nicht vorhanden neue Shared Mailbox anlegen
New-Mailbox -Name "Rechnung" -Shared -DisplayName "Rechnungseingang"

# Falls gewünscht eine Aufbewahrungsrichtlinie anlegen
# und der neuen Mailbox zuweisen
New-RetentionPolicy -Name "Aelter 6 Monat loeschen" -RetentionPolicyTagLinks "6 Month Delete"
Set-Mailbox "Rechnung" -RetentionPolicy "Aelter 6 Monat loeschen"

# Im Default wird automatisches Weiterleiten in ExO geblockt
# Ausgehende Anti Spam Richtlinie erstellen und Mailbox aufnehmen
New-HostedOutboundSpamFilterPolicy -Name "Auto Forward Policy" -AutoForwardingMode On
New-HostedOutboundSpamFilterRule -Name "Auto Forward Rule" -HostedOutboundSpamFilterPolicy "Auto Forward Policy" -From "Rechnung"

# Die eigentliche Magie der Weiterleitung konfigurieren
New-InboxRule -Mailbox "Rechnung" -Name "Weiterleitung an DATEV E-Rechnungspostfach" -HasAttachment:$true -ExceptIfFrom "noreply-e-rechnungsplattform@datev.de" -ForwardTo "<Id>@in.e-rechnung.datev.de"

(Für Upload Mail muss die komplette E-Mail-Adresse im letzten Befehl ausgetauscht werden. Das wäre ein Beispiel fürs E-Rechnungspostfach.)

[#27]

Dank diesem Thread konnte ich erfolgreich im Outlook den automatisierten Upload nach DUO einrichten, was auf Anhieb funktioniert.

Ich freue mich 😊