ERP + DATEV Rewe + Belegbilder in DUO -> unüberwindbares Problem?

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Hallo zusammen,

wir haben in letzter Zeit öfter folgende Problemstellung:

IST:

- Mandant nutzt ein ERP, in welches Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst werden, allerdings ohne Belegbilder

- ERP besitzt klassische DATEV Schnittstelle (EXTF_.csv)

SOLL:

- Die Fibu-Buchungen sollen künftig Beleglinks enthalten und die Belege sollen im Idealfall ohne großen Aufwand direkt via Upload Mail übertragen werden

- Es soll aber nicht händisch gebucht werden, da die Buchungen aus dem ERP einwandfrei sind.

PROBLEM:

- Händisches Verknüpfen Buchung - Belegbild würde ewig dauern

- Beleg2Buchung braucht ein Matching, z.B. das Belegfeld1, d.h. man müsste die eingehenden Belegbilder in einem Windows-Ordner sammeln und so betexten, wie sie später auch im ERP/DATEV als Belegfeld erfasst werden -> auch irgendwie umständlich

Gibt es irgendeinen anderen Weg, der evtl. schneller geht? DATEV als Quellsystem zu nutzen und die Buchungsdaten ins ERP zu schieben, geht leider nicht

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@unklarer_Posten schrieb:

auch irgendwie umständlich

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Nö. Das geht schnell, wenn man das einmal eingerichtet hat. Dank RDS 1.0 Schnittstelle landen die Belegbilder aus Beleg2Buchung danach im DUO. Man muss nur klären, wie die Belegbilder an Upload Mail vorbei automatisiert in die Kanzlei kommen. 

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Einen Tod muss man sterben. Ich habe zuletzt einem Mandanten die Möglichkeiten aufgezeigt, die Sie beschrieben haben. Er hat dann den ERP-Hersteller so unter Druck gesetzt, dass diese jetzt eine modernere DATEV-Schnittstelle integrieren.

Es muss ja für Beleg2Buchung nicht zwingend das Belegfeld1 im Namen des PDF auftauchen. Ist nur meistens das einfachste. Mit welchem Namen exportiert denn das ERP die PDFs?

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@wwinkelhausen  schrieb:

Mit welchem Namen exportiert denn das ERP die PDFs?

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Das ERP hat die PDFs nicht. Die Verknüpfung muss daher zwangsweise später in die Buchungssätze erfolgen.

@metalposaunist Der Mandant bucht selbst, würde also auch B2B selbst anwenden. Ich stelle es mir schon tricky vor, die Belege, egal ob sie jetzt per Mail kommen oder gescannt werden, immer so zu betexten, dass ein Matching stattfinden kann. Ich denke da jetzt z.B. an Sonderzeichen die in Windows erlaubt sind und in DATEV nicht oder umgekehrt. Wie verhält sich B2B, wenn jetzt von 100 Buchungen 10 nicht verknüpft werden können? Lässt sich das dann einfach händisch matchen oder muss man dann extra die PDFs wieder umbenennen und ihn nochmal arbeiten lassen?

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@unklarer_Posten schrieb:

immer so zu betexten

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Das wird von Hand aktuell gemacht? 😳 Es las sich so, als ob das schon fertig war. Dann ist Beleg2Buchung keine Option. 

Was ist denn mit dem DATEV ASR? Der sollte auch mit Upload Mail funktionieren. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@unklarer_Posten schrieb:

immer so zu betexten

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Das wird von Hand aktuell gemacht? 😳 Es las sich so, als ob das schon fertig war. Dann ist Beleg2Buchung keine Option. 

Was ist denn mit dem DATEV ASR? Der sollte auch mit Upload Mail funktionieren. 

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Aktuell funktioniert alles nur eben ohne digitale Belege. Künftig sollen die Buchungen "einfach" nur um digitale Belege erweitert werden.

Der ASR ist für DATEV Mittelstand aktuell noch nicht aktivierbar und die Daten kommen ja perfekt kontiert aus dem ERP raus. Selbst wenn der ASR perfekt funktionieren würde, hätte man dann dennoch zumindest teilweise doppelte Arbeit.

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@unklarer_Posten schrieb:

Künftig sollen die Buchungen "einfach" nur um digitale Belege erweitert werden.

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Mit welchem Ziel? Bei einer Prüfung alle Belege vorlegen zu können? Oder weil Ihr oft Nachfragen bei den reinen Buchungen habt?  

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@unklarer_Posten schrieb:

Der ASR ist für DATEV Mittelstand aktuell noch nicht aktivierbar

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Dann stellt man auf Kanzlei Rechnungswesen um. Ich meine zu 98%, dass das dann auch als Mandant funktioniert. Testen muss ich es noch, weil man von DATEV dazu kein "ja, geht" hört. 

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@unklarer_Posten ,

Belegbilder (PDFs) für Ausgangsrechnungen zu generieren, sollte doch eine der einfachsten Übungen für ein ERP sein, z.B. die Rechnungsnummer in das "Belegfeld 1"beamen und ab damit in den 'PDF-Druck'.

Bei Eingangsrechnungen könnte es tatsächlich tricky werden, aber da offenbar die Buchungssätze 'perfekt sind, müsste auch das "Belegfeld 1"nach einem geeigneten System generiert werden können ....

... und ISWL_Beleg2Buchung hätte seine Freude daran 😉

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Hallo @unklarer_Posten ,

ohne händische Eingriffe wird es in deinem geschilderten Szenario nicht gehen.

In deinem Szenario wird die BelegID (GUID) erst erzeugt, wenn der Beleg per Mail hochgeladen wird. Daher kann eine Verknüpfung mit dem Buchungssatz erst im Nachgang erfolgen.

In Belege Online besteht die Möglichkeit in der Belegübersicht eine Exportdatei als csv auszugeben. In dieser Datei wird u. a. der Dateiname und die GUID ausgegeben. 

Über Excel-Funktionalitäten (Xverweis oder/und Powerquery) kann dann in der Regel die Information der BelegID in der EXTF.csv ergänzt werden. Hier wäre dann allerdings schon wichtig, eindeutige Kriterien wie die Rechnungsnummer im Dateinamen zu haben. So muss dann keine händische Verknüpfung stattfinden.

Bei Ausgangsrechnungen können viele ERP Systeme das leisten. Eingangsrechnungen enthalten eventuell eine interne Belegnummer, die als Zusatzinformation vielleicht ebenfalls in den Buchungssatz mit übergeben wird. 

Beste Grüße 

Sven Ehlers

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... werde mal spaßeshalber mehr mit Eingangsrechnungen im Zusammenhang mit ISWL_Beleg2Buchung 'herumspielen'.

Die Original-Rechnungsnummer würde ich dann aber eher nicht in das "Belegfeld1" schreiben sondern in ein anderes geeignetes Feld.

Das "Belegfeld 1" ist eben der lauschigste Platz, um die Rechnungsnummer (bei Ausgangsrechnungen) und die interne Rechnungsnummer (bei Eingangsrechnungen) zu beherbergen.

Wenn dann die Dateinamen der Belege (der PDFs) noch jeweils die Rechnungsnummern enthalten, sollten die Beleg-Links (Verknüpfungen) und die Beleganzeige in Kanzlei-REWE nur noch ein paar Klicks entfernt sein 

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Da man bei der Zahlung von Eingangsrechnungen eher nicht die interne Rechnungsnummer verwendet, würde ich im Belegfeld 1 bei Eingansrechnungen immer empfehlen die externe Nummer zu verwenden und die interne Belegnummer (wenn überhaupt notwendig) als Zusatzinformation im Buchungssatz hinterlegen.

Sonst matcht das nicht beim Verbuchen der Banken …

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OPOS kann aber auch gut mit Informationen umgehen (matchen), wenn sie z.B. in der Spalte Auftragsnummer steht

... aber die Original-Belegnummern lassen sich oft nicht direkt für die Dateinamen der PDFs verwenden (z.B. wg. Schrägstrichen oder anderen 'Spezialitäten'

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Wofür die Belegverknüpfung? Sind die PDFs revisionssicher gespeichert? Dann passt doch alles. Hier wir ein meinem Augen ein Problem diskutiert welches keines ist.

Ergänzung. Es werden Ein- und Ausgangsbelege im ERP erfasst. Für die Ausgangsbelege ist das kein echtes Problem. Für die Eingangsbelege hingegen schon. Sorry überlesen.

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@jjunker ,

... sorry, aber der IST-Zustand wurde immer noch falsch gelesen / falsch antizipiert 

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@unklarer_Posten schrieb:
[...]
- Mandant nutzt ein ERP, in welches Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst werden, allerdings ohne Belegbilder
[...]

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... also fehlt es schonmal an Belegbildern

Eigentlich kennt man ja den Spruch "keine Buchung ohne Beleg !"

Hier gilt momentan aber der Spruch "keine Buchung mit Beleg !" ... verkehrte Welt, oder ? ... 😅

Aber die Buchungen sind angeblich alle perfekt 😎 

Wenn man die Belegbilder hätte, würden auch die Belegverknüpfungen Sinn machen, um bei Bedarf den jeweiligen Beleg passend zur Buchung anzeigen zu können ("trau, schau wem !")

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@unklarer_Posten  schrieb:

Hallo zusammen,

wir haben in letzter Zeit öfter folgende Problemstellung:

IST:

- Mandant nutzt ein ERP, in welches Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst werden, allerdings ohne Belegbilder

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Das ERP kann also nix und DATEV-Software soll das nun richten?

Wie siehts denn mit der (zukünftigen) Möglichkeit zur Erstellung von E-Rechnungen aus, mit diesem ERP-System?

Nur mal so als zusätzliches Kriterium, um sich vielleicht mal mit einem neueren System zu beschäftigen... 

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@vogtsburger Ehm nein. Die Ausgangsrechnungen können auch an anderer Stelle revisionssicher gespeichert sein....

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@jjunker ehm doch....

Der Sollzustand, definiert von @unklarer_Posten :

SOLL:

- Die Fibu-Buchungen sollen künftig Beleglinks enthalten und die Belege sollen im Idealfall ohne großen Aufwand direkt via Upload Mail übertragen werden

Was momentan mit den Belegen veranstaltet wird, verrät er ja nicht. Er möchte Beleglinks haben.

Wie er darauf kommt, muss man ahnen.

Scheinbar kann das ERP nix, außer eine CSV-Datei zu erzeugen. Wer weiß, auf welchem Stand das ERP-System ist....

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Ui, hier haben sich ja noch viele zu Wort gemeldet.

Warum Belegverknüpfungen?

- Damit wir beim Jahresabschluss direkten Zugriff auf die Belege haben und damit in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation die Papierbelege (gibt noch viele) vernichtet werden können.

Wichtiger sind tatsächlich die Eingangsrechnungen.

Warum genau dieses ERP?

- Hohe Abhängigkeit, da sehr branchenspezifisch

Keine Buchung ohne Beleg konträr zu "perfekten" RE-Buchungen

- Die Eingangsrechnungen liegen dem Mandant beim Erfassen im ERP ja vor, es wird also nicht ohne Beleg gebucht

Das mit den internen Rechnungs- bzw. Vorgangsnummern als Zusatzinfo hört sich interessant an, da man hier im Vergleich zu Belegfeld1 als Dateiname für die Belege einen einheitlichen Aufbau hätte und das Matching in B2B zuverlässiger wäre.

Danke mal in die Runde!

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@unklarer_Posten vielleicht halten Sie die Mitdiskutanten mal auf dem Laufenden und berichten, wie die Soll-Anforderungen dann zielführend umgesetzt wurde? 

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Mach ich gerne, sofern ich den Mandanten davon überzeugen kann, B2B zu lizenzieren und die gescannten bzw. aus Outlook zwischengespeicherten Belege korrekt zu betexten, damit B2B auch ordentlich funktioniert. 🙂

Hatte eigentlich noch auf einen einfacheren Vorschlag gehofft, aber mit B2B war ich dann schon auf der richtigen Fährte.

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@unklarer_Posten schrieb:

B2B zu lizenzieren und die gescannten bzw. aus Outlook zwischengespeicherten Belege korrekt zu betexten

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Bitte nicht. Als Mandant würde ich dann einen anderen Berater suchen. Ich dachte Digitalisierung nimmt uns Arbeit ab als dass sie uns noch mehr Arbeit macht? Sorry, das ist auf keines Falls eine Lösung, wenn das nicht automatisiert passiert 😇. Wird das manuell von Hand gemacht ... da gibt es smarte Lösungen. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@unklarer_Posten schrieb:

B2B zu lizenzieren und die gescannten bzw. aus Outlook zwischengespeicherten Belege korrekt zu betexten

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Als Mandant würde ich dann einen anderen Berater suchen.

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Warum denn? Es liegt ja auch in seinem Interesse, die Papierbelege zu vernichten und die Anfrage mit den digitalen Belegen kam sogar von ihm. Gerne her mit der smarten Lösung, die zur genannten Problemstellung passt.

Vielleicht wird B2B irgendwann schlauer und kann das Matching mit Hilfe von (Achtung Buzzword) KI und OCR ohne passende Dateinamen machen, aber da hat die DATEV sicherlich andere Prioritäten 🙂

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@unklarer_Posten schrieb:

Warum denn?

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Weil das technisch zusätzliche aber unnötige Arbeit ist. 

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@unklarer_Posten schrieb:

Gerne her mit der smarten Lösung, die zur genannten Problemstellung passt.

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Ein Scanner mit schlauer Software, der die Benennung der Scans nach einem Muster / Vorgaben automatisch selbst vornimmt.  

Wenn ich erst einscannen müsste und dann jede Datei einzeln mit F2 umbenennen müsste, wo andere von ChatGPT und KI sprechen, kann technisch irgendwas nicht stimmen 😅. Und wenn ich die Arbeit dann auch nur für meinen Berater machen muss, sinkt der Mehrwert noch mehr. 

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@unklarer_Posten schrieb:
[...]
Vielleicht wird B2B irgendwann schlauer
[...]

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.... wer oder was ist denn "B2B" ?

von welcher Software reden ... ähm ... schreiben wir ?

Ist es ein Geheimnis, das verwendete ERP-Produkt zu nennen ?

Normalerweise wollen Software-Produkte ja zu jeder passenden und unpassenden Gelegenheit genannt werden .... wg. kostenloser Werbung ... , es sei denn, die Nennung wäre im konkreten Fall eher 'Anti-Werbung' oder 'Abwerbung'😎

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@vogtsburger schrieb:

.... wer oder was ist denn "B2B" ?

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Beleg2Buchung. 

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... ooops, danke, mir schwirrte immer "Business To Business" durch den Kopf

... hatte nicht damit gerechnet, dass man "ISWL_Beleg2Buchung" auch mit "B2B" abkürzen kann 😅

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@vogtsburger  schrieb:

@jjunker ,

... sorry, aber der IST-Zustand wurde immer noch falsch gelesen / falsch antizipiert 

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@unklarer_Posten schrieb:
[...]
- Mandant nutzt ein ERP, in welches Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst werden, allerdings ohne Belegbilder
[...]

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... also fehlt es schonmal an Belegbildern

Eigentlich kennt man ja den Spruch "keine Buchung ohne Beleg !"

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Der Beleg wir ja vorhanden sein, nur eben nicht digital an der Buchung. Good old paper 😉

Warum @unklarer_Posten wird denn kein DMS genutzt? Kann das erp keine Verknüpfung zu einem externen Speicherort?

Bspw. Situation bei uns: Wir haben letztes Jahr ein DMS eingeführt, weil man dort ebenfalls Workflows abbilden kann. Da wir kein erp haben also der beste Weg bis dahin die Digitalisierung voranzutreiben. Sobald das erp bei uns fertig ist und in Betrieb geht, werden die Workflows dort abgebildet, die Belege aber weiterhin im DMS abgelegt. DATEV bekommt seeeeeehr viele Belege von uns gar nicht mehr. Warum auch? Der StB kann auch über einen Remotezugriff auf das DMS gelassen werden.

Machen Sie sich doch mal die Mühe und sprechen mit einem vom externen IT-Berater wie die Situation am Besten gelöst werden kann. Nicht immer muss alles zu DATEV.