Datev Upload Mail über AWS SES scheitert!

[#1]

Hallo zusammen, 

Folgendes Problem. Die E-Mail Postfächer für ZEIT.IO werden von Google verwaltet. Google Business Account um genau zu sein. Bei DATEV Unternehmen Online habe ich bei Upload Mail verschiedene E-Mail Adressen als "Authorisierte Absender" eingetragen. Unter anderem auch meine eigene ZEIT.IO E-Mail Adresse und auch "notify@zeit.io". Für beide E-Mail Adressen habe ich die Bestätigungs-Email bekommen und den Bestätigungslink angeklickt. Beide E-Mail Adressen werden in DATEV als "verifiziert" angezeigt. Wenn ich von meiner persönlichen ZEIT.IO E-Mail eine PDF an "xxxxxxxx@uploadmail.datev.de" schicke dann kommt die E-Mail an und die PDF erscheint bei den Belegen wie erwatet. Soweit so gut! 

Die E-Mail Adresse notify@zeit.io wird von der Anwendung auf ZEIT.IO verwendet um E-Mails aus der Anwendung heraus zu versenden. Diese E-Mail Adresse wird nicht über Google sondern über AWS SES verwaltet. Das heist die ausgehenden E-Mails werden über ASW SES verschickt. Replys, Bounces, etc. landen aber wieder in einem Google Postfach. 

Wenn jetzt PDFs über notify@zeit.io an "xxxxxxxx@uploadmail.datev.de" geschickt werden dann kommen diese dort nicht an. Obwohl diese E-Mail Adresse dort fei geschaltet ist. Stattdessen kommt immer eine E-Mail zurück mit dem Inhalt: 

An error occurred while trying to deliver the mail to the following recipients: xxxxxxxxxxxxx@uploadmail.datev.de. 

Jetzt frage ich mich was da schief läuft. Warum werden E-Mails von notify@zeit.io abgelehnt? Was ist der Fehler? Bzw. was müsste ich machen damit es funktioniert? 

Ich bin für jeden Hinweis sehr dankbar 🙂 

[#2]

Eine andere Fehlmeldung gibt es nicht? Kannst Du die E-Mail Header prüfen, was bei DATEV wirklich ankommt? Wenn bei einer Umleitung / Weiterleitung der Header nicht umgeschrieben wird, kommt bei DATEV ein falscher an, der nicht freigegeben ist. 

Vielleicht als Idee und Input:

• Upload Mail: Weiterleitung funktioniert nicht
• DATEV Upload mail: Weiterleitung aus Office365?

[#3]

Hi @metalposaunist . Danke für die rasche Antwort. In den E-Mail Headers habe ich keinen Hinweis darauf gefunden warum die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Gibt es bei DATEV Unternehmen Online vielleicht eine Liste mit den eingehenden E-Mails und irgendwelche Art von Logs? Das wäre sehr hilfreich! 

[#4]

---

@reiz schrieb:

Gibt es bei DATEV Unternehmen Online vielleicht eine Liste mit den eingehenden E-Mails und irgendwelche Art von Logs?

---

Das wirst Du nur in einem Servicekontakt erfahren bzw. so lösen können.  

Aber weil ich statt Logs Logos erst gelesen habe: Ich meine mich zu erinnern, hier auch schon von Fällen gelesen zu haben, wo die E-Mail ebenfalls nicht erfolgreich zugestellt werden konnte, weil in der E-Mail an sich Logos drin waren, die DATEV nicht akzeptiert hat. Eigentlich sollte ja nur der Anhang interessieren aber dem ist scheinbar nicht so. 

[#5]

Also Logos befinden sich keine in der E-Mail. Der Betreff der E-Mail ist der Dateiname und der Content besteht lediglich aus: 

<div>
  PDF attached
</div>

Würde mich sehr überraschen wenn das der Fehler wäre 🙂 

[#6]

Nachtrag. Ich habe jetzt einen neuen Gmail Account angelegt mit einem App Passwort. Auf Produktion werden jetzt die E-Mails an DATEV über diesen Gmail Account verschickt und die Belege kommen alle an. Allerdings ist das keine dauerhafte Lösung. Über Gmail können maximal 2000 Nachrichten am Tag verschickt werden. Wenn ZEIT.IO mehr Kunden bekommt und diese am Monatsanfang alle ihre Rechnungen stellen dann ist diese Grenze schnell erreicht. 

Mit AWS SES gibt es die Begrenzung nicht und man kann bei Bounces z.B. eine Lambda triggern und somit bestimmte Automatismen einrichten. Das geht bei Gmail und herkömmlichen E-Mail Anbietern nicht so einfach. 

Ich habe mal ein Support Ticket geöffnet. 

[#7]

AWS SES versendet als false friend die Mails.

damit passen die Header wahrscheinlich nicht zu google Mail.

Die Ablehnung durch Datev wäre daher i.m.A richtig.

Send Dir mal von google an eine andere Adresse eine Mail, und dann mal über AWS und vergleiche dann die Header.

Beachte mal die SPF Einträge für das google Konto.

[#8]

@siro Danke für den Hinweis!

Ich habe mal die Header von zwei E-Mails verglichen. Hier eine kurzer Screenshot von einer notify@zeit.io E-Mail versendet via AWS SES: 

Und hier ein von einem Gmail Account:

Das mit dem false friend verstehe ich noch nicht ganz. In der DNS Zone File für ZEIT.IO ist AWS SES explizit hinterlegt wie folgt: 

Und es gibt auch noch weitere CNAME Records für AWS SES DKIM. Damit ist AWS SES doch eindeutig berechtigt E-Mails für die Domain zu verschicken und die DNS Einträge sind für alle einsehbar. 

Können Sie mir helfen das Problem besser zu verstehen? 

[#9]

Ich kann auf Anhieb nur sehen das zeit.io KEINEN SPF Eintrag hat. Evtl. den noch nachtragen?

[#10]

@siro Ich glaube sie haben Recht! Der SPF Eintrag in der Zone file ist für "email.zeit.io". Nicht für "zeit.io". Vielleicht muss ich die E-Mail von "notify@email.zeit.io" versenden. Ich werde das Heute Abend mal testen wenn etwas weniger Traffic auf der Anwendung ist. Danke für den Hinweis! 

[#11]

@siro Also ich habe mal den SPF Eintrag für Zeit.io direkt gesetzt, wie hier beschrieben. Mit TTL 300. Habe dann Mittagspause gemacht und noch mal getestet. Wenn ich jetzt die E-Mail über SES versende dann bekomme ich die übliche Fehlermeldung: 

Ich habe dann mal bei mxtoolbox.com geprüft ob der SPF Eintrag gesetzt ist. Laut mxtoolbox ist der SPF Eintrag gesetzt: 

Ich habe auch eine E-Mail von "notify@email.zeit.io" verschickt. Diese kam bei DATEV aber auch nicht an. 

Haben Sie noch eine Idee woran es liegen könnte? 

Gibt es eine Möglichkeit bei DATEV Upload Mail die Logs für seinen Account einzusehen. Wäre schon sehr hilfreich zu wissen warum eine E-Mail abgelehnt wurde. Aktuell ist es eher ein rumstochern im Dunkeln. 

[#12]

---

@reiz schrieb:

Gibt es eine Möglichkeit bei DATEV Upload Mail die Logs für seinen Account einzusehen.

---

---

@reiz schrieb:

Ich habe mal ein Support Ticket geöffnet.

---

Ich dachte ein Ticket bei DATEV 🤔? SK online hilft dabei. Man selber kann da nichts groß einsehen. 

[#13]

@metalposaunist ja, das ist richtig. Ich habe ein Support Ticket geöffnet aber bisher noch kein Feedback bekommen. Dann heißt es wohl abwarten und Tee trinken 🙂 

[#14]

---

@reiz  schrieb:

Gibt es eine Möglichkeit bei DATEV Upload Mail die Logs für seinen Account einzusehen. Wäre schon sehr hilfreich zu wissen warum eine E-Mail abgelehnt wurde. Aktuell ist es eher ein rumstochern im Dunkeln. 

---

Umgekehrt!

Für Logs bei Nichterreichung sollte immer der Sender zuständig sein! Die lapidare Meldung "An error occurred" reicht nicht aus.*

(Trotzdem kann evtl. die Fachabteilung der Datev da Einblick nehmen, -> warten aufs Ticket)

* Es gab ja hier schon das Beispiel einer echten Ablehnung von Datev: https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Upload-Mail-werden-als-Spam-erkannt/m-p/228147#M27498

[#15]

@siro Ich habe leider nicht mehr Logs 😕 Wenn AWS SES die E-Mail nicht zustellen kann dann geht die E-Mail mit einer Fehlermeldung zurück an dan Absender. 

Ein Ticket habe ich schon gestern geöffnet. Hat die Nummer 54647423. 

[#16]

Nachtrag. Der DATEV Kundensupport hat sich mit mir in Verbindung gesetzt und mir mitgeteilt warum die E-Mails die via AWS SES versandt wurden, abgelehnt wurden. Die Grund war/ist das der "envelope sender" nicht mit der "from" Adresse übereinstimmt. Das "from" Feld kann vom Absender ZEIT.IO frei gesetzt werden auf z.B. notify@zeit.io. Der "envelope sender" wird vom SMTP Server von AWS gesetzt. AWS SES setzt den "envelope sender" jedes mal auf ein zufällig generiert Adresse der Domain. Wie z.B.:

0107017b726f8f95-2157fae5-68a4-419c-b2bc-008b515c6044-000000@email.zeit.io

AWS SES ist für die Domain generell auch freigeschaltet und berechtigt. Es gibt dafür SPF und DKIM Einträge im DNS. 

Ich habe recherchiert warum AWS SES das so macht und ob man die "envelope sender" nicht überschreiben kann. Leider habe ich keine Möglichkeit gefunden das zu überschreiben. In der offiziellen Doku steht drin das für jede ausgehende Email eine andere "envelope sender" verwendet wird damit AWS jede E-Mail leichter tracken kann. So kann AWS Bounces, Complaints und Replies immer einer genauen E-Mail zuordnen und somit z.B. AWS SNS und Lambdas triggern. 

Fazit: AWS SES ist nicht kompatibel mit der DATEV Upload Mail Schnittstelle. Werde für diesen Zweck auf andere E-Mail Provider zurückgreifen müssen wie z.B. Google Business, Mailjet, etc.. Trotzdem vielen Dank an alle die hier zum Wissensgewinn beigetragen haben ( @siro  , @metalposaunist )! 

[#17]

---

@reiz schrieb:

Der DATEV Kundensupport hat sich mit mir in Verbindung gesetzt und mir mitgeteilt warum die E-Mails die via AWS SES versandt wurden, abgelehnt wurden. Die Grund war/ist das der "envelope sender" nicht mit der "from" Adresse übereinstimmt.

---

Ah, okay! Wieder was gelernt. Hat DATEV auch gesagt, warum das wichtig ist bzw. DATEV so macht? Da DATEV mit DATEVnet ja etliche Exchanges betreibt und selbst den 0 Spamkurs fährt, würde mich interessieren, wer von beiden sich ggf. nicht an IT Standards hält, die der Sicherheit beitragen.   

---

@reiz schrieb:

Fazit: AWS SES ist nicht kompatibel mit der DATEV Upload Mail Schnittstelle.

---

Irgendwie sagte mir mein Bauchgefühl das schon die ganze Zeit, je mehr Support wir gegeben haben 😶 .

---

@reiz schrieb:

Trotzdem vielen Dank an alle die hier zum Wissensgewinn beigetragen haben ( @siro  , @metalposaunist )! 

---

Danke 🙏, das Du uns die Lösung bzw. Ursache genannt hast und wir alle ein bisschen schlauer sind! 👍 

[#18]

---

@metalposaunist  schrieb:

---

@reiz schrieb:

Der DATEV Kundensupport hat sich mit mir in Verbindung gesetzt und mir mitgeteilt warum die E-Mails die via AWS SES versandt wurden, abgelehnt wurden. Die Grund war/ist das der "envelope sender" nicht mit der "from" Adresse übereinstimmt.

---

Ah, okay! Wieder was gelernt. Hat DATEV auch gesagt, warum das wichtig ist bzw. DATEV so macht? Da DATEV mit DATEVnet ja etliche Exchanges betreibt und selbst den 0 Spamkurs fährt, würde mich interessieren, wer von beiden sich ggf. nicht an IT Standards hält, die der Sicherheit beitragen.   

---

Erstmal riesen großen Dank für diesen Beitrag. Wir kämpfen seit über 6 Monaten mit dem Problem und das hat bei uns heftige Kosten verursacht. Wenigstens kennen wir jetzt den Hintergrund.

Wir sind ein Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen und haben unsere Software so programmiert, dass die Rechnungsstellung die Dokumente über AWS SES automatisch an DATEV sendet. Dass DATEV sich nicht an die internationalen Standards für E-Mail-Versand hält und das auch nirgendwo dokumentiert, ist natürlich eine herbe Enttäuschung.

Wir sind auf Gedeih und Verderb darauf angewiesen, dass unsere Dokumente automatisch bei DATEV landen und stehen jetzt mit dem Rücken zur Wand.

Was sind Eure Lösungsansätze bzw. wie habt Ihr das Problem nun gelöst?

Nochmal Danke und viele Grüße,

Jan

[#19]

---

@jankammerath  schrieb:

Was sind Eure Lösungsansätze bzw. wie habt Ihr das Problem nun gelöst?

Nochmal Danke und viele Grüße,

Jan

---

Ich würde einen Blick auf die Datenservices Rechnungswesen werfen

https://www.datev.de/web/de/loesungen/steuerberater/klassisches-kanzleigeschaeft/belege-und-daten-digital-in-die-kanzlei-uebertragen/datenservices-rechnungswesen/

[#20]

---

@siro  schrieb:Ich würde einen Blick auf die Datenservices Rechnungswesen werfen

https://www.datev.de/web/de/loesungen/steuerberater/klassisches-kanzleigeschaeft/belege-und-daten-digital-in-die-kanzlei-uebertragen/datenservices-rechnungswesen/

---

Danke für den Tipp. Den habe ich mir auch bereits vor Monaten angesehen und auch die API-Dokumentation dafür liegt mir vor (DATEV Developer Portal). Einzig erfordert DATEV hierfür einen, nicht näher beschriebenen, Zertifizierungsprozess als Partner. Wir möchten aber gar kein DATEV-Partner werden, weil das weder für DATEV noch für uns als Unternehmen sinnvoll erscheint. Möchten wir doch lediglich unsere eigenen Ausgangsrechnungen übertragen.

Die bestehenden DATEV-Partner für den DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 habe ich mir auch angesehen, aber das sind alles vollwertige ERP-Systeme. Wir brauchen jedoch keines dieser ERP-Systeme und planen deren Einsatz auch nicht.

[#21]

---

@jankammerath schrieb:

Dass DATEV sich nicht an die internationalen Standards für E-Mail-Versand hält und das auch nirgendwo dokumentiert, ist natürlich eine herbe Enttäuschung.

---

Ist das wirklich so 🤔? Ich hatte gedacht, wenn es um E-Mail Kommunikation und Sicherheit geht, ist DATEV Goldstandard, weil sich wenigstens DATEV nach internationalen Standards richtet. Hm. Da ich mich da nicht arg auskenne: hoch interessant in meinen Augen 😎. 

Auf der anderen Seite habe ich das auch schon bzgl. DATEV SmartTransfer gehört, wo der Mandant in die E-Mail einen Empfänger eingetragen hat, welcher beim antworten benutzt werden soll. Ergo, die E-Mail kam von rg@mandant.de aber wenn man Rückfragen hat, war dort der zuständige Vertriebsmitarbeiter des Mandanten hinterlegt, sodass die E-Mail gleich im richtigen Postfach landet. 

Leider interessiert DATEV das auch nicht. Der Bouncer, weil SmartTransfer irgendwas nicht schmeckte landete bei rg@madant.de Auch das sei wohl internationaler Standard laut Mandant. 

@jankammerath: Dann habt Ihr einen StB, der Euch betreut? Dann hat dieser StB bei DATEV einen KV (Kundenverantwortlichen), bei dem ich das Ganze mal eintüten würde, wie man Euch da helfen kann bzw. wie man aus der Lage am besten ohne viel Aufwand kommt. 

[#22]

@jankammerath ,

... nur zum Verständnis:

Sie möchten also sämtliche Ausgangsrechnungen einer Zimmervermietungs- oder -Vermittlungs-Plattform über Datev-Upload-Mail abwickeln ?

... oder sind es nur die Provisionsabrechnungen an die Vermieter ?

... oder bin ich in einem völlig falschen Film ?

Nachtrag:

... vielleicht geht es inzwischen auch gar nicht mehr (nur) um Datev-Upload-Mail

Nachtrag 2:

... mich würde interessieren, warum man nicht den 'offiziellen' Weg über ein Registrierung und Zertifizierung bei der DATEV geht. Sind die Kosten für das Datev-Consulting und für die Zertifizierung das Hindernis ?

... wenn doch das Business 'groß' gemacht werden soll/will, sollten doch solche Kosten und Vorgaben eines Dienstleisters mit einkalkuliert werden, oder ?

[#23]

---

@vogtsburger  schrieb:

Sie möchten also sämtliche Ausgangsrechnungen einer Zimmervermietungs- oder -Vermittlungs-Plattform über Datev-Upload-Mail abwickeln? Oder sind es nur die Provisionsabrechnungen an die Vermieter?

---

Unsere Kunden zahlen eine monatliche Gebühr per Lastschrift oder Kreditkarte. Hierfür erstellt unsere Software eine Ausgangsrechnung, welche wir automatisiert in DATEV importieren müssen. Das Übersenden per E-Mail würde hierfür vollkommen ausreichen.

---

@vogtsburger  schrieb:

Mich würde interessieren, warum man nicht den 'offiziellen' Weg über ein Registrierung und Zertifizierung bei der DATEV geht. Sind die Kosten für das Datev-Consulting und für die Zertifizierung das Hindernis ?

---

Der Prozess erwartet 3 DATEV-Referenzkunden sowie deren Steuerberater. Wir wollen die Schnittstelle jedoch ausschließlich für den Hausgebrauch einsetzen und derzeit besteht bei keinem unserer Kunden ein irgendwie geartetes Interesse an dieser Schnittstelle.

@vogtsburger  schrieb:

Wenn doch das Business 'groß' gemacht werden soll/will, sollten doch solche Kosten und Vorgaben eines Dienstleisters mit einkalkuliert werden, oder?

Kosten für DATEV sind einkalkuliert. Ein zusätzliches ERP-System ist nicht einkalkuliert und ergibt auch unternehmerisch derzeit keinen Sinn.

[#24]

---

@jankammerath: Dann habt Ihr einen StB, der Euch betreut? Dann hat dieser StB bei DATEV einen KV (Kundenverantwortlichen), bei dem ich das Ganze mal eintüten würde, wie man Euch da helfen kann bzw. wie man aus der Lage am besten ohne viel Aufwand kommt. 

---

Ja, hat unser Steuerberater dort bereits angefragt.

[#25]

---

@jankammerath  schrieb:

Unsere Kunden zahlen eine monatliche Gebühr per Lastschrift oder Kreditkarte. Hierfür erstellt unsere Software eine Ausgangsrechnung, welche wir automatisiert in DATEV importieren müssen. Das Übersenden per E-Mail würde hierfür vollkommen ausreichen.

---

Exchange Online Plan 1 mieten oder

xml Datei erzeugen und "on prem" mit Belegtransfer und Stick hochladen

[#26]

@jankammerath ,

... ich könnte mir auch "ISWL_Beleg2Buchung" vorstellen, also einen 'fertigen' Buchungsstapel im Datev-Format generieren, den Buchungsstapel dann mit Hilfe von "ISWL_Beleg2Buchung" mit den Digitalen Belegen (PDF-Rechnungen) verknüpfen und das Ganze dann per "Datev Belegtransfer" nach "Datev Unternehmen Online" hochladen

.... anschließend den Buchungsstapel in "Rechnungswesen" importieren. Die Kanzlei und der Mandant können nach Herzenslust auf die Digitalen Belege zugreifen. 

... dann dürfen es nämlich auch Hunderte oder Tausende von Belegen gleichzeitig sein und nicht nur 10 wie bei "Datev Upload Mail" und man könnte auch auf die mehr oder weniger intelligente OCR verzichten, da man ja die Buchungen bereits 'im Sack' hat

... natürlich muss man das Datev-Format kennenlernen. Die Formatbeschreibung der Datev-Schnittstelle ist ja inzwischen auch frei zugänglich.

Die zu bebuchenden Konten und Gegenkonten kann Ihnen Ihr StB 'aus dem Handgelenk' nennen 😉

... wäre jedenfalls

"ein kleiner Schritt für den Entwickler, ein großer Schritt für die Verbuchung" (frei nach Neil Armstrong) 😉  

[#27]

@jankammerath ,

... wenn allerdings Ihre Plattform bzw. Ihre cloudbasierte-Anwendung so groß wird wie gedacht bzw. wie erhofft, dann könnten Sie mit solchen halb-automatisierten Lösungen schnell an Grenzen stoßen (ich nehme an, dass Sie von "LODGEA" sprechen) ...

... dann kann nur noch @theo helfen ("Theeeeeoooo, wir fahr'n nach LODGEA" ... oder so ähnlich) 😅

[#28]

---

@siro  schrieb:

Exchange Online Plan 1 mieten

---

Erfreulicherweise haben wir bereits Exchange Online.

Ich habe in Exchange-Online entsprechend dieser Empfehlung in der DATEV-Hilfe eine Mail-Flow-Regel erstellt:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1007550 (Punkt 2.4: Microsoft 365)

Das Ergebnis ist leider das Folgende. Die E-Mail wird von DATEV zurückgewiesen. Die Absender sind jedoch alle in DUO für Mail Upload per Double-Opt-In freigeschaltet.

Für etwaige Hinweise wäre ich sehr dankbar, da wir bereits mehrere Tage Entwicklung haben einfließen lassen und Ich mittlerweile nicht mehr weiter weiß.

[#29]

Der Unterschied zwischen umleiten und weiterleiten ist Dir aber bewusst? Ich habe den Hilfe Center Eintrag auch noch nicht ganz verstanden aber als Tipp: 

Wenn Du umleiten einstellst, wird der E-Mail Header nicht umgeschrieben und landet 1:1 bei DATEV, wobei DATEV den ablehnt. Heißt: E-Mail kommt von kunde@kunde.de und wird an rechnung@lodgea.de geschickt und Du stellst eine Umleitung von rechnung@lodgea.de an uploadmail@datev.de ein, so landet kunde@kunde.de bei DATEV. 

Um das zu umgehen nutzt man weiterleiten, weil dann als Header rechnung@lodgea.de in der E-Mail steht, die bei DATEV autorisiert wurde. 

Ich hoffe, ich habe das jetzt nicht verdreht aber wenn ich Mails umleite, werden die Mails 1:1 so wie sie geschrieben worden sind z.B. per Regel einem anderen Postfach zugestellt und dort steht der Absender des "echten" Absenders drin. Beim Weiterleiten steht im Falle von E-Mail Regeln immer das Empfängerpostfach drin, dass weiterleitet; die eigentliche Absenderadresse erscheint aber auch im Outlook nicht mehr. 

Und als Tipp, auch wenn hier wohl nicht gebraucht: DATEV Upload mail: Weiterleitung aus Office365?

[#30]

Du könntest es mal mit Kanzlei.Land demo Zugang probieren. Ist bei den empfangenen Emails weit weniger restriktiv u. leitet die Belege dann per Belegbilderservice an Datev Belege online weiter. 

getmyinvoices wäre auch eine Alternative, da würden auch gleich Strukturdaten an Datev übermittelt. 

Wenn du KI inkl. Belegerkennung u. Buchungssätzen probieren möchtest, wäre Finmatics die Variante. M.E. die mächtigste aller genannten Varianten.