DUO als DMS nutzen

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Liebe Community,

gibt es Hinweise darauf, ob sich DUO in absehbarer Zeit als Dokumentenablage mit Volltextsuche, revisionssicherer Rechnungsarchivierung, Möglichkeit Rechnungen umzuformatieren (aus PDF eine Zugferd machen) weiterentwickeln wird?

Und wie können bei der neuen Version von Belege online vertrauliche Dokumente gekennzeichnet werden?

Vielen Dank für Ihre/Eure Antworten.

Viele Grüße

Anja Martin

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@anjamartin  schrieb:

Möglichkeit Rechnungen umzuformatieren (aus PDF eine Zugferd machen) weiterentwickeln wird?

Ich habe leider keine Antworten, aber eine zusätzliche Frage:

Wie soll das denn bitte gehen??

Wo von vornherein keine strukturierten Daten in der Rechnung enthalten sind, kann doch niemand später hinzufügen... Und wenn irgendeine KI das trotzem schaffen sollte, auch wenn es "nur" ein DMS sein soll und nicht für eine Buchführung genutzt wird, hätte ich "Bauchweh", die Struktur einer Rechnung so massiv zu ändern.

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DUO wird weiterhin die Austauschplattform für Daten und Belege der Buchhaltung bleiben.

Für den DATEV Arbeitsplatz bzw. Eigenorganisation wird DATEV Kanzleimanagement die neue Cloudlösung werden. Und hier wird es dann sicherlich auch eine neue Art von DMS geben.

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@anjamartin  schrieb:

gibt es Hinweise darauf, ob sich DUO in absehbarer Zeit als Dokumentenablage mit Volltextsuche, revisionssicherer Rechnungsarchivierung

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DUO als DMS? Nee, wahrscheinlich nicht. Zudem werden in einem DMS nicht nur Rechnungen aufbewahrt, sondern alles außen herum ebenfalls. Soll man da jetzt Bestellschein, Auftragsbestätigung und Lieferschein alles hinten ran klemmen? Ich denke da hat die DATEV kein Interesse dran...

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@anjamartin  schrieb:

Möglichkeit Rechnungen umzuformatieren (aus PDF eine Zugferd machen) weiterentwickeln wird?

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Wäre unzulässig wenn es eine fremde Rechnung wäre. Und zur echten E-Rechnungsschreibung bietet DATEV ein Tool. Wichtig auch: Erst E-Rechnung (also xml-Datensatz) und dann das Bild. Eine ZUGfERD-Rechnung ist grundsätzlich ein XML-Datensatz, der visuell dargestellt wird. Andersherum wäre es nicht konform.

Wer ein DMS sucht, der sollte sich an bewährte spezifische Lösungen halten. Neben Docuware (das irgendwie viele Kanzleien empfehlen) gibt es auch zB Docbox. Das kann man kaufen und ist mit Servicevertrag bspw nach 2 Jahren günstiger dran. Oder man geht zu einer Lösung mit Paperless-NGX (es gibt dazu gute Videos von Daniel Klotzbücher der IT-ION). Bei IT-ION gibt es übrigens auch viele open-source-Lösungen die für Kanzleien und Mandanten sehr interessant sein können. Daher gerne mal dort vorbeischauen.

Aber DUO bitte nicht mit einem DMS gleichsetzen.

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Das hilft mir auch weiter. 

Vielen Dank.

Einige Mandanten möchten sich die Kosten für ein eigenes DMS sparen und stattdessen DUO dafür nutzen. Meiner Ansicht nach macht das keinen Sinn aber ich wollte einfach nachgefragt haben. 🙂

Vielen Dank.

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Moin @anjamartin 

sehe ich auch so! Und allein was der Verbrauch an Speicherplatz kostet! Gut, die Mandanten spekulieren vielleicht darauf, das die STB durch durch die Kosten für Cloud-Anwendungen viel Speicher frei haben. Kann man dann nutzen, kostet doch (scheinbar) niemanden was.

Abgesehen davon dass notwendige Features wie Versionierung nicht vorhanden sind, ich würde als STB die Kosten pro Gigabyte, die eigentlich ja beim Mandanten anfallen, weiterberechnen. Das wird schnell teuer. Am Besten mal vorrechnen. Und Löschen in Belege Online geht schon mal gar nicht. Egal, ob der Mandant das Recht zum Löschen erhält (und dann nur nach schriftlichem Vertrag, dass der Mandant auf eigenes Risiko löschen) oder per Antrag anden STB die Löschung beantragen kann (wieder mit Vertag!). Es bleibt immer das Risiko, dass der Mandant später sagt, Ihr hättest es besser wissen müssen und uns da bersten müssen. Gibt nur Ärger!

Ebenfalls abgesehen davon, dass dann Interna, die den STB nichts angehen drin stehen werden. Ein Albtraum als Verantwortlicher dann.

Aber zum Glück gibt es ein Mittel, dass dagegen hilft: Ein Angebot, das 10mal teurer Ist als das DMS.

QJ

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Also in DUO gehört nur die Buchhaltung. Das sollte man seinen Mandanten klar machen. Der nächste will dann seine Urlaubsbilder sichern. Alternativen zu einem DMS die preisgünstig sind. Es kommt natürlich sehr auf das Unternehmen an aber M365 richtig eingesetzt kann schon vieles schaffen. (Da gibt es meisten schon Lizenzen)  Derzeit zwar noch keine Volltextsuche aber in Verbindung mit einer guten KI Lösung ist die vielleicht irgendwann entbehrlich. Wie gesagt, es kommt sehr auf den Unternehmer an und was er braucht.