Belegtransfer im Einsatz beim Mandanten

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Hallo,

bitte nicht steinigen, ist mein erster Post hier 🙂

Wir haben einen Mandanten, der seine Buchhaltung mit einer speziellen Software macht.

Nennt sich In-Form (von der Firma IN-Software GmbH)

Dort wird von einer Datev Schnittstelle gesprochen und dem Kunden auch versprochen, was aber eigentlich keine wirkliche Schnittstelle ist.

Nach etlichen Telefonaten mit unserem Mandaten sowie einem Außendienstmitarbeiter der IN-Software hat sich herausgestellt, dass es sich "nur" um einen Zip Export handelt, den man dann einspielen kann.

Der besagte Außendienstmitarbeiter empfahlt unserer Mandantin dann den Einsatz des Belegtransfers 

Programm.

Jetzt hat der Mandant unter Angabe der Steuerberaternummer sowie der Mandanten Nummer die Daten da abgelegt und verarbeitet, soweit schön.

Jetzt aber, entweder habe ich da einen Denkfehler oder es geht einfach nicht - Wie kommen wir an diese Daten?

Eine Stapelverarbeitung will er nicht, da findet er keine Daten.

Übers Rechenzentrum läuft das ja eigentlich auch nicht, da findet er auch nichts.

Übersehe ich da einfach was? Oder ist dieser Weg einfach ungeeigent?

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Ohne Unternehmen Online (UO) wird das eher nicht möglich sein. Haben Sie diese Voraussetzungen (bei Ihnen u. beim Mandanten) geprüft?

In dieser Empfehlung (auf der rechten Seite) wird das gut erklärt: Belegtransfer Mandant Belege Online 

 

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Dem Mandanten haben wir UO eingerichtet.

Dort aber alles manuell hoch zuladen macht keinen Sinn, da der Mandant ja selber bucht.

Wenn wir aus UO alles einzeln rausziehen, hätten wir ja doppelte Arbeit.

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Hallo,

der Weg über den Belegtransfer funktioniert eigentlich ganz gut.

Allerdings nur in Verbindung mit UO, da dort auch zur Authentifizierung verzweigt wird. Außerdem zeigt
Belegtransfer keine Fehlerprotokolle an. Diese erscheinen nur in UO.

Bei unserem Anbieter wird eine Datei mit den Buchungsdaten generiert und abgelegt, sowie dann die PDFs hochgeladen. Über die Stapelverarbeitung werden die Daten dann in Datev in den Stapel geholt und dabei mit den PDFs verknüpft.

Vorteil durch UO ist auch: Ist ein PDF mal defekt oder man kann nicht herausfinden warum ein Transfer nicht funktioniert, dann lädt man die Belege nochmal über UO hoch und weist die im Stapel zu.

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@CHGB das klingt genau nachdem, was ich/wir eigentlich wollen.

Welche Einstellungen dazu sind denn da notwendig?

Unser Mandant hat eine UO Anmeldung, ich sehe auch im Screenshot vom Belegtransfer, dass die Anmeldung erfolgreich ausgeführt wurde.

In Datev haben wir unter Leistung "MAD RZ" aktiv sowie auch die mandantengenutzte Beraternummer drin.

Unter Stapelverarbeitung findet er aber keine Daten dazu.

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Hallo Tobias,

der Anbieter der WaWi/ERP-Software muss den Export so zur Verfügung stellen, dass einmal eine .CSV-Datei mit den Buchungsdaten für DATEV bereitgestellt wird. Auf den Speicherort muss die Stapelverwaltung zugreifen können.

Für den Belegtransfer wird eine .ZIP-Datei benötigt, in der dann eine "document.xml" mit allen notwendigen Daten für die Zuordnung sowie die einzelnen PDF-Dateien enthalten sind.

Die document.xml sieht dann in etwa so aus. Wichtig ist da vor allem auch, dass der Beleglink dann zu den Daten in der .CSV passt.

Den Export alleine zu erstellen wird Ihr Mandant da sicher nicht alleine können. Er sollte seinen Hersteller
auf das DATEV Developer Portal verweisen und dann mit denen entsprechend Ausprobieren was geht, und was nicht. Und für letzte Kleinigkeiten kann dann auch die DATEV helfen.

Grenzen gibt es aber, z.B. haben wir es auch mit Unterstützung durch die DATEV-Programmierer nicht hinbekommen die Steuerschlüssel mit zu übergeben.

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Wie der Stapel auszusehen hat sich durchaus hilfreich, vielen Dank.

Jedoch ist dies, wie bereits beschrieben, nicht meine Herausforderung.

Wenn ich die zip auf meinem Rechner via Belegtransfer hochladen lasse, kann ich im Datev danach auch alles importieren.

Nun soll es aber so sein, dass der Mandant die Daten selbst hochlädt und wir das nur noch im Datev per Stapelverarbeitung einpflegen.

Laut In-Software soll dies aber genau so möglich sein (https://www.in-software.com/offene-posten-zahlungsverkehr.html)

Aber genau an diesem Schritt hängen wir fest.

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Ich denke das ist eine Sache die mit dem Softwarehersteller und ggf. der DATEV abgeklärt werden muss, denn dann geht es für die .CSV (Buchungen) und die .ZIP (PDFs) im Wesentlichen um die Transferwege und Ablageorte bzw. die notwendigen Berechtigungen.

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Hi, 

Wie schon öfters kommentiert wird der Belegtransfer meistens genutzt, wenn man einmal die Belegbilder als ZIP-Datei und zudem eine CSV-Datei, die die Buchungssätze enthält exportiert wird. In dieser Kombination kann die Kanzlei die CSV-Datei einspielen und hat die Buchungen (Buchungsätze). Die Belege werden automatisch verknüpft durch die hochgeladene ZIP-Datei über Belegtransfer. Beide Dateien müssen über den Programmanbieter kommen. Nur haben manche nur den ZIP-Export ohne die CSV-Buchungen, so wie in diesem Fall, wenn ich es richtig verstanden habe. 

Hier die eine Lösung für diesen Ansatz: 

ZIP-Datei über Belegtransfer in Unternehmen online hochladen. Unternehmen Online muss im erweiterten System genutzt werden, um die Beleginformationen, die enthalten sind, vollkommen auszulesen und einspielen zu können. 

Schritt zwei wäre die Bereitstellung dieser Rechnungen aus Unternehmen online. Hierzu kann man auf „Belege bereitstellen“ klicken.  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003960 

In Kanzlei Rechnungswesen kann man diese über Mandant ergänzen herholen. Nun ist die einzige Frage, welche Daten alles in den Beleginformationen enthalten waren, ob zum Beispiel Gegenkonto oder Debitorennummer enthalten sind oder nicht (Sachkontenanlage über Unternehmen online auch möglich, DATEV-Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1071499). Wenn ja, dann werden Buchungen gebildet. Wenn nein, werden Buchungsvorschläge ohne Konten gebildet. Hier kann man auch mit Lerndateien für Rechnungseingang oder Rechnungsausgang arbeiten, um selbst Buchungsinformationen eingeben zu können. Der Buchungsstapel ist in den Buchungsvorschläge bearbeiten bereit zum Einspielen. 

Ich würde einmal die Daten einspielen, dadurch sieht man, welche Informationen da sind. Danach kann man Lerndateien anlegen, wenn man dies benutzen möchte. Sollte man Lerndateien anlegen, würde ich empfehlen, die Buchungen im Anschluss zu löschen und erneut einzuspielen. Dadurch sieht man sofort, welche Auswirkungen die Lerndateien haben.