Belege online - Nutzung "kanzleiintern" für Mandanten - Wie kann man diese aktuell anlegen?

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Einen wunderschönen guten Morgen, 

ich benötige Hilfe der Schwarmintelligenz!

Wir steigen derzeit massiv in das Thema Unternehmen online ein. Eine Handvoll Mandanten sind bereits mit Belege Online "versorgt" - das wurde aber bereits Mitte letzten Jahres angelegt (Testphase). Da konnte man noch Belege online sozusagen "extra" anlegen. Davon wurden seit Anfang des Jahres alle Mandanten mit Zugängen versorgt und eingewiesen. Der Datenaustausch funktioniert. 

Nach meinem Verständnis kann aktuell über die Mandantenregistrierung nur "Unternehmen online" mit einer mandantengenutzten Beraternummer angelegt werden. Damit verbunden auch der Zugang über Smart-Login für den Mandanten bestellt werden. Eine Auswahlmöglichkeit nur "Belege online" fehlt über diesen Weg. 

Derzeit ist, bis auf wenige Ausnahmen, nicht gewünscht, dass die Mandanten gleich Zugang erhalten, da die einige Kollegen noch den Umgang mit UO üben müssen. Die Mandanten sollen erst nach und nach mit ins Boot geholt werden. Gründe dafür gibt es vielfältige, wie Mandant ist noch nicht digital, Zeit für Onboarding des Mandanten fehlt usw. 

Wir möchten aber die Belegbilder bereits jetzt an die Buchungen hängen, da einige Mandanten die Unterlagen per Mail senden. 

Frage:

Wie kann man aktuell "Belege online" (Nutzung ausschließlich durch Kanzlei) anlegen?

Zusätzliche Frage: Wie bekommt man Unternehmen online für die Kanzleibuchhaltung "angelegt"?

Liebe Grüße, einen schönen Tag und schon einmal DANKE vorab. 

[#2 · Accepted solution]

In Unternehmen online einloggen, ohne Mandanten Bezug, rechts oben Stammdaten. Da gibt es den Punkt neu/anlegen. Da kann man Belege online buchen. Achtung: die Belegfreigabe online ist standardmäßig auch aktiviert, verursacht aber zusätzliche Kosten.

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@harleyd  schrieb:

Zusätzliche Frage: Wie bekommt man Unternehmen online für die Kanzleibuchhaltung "angelegt"?

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Genauso wie einen normalen Bestand, wie @theo es oben beschrieben hat.

Hier nochmal das entsprechende Dokument im Hilfe-Center:

DATEV Stammdaten online - Unternehmen anlegen oder erweitern - DATEV Hilfe-Center

@Silvija_Döbereiner @Franziska_Pfadenhauer 

Es ist übrigens schade, daß im DHC die Suche nach "Belege Online einrichten" als erstes Ergebnis nur ausgibt, wie man Bestände löscht und erst an vierter Stelle das richtige Ergebnis steht, daß dem unerfahrenen Neuanwender aber auch nicht als korrekte Lösung auffallen dürfte.

Die Überschrift deutet auf die Anlage von Stammdaten hin - daß sich dahinter die Antwort auf die gesuchte Frage befindet, ist nicht gerade offensichtlich. Ich will ja schließlich kein Unternehmen anlegen, sondern einen Belege online-Bestand.

Da diese Einsteigerfrage hier immer wieder im Forum auftaucht, sollte man die Überschrift des Dokuments vielleicht einmal etwas nachschärfen oder einfach um den Begriff "Belege online" erweitern.

[#4 · Accepted solution]

Moin @harleyd,

@theo hat es ja schon geschrieben. Für die reine Kanzleinutzung müsst Ihr nur den Bestand im Unternehmen online angelegen (Stammdaten).

Je nachdem wie die Rechte in der Rechteverwaltung online (RVo) gebaut sind, braucht es noch für die SmartCards der Kanzleimitarbeiter auch noch Rechte. Diese bitte in Rechtegruppen eintragen und die Personen (inkl. der verbundenen SmartCards) in die Gruppe als Mitglieder aufnehmen. 

Bitte! Niemals Rechte auf die Person legen! Immer Rechte in Gruppen abbilden. 

Mandanten können dann später mit Zugriffen über den Shop (Unternehmen online) oder die Mandantenregistrierung (Buchungsservice o.ä.) hinzugenommen werden. 

Viel Erfolg! Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Liebe Community, 

vielen Dank für die schnellen Antworten. Hat auf Anhieb geklappt.

So kann man arbeiten!!!!!