Belege aus DATEV Unternehmen online in DATEV Personalakte duplizieren

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Hallo zusammen,

wir haben gelegentlich die Situation, dass Belege sowohl in DATEV Unternehmen online (DUO) als auch in der DATEV Personalakte erfasst werden müssten. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens erhält ein Bußgeld wegen Falschparkens oder Geschwindigkeitsüberschreitung. Das Bußgeld richtet sich an die Firma und wird auch von der Firma gezahlt. Im Lohnabrechnungsprozess wird der entsprechende Betrag dann teilweise oder ganz vom Mitarbeitergehalt abgezogen.

Der Unternehmer möchte vermeiden, die Belege doppelt hochzuladen, also sowohl in DUO als auch in der DATEV Personalakte. In der aktuellen Vorgehensweise müsste der Lohnsachbearbeiter die Belege in DUO heraussuchen, herunterladen und anschließend manuell in die DATEV Personalakte hochladen.

Gibt es eine Möglichkeit, diesen Prozess zu vereinfachen oder sogar eine Abkürzung, die uns Zeit spart?

Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung!

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@BiancaKuhlow schrieb:

In der aktuellen Vorgehensweise müsste der Lohnsachbearbeiter die Belege in DUO heraussuchen, herunterladen und anschließend manuell in die DATEV Personalakte hochladen.

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Warum? Wieso? Weshalb landen die erst in Belege online = am falschen Ort? Das Recht für die alte Personalakte kann man dem Mandanten ja gleich bei Umstellung in der Rechteverwaltung online nehmen. Dann kann er's nur richtig machen. 

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Vermutlich habe ich mich falsch ausgedrückt. Das Bußgeld wird in der Fibu kreditorisch erfasst und über das Firmenkonto ausgeglichen, daher wird der Beleg in DUO als Eingangsrechnung hochgeladen.

Im zweiten Schritt allerdings benötigt auch der Lohnsachbearbeiter den Beleg um - sofern vom Unternehmer gewünscht - einen Abzug im Lohn zu berücksichtigen.

Daher müsste der Beleg sowohl in DUO für die Fibu als auch in der Personalakte vorhanden sein.

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Hallo @BiancaKuhlow ,

hast du schon einen Wege gefunden? Würde mich sehr interessieren.
Hab einen Mandaten der Essenzuschuss zahlt, aber nicht jeden Tag. Die Zahlung des Mittagessens erfolgt auch mal in Bar oder per Überweisung.

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Hallo @BiancaKuhlow,

DATEV Personalakte soll als Ziel in MyDATEV Senden angeboten werden. Damit wäre die Weiterleitung von Dokumenten sowohl aus MyDATEV Kommunikation als auch aus Belege online möglich.

Technisch gesehen handelt es sich aber nicht ein echtes Verschieben, sondern um ein Kopieren. 

Der Beleg müsste nach dem Verschieben manuell  gelöscht werden. 

Hierzu liegt der Entwicklung bereits eine Anforderung vor. Ein genauerer Umsetzungstermin ist nicht bekannt. 

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@Julia_Thaci  schrieb:

Hierzu liegt der Entwicklung bereits eine Anforderung vor. Ein genauerer Umsetzungstermin ist nicht bekannt. 

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Bitte teilen Sie der Entwicklung mit, dass es ein elendes Armutszeugnis ist, dass die Personalakte nicht schon beim Trennen aus DUO als Ziel für Senden vorhanden war und es noch immer nicht ist. Es ist ja schlimm genug, dass sich hier vom Ziel eines Speicherorts für alle Online-Anwendungen verabschiedet wurde - aber dann keinen anderen Weg des Datenaustauschs zwischen den Silos (👋 @blum) anzubieten als Herunter- und Heraufladen durch den Nutzer und obendrein keine Angabe machen zu können, wann dem abgeholfen wird …

Ich weiß, Sie sind nur die Botschafterin, @Julia_Thaci, aber ich würde mich schämen, wenn ich meinen Mandanten so etwas kommunizieren müsste.

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Hallo Frau Thaci,

vielen Dank für diese Information.

Würde es nicht aber vielleicht mehr Sinn machen, dass es sich am Ende technisch um eine Verknüpfung handelt oder zumindest als Alternative möglich ist? Im Fall von @BiancaKuhlow und auch @Soeren wird der Beleg ja an beiden Stellen benötigt und würde zu einer Doppelspeicherung des gleichen Belegs führen. Außerdem sollte bitte an eine Kennzeichnung gedacht werden, damit Belege nicht doppelt, dreifach oder, oder verschoben, kopiert oder was auch immer werden. Außerdem erleichtert es die Prüfung, ob der Beleg z. Bsp.. an de Lohnbuchhaltung weitergegeben wurden, wenn man nur kurz auf den Beleg in der Fibu gucken müsste.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Thomas Reich