Automatischer Upload aus eigener Ablagestruktur - alternative für Belegtransfer?

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Hallo Zusammen,

ich versuche mich gerade daran den Wunsch einer Mandantin umzusetzen.

Folgende Situation: Die Mandantin hat einen eigenen Cloudspeicher und nutzt diesen als Ablage für ihre Belege. Sie hat entsprechend bereits eine eigene Ordner Struktur, die sie so auch schon seit ein paar Jahren führt. 

Der Wunsch ist nun die Ordnerstruktur bei zu behalten, jedoch gleichzeitig die Belege daraus auch an uns als Kanzlei zu übergeben. Wir haben dafür extra Unternehmen online angelegt. DUO als neue Ablage zu Nutzen möchte die Mandantin nicht. Da die Dateien innerhalb der Ordner nicht stehen bleiben können, haben wir uns überlegt diese nach dem Upload einen Unterordner zu Verschieben, so dass die Struktur der Ordner an sich gleich bleibt.

Die erste Idee war der Belegtransfer. Nach dem ich jedoch ein Missverständnis mit dem Programm hatte und mir zum Glück noch aufgefallen ist, dass das Ablegen der Hochgeladenen Belege immer in einen Ordner geschieht und nicht in einzelne Ordner zu den jeweiligen Belegtypen.

Ich kann mir gut vorstellen, dass die betroffene Mandantin nicht die einzige mit diesem Wunsch ist und wollte mal nach eurer Erfahrung Fragen und ob ihr vielleicht eine Anwendung kennt, die die Wünsche der Mandantin auch umsetzen kann.

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Halbwissen: Das geht mit Belegtransfer perfekt. Du musst deinen Cloudspeicher nur als lokalen Ordner einbinden können. Jeder Ordner hat eine Belegtyp-Zuweisung. Nach Upload werden die Dokumente in einen Archiv-Ordner verschoben. Der Name des Archiv-Ordners korrespondiert mit dem ursprünglichen Namen.

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Das habe ich letzte Woche versucht. Ich kann nur einen Übergreifenden Ordern anlegen in den alle Belege (egal welcher Belegtyp) nach den Upload verschoben werden. Einen eigenen Upload Ordern pro Belegtyp nimmt die Anwendung nicht an. Zumindest sieht es so in der Benutzeroberfläche aus.

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Jupp. Korrekt @ErgonomischerBürostuhl und nein, so wie Du das möchtest, geht das meiner Meinung nach nicht, wenn man keine Kompromisse eingeht. 

Anders denken: Wie kommen die Belege in diese Ablage? Kann man UploadMail ggf. nutzen? Wie sieht der Workflow genau aus, bevor die Dokumente im Cloudspeicher landen? 

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Ja, deshalb kam mir die Idee hier mal zu Fragen, ob jemand schon ähnliche Erfahrung gemacht hat und vielleicht auch eine Lösung parat hat.

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@metalposaunist  schrieb:

Anders denken: Wie kommen die Belege in diese Ablage? Kann man UploadMail ggf. nutzen? Wie sieht der Workflow genau aus, bevor die Dokumente im Cloudspeicher landen? 

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Jetzt wird es etwas Schmerzhaft. Sie legt die Belege manuell dort ab.. ja jetzt könnte man sagen "wenn sie die Belege dort Ablegen, können Sie die auch selbst kurz und Unternehmen online hochladen", aber ich versuch es halt gerade der Mandantin recht zu machen, dass sie nicht ihre Abläufe ändern muss.

Sie beharrt leider auf ihre Ablage, weil sie da wenigstens wirklich alle Belege so findet wie sie die Beleg sucht. 

@metalposaunist du hast dich ja da soweit ich hier mitbekommen gefühlt auch schon in alle Richtungen schlau gemacht und Erfahrungen gesammelt, gibt es denn ein ähnliches Upload Programm bzw. ein weiteres, das nicht von DATEV selbst ist? 

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@ErgonomischerBürostuhl schrieb:

aber ich versuch es halt gerade der Mandantin recht zu machen, dass sie nicht ihre Abläufe ändern muss.

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Hm, schwierig. Gerade heute muss man (leider) veränderungsbereit sein und wenn man sich nur für DUO einen Workaround schafft, suche ich eher nach Lösungen, die allg. Zeit sparen, wenn man dem Mandanten das erklärt, wie es schöner geht. 

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@ErgonomischerBürostuhl schrieb:

Sie beharrt leider auf ihre Ablage, weil sie da wenigstens wirklich alle Belege so findet wie sie die Beleg sucht. 

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Und die Suche im DUO ist nicht 10x schneller 🤔? Wie und wonach sucht sie? Nach Kriterien, die es in DUO nicht gibt? Sonst hätte ich gesagt, wenn DUO top gepflegt ist: mach' einen Wettlauf & Challenge: Wir suchen folgenden Beleg XY: Du in Deiner Ablage, ich im DUO. Vielleicht kommt dann der Aha-Effekt. 

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@ErgonomischerBürostuhl schrieb:

gibt es denn ein ähnliches Upload Programm bzw. ein weiteres, das nicht von DATEV selbst ist? 

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Nicht, dass ich wüsste, weil alle externen Anbieter ja bis ins RZ kommen müssen, damit Du die Belege siehst. Da DATEV aber nicht jeden einfach so ins RZ lässt, muss man als Anbieter beim Einsatz von Schnittstellen bei DATEV anfragen und einen Prozess über sich ergehen lassen, damit man mit dem RZ sprechen darf. 

[#7 · Accepted solution]

Soll sie halt ein Programm (Skript dürfte es tun) schreiben, das alle seit der letzten Ausführung neu hinzugekommenen Belege in Ihrer Ordnerstruktur in die passenden Belegtransferordner kopiert. M.E. keine übliche StB-Leistung, soll sich an einen Softwareentwickler wenden.

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Über welchen Cloudspeicher reden wir denn hier? Evtl. lässt sich dann per Power Automate, Zapier, o.ä. ansetzen und die Dateien per Mail an Upload Mail senden.

Ansonsten halt - je nach Umgebung / Infrastruktur - ein kleines PowerShell Script, das einmal am Tag die "neuen" Belege in eine für den Belegtransfer passende Ordnerstruktur kopiert und dort nach dem Upload löscht. Vielleicht wäre auch Upload Mail anstelle Belegtransfer dann ein Weg.

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Ist bei web.de und hat sie auch bereits als Laufwerk bei sich eingebunden. Ich denke fast das ein Script die einfachste Lösung ist. Dann brauch ich mir auch nicht mit dem Belegtransfer einen Abbrechen.

Danke für eure Hilfe! @metalposaunist @cwes @janm 

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Top! Kannst ja gerne die finale Lösung hier posten, wie Du's umgesetzt hast. Ich bin neugierig 🤓.