Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

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@Franziska_Pfadenhauer  schrieb:

Hallo Herr Ockenfels,

dieses Vorgehen ist nicht zulässig. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Funktion DATEV Upload Mail durch den Mandanten zwingend ein DATEV Unternehmen online Vertrag seitens des Mandanten notwendig ist.

Vergleichen Sie hierzu bitte die Einsatzvoraussetzungen in Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1007550 sowie die Hinweise in der DATEV-Preisliste.

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Vielen Dank für die Klarstellung in diesem Punkt. Ich hätte gerne eine weitere Frage geklärt.

Es ist unstrittig zulässig, dass die Kanzlei den Belege-Online-Bestand in Eigenregie führt und selbst die Belege hochläd. Der Mandant hat keinen Zugriff und keine Hochlademöglichkeit. Die Kanzlei hat einen DUO-Vertrag, der Mandant nicht.

Stehen der Kanzlei hierfür alle Zugangswege zur Verfügung, also

- Belegtransfer?

- Belegupload Online?

- Beleg Upload Mobil?

- und BelegUpload Mail?

Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet? 

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Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet? 

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Warum denn nicht?

Sie müssen doch lediglich die SC/SL für die Upload-Email-registrieren?

Mal eine andere Frage: Frau @Franziska_Pfadenhauer: wie werden denn die Voraussetzungen überprüft, wenn z.B. der Mandant das Recht eingeräumt bekommt, auf seinen "durch die Kanzlei geführten DUO-Bestand" per "Email-Upload"Belege zu mailen?

Mit welcher Technik wird denn überprüft, ob es ein Mandantenbestand oder Kanzleibestand ist? In der Rechteverwaltung ließe sich das doch berücksichtigen, oder?

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@andreashofmeister  schrieb:

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Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet? 

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Warum denn nicht?

Mal eine andere Frage: Frau @Franziska_Pfadenhauer: wie werden denn die Voraussetzungen überprüft, wenn z.B. der Mandant das Recht eingeräumt bekommt, auf seinen "durch die Kanzlei geführten DUO-Bestand" per "Email-Upload"Belege zu mailen?

Mit welcher Technik wird denn überprüft, ob es ein Mandantenbestand oder Kanzleibestand ist? In der Rechteverwaltung ließe sich das doch berücksichtigen, oder?

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Hi,

vermutlich wird DATEV dies, wenn überhaupt, nur via Stichproben prüfen können. Andernfalls wäre eine Prüfung auf die zugelassenen Absenderdomänen durchaus denkbar.

ABER: Bei der früheren FAX-Einreichung musste der MANDANT auch keinen Vertrag DUO u.s.w. haben. Die Kanzlei hat den Bestand eingerichtet und die Speichergebühren beglichen. Der Mandant hat im Gegenzug niemals Zugriff auf DUO gehabt oder bekommen können.

Wenn ich nun als Kanzlei einen Mailzugang ermögliche (Kanzlei-Mitarbeiter führt einmalig mit seiner SC/SL die Registrierung durch), hat der Mandant technisch auch wieder nur die Möglichkeit Belege einzureichen. Eine Einsichtnahme ist weiterhin nicht möglich.

Deshalb: @DATEV: WARUM sollte dies bei dem MailUpload nicht auch so möglich sein (lizenztechnisch). Solang der Mandant keinen Zugriff auf das Portal nehmen kann und somit auch keinen nennenswerten Vorteil hat, wäre es doch meines Erachtens völlig legitim dies so umzusetzen.

Vorteile:

a) kleine Mandanten müssen keinen DUO-Vertrag abschließen (Kosten, administrativer Aufwand, etc.)

b) Kanzlei wird "digitaler" und kann seine Prozesse entsprechend weiter vereinheitlichen

c) DATEV bekommt mehr DUO-Bestände und kann sich "digital" auf die Schulter klopfen

...

Die Liste kann endlos verlängert werden.

Ansonsten werden wieder "kranke" Workflows in den Kanzleien oder abstruse technische Lösungen eingebaut,  nur um hier eine "???sinnvolle???" Umgehung hinzubekommen. Das kann und darf nicht im Sinne der DATEV und seiner Mitglieder sein. Und noch schlimmer: Die Mandanten wandern ab. Es wird eine Megaanstregung in Sachen KlarTax unternommen, aber die bei den Kanzleien bereits vorhandenen Mandanten werden quasi ignoriert.

Also Fazit: Liebe DATEV, überlegt es Euch die Lizenzierung, Vertragsgestaltung bei einer reinen NurMailUpload-Einreichung entsprechen zu erlauben, solang der Mandant keine Medien zum Zugriff auf DUO bekommt. Dann würden wir alle entsprechend weiterkommen. Vielen Dank hierfür.

Grüße und schöne Pfingsttage

Chr.Ockenfels

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Die Liste kann endlos verlängert werden.

Ansonsten werden wieder "kranke" Workflows in den Kanzleien oder abstruse technische Lösungen eingebaut,  nur um hier eine "???sinnvolle???" Umgehung hinzubekommen. Das kann und darf nicht im Sinne der DATEV und seiner Mitglieder sein. Und noch schlimmer: Die Mandanten wandern ab. Es wird eine Megaanstregung in Sachen KlarTax unternommen, aber die bei den Kanzleien bereits vorhandenen Mandanten werden quasi ignoriert.

Also Fazit: Liebe DATEV, überlegt es Euch die Lizenzierung, Vertragsgestaltung bei einer reinen NurMailUpload-Einreichung entsprechen zu erlauben, solang der Mandant keine Medien zum Zugriff auf DUO bekommt. Dann würden wir alle entsprechend weiterkommen. Vielen Dank hierfür.

Grüße und schöne Pfingsttage

Chr.Ockenfels

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Sehr schönes Thema.....oder aber "warum einfach wenn es auch kompliziert geht......"

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Sie haben es perfekt auf den Punkt gebracht,  Herr Ockenfels. Sie sprechen mir aus der Seele.

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@Franziska_Pfadenhauer Könnten Sie noch auf die Fragen im Beitrag Nr. 31 (von mir) und Beitrag Nr.33 von Herrn @chrisocki eingehen?

Es wäre schade, wenn diese wichtigen Fragen / Hinweise nicht von DATEV klar beantwortet und der Thread im Sande verlaufen würde.

Ihre Antworten geben wichtige Hinweise auf das weitere Vorgehen in der Kanzlei in dieser Sache. 

Vielen Dank!

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Guten Morgen Herr Bietz, 

wir sind bereits an den Antworten dran. Durch die Ferienzeit in Bayern kann es noch etwas dauern 🙂 

Einen schönen Tag und 

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wir sind bereits an den Antworten dran. Durch die Ferienzeit in Bayern kann es noch etwas dauern 🙂 

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Guten Morgen @Silvija_Döbereiner 

sehr schöne Antwort!

 MfG

A. Hofmeister

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Moin, 

immerhin ist Corona kein Grund und auch nicht Kurzarbeit ... 

Als Mensch aus SH ist man ja ohnehin immer wieder verwundert, wie viele freie Tage in Bayern anfallen, zumindest subjektiv dürfen wir im Norden viel mehr arbeiten ;-).

Hoffen wir auf eine baldige und befriedigende Antwort.

Schöne Grüße und bleibt alle gesund!

WF

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Dafür gibts in SH Zugang zum Meer.....2fach, wenn man will.....

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Lassen Sie uns bei der Sache bleiben und der DATEV für die Antwort ein paar Tage Zeit geben. 

Dass hier keine schnelle Antwort rausgeschossen werden soll finde ich gut. 

Es ist doch so: Richten wir den Belegupload Mail unmittelbar beim Mandanten ein, geht das schnell und einfach. Geht das nur über die Kanzlei, muss man für den Mandanten eine Kanzlei-E-Mail-Adresse anlegen und Weiterleitungen einrichten usw. Das Ergebnis ist das gleiche, aber der Mehraufwand für die Kanzlei ist enorm. Der Aufwand für DATEV ist in beiden Fällen identisch.

Es geht also um die Lösung selbst, aber nicht ausschließlich. Die DATEV hat jetzt die Zeit und Gelegenheit darüber nachzudenken, ob sie sich hinter einem alten, verstaubten Dogma versteckt, ob ihr das Geld des Mandanten wichtiger ist als das Mitglied, oder ob die Förderung des Mitglieds im Vordergrund steht.

Geben wir der DATEV bitte Zeit für die Antwort.

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Nur zur Klarstellung: Die 3,50 Euro Pauschale für Belege online bleiben. Nur die weiteren Staffelbeträge fallen weg.

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Hallo Community, 

• Zum Thema "Nutzung DUO in der Kanzlei": 

Stehen der Kanzlei hierfür alle Zugangswege zur Verfügung, also

- Belegtransfer?

- Belegupload Online?

- Beleg Upload Mobil?

- und BelegUpload Mail?

Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet? 

Ja, der Kanzlei stehen alle Upload-Möglichkeiten zur Verfügung. In diesem Szenario kann sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für ihren eigenen Upload einrichten.

• Zum Thema "Technik"

Mit welcher Technik wird denn überprüft, ob es ein Mandantenbestand oder Kanzleibestand ist? In der Rechteverwaltung ließe sich das doch berücksichtigen, oder?

Aktuell prüfen wir es technisch nicht.

Zu den strategischen Themen melden sich die zuständigen Kollegen direkt. 

Danke & einen guten Wochenstart 

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Hallo Frau Radicek,

Zu den strategischen Themen melden sich die zuständigen Kollegen direkt. 

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wie ist denn der aktuelle Sachstand? Hat sich bei DATEV mal Gedanken gemacht, ob es nicht sinnvoll wäre, wenn der Mandant auch OHNE eigenen DUO-Vertrag Belege via "Upload Mail" einreichen könnte?

Dies wäre meines Erachtens analog zur abgeschalteten Faxeinreichung doch vollkommen in Ordnung, da der Mandant keine weiteren Dienstleistung der DATEV in Anspruch nimmt (Zugriff auf DUO, Auswertungen, etc.).

Danke und Grüße

Chr.Ockenfels

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So schön die Diskussion auch ist und ggf. hilft: Wie sieht das mit der E-Mail Archivierung beim Mandanten aus? Schön, wenn man den auf digitalen Rechnungsempfang umstellt aber man mit POP und IMAP und einem günstigen Provider die eingehenden Mails nicht GoBD-konform archivieren kann? Wenn PST kaputt, dann E-Mails weg und IMAP - wie groß bitte soll das Postfach bei so günstigen Anbietern dann in 10 Jahren werden? Unabhängig, dass es dann noch immer nicht archiviert wird. 

Also führt an MailStore oder Exchange Online kein Weg dran vorbei oder was empfehlen Sie den Mandanten? 

Bis da einmal ein Prüfer kommt, der mit dem falschen Fuß aufgestanden ist und dann hat man den Salat mit Rechnungen per E-Mail. Und ob nun nur PDF oder die ganze Mail - das ist Einstellungssache. Oder muss man die Mails dann nicht mehr archivieren, wenn man nachweisen kann, man schickt alles nach DATEV, weil es da archiviert wird?

Wer stellt sicher, dass wirklich alle Rechnungen ins UO gelangen, wenn man händisch weiterleitet?

Sehe da tatsächlich viel technischem Handlungsbedarf oder täusche ich mich da bloß? Dann bitte ich einmal um Aufklärung oder Links zum Nachlesen. Danke! 😀

[#16]

Hi,

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@metalposaunist  schrieb:

So schön die Diskussion auch ist und ggf. hilft: Wie sieht das mit der E-Mail Archivierung beim Mandanten aus? Schön, wenn man den auf digitalen Rechnungsempfang umstellt aber man mit POP und IMAP und einem günstigen Provider die eingehenden Mails nicht GoBD-konform archivieren kann? Wenn PST kaputt, dann E-Mails weg und IMAP - wie groß bitte soll das Postfach bei so günstigen Anbietern dann in 10 Jahren werden? Unabhängig, dass es dann noch immer nicht archiviert wird. 

Also führt an MailStore oder Exchange Online kein Weg dran vorbei oder was empfehlen Sie den Mandanten? 

Bis da einmal ein Prüfer kommt, der mit dem falschen Fuß aufgestanden ist und dann hat man den Salat mit Rechnungen per E-Mail. Und ob nun nur PDF oder die ganze Mail - das ist Einstellungssache. Oder muss man die Mails dann nicht mehr archivieren, wenn man nachweisen kann, man schickt alles nach DATEV, weil es da archiviert wird?

Wer stellt sicher, dass wirklich alle Rechnungen ins UO gelangen, wenn man händisch weiterleitet?

Sehe da tatsächlich viel technischem Handlungsbedarf oder täusche ich mich da bloß? Dann bitte ich einmal um Aufklärung oder Links zum Nachlesen. Danke! 😀

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Hmm.... insgesamt immer wieder schwierig. Ob hier ein MailStore oder Exchange online weiterhelfen? Bei MailStore kann mir mein Datenstorage auch um die Ohren fliegen und die Archivierung ist dahin. 

Exchange online: ist das ein Archiv im Sinne der GoBD? Als Administrator kann ich auch dort löschen. Und muss ggf. auch dort löschen (Recht auf vergessen). Wie soll denn das Archiv bereinigt werden können ohne das relevante Daten verloren gehen?

Und eine Frage hat mir noch niemand beantwortet: Wie soll ich im Zweifel xx-GigaByte dem Prüfer übergeben, damit er auch darin suchen kann? Weder MailStore noch Exchange (online) kann hier strukturierte Daten ausgeben, welche dann mal eben in Idea eingelesen werden können. Da ist ein blättern im Ordner einfacher... 

Und archivieren muss ich eigentlich "nur" Mails mit "steuer-relevanten Daten". Er entscheidet das? Der Anwender mit Fehler 50-70? Der Admin? Die GF? Also doch alles und den Prüfer mit weiteren unnützen xxx-GigaByte fluten, damit seine Laune noch weiter sinkt?

Fragen über Fragen... 

Grüße

Chr.Ockenfels

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Hallo Community,

wir sehen DATEV Unternehmen online (DUO) als die Plattform für die Kollaboration zwischen Steuerberatern und deren Mandanten. Hier werden wir neben neuen Funktionen für Unternehmer auch neue Beratungsanlässe für Steuerberater unterstützen. Eines der nächsten großen Ziele ist es, DUO in 2020/2021 weiter zur Rechnungseingangs- und Kommunikationsplattform ausbauen.

Es ist nicht unser Ziel, DUO als reine Plattform für den Belegaustausch zur Verfügung zu stellen, sondern die Mandanten in die Nutzung zu bringen und den Steuerberater somit weiter zu stärken.

DATEV Upload Mail ist, neben DATEV Belegtransfer und DATEV Upload online, ein neuer und einfacher Belegzugangsweg. Diese setzen heute ebenfalls einen Unternehmen online Vertrag voraus. 

Aus diesen Gründen haben wir den DATEV Upload Mail als Bestandteil von DATEV Unternehmen online konzipiert und die Nutzung durch Mandanten an einen Vertrag für DATEV Unternehmen online gebunden. 

Viele Grüße

Rainer Reiter

Product Owner DATEV Unternehmen online

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Hallo Herr Reiter,

auch wenn mir die Aussage nicht gefällt, werden wir das wohl so "schlucken" müssen... Schade.... 

Ich bleibe allerdings bei meiner Meinung, dass wenn der Mandant und die Kanzlei keinerlei Kollaboration über DUO abwickeln möchten, der Upload-Mail eine einfache Möglichkeit gewesen wäre Belege auszutauschen.

Ich würde sogar mal behaupten, dass es Mandanten und Kanzleien gibt, die auf diese Art der Kollaboration über DUO verzichten möchten. Nun sind sie gezwungen "unsinnige" Prozesse oder technische Lösungen einzurichten, die es einfach nicht geben müsste.

Sei es drum... (auch wenn es Kollegen geben wird, die sich hiermit nicht zufrieden geben).

Grüße

Chr.Ockenfels