Synchron mit Steuerberater buchen nur mit umständlicher Remote-Verbindung?

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Hallo und guten Tag,

ich weiß nicht, ob ich hier richtig bin. Laut unserem Steuerberater ist ein Buchen (im Unternehmen) synchron mit dem Steuerberater ausschließlich über eine Remote-Verbindung auf seinen Server möglich.

Ist das richtig? Ich habe schon von einem DATEV-Mitarbeiter gehört, dass es noch die Möglichkeit des DatevSmartit gibt, doch wenn ich das richtig verstehe handelt es sich hier auch um eine Remote (bei der ich z.B. unser SFirm - was zwingend genutzt werden soll .... nicht "daneben legen" kann) handelt?

Warum kann ich nicht, so wie ich im UO arbeite auch buchen? Ja... bitte verzeiht.. ich bin Anfänger 😞

Trotzdem würde ich mich über Ideen und Informationen freuen 🙂

VG Paula-Alice

[#2 · Accepted solution]

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@Paula-Alice schrieb:

Ist das richtig? 

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Ja, dafür gibt es meist einen extra Mandantenserver. Bietet Euer Berater solch einen an?

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@Paula-Alice schrieb:

Ich habe schon von einem DATEV-Mitarbeiter gehört, dass es noch die Möglichkeit des DatevSmartit gibt, doch wenn ich das richtig verstehe handelt es sich hier auch um eine Remote (bei der ich z.B. unser SFirm - was zwingend genutzt werden soll .... nicht "daneben legen" kann) handelt?

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Korrekt, weil S-Firm nicht auf der gleichen Ebene wie DATEV in der SmartIT installiert werden kann. Ferner handelt es sich dabei dann um einen eigenen Datenbestand / Installation, parallel zum Berater. Dann muss man das RZ als Datendrehscheibe nutzen und sich den Bestand hin und herschieben. Auf die SmartIT hat der Berater so erstmal keinen Zugriff, wenn er sich nicht einen extra Nutzer dann anlegt. Kann ich rein auch organisatorisch nicht empfehlen.

Allerdings wird man auch S-Firm bei einem Mandantenserver nicht oder nicht immer nutzen können, weil auf so einem (1) Server nicht nur 1 Mandant bucht und gerade S-Firm seit Version 4.0 technisch aufgerüstet hat und eine Installation auch komplexer ist. 

Was ist denn Euer großes, gemeinsames Ziel 🏁?

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@Paula-Alice schrieb:

Warum kann ich nicht, so wie ich im UO arbeite auch buchen?

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Weil DATEV DUO im Hintergrund nicht wie bei lexOffice final bucht, sondern nur zur Vorarbeit gedacht ist. In DUO kann man dem Berater nur vorschlagen, was wie gebucht werden soll. Final buchen kann man nur mit Rechnungswesen, wovon es keine Cloud Lösung wie DUO gibt. In DUO kann man auch keine UStVA machen. In lexOffice schon. Dafür hat lexOffice ein paar andere Beschränkungen, die es in Rechnungswesen nicht gibt.  

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Hallo Metallposaunist,

vielen Dank für Deine Antworten. Das ist alles irgendwie nicht wirklich erfreulich. Gemeinsames Ziel wäre folgendes:

1. Ich kann weiterhin alle Bankgeschäfte über SFirm abwickeln wie bisher

2. Ich übernehme wie bisher auch die Sammelzahlungen zur Auflösung aus SFirm

3. Ich buche in Datev Rechnungswesen, kann aber gleichzeitig sowohl Belege "daneben" legen, aber auch wenn grad notwendig SFirm oder UO "daneben offen haben".

4. Der Steuerberater kann ebenfalls Buchungen (z.B. Abschreibungen oder Löhne) vornehmen und alles ist synchron und muss nicht quartalsweise vom Steuerberater per USB-Stick bei uns abgeholt und in seinen Bestand eingespielt werden... oder eben umgekehrt..

VG

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Warum SFirm und nicht den DATEV Zahlungsverkehr? Darüber kann man auch relativ viel abbilden.

Sie können die Zahlungen direkt aus dem Rechnungswesen ansteuern, ist ein einheitlicher Prozess, der nicht unterbrochen wird. Sozusagen eine Komplettlösung 🙂

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@JonasThiel ,

ja, der "Datev Zahlungsverkehr" führt oft ein 'Schattendasein', weil seine Banking-Funktionen oft nicht bekannt sind 

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@Paula-Alice schrieb:

und muss nicht quartalsweise vom Steuerberater per USB-Stick bei uns abgeholt und in seinen Bestand eingespielt werden... oder eben umgekehrt..

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Na den Part kann man ja smart gegen das DATEV RZ ersetzen. USB-Stick ist ja Technik aus den früheren 2000ern 😅. Anders wüsste ich es technisch auch nicht umzusetzen. Wenn Du Dich von S-Firm trennen könntest und Dich mit dem DATEV Zahlungsverkehr anfreundest, ist solch ein Mandantenserver eine geeignete Lösung. Das muss der Berater aber auch extra anbieten. 

Bleibst Du zu 100% bei S-Firm, bleibt nur der Austausch der FiBu übers DATEV RZ. Kostet auch nichts extra. Dann muss man nur aufpassen, wer wann welche Daten ins RZ schreibt, damit keine Daten verloren gehen, weil man eben nicht live zusammen im Bestand arbeiten kann.  

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Die Antwort ist leider ganz einfach: Die Geschäftsleitung besteht auf SFirm....

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Das finde ich spannend und würde für einige Mandanten passen. Sind solche Mandantenserver häufiger anzutreffen? Ich habe davon bisher noch nichts gehört. Gibt es dazu etwas nachzulesen z.B. auch Datev lizenzrechtlich? Ist dann auch Office dort installiert? 

Ist das unter den aktuellen Vorkommnissen (Random Software) haftungsrechtlich überhaupt noch ein Thema?

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@StB_ schrieb:

Sind solche Mandantenserver häufiger anzutreffen?

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Ich würde sagen: eher nicht. Haben meist nur die etwas größeren Kanzleien ab ca. 20 Mitarbeiter. Nicht immer aber in der Regel. 

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@StB_ schrieb:

Gibt es dazu etwas nachzulesen z.B. auch Datev lizenzrechtlich?

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Ja, gibt hier einen Thread zu. Suche ich Dir gleich raus.  

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@StB_ schrieb:

Ist dann auch Office dort installiert? 

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Jap. Dann müssen aber alle Mandanten auch das Office zahlen, auch wenn's sie's nicht brauchen, weil man das Office am Server und nicht pro Mandant installiert.  

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@StB_ schrieb:

Ist das unter den aktuellen Vorkommnissen (Random Software) haftungsrechtlich überhaupt noch ein Thema?

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Ransomware aber da bin ich rechtlich raus.  

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Super, vielen Dank. Und wenn ich einen Mandanten auf unseren eigenen Server lasse wie die Mitarbeiter im Homeoffice (natürlich nur eigene Mandantennummer und nur Rewe Buchhaltung)? Ich hatte da bislang Bauchschmerzen 

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Moin,

sowas hatten wir auch schon überlegt. Ist aber hinsichtlich Datenschutz und Vergabe der Berechtigungen immer grenzwertig. Die Abrechnung wäre für uns auch nur komplizierter geworden. Wir arbeiten mittlerweile mit der Eulen-IT GmbH zusammen. Die stellen den Mandanten ganz unkompliziert eine Cloudumgebung mit allen gewünschten DATEV und Microsoft Programmen zur Verfügung. Kennenlernen durfte ich die Betreiber bereits auf der StB-Expo.

Wir sind sehr zufrieden.

EDIT: Der Austausch der Buchführungsdaten findet hier über das DATEV-Rechenzentrum statt. Zahlungen werden über den DATEV Zahlungsverkehr ausgeführt. 

Viele Grüße
Lukas 

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@StB_ schrieb:

Und wenn ich einen Mandanten auf unseren eigenen Server lasse wie die Mitarbeiter im Homeoffice (natürlich nur eigene Mandantennummer und nur Rewe Buchhaltung)?

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Nein, nicht die eigene Farm. Auf der eigenen Farm sind ja noch Swyx/PASCOM/ein Telefonieprogramm installiert; ein PDF Programm; andere Programme neben DATEV, die die Mandanten alle nicht brauchen. Daher der eigene Server, wo nur DATEV drauf installiert ist & ein Office. Mehr nicht. Daher klappt auch die Idee mit S-Firm nicht, weil alle S-Firm Instanzen durch die Mandanten selbst lizenziert werden. 

@Lukas_Sprenger schrieb:

Ist aber hinsichtlich Datenschutz und Vergabe der Berechtigungen immer grenzwertig. 

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Einfach kann ja jeder 😉. Wir haben bei den Rechten Unterstützung durch unseren Solution Partner bekommen und mittlerweile lasse ich sogar Prüfer auf der Kiste direkt ins Rechnungswesen samt Belegen schauen, sodass man da keine DVD exportieren braucht; dem Prüfer zukommen lassen muss und, und, und. Da kann er sich alles anschauen, was er braucht und ist fertig. Und wenn jetzt kommt: die böse, bösen Prüfer, die schauen, was man gebucht hat - wer zu 98% top arbeitet, braucht sich da keine Sorgen machen. 

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@Lukas_Sprenger schrieb:

Die stellen den Mandanten ganz unkompliziert eine Cloudumgebung mit allen gewünschten DATEV und Microsoft Programmen zur Verfügung. 

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Das ist technisch dann nichts anderes als SmartIT, weil man dann immer noch nicht im selben Bestand arbeiten kann. Kann man so machen, wenn sich das Mandat vor Ort nicht mit DATEV selbst versorgen will und die DATEV Instanz auslagern will. Lohnt sich aber für 1 bis 2 Mitarbeiter beim Mandanten oftmals nicht. Und jede Instanz muss man mit DATEV Updates zusätzlich versorgen. Das klappt dann so auch für @Paula-Alice aber die FiBu muss man trotzdem von A nach B schicken und vice versa. 

@StB_: @rahagena hatte das hier schon mal angefragt: Lösung für selbstbuchende Mandanten Für Selbstbucher kann man die Lösung von @Lukas_Sprenger so nutzen. Das lohnt sich bei denen aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter mehr. 

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@metalposaunist schrieb: Daher der eigene Server, wo nur DATEV drauf installiert ist & ein Office. 

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Vorsicht bei Servern, die von der Kanzlei in den eigenen Räumen gehostet werden. Da sind im Normalfall keine SPLA-Lizenzen vorhanden. 

Da aber die Kanzlei in dem Fall des "Mandantenservers" dann zu einem ASP-Anbieter wird, braucht es SPLA-Lizenzen. Egal ob Office drauf ist oder nicht. Das OS und die RDP-Lizenz ist hier schon als SPLA notwendig. 

Wenn die Kanzlei schon bei PartnerASP oder DATEVasp ist, besteht das Problem nicht, da die ASP-Anbieter schon SPLA lizenzieren müssen.. 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@Lukas_Sprenger schrieb:

Ist aber hinsichtlich Datenschutz und Vergabe der Berechtigungen immer grenzwertig. 

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Einfach kann ja jeder 😉. Wir haben bei den Rechten Unterstützung durch unseren Solution Partner bekommen und mittlerweile lasse ich sogar Prüfer auf der Kiste direkt ins Rechnungswesen samt Belegen schauen, sodass man da keine DVD exportieren braucht; dem Prüfer zukommen lassen muss und, und, und. Da kann er sich alles anschauen, was er braucht und ist fertig. Und wenn jetzt kommt: die böse, bösen Prüfer, die schauen, was man gebucht hat - wer zu 98% top arbeitet, braucht sich da keine Sorgen machen. 

Prüfungen sind bei uns auch kein Thema, die DVDs der DATEV sind ja auch schnell da. Gebe dir aber Recht, dass das schon einfach klingt. Hast dafür dann bestimmt einen Extra Prüfer Benutzer angelegt, sowie ich dich kenne 😀.

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@Lukas_Sprenger schrieb:

Die stellen den Mandanten ganz unkompliziert eine Cloudumgebung mit allen gewünschten DATEV und Microsoft Programmen zur Verfügung. 

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Das ist technisch dann nichts anderes als SmartIT, weil man dann immer noch nicht im selben Bestand arbeiten kann. Kann man so machen, wenn sich das Mandat vor Ort nicht mit DATEV selbst versorgen will und die DATEV Instanz auslagern will. Lohnt sich aber für 1 bis 2 Mitarbeiter beim Mandanten oftmals nicht. Und jede Instanz muss man mit DATEV Updates zusätzlich versorgen. Das klappt dann so auch für @Paula-Alice aber die FiBu muss man trotzdem von A nach B schicken und vice versa. 

@StB_: @rahagena hatte das hier schon mal angefragt: Lösung für selbstbuchende Mandanten Für Selbstbucher kann man die Lösung von @Lukas_Sprenger so nutzen. Das lohnt sich bei denen aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter mehr. 

Gut zusammengefasst. Vom Prinzip her ist es nichts anderes als Mandantenasp, wir sparen uns den Aufwand aus dem Dokument: DATEVasp Mandantenanbindung - Hilfedokument 1002926 müssen dafür aber den Umweg über das Rechenzentrum beim Datenaustausch gehen. Wobei du aber auch vom eigenen Server sprichst, das klang mir bei der DATEV immer zu nah an unserem Server und unseren Daten dran, habe ich da irgendwas verpasst? 

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@Lukas_Sprenger schrieb:

Hast dafür dann bestimmt einen Extra Prüfer Benutzer angelegt, sowie ich dich kenne 😀.

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Ja sicher 🤓. Alles schön gesperrt im REWE bis auf die notwendigen Funktionen und an der DATEV Gruppe ändere ich immer nur die Mandantennummer(n), die geprüft werden. That's it. Wenig Aufwand für viel Ergebnis. Die DVDs sind mir nicht gesonnen 😅. Gut, wenn nur GDpDU Daten gebraucht werden, nutze ich auch myDATEV Bestandsmanagement und lade die ZIP herunter und in kanzlei.land oder im Portal der FV hoch aber mit dem Zugriff ist's für alle sehr angenehm.  

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@Lukas_Sprenger schrieb:

Wobei du aber auch vom eigenen Server sprichst, das klang mir bei der DATEV immer zu nah an unserem Server und unseren Daten dran, habe ich da irgendwas verpasst?

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Hab' mit'm Lineal noch nicht gemessen 😜 aber der Mandantenserver greift auf die gleiche Rechnungswesendatenbank zu, sodass man wirklich zusammen arbeiten kann bzw. bei Ausfall von Personal beim Mandanten der Berater im gleichen Bestand von jetzt auf gleich die Arbeit übernehmen kann. Per Rechteverwaltung und Windows GPOs wird die Kiste so eingestellt, dass der Mandant nur buchen kann (oder Löhne abrechnen kann) - mehr nicht. Nur mit Laufwerk L: muss man vorsichtig umgehen. Ist aber bei DATEVasp Mandantenanbindung nicht anders und wer da Daten falsch ablegt, wird bestraft. Aber wer L:\ auch als Datendrehscheibe nutzt, hat noch anderswo einige Dinge aufzuholen 😉.

Das gab's technisch aber schon bei den Kunden / Kanzleien meines ersten Solution Partners (2014 - 2017). Ist also technisch nichts Neues. Eine public Cloud Lösung wäre natürlich schon noch 100x besser aber die kommt ja 203X. 

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Vielen Dank erst einmal für die viiiiielen Hilfs-Nachrichten. Ich muss aber gestehen, dass sie mir - als Anfängerin - zu tief einsteigen. Ich kann bei den ganzen Fachbegriffen nicht mehr folgen. Trotzdem danke... ich denke, ich werde dafür sorgen, dass wir unser DATEV-ReWe als lokale Variante auf dem lokalen Rechner behalten und ich so weiter "wurschtel" wie bisher...

Viele Grüße und allen eine schöne Adventszeit 🙂

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@Paula-Alice schrieb:

ich denke, ich werde dafür sorgen, dass wir unser DATEV-ReWe als lokale Variante auf dem lokalen Rechner behalten und ich so weiter "wurschtel" wie bisher...

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Das ist der Lösung? 😳  Hm. OK. Na gut. 

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Nein, das ist natürlich keine "Lösung", doch offensichtlich gibt es entweder keine für mich einfache und vor allem bei meiner Geschäftsleitung durchsetzbare Lösung... und vor allem habe ich leider nicht die Zeit mich stundenlang damit zu beschäftigen, die Fachbegriffe und Anweisungen, die hier zum Thema gepostet wurden zu studieren.. Sorry, aber ich bin halt weder IT-ler noch DATEV-Profi. Ich wurde vor einem Jahr vor dieses Programm gesetzt nach dem Motto: Hier ist unser Buchhaltungsprogramm,  mach mal. 

Alles was ich bisher "am Laufen" habe, habe ich mir mehr oder weniger selbst beigebracht...... daher... sorry aber ich muss erstmal jetzt meine Arbeit schaffen 😥

Trotzdem danke für den Versuch zu helfen 🙂

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Klingt nach einer kleinen PARTNERasp oder DATEV Smart-IT Lösung, sofern das Hauptaugenmerk nicht auf dem Preis liegt. 🙂