DATEV-Benutzer aufräumen

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Hallo zusammen,

ich bereite mich gerade (seelisch und moralisch) auf einen DATEV-Umzug vor. Vorher möchte ich aber die Installation aufräumen und (soweit auffindbar) Altlasten entsorgen.

Zum Jahreswechsel hat jetzt ein Anwalt die Kanzlei verlassen und ein neuer kommt hinzu. Den habe ich auch schon eingerichtet. Übers Jahr haben auch ein paar Mitarbeiterinnen gewechselt.

Diese ganzen Altkonten möchten der Kunde und ich gerne loswerden. Mich stören sind in der Form, dass Altlasten gerne Ärger machen, u.a. meckert mich die Benutzerverwaltung immer an, dass es zu diesen Benutzern kein AD-Konto und keinen DATEV-Benutzer gibt.

Dden Kunden stören sie weil, obwohl deaktiviert, die Namen immer noch in sämtlichen Modulen (Kalender, Dokumentenablage,...) auftauchen.

Wie werden wir die los?

Danke & Gruß

Klaus Rörig

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Wenn Sie in der Benutzerverwaltung sind und dort auf die weiterführenden Links klicken unter ServiceProvider (afaik) müsste ein neues Fenster aufgehen. Dort F12 oder Shift+F12 drücken und sie Service Funktionen (Punkt kommt neu hinzu) aktivieren. Dann haben Sie die Möglichkeit auch alle alten RZ Benutzer zu löschen. 

Wenn Sie komplette DATEV Benutzer löschen wollen, hängt das davon ab, ob Sie DMS nutzen, da beim Löschen die Dokumente dann auch "mitgelöscht" werden; man das aber nicht möchte und somit alle Dokumente auf einen Dummyuser schieben muss. 

Es müsste aber eine Möglichkeit geben, die Benutzer schlicht zu deaktivieren inkl. DMS. Dann sollte alles ohne Stress erhalten bleiben aber die ausgeschiedenen Benutzer tauchen im Idealfall nirgends mehr auf. Ob das auf Dauer DSGVO-konform ist, wage ich zu bezweifeln. Andernfalls müsste man sich Punkt für Punkt eine Liste fertig machen und diese bei jedem Ausscheiden abarbeiten, damit noch alles läuft und alle Daten erhalten bleiben. 

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Den Weg über die Servicefunktion werde ich mir morgen beim Kunden mal anschauen. Da ich ja diese SmartCard brauche, muss ich seit der Umstellung für jede Kleinigkeit zum Kunden. Mit dem alten System ging das alles schön bequem per Teamviewer.

Das große DMS ist nicht im Einsatz, nur der Nachfolger der alten Dokumentehistorie die "Digitale Dokumentenablage", die mit Version 11.1 kam.

In der Benutzer- und Rechteverwaltung und auch unter Mitarbeiter sind die jeweiligen Konten mit einem Austrittsdatum versehen und auf "Deaktiviert" gesetzt. Trotzdem tauchen die noch in den einzelnen Modulen auf

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@kroerig  schrieb:

Den Weg über die Servicefunktion werde ich mir morgen beim Kunden mal anschauen. Da ich ja diese SmartCard brauche, muss ich seit der Umstellung für jede Kleinigkeit zum Kunden. Mit dem alten System ging das alles schön bequem per Teamviewer.

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Nein, ist auch jetzt nicht nötig, wenn man den Administrator einmal durchverknüpft hat und dem RZ Benutzer administrator das Recht zum Ver- und Entknüpfen von Benutzerkonten in der Rechteverwaltung online gibt und man sich an einem System als administrator anmeldet, an dem keine SmartCard steckt (WTS z.B.). Dann nutzt DATEV den RZ Benutzer, der natürlich das Recht hat.

Gibt es auch einen Thread im Forum zu, wie genau man das macht: 

DATEV-Benutzer anlegen und mit RZ verknüpfen durch Systempartner

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Das wäre dann dieser Schritt, der mir fehlt:
https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1071638

Mal schauen, ob das klappt.

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Wenn Sie komplette DATEV Benutzer löschen wollen, hängt das davon ab, ob Sie DMS nutzen, da beim Löschen die Dokumente dann auch "mitgelöscht" werden; man das aber nicht möchte und somit alle Dokumente auf einen Dummyuser schieben muss.

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Sofern wir von DMS Classic reden, ist der DATEV Benutzer doch vom DMS Benutzer unabhängig. Den DATEV Benutzer kann man stets einfach löschen, den DMS Benutzer deaktiviere ich immer. Leider taucht der Mitarbeiter dann in einzelnen Anwendungen noch immer auf, da diese dann das deaktivierte Mitarbeiterobjekt anzeigen. Eben dieses kann man leider nicht löschen.

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Hallo zusammen,

es ist kein DMS Produkt im Einsatz, nur die einfache Dokumentenablage (der Nachfolger der Dokumentenhistorie). Aber auch hier werden Dokumente ja Benutzern zugeordnet.

Die Suche brachte mich zu folgenden Eintrag:
https://www.datev-community.de/t5/DATEV-Anwalt/Kanzleimitarbeiter-l%C3%B6schen/m-p/54857

Demnach hätte man keine Chance ehemalige Mitarbeiter aus dem Programm zu entfernen. Das darf ja auch nicht sein.

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Ernsthafte Frage:
Wollen Sie wirklich folgendes Löschen?
- Aufbewahrungspflichtige Email- Korrespondenz der ausgeschiedenen Mitarbeiter
- Die Zuordnung zu Leistungen im Aktivitätsprotokollen, bzw. beim Rechnungsschreiben?
- Die Datensätze der Ausscheider aus allen kanzleiinternen Zeitstatistiken entfernen?
- die Zuordnung, wer wann welche Dokumente erstellte bzw. bearbeite?

Meines Wissens können die ausgeschiedenen Mitarbeiter inaktiv gestellt werden und aus der Benutzerverwaltung herausgenommen werden, so daß sie im Kanzleialltag nicht stören. Bislang sagte einem das System, wenn eine Löschung nicht möglich war. 

Alternative: (nicht getestet) Umbenennen der ausgeschiedenen Mitarbeiter, so daß die Tabellen- Werte gefüllt bleiben, aber der Name "vergessen" wird. Das Schlimmste, was der EDV passieren kann, sind Verweise auf nicht vorhandene Felder und Variablen.

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DATEV und seine Konten... das Konzept muss man erstmal durchblicken. Und der Zwang zum Cloudkonto (RZ-Benutzer) erschließt sich mir bis heute nicht.

Ein DATEV-Benutzer besteht aus:

- einem AD-Konto -> lässt sich gefahrlos löschen
- einem Mitarbeiter -> lässt sich nicht löschen

- einem RZ-Benutzer -> lässt sich nur im Zusammenhang mit dem DATEV-Benutzer löschen (will man nur den RZ-Benutzer löschen, meckert die Benutzerverwaltung, das das Konto noch mit einem DATEV-Benutzer verknüpft ist. Man soll vorher die Verknüpfung entfernen. Das geht aber nicht, weil es der RZ-Benutzer Pflicht ist. Bug oder Feature? @Gelöschter Nutzer )

Wenn man also den DATEV-Benutzer löscht, dann bleibt der Mitarbeiter übrig. Den wird man nicht los. Und obwohl dieser auf inaktiv steht, taucht er in den einzelnen Programmen auf. Bug oder Feature? @Gelöschter Nutzer 

Sicher will ich keine aufbewahrungspflichtigen Dokumente löschen, aber der Ex-MA hat ein Recht auf Löschung seiner personenbezogenen Daten in der Software. Und wenn er weg ist, kann er auch keine Akten mehr bearbeiten. Also muss die Software dann hingehen und diese Akten einem "nicht-zugeordnet"- Systemkonto zuweisen. So kann ich dann den MA sauber herausoperieren ohne Elternlose-Dokumente zu erzeugen.

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Das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten hat meines Erachtens auch gewisse Einschränkungen. Mitarbeiter machen auch Zeiterfassung, die später Grundlage einer Honorarforderung werden können. Wie wollen Sie eine Zeitgebühr gerichtlich durchsetzen, wenn aus dem eigenen Datenbestand nicht mehr ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter tätig war? Wer soll dann gegebenenfalls als Zeuge geladen werden?

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@freiburgersteuermann  schrieb:

Das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten hat meines Erachtens auch gewisse Einschränkungen. Mitarbeiter machen auch Zeiterfassung, die später Grundlage einer Honorarforderung werden können. Wie wollen Sie eine Zeitgebühr gerichtlich durchsetzen, wenn aus dem eigenen Datenbestand nicht mehr ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter tätig war? Wer soll dann gegebenenfalls als Zeuge geladen werden?

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Vollkommen richtig. Trotzdem hat man ja Mitarbeiter im System, die bereits vor 20 Jahren ausgeschieden sind. Die sind a) nicht löschbar und tauchen b) immernoch in uralten DATEV Programmen auf, obwohl sie auf inaktiv stehen.

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@kroerig  schrieb:

- einem AD-Konto -> lässt sich gefahrlos löschen

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Wird der AD-Benutzer gelöscht, wird auch das zugehörige Exchange Postfach gelöscht. 

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@kroerig  schrieb:

- einem RZ-Benutzer -> lässt sich nur im Zusammenhang mit dem DATEV-Benutzer löschen (will man nur den RZ-Benutzer löschen, meckert die Benutzerverwaltung, das das Konto noch mit einem DATEV-Benutzer verknüpft ist. Man soll vorher die Verknüpfung entfernen. Das geht aber nicht, weil es der RZ-Benutzer Pflicht ist. Bug oder Feature? @Gelöschter Nutzer )

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Liest auch wer meine Beiträge?! Wie oben steht die Service Funktionen aktivieren. Dann kann man auch RZ-Benutzer löschen und die Verknüpfung vom DATEV Benutzer wieder lösen. 

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Das mit den Servicefunktionen habe ich probiert. Aber irgendwie tat sich da nichts. Vllt. war ich auch in der falschen Maske. Muss das nochmal probieren.

Überflüssige RZ-Benutzer habe ich keine, nur überflüssige (inaktive) Mitarbeiter, die ich nicht loswerde.

Ein Exchangepostfach wird nur gelöscht, wenn man den Benutzer übers ECP löscht.

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So, jetzt bin ich schon mal einen Schritt weiter, was die Berechtigung der SmartCard angeht. Die in der Kanzlei vorhandenen SmartCards haben keine Admin-Rechte. Die Betriebsstätten-ID kann es technisch nicht, und die andere personenenbezogene Karte darf zwar Benutzer verknüpfen, hat aber keine (Haupt-)Administratorrechte und darf demnach nicht in die Rechteverwaltung Online.

Diese Berechtigungen muss die Kanzlei jetzt erstmal beauftragen.

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Hallo zusammen,

ich habe noch eine andere Frage zum löschen von "alten/inaktiven Mitarbeitern". Ich wollte dafür keinen neuen Thread aufmachen.

DATEV wird immer größer und irgendwie hat man langsam immer das Gefühl etwas zu vergessen zu kündigen oder zu löschen... daher nun meine Frage.

Wenn ich einen alten Mitarbeiter löschen möchte, wie gehen Sie denn so vor?

1. Mitarbeiter im DATEV Arbeitsplatz inaktiv stellen oder direkt löschen
2. PC Zähler aktualisieren, wenn nicht in nächster Zeit jemand neues kommt
3. Rechteverwaltung online, Rechte nehmen und Zugänge inaktiv stellen
4. SmartLogins löschen über SmartLogin Administration
5. Wenn DMS vorhanden über Online Lizenzen die DMS Lizenz kündigen

Habe ich irgendetwas wichtiges vergessen? Wie gehen Sie in solchen Situationen vor? 

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smartcards kündigen

personendaten verwalten aufraeumen

das geht aber nur, wenn keine smartcard mehr dran ist

datev benutzer löschen, SHIFT+F12 nutzen, um Benutzer vom RZ zu trennen

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Vielen Dank für die Ergänzung.

Kann ich noch einmal Rückfragen, zu DATEV Benutzer löschen bzw. der Tastenkombi. Wann und wo muss ich diese denn ausführen? In welcher Rubrik findet man die DATEV Benutzer zum löschen.

Handelt es sich bei diesem Vorgehen, um die oben im Thread genannten Hintergründe. Bzw. werden dann auch Dokumente oder Belege, die dieser Mitarbeiter bearbeitet oder erstellt hat aus dem RZ gelöscht?

Entschuldigen Sie die ggf. dumme Frage, aber so ganz sehe ich noch nicht durch, was an welcher Stelle in der DATEV-Welt passiert.