Welche Handstände muss die IT für einen Betriebsprüfer bereit sein zu machen?

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Bei einem Kunden steht eine BP ins Haus.

Im Einsatz ist Kanzlei Rewe in Kombination mit Beleganzeige Drittanbieter. Die Belege liegen in einem offline-Drittanbieter-DMS, welches nicht von extern über http erreichbar ist.

Der Prüfer erwartet nun:

- Bereitstellung von GdPdU-Daten -> kein Thema

und

- Zugriff auf Datevumgebung und DMS via Citrix Gateway -> nicht möglich da keine Citrix Umgebung vorhanden, es wird nicht mal mit Terminalservern gearbeitet

oder

- Bereitstellung eines Laptops, auf dem Datev, externes DMS und ein VPN Client eingerichtet sind

Die DMS Lizenzen sind sehr teuer, Datev Lizenzen müssten ebenfalls hochgestuft werden.

Es wird kein ersetzendes Scannen benutzt, d.h. die Belege (14 Kisten in sauber sortieren Ordnern) können ohne Probleme bereitgestellt werden.

Wie sieht die Community das?

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Also mit anderen Worten: Der Herr möchte gerne im Homeoffice alles ganz bequem geliefert bekommen.

Über die DATEV GdPDU Daten kann der Beleglink erkannt werden, leider gibt es keine Möglichkeit dieses Datenfeld auszublenden (wenn keine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vorliegt). Ob damit die "freihändig" verknüpften Belege Bestandteil der Buchführung werden ist gerichtlich nicht geklärt. Ob DATEV mit Ausgabe der Daten zum Beleglink einer Rechtsauffassung folgt oder dies nur technisches Unvermögen (siehe die Diskussion um die Notizen innerhalb der Fibu) darstellt ist ebenfalls ungeklärt.

Da die Prüfungen z. Zt. gerne an Amtsstelle anberaumt werden ist der Berater natürlich in einer Zwickmühle.

Mein Lösungsvorschlag wäre es, einen Datenexport aus dem UnternehmensDMS mit Beleglink vorzunehmen und die Daten auf CD (und wenn es 10 Stück sein sollten) zu brennen. Entweder kann das in das System des Prüfers übernommen werden oder nicht.

Der GdPDU Export wurde ja für die Vermeidung von Lizenzkosten geschaffen, mit der Annahme der Daten hat die Prüfung sich für dieses Verfahren entschieden. Einen lizenzierten Vollzugriff von "zu Hause aus" dürfte schon an der Verhältnismäßigkeit scheitern.

Am Ende kommt es aber darauf an wie streitfreudig der Mandant ist.

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@stka schrieb:

Wie sieht die Community das?

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Same here. Same question 🤔.

Auch ich bin am Ende nach meinen Überlegungen allein mit REWE + DUO angekommen: Prüferbenutzer durchgehend erstellt und den auf unser System lassen, damit der nicht nur Daten sondern auch alle Belege im Zugriff hat, wenn er denn möchte. 

Wenn das jemand anders cool umgesetzt hat, sehr gerne 🤗. Und nein DATEV: Wir kennen Eure Strategie hinter myDATEV und dem Kollaborationsgedanken und dem 1 Dashboard, wo alle Teilnehmenden zugreifen können, wenn sie wollen. Das ist eine Lösung für 2030 oder später. Wir haben bis dahin noch etliche Prüfungen durch Externe. 

@münster: Wenn alle Belege im DMS liegen: OK. Und mit DUO? Da exportiert man bestimmt keine Belege raus. Archiv-DVD und die Post nutzen, weil es keinen ISO Download gibt?  

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@münster  schrieb:

Mein Lösungsvorschlag wäre es, einen Datenexport aus dem UnternehmensDMS mit Beleglink vorzunehmen und die Daten auf CD (und wenn es 10 Stück sein sollten) zu brennen. Entweder kann das in das System des Prüfers übernommen werden oder nicht.

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Das wäre in der Tat eine Idee, statt der DVD kann man es ja auch in diese SteuerCloud hochladen, die bei manchen Finanzverwaltungen im Einsatz ist. Wenn die GUID für jeden Buchungssatz über die GdPdU-Daten verfügbar ist, könnte der Prüfer ja ganz normal über die Windows-Suche die GUID eingeben/reinkopieren und damit den Beleg relativ schnell auffinden.

Danke!

Zum Thema Bequemlichkeit bei Prüfern: Ich denke, man kann ihnen das nicht mal verübeln und sollte nicht unnötig Steine in den Weg legen, aber extra für einen Prüfer Lizenzen und/oder Hardware anzuschaffen + Einrichtungsgebühren ggf. vom IT- bzw. Solution Partner bezahlen zu müssen ist dann mE doch sehr überzogen.

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@metalposaunist  schrieb:

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@stka schrieb:

Wie sieht die Community das?

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Same here. Same question 🤔.

Auch ich bin am Ende nach meinen Überlegungen allein mit REWE + DUO angekommen: Prüferbenutzer durchgehend erstellt und den auf unser System lassen, damit der nicht nur Daten sondern auch alle Belege im Zugriff hat, wenn er denn möchte. 

Wenn das jemand anders cool umgesetzt hat, sehr gerne 🤗. Und nein DATEV: Wir kennen Eure Strategie hinter myDATEV und dem Kollaborationsgedanken und dem 1 Dashboard, wo alle Teilnehmenden zugreifen können, wenn sie wollen. Das ist eine Lösung für 2030 oder später. Wir haben bis dahin noch etliche Prüfungen durch Externe. 

@münster: Wenn alle Belege im DMS liegen: OK. Und mit DUO? Da exportiert man bestimmt keine Belege raus. Archiv-DVD und die Post nutzen, weil es keinen ISO Download gibt?  

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Womit wir ja wieder, wie üblich bei DATEV, im Kreis laufen.

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Also, bei uns würde der Prüfer die 14 Kisten mit den Belegen bekommen, zusätzlich natürlich die CD mit den GDPDU-Daten. Ohne weitere Diskussion...

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@stka 

... aus meiner Sicht könnte man dem Prüfer einen "Datev-Mandanten-Fernbetreuung"szugang anbieten, wobei der Prüfer das Berater-Modul und der Kanzlei-PC das Mandantenmodul verwendet.

Das hätte den Charme, dass man 'normalen 'Kanzleizugriff' auf DMS und auf REWE hätte

Allerdings könnte der Prüfer nicht mit seinen IDEA-Prüftools  'spielen', sondern nur Belege und Buchungen 'normal' prüfen

... zur Not einen vorbereiteten Laptop bereitstellen

An seinem eigenen PC könnte er ja nach Herzenslust mit den GdPDU-Daten 'hantieren' (ohne direkten Zugriff auf die Digitalen Belege

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@vogtsburger  schrieb:

@stka 

... aus meiner Sicht könnte man dem Prüfer einen "Datev-Mandanten-Fernbetreuung"szugang anbieten, wobei der Prüfer das Berater-Modul und der Kanzlei-PC das Mandantenmodul verwendet.

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Sicherlich auch eine denkbare Lösung, allerdings müsste dann für die Dauer der Prüfung (ca. 3 Wochen) ein fertig eingerichteter Client vorgehalten werden. Außerdem bin ich mir nicht sicher, ob der Prüfer dieses Tool auf seinem Rechner nutzen dürfte, auch wenn es nicht installiert werden muss.

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@stka Bitte prüfen Sie die Rechtslage gemäß § 147 Absatz 6 AO in Ihrem Fall.

Der Prüfer hat die drei verschiedene Möglichkeiten des Datenzugriffs - Z1, Z2 und Z3

Für mich ist aus Ihren Beschreibungen unklar, welche Zugriffsmethode der Prüfer will.

Unmittelbaren Zugriff Z1 oder Datenträgerüberlassung Z3

Bei einem unmittelbaren Zugriff sitzt der Prüfer am System des Mandanten oder an Ihrem System.

Keinesfalls müssen Sie aber einen Fernzugriff zulassen. Oder dem Prüfer ein Laptop zur Verfügung stellen, dass der Prüfer mit nach Hause nehmen könnte (allein schon aus Sicherheitsgründen unmöglich). 

Für die Homeofficeprüfung bleibt dem Prüfer daher nur Z3.

Bei einem Z3-Zugriff müssen Sie in Ihrem Fall unterscheiden:

- Sind die erwähnten Originalbelege auf Papier allesamt vorkontiert, so dass eine reibungslose Verknüpfung zwischen Belegen und Buchhaltung existiert, und enthalten die verknüpften digitalen Scans keinerlei Buchungsdaten (nur Beleganzeige), hat der Prüfer nur Anspruch auf GDPDU-Export und die Belegkisten

- Sind die Originalbelege nicht vorkontiert und enthalten die digitalen Belegbilder Kontierungsdaten, müssen die digitalen Belegbilder vorgelegt werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung vorweisen zu können.

Können Sie die digitalen Belegbilder nicht per Z3-Zugriff vorlegen, liegt eine Fehlplanung in der digitalen Buchführung vor. In diesem Fall würde ich alles, was sicherheitstechnisch zu rechtfertigen ist, tun, um den Prüfer zufriedenzustellen, um Nachteile zu vermeiden. Und die digitale Buchführung für die Zukunft neu planen.

Nachtrag wg. Kosten:

Die AO ist eindeutig - der Steuerpflichtige hat die Kosten für die Bereitstellung zu tragen. Das würde auch für gesonderte LIzenzen gelten.

Ist die Bereitstellung extra aufwendig, weil eine Fehlplanung der digitalen Fibu vorliegt, wird sich der Steuerberater sicherlich mit dem Mandanten über die Kosten einig werden.

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@vogtsburger  schrieb:

@stka 

... aus meiner Sicht könnte man dem Prüfer einen "Datev-Mandanten-Fernbetreuung"szugang anbieten, wobei der Prüfer das Berater-Modul und der Kanzlei-PC das Mandantenmodul verwendet.

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Dafür benötigt der Prüfer aber eine SmartCard und das Sicherheitspaket. Das dürfte auf einem Prüfer-PC schwierig werden. Sonst lässt sich das Beratermodul nicht ausführen.

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... da stellt sich für mich auch wieder die Frage, ob die Datev in der Lage ist, Datenträger mit dem gesamten REWE-Bestand des Mandanten und WJ inkl. der lokal gespeicherten und mit den Buchungen verknüpften Digitalen Belege (Datev-DMS, externes DMS, Dokumentenablage) zu erstellen.

Die Überlassung von Datenträgern inkl. aller Daten (GdPDU, Belege, ggfs. Buchungsstapel etc.) wäre natürlich die charmanteste Lösung

In meinem Gedächtnis steht immer noch, dass Datev solche Datenträger nur erstellen kann, wenn sich sämtliche Belege in "Belege Online" befinden

... aber noch eine Frage, Herr @noescher 

Sehen Sie bei Datenträgerüberlassung kein Sicherheitsproblem im Home-Office ?

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wenn das nachvollziehbar abgelegt und kontiert ist, dann papier mit cd. alternativ zugang einrichten… warum kein UO? 

um den datenschutz hat sich der prüfer zu kümmern.. ansonsten soll er im amt prüfen.

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@boomboom  schrieb:

warum kein UO? 

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Weil es Unternehmen gibt, für die DATEV Rewe nur das kleine und notwendige Anhängsel eines großen ERP/DMS-Systems von Hersteller XYZ ist. Genau hierfür wurde die Beleganzeige Drittanbieter ja geschaffen.

Würde neben dem DMS jetzt noch DUO genutzt, hätte das zur Folge, dass die Buchungs/Belegdaten irgendwie via XML Schnittstelle aus dem ERP/DMS heraus exportiert werden müssten oder mit Beleg2Buchung gearbeitet werden müsste, obwohl die vorhandene Schnittstelle einwandfrei funktioniert. Und das alles nur, um einmal pro Dekade einen Prüfer zu beglücken?

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@vogtsburger schrieb: Sehen Sie bei Datenträgerüberlassung kein Sicherheitsproblem im Home-Office ?

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Der Datenträger muss kennwortgeschützt sein.

Ist das erfolgt, geht das Risiko der Verursachung von Datenschutzlecks auf den Prüfer über => Steuerberater ist fein raus.

Wir haben immer wieder Anfragen von Betriebsprüfern, weil diese gelegentlich keine kennwortgeschützten Datenträger wollen.

Lösung: Wenn Sie den Datenträger abholen, gerne ohne Kennwort (wenn Mandant zustimmt). Ab quittierter Übergabe ist es dann das Problem des Prüfers (=> z. B. Verlust des Datenträgers = Meldung an die Datenschutzbehörde durch das FA). Wenn keine Abholung möglich, nur Kennwortschutz.

Und lieber einen Datenträger mit verschlüsselten Belegen herausgeben, als einer fremden Person über einen längeren Zeitraum ein betriebliches Laptop auszuhändigen, ohne zu wissen, was damit passiert. 

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@vogtsburger schrieb: In meinem Gedächtnis steht immer noch, dass Datev nur solche Datenträger erstellen kann, wenn sich sämtliche Belege in "Belege Online" befinden

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Das ist meines Wissens korrekt.

Darum habe ich darauf hingewiesen, dass bei der digitalen Buchführung auch die Prüferzugriffe bei Einrichtung gleich geprüft werden müssen. Wenn die Mandantensoftware sowas nicht unterstützt, bleibt nur doppelte Ablage in DUO oder einem alternativen System, dass das unterstützt.

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@vogtsburger schrieb: ... da stellt sich für mich auch wieder die Frage, ob die Datev in der Lage ist, Datenträger mit dem gesamten REWE-Bestand des Mandanten und WJ inkl. der lokal gespeicherten Digitalen Belege (Datev-DMS, externes DMS, Dokumentenablage) zu erstellen.

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Allein für die DATEV-Systeme (DUO/DMS/DokAblage) wäre eine Erstellung Vorort wünschenswert. Insbesondere, wenn "hybride" Ablagen existieren. 

Bsp: Kanzlei erstellt Rechnungen, die im DMS automatisiert abgelegt werden. Die Beleglinks in der Fibu zeigen auf das DMS. Externe Belege (Lieferanten, etc.) werden in DUO abgelegt. Somit kann eine Fibu-Archiv-DVD nicht mehr vollständig sein.

Selbst wenn DATEV auf diesen frommen Wunsch eingeht, werden externe Systeme immer draußen bleiben. Diese müssen selber zusehen, wie sie die Daten exportieren/bereitstellen können.

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In meinem Gedächtnis steht immer noch, dass Datev nur solche Datenträger erstellen kann, wenn sich sämtliche Belege in "Belege Online" befinden

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Korrekt. Leider... 

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Sehen Sie bei Datenträgerüberlassung kein Sicherheitsproblem im Home-Office ?

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Ich schon, und zwar ein genauso massives wie bei Kanzleimitarbeitern, die urplötzlich im HomeOffice arbeiten (müssen/sollen/können). Da nehmen es viele Kanzleien auch nicht so genau... 

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@boomboom schrieb: um den datenschutz hat sich der prüfer zu kümmern.. ansonsten soll er im amt prüfen.

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LOL.... das war doch Sarkasmus oder?

Beste Grüße
Christian Ockenfels 

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@chrisocki schrieb: Ich schon, und zwar ein genauso massives wie bei Kanzleimitarbeitern, die urplötzlich im HomeOffice arbeiten (müssen/sollen/können). Da nehmen es viele Kanzleien auch nicht so genau... 

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Sicherheitstechnisch stimme ich Ihnen zu. Datenschutzrechtlich nein.

Bei Übergabe eines verschlüsselten Datenträgers wurden die rechtlichen Vorgaben eingehalten.

Dass der Prüfer trotzdem dann theoretisch vieles anstellen kann, ist aber auch klar.

Datenschutzrecht verhindert nicht die Veröffentlichung privater/geheimer Daten. Es regelt nur, wer dafür zur Verantwortung gezogen werden kann.

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Ich, also "Klein Erna", oder sagen wir besser "Klein Ernst", stelle mir das Umziehen und Verknüpfen der Buchungen mit den Digitalen Belegen immer so einfach vor.

... einfach sämtliche Belege inklusive der zugehörigen Beleg-IDs an dem einen Speicherort (z.B. in der Cloud) einsammeln und zum anderen Speicherort (z.B. ein lokaler Netzwerk-Pfad) kopieren, 

dann so ein hübsches Tool etwa wie "ISWL Beleg2Buchung" darüber krabbeln lassen, fertig 😆

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@vogtsburger  schrieb:

... einfach sämtliche Belege inklusive der zugehörigen Beleg-IDs an dem einen Speicherort (z.B. in der Cloud) einsammeln und zum anderen Speicherort (z.B. ein lokaler Netzwerk-Pfad) kopieren, 

dann so ein hübsches Tool etwa wie "ISWL Beleg2Buchung" darüber krabbeln lassen, fertig 😆

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Mit etwas Handarbeit wäre das in meinem Eingangsfall ggf. auch möglich.

1. Neuen Rewe-Bestand extra für die Prüfung anlegen, EB Werte fürs erste Prüfungsjahr händisch einpflegen

2. Sämtliche Buchungsstapel aus den Prüfungsjahren im Datev-Format exportieren

3. Belegbilder aus dem externen DMS in der Form GUID.pdf exportieren

4. Beides in einen Ordner packen und mit Beleg2Buchung verheiraten

5. In DUO hochladen

6. Import in Rewe

Dann hätte man quasi einen geklonten Rewe-Bestand nur mit Belege Online in den Beleglinks und nicht mehr zu Beleganzeige Drittanbieter. GodB konform wäre es vermutlich aber nicht wirklich, da sich die Prüfung ja auf den ursprünglichen Fibu-Bestand bezieht, auch wenn die Zahlen komplett identisch wären.

Geschätzter Aufwand beim Drübernachdenken: 1,5h

Tatssächlicher Aufwand: ? 😄

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... rein technisch spukt mir diese Idee schon eine ganze Weile im Kopf herum, da mir grundsätzlich die Verknüpfung von Daten auf demselben Medium lieber ist als die Verknüpfung von Daten 'über 7 Brücken' bzw. über die 'Wolken' hinweg.

Die GUIDs sind ja schön eindeutig. Warum sollte man sie nicht 'zweitverwerten' können ? 

.. sogar die festgeschriebenen Buchungsstapel, in denen die Beleg-Links (GUIDs) stehen, könnte man weiterverwenden, da die GUIDs ja eigentlich identisch bleiben könnten.

Die Datev-Software müsste natürlich mit diesem 'Zweitwohnsitz' der Belege umgehen können

... so jedenfalls die Theorie 😅

Apropos, das Tool "ISWL_Beleg2Buchung" generiert bei jedem Verarbeitungs-/Verknüpfungs-Lauf neue GUIDs. Die pure Verschwendung 😁

... aber warum ?

Das entsprechende 'intelligentere' Tool könnte ähnlich funktionieren, müsste aber die Möglichkeit anbieten, mit den Belegen inkl. den bereits vorhandenen GUIDs 'umziehen' zu können