Workflow Einspruch etc.

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Mich würde einmal interessieren wie bei Euch so der Ablauf bei der Übermittlung von Einsprüchen etc. (Kommunikation Finanzverwaltung ist) ist.

Und ist folgendes möglich?

Mitarbeiter erstellt Einspruch etc. --> Mitarbeiter sendet ihn zur Freigabe an den Chef --> Chef gibt den Einspruch etc. frei --> Mitarbeiter übermittelt den Einspruch etc.

Kann man in der Rechteverwaltung einstellen, dass der Mitarbeiter Einsprüche etc. erst dann übermitteln darf wenn ein Chef ihn vorher freigegeben hat?

Aktuell übermittelt bei uns der Chef den Einspruch etc. .

Die automatische Ablage in DMS ist bei uns aktiviert. 

Somit steht aber der Übermittler (Chef) als Bearbeiter in DMS. Das ist ungünstig weil man so nicht sieht wer den Einspruch etc. erstellt hat und Ansprechpartner bei Rückfragen etc. ist.

Wie löst Ihr das?

Dieser Beitrag wurde durch @Johannes_Maier nach Steuern und Expertisen verschoben.

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bei uns erstellt der Mitarbeiter den Einspruch und ein Beruftsträger (Steuerberater) übermittelt diesen und legt ihn automatisch in DMS ab. Rein rechtlich gesehen darf es nur der Berufsträger übermitteln. Ein Einspruch durfte in Papierform auch nur vom Steuerberater unterschrieben werden, somit ist die Übermittlung ebenfalls vom StB vorzunehmen. Und der eine klick zur Ablage ist dann auch nicht die Welt. Das Anschreiben an Mandant mit dem Bescheid wird vom Sekretariat erledigt. 

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Früher habe ich meine Einsprüche auch nicht persönlich zur Post gebracht oder gefaxt - die hat das Sekretariat  zur Post gebracht oder gefaxt. Warum sollte nur ein Berufsträger einen Einspruch absenden dürfen - das kann jeder, dem ich das Recht dazu erteile. Ein elektronischer Einspruch bedarf keiner elektronischen Signatur. Es muss nur erkennbar sein, von wem der Einspruch stammt: namentlich von dem Berufsträger.

Ich lasse lieber nochmal meinen Schriftsatz von jemand querlesen, der/die meine Schreibfehler findet. 😇

mfg

EDIT: Schreibfehler 🤣

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also gilt bei euch 6-Augenprinzip? Mitarbeiter erstellt den Einspruch, STB liest diesen und leitet an Sekretärin weiter, Sekretärin liest noch mal und übermittelt ans FA und so weiter?

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So ungefähr kann es manchmal laufen. Ist halt eine Sache der Kommunikation innerhalb der Kanzlei.

mfg

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@Eleonora  schrieb:

also gilt bei euch 6-Augenprinzip? Mitarbeiter erstellt den Einspruch, STB liest diesen und leitet an Sekretärin weiter, Sekretärin liest noch mal und übermittelt ans FA und so weiter?

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So läuft bzw. lief es bei uns bei analogen Einsprüchen ab.

Mitarbeiter prüft den Bescheid und erstellt den Einspruch. Sekretariat bereitet Schreiben zur Unterschrift für den Chef vor. Dieser bekommt seine Mappe zum Unterschreiben. Danach erledigt das Sekretariat den Postausgang.

Hier sind dann zwar 6 Augen dran beteiligt - das Sekretariat hat hier aber eher nur die Verwaltung und Verteilung als Aufgabe.

Aktuell mit DMS:

Mitarbeiter entwirft einen Einspruch und sendet den Text per Mail an den Stb. Dieser segnet das ab. Mitarbeiter nutzt den elektronischen Einspruch zum Versenden und Ablegen. Die Funktionen zur Prüfung und Freigabe nutzen wir hier nicht.

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Ablauf bei uns:

Bescheid geht ein, Sekr. speichert ab und leitet an SB weiter. SB prüft, erstellt direkt im Programm den Einspruch und kennzeichnet diesen zur Prüfung. Auf dem Bescheid wird vom SB digitaler Stempel vergeben "Einspruch".

STB prüft im Programm den Einspruch, übermittelt diesen (mit automatisch hinterlegter Signatur/Name der Kanzlei und des STB´s). Speichert diesen in DMS. Leitet den Bescheid an Sekretariat, Rest wird dort erledigt.