digitale Personalakte - Abrechnungen einspielbar?

[#1]

Hallo Community,

kann mir jemand sagen, ob die monatlichen Abrechnungen der einzelnen Mitarbeiter automatisch in die digitale Personalakte eingepflegt werden (können)?

Unser Mandant sucht nach einer eleganten Lösung, durch die er jederzeit schnell und kompakt auf alle Daten eines Mitarbeiters zugreifen kann.

Wenn das nicht geht, gibt es Alternativen?

Vielen Dank im Voraus und herzliche Grüße

Anne Koch

[#2]

Hallo Frau Koch,

über die digitale Personalakte funktioniert das nicht.

Man kann aber den Mandanten für die Vorerfassung in Unternehmen Online freischalten und auch die Auswertungen zur Verfügung stellen. Über die Vorerfassung hat er dann Zugriff auf die Stammdaten.

Jedoch muss man darauf achten, dass der Stick nur von den Personen genutzt wird, die auch die Lohndaten sehen dürfen, da ansonsten ein zusätzlicher Stick benötigt wird.

Gruß

Björn Niggemann

[#3]

Hallo Herr Niggemann,

wenn der Mandant die digitale Personalakte nutzen möchte, muss er doch sowieso UO installieren/anwenden, oder?

Hat er dann darüber Zugriff auf die Lohnauswertungen? Ist die Ansicht ähnlich wie bei mir in den Auswertungen?

Uns geht es hauptsächlich darum, dass der Mandant mit wenig Aufwand für z.B. 1 Arbeitnehmer die Abrechnungen der letzten 10 Monate einsehen kann (wenn es zu Gehaltsverhandlungen kommt o.ä.)

Herzliche Grüße

Anne Koch

[#4 · Accepted solution]

Hallo Frau Koch,

bei der digitalen Personalakte schickt der Mandant die Personalunterlagen in einen separaten Ordner (muss extra freigegeben werden) der sich "Digitale Personalakte" oder so ähnlich nennt. Die Zuordnung dieser Unterlagen erfolgt dann durch Sie direkt im Programm LODAS über "Digitale Personalakte".

Wenn die Auswertungen im Unternehmen Online freigegeben sind, dann taucht links ein Ordner mit "Personalauswertungen" auf, der dann nochmal in verschiedene Punkte untergliedert ist. Hier kann dann der Mandant von jedem Mitarbeiter die Abrechnungen aufrufen.

Sie können ja mal schauen, ob Sie die Rechte hierfür haben wenn Sie ins Unternehmen Online reinschauen. Wenn ja können Sie hier mal ein bisschen stöbern ob Ihr Mandant damit zurecht kommt oder nicht.

Ich selber war schon lange nicht mehr drin und weiß daher nicht ob man auch einen Zeitraum sich anzeigen lassen kann.

Gruß

Björn Niggemann

[#5]

Bei LODAS müssen die Auswertungen nicht extra gesendet werden. Diese werden automatisch in UO bereitgestellt.

[#6]

Ja, bei Lodas sind die Auswertungen automatisch im Rechenzentrum. Das Zugriffsrecht für den Mandanten muss nur in Unternehmen Online freigegeben sein.

Unglaublich, ich habe gerade gemerkt, dass ein neues Design aktiv ist. Sieht viel besser aus! Der Ordner Auswertungen Personalwirtschaft ist noch das alte Design.

[#7]

In der Rechteverwaltung scheint das neue Design aber (noch) nicht aktivierbar zu sein.

[#8]

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Beiträge.

Es ist richtig, dass die Brutto-/Netto-Abrechnung nicht direkt nach der Verarbeitung

automatisch in die digitale Personalakte hochgeladen wird. Der Upload müsste in Unternehmen online in der Anwendung „Belege" manuell erfolgen.

Die Übergabe von Dokumenten in "Auswertungen online" erfolgt automatisch nach der Abrechnung. Durch einen Filter können dort z. B. die Brutto-/Netto-Abrechnung für einen Mitarbeiter für mehrere Monate angezeigt werden.

Liebe Grüße

Vanessa Mertel

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#9]

Wenn der Mandant parallel die digitale Personalakte und UO nutzt, hat er ja am Ende alles, was er möchte - ein Hochladen der Brutto-/Netto-Abrechnung in die Personalakte macht dann zum Glück keinen Sinn (nur mehr Arbeit).

Vielen Dank für all die ausführlichen Antworten!

Ich bin jetzt einen Riesenschritt weiter gekommen

Herzliche Grüße

Anne Koch

[#10]

Moin,

Voraussetzung dafür, dass die Daten in Unternehmen Online eingesehen werden können, ist aber, dass dies in LODAS entsprechend eingestellt wurde.

Die Einstellung findet sich unter Mandantendaten - Auswertungssteuerung - Zusatzeinstellungen in der Lasche "Unternehmen online".

Dort kann angehakt werden, ob überhaupt Auswertungen einsehbar sind und außerdem eingestellt werden, nach wie vielen Tagen die Auswertung sichtbar ist (damit die Auswertungen ggf. vorab geprüft und geändert werden können).

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#11]

Noch eine Frage habe ich zur digitalen Personalakte:

kann ich die Akte auch von meiner Seite aus "füttern"?

Zum Einen hätte ich selber einen besseren Überblick über alle Personalunterlagen, zum Anderen wären Unterlagen schon vorhanden, wenn die Mandaten auf die digitale Personalakte umsteigen.

LG

Anne Kocg

[#12]

Hallo Frau Koch,

ja das können Sie.

Hierzu haben Sie die Möglichkeit das Scan-Modul, den Belegtransfer oder direkt im Unternehmen Online über den Punkt "Weiterführende Links" am rechten Bildrand zu nutzen.

Gruß

Björn Niggemann