Werkstudent - Nachberechnung Urlaubsanspruch bei weniger Stunden

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Hallo liebe DATEV-Community,

Ich habe zwei Fragen aus der anderen Sichtweise, da ich als Werkstudentin angestellt bin. Ich habe am 09.06.2023 bei dem Unternehmen angefangen und hatte 17 Tage Urlaub im AV festgelegt. In Rücksprache mit der Personalabteilung habe ich aufgrund der BAföG-Freigrenze ab September 2023 weniger gearbeitet. Urlaub um Oktober/November war bereits genehmigt und diesen sollte ich auch nehmen, sodass meine 17 Tage voll genommen wurden (+ noch weitere Tage unbezahlten Urlaub, was für mich in Ordnung war). 

Nun bekam ich Ende März 2024 die Meldung, dass meine Arbeitszeit von 2023 nachberechnet wurde und ich zu viel Urlaub genommen habe - diesen soll ich zurückzahlen/mit meinem Gehalt verrechnen lassen.
Die Formel mit der mein Urlaubsanspruch nachträglich berechnet wurde, lässt mich etwas stutzig werden. Diese lautet:

Hier wird mit der durchschnittlichen AZ/Woche gerechnet. Dazu hat die Personalabteilung meine geleistete Arbeit vom 09.06.23 - 31.12.23 durch 52 Wochen geteilt.
Sollten dies nicht aber 29 Wochen sein = die Zeit, in der das AV auch tatsächlich besteht?
Nach meinem Verständnis funktioniert so keine Durchschnittsrechnung, und eine Erklärung gab es nicht außer "das machen wir immer so".

Dazu wäre ebenfalls die Frage, ob es möglich ist nun Ende März etwas über 300€ zurückzufordern - genehmigter Urlaub, obwohl alles auch in Rücksprache mit der Personalabteilung von statten ging.

Ich freue mich auf Rückmeldungen oder Anregungen, wo mir eventuell geholfen werden kann.

Vielen Dank vorab und liebe Grüße
Sandra

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Besteht das Arbeitsverhältnis weiterhin ? Oder war 31.12. auch das Austrittsdatum ? 

Bei Haufe gibt es einen guten Artikel über Beendigung Beschäftigung / zu viel genommener Urlaub den Sie sich mal anschauen sollten...

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Natürlich kann man nur mit den Zeiten rechnen, die der Arbeitnehmer auch tatsächlich beschäftigt war - sonst hätten Sie ja auch Minusstunden aufgebaut seit dem 1.1., was genauso unlogisch ist.

"Das haben wir schon immer so gemacht" ist nicht so toll, wie die Personalabteilung meint. Man muss seinen Rechenweg auch logisch erklären können.

Außerdem wird der Anspruch und das zu zahlende Entgelt immer aufgrund der Arbeitszeit VOR dem Urlaub ermittelt:

§ 11 BUrlG - Einzelnorm (gesetze-im-internet.de)

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Der Urlaub richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche und nicht nach der AZ.

Da Sie in der 1. Jahreshälfte eingetreten sind, besteht der volle Jahresurlaubsanspruch von 24 Urlaubstage bei einer 6-Tage-Woche nach dem Bundesurlaubsgesetz.

Wie viel Tage haben Sie durchschnittlich gearbeitet pro Woche?

Besteht ein höherer Urlaubsanspruch für eine Vollzeitkraft (z. B. 30 Urlaubstage pro Jahr), dann gilt diese anteilig ebenfalls für Teilzeitkräfte.

Gibt es im Arbeitsvertrag eine Regelung über Rückzahlungsansprüche? In den meisten AV muss man innerhalb von 3 Monate die Ansprüche gelten machen, ansonsten verfallen diese. Da hier September korrigiert werden soll, hätte die Korrektur noch im letzten Jahr erfolgen soll.

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Hallo Sandra_7,

haben Sie diesen Artikel schon gesehen:

https://www.arbeitsrecht-ratgeber.de/abwicklung/erholungsurlaub-bezahlter-mindesturlaubsanspruch/zu-viel-urlaub-gewaehrt

Interessant finde ich die Zusammenfassung am Ende des Beitrages:

"Erweist sich der Arbeitnehmer also für den bewusst überobligatorisch gewährten Urlaub nicht ausreichend dankbar und packt den Arbeitgeber im Nachhinein die Reue, so kann der Arbeitgeber seine Entscheidung nicht wieder rückgängig machen."

Auch in meinen Augen spricht vieles gegen eine nachträgliche Korrektur des Urlaubsanspruches bzw. Rückforderung: Die Drei-Monats-Frist, eine bereits eingetretene Entreichungerung (Sie haben das Geld für den Urlaub bestimmt bereits ausgegeben), die ursprüngliche Bewilligung durch den Arbeitgeber ....

Es ist immer hart, wenn sich Mitarbeiter hinstellen müssen und einen eigenen Fehler zugeben müssen. Es dann aber noch mit unrechtmäßigen Rückforderungen kaschieren oder heilen zu wollen, ist einfach nur billig und unprofessionell.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und die notwendige Ruhe, sich gegen die unrechtmäßige Rückforderung zu wehren.

Viele Grüße und einen schönen Tag.

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High,

gelöscht aufgrund Nachdenkens🙄

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Das Arbeitsverhältnis besteht weiterhin, es ist unbefristet. Die Regelungen bzgl. dem genommenem Urlaub bei Kündigung/Austritt spielen hierbei also erst mal keine Rolle

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Vielen Dank für die Rückmeldung! Leider konnte ich trotz ausgiebiger Recherche diese verwendete Formel nirgends finden. Es heißt immer nur "die durchschnittliche wöchentliche AZ berechnen" aber nach dem logischen Verstand geht das dann nicht durch 52. Es wäre natürlich wesentlich hilfreicher, wenn es hierfür irgendwo Belege gäbe, denn dann wäre die Rückforderung direkt vom Tisch, da ich sogar noch etwas mehr Urlaub hätte nehmen können.

Ich kann noch nicht ganz nachvollziehen, wie mir §11 Urlaubsentgelt weiterhelfen kann - da es heißt ich hätte zu viele Urlaubsstunden genommen und nicht zu viel Urlaubsentgelt erhalten. Oder kann ich dieses einfach genau umrechnen?

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Vielen Dank für die Rückmeldung. So wie ich es recherchiert habe, wird besonders bei Werkstudenten der Urlaub gerne in Stunden berechnet, da wir aufgrund von Prüfungsphasen etc. sehr schwankende Arbeitszeiten haben und man nicht von einer generellen 5-Tage-Woche ausgehen kann. 

Anfangs war ich jeden Tag 3,5 Stunden dort, ab September dann weniger und ab November dann nur 1x5h die Woche. 

Es existiert eine Klausel für Rückforderungen, jedoch ist hier keine 3-Monats-Regel angegeben. Diese ist sehr generell gehalten, dass zu viel geleistetes zurückgefordert werden kann. Unter welchem Begriff kann ich das mit den 3 Monaten denn nachlesen? Ich finde hierzu nur Artikel bzgl. Geschäftsreisen.

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Vielen Dank für den Beitrag und die Unterstützung. 

Ich bin mir leider nicht sicher ob eventuell die Passage "Hatte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Urlaubstage allerdings in sicherer Kenntnis der Tatsache gewährt, dass dem Arbeitnehmer der Urlaub gar nicht zusteht, ist eine Rückforderung von Leistungen nach § 814 BGB ausgeschlossen. Nach § 814 BGB kann eine Leistung nämlich dann nicht nach den §§ 812 ff. BGB zurückgefordert werden, wenn „der Leistende gewusst hat, dass er zur Leistung nicht verpflichtet war“." hier auch zutreffen könnte.
Die Personalabteilung wusste von meinen reduzierten Stunden bis einschließlich Dezember und ich habe auch in einem pers. Gespräch meinen Urlaub abgeklärt - hier hätte eventuell dann auch der Hinweis kommen können, mir weniger Urlaub zu gewähren und lieber im Nachhinein den genauen Anspruch zu berechnen, als mir meine Tage zu gewähren und im März dann über 300€ zurückfordern... Das ich höchstwahrscheinlich mit meinen stark reduzierten Stunden nicht die vollen 17 Tage nehmen darf, war eigentlich ersichtlich. Das Geld für Urlaub habe ich dementsprechend auch rückwirkend für die Kreditkartenabrechnungen aus besagtem Urlaub genutzt. Zumal dieser im Oktober/November 2023 stattfand und die Rückforderung Ende März 2024 bekannt wurde und jetzt April etc. einbehalten werden soll.

Auch hier wäre meine Frage bzgl. dieser Drei-Monats-Frist unter was ich dies nachlesen kann? Ich finde hierbei nur Artikel bzgl. Geschäftsreisen


Vielen Dank, das wünsche ich Ihnen auch

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Die Tage werden zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses ermittelt; bei Ihnen 17 Tage. Diese würde ich als für das anteilige Jahr, nicht für ein ganzes Zeitjahr, annehmen, da Sie ja schreiben, dass Sie anfangs 5 Tage/Woche gearbeitet hatten. Das hieße, dass Sie in einem ganzen Jahr 30 Tage Anspruch hätten, bzw. je vollen Monat 2,5 Tage.

Immer zu Beginn vom Arbeitszeitänderungen muss neu berechnet werden:

Wenn Sie also ab September weniger Tage gearbeitet hatten, haben Sie Juni 2 Tage sowie Juli und August je 2,5 - gesamt 7 bis August.

Für September und Oktober müssen Sie umrechnen: 2,5 Tage pro Monat bei Vollzeit geteilt durch 5 Tage pro Woche mal x Tage pro Woche neu = Anspruch für September und Oktober.

Ab November sind es dann 2,5 geteilt durch 5 mal 1 = 0,5 Tage Anspruch pro Monat.

Das alles rein grundsätzlich zur Berechnung der Tage. 

Die Berechnung vom Entgelt richtet sich immer nach den letzten 13 Wochen oder 3 Monaten vor dem Urlaub. Wenn Sie da im Juli, August und September also im Durchschnitt z.B. 4 Tage mit jeweils 4 Stunden da waren, dann sind je Urlaubstag 4 Stunden zu entlohnen. Spätere Änderungen sind da aber nicht zu berücksichtigen.